關(guān)于辦公禮儀規(guī)范(2)
要使信訪工作有所收效，需要職場(chǎng)人員從大處著眼，從小處著手，全心全意地處理好下述日常性、事務(wù)性工作。
1.來信的處理。處理人民群眾來信的工作，一般稱為辦信。職場(chǎng)人員在辦信時(shí)，除了應(yīng)當(dāng)及時(shí)查閱、及時(shí)處理、及時(shí)答復(fù)外，還須按照下列有關(guān)程序進(jìn)行。
其一，拆封。通常應(yīng)作到當(dāng)日接信，當(dāng)日拆啟。拆啟來信時(shí)，一般均應(yīng)注明拆啟日期或加蓋日戳，并進(jìn)行編號(hào)，以供日后查閱。
其二，閱信。拆啟來信后，應(yīng)盡早認(rèn)真閱讀，不準(zhǔn)拆而不閱，或閱信時(shí)漫不經(jīng)心。閱信時(shí)，應(yīng)客觀冷靜，理清頭緒，掌握重點(diǎn)，全面了解其內(nèi)容。
其三，登記。閱信之后，應(yīng)對(duì)其認(rèn)真登記。進(jìn)行來信登記的具體內(nèi)容，則應(yīng)遵照有關(guān)規(guī)定而定。
其四，報(bào)轉(zhuǎn)。大凡重要來信，都要報(bào)轉(zhuǎn)。報(bào)，是指報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱批。它要求報(bào)得準(zhǔn)，既不漏報(bào)，又不濫報(bào)。轉(zhuǎn)，則是指將來信轉(zhuǎn)給有關(guān)單位或部門處理。它要求符合規(guī)定，不亂轉(zhuǎn)，不錯(cuò)轉(zhuǎn)，不得轉(zhuǎn)給來信直接所涉之人。
其五，答復(fù)。對(duì)來信者，必須在一定期限內(nèi)給予必要的答復(fù)。即便其反映的問題一直懸而未決，也不宜不理睬來信者。來信報(bào)轉(zhuǎn)后，一般可告知來信者。
其六，存查。結(jié)案之后的一切來信，都應(yīng)整理歸檔，以備查考。與此同時(shí)，要對(duì)來信予以保密。不論是來信者的姓名或來信的內(nèi)容，均不得隨意向外界公開。
2.來訪的接待。對(duì)待任何登門來訪的人民群眾，職場(chǎng)人員都要認(rèn)真予以接待。應(yīng)特別關(guān)注以下三點(diǎn)：
其一，接待地點(diǎn)。在力所能及的前提下，各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)均應(yīng)設(shè)置專用的來訪接待室。一般而言，來訪專用的接待室應(yīng)干凈整潔，保持肅靜，并且易于保密。除此之外，還應(yīng)交通便利，易于尋找。為此可在附近懸掛指示牌，并在其門上懸掛醒目標(biāo)志。
其二，接待人員。接待來訪者的工作人員，大體上可分作專業(yè)人員與非專業(yè)人員兩類。前者是指信訪部門的工作人員，后者則指非信訪部門的其他職場(chǎng)人員。不論是專業(yè)人員還是非專業(yè)人員，在來訪者的眼中都是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的代表。因此，在接待來訪者時(shí)，均應(yīng)以禮待人，平易近人，熱情助人。在任何情況下，都不允許對(duì)來訪者不理不睬，怠慢輕視，推諉訓(xùn)斥，或者譏刺挖苦。
其三，接待程序。正式接待來訪者時(shí)，有必要遵守必要的接待程序，以示接待的正規(guī)化和對(duì)對(duì)方的尊重。來訪者抵達(dá)時(shí)，應(yīng)起身相迎，握手問候，并為其讓座，對(duì)對(duì)方以尊稱相稱。當(dāng)來訪者反映問題時(shí)，應(yīng)認(rèn)真傾聽，作好筆錄。必要時(shí)可請(qǐng)對(duì)方簽名或進(jìn)行核對(duì)，但不可誘導(dǎo)對(duì)方。對(duì)對(duì)方提出的要求，不宜急于表態(tài)，而應(yīng)遵守規(guī)定。當(dāng)對(duì)方告辭時(shí)，應(yīng)起身相送，并主動(dòng)道別，切不可逐客。倘若必要，應(yīng)主動(dòng)與來訪者保持聯(lián)系。
3.電話的接聽。打電話反映問題，是近年來人民群眾來信來訪的一種新形式。對(duì)于人民群眾為反映問題而撥打來的每一個(gè)電話，職場(chǎng)人員均應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，認(rèn)真處理。
其一，設(shè)立“熱線電話”。有條件的單位或部門，可設(shè)立專用的“熱線電話”，為人民群眾參政議政、監(jiān)督舉報(bào)、反映問題主動(dòng)提供方便。“熱線電話”設(shè)立之后，應(yīng)利用大眾傳媒公布其專用號(hào)碼與值守時(shí)間。
其二，指派專人接聽。凡正式設(shè)立的面向社會(huì)的“熱線電話”，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接聽;并建立健全其崗位責(zé)任制。對(duì)其基本內(nèi)容，一般應(yīng)進(jìn)行記錄或錄音。必要的話，還須報(bào)轉(zhuǎn)答復(fù)。
其三，注意通話態(tài)度。職場(chǎng)人員不論是否專門負(fù)責(zé)“熱線電話”的接聽，在其接聽人民群眾撥打進(jìn)來的反映有關(guān)問題的電話時(shí)，均應(yīng)注意自己的通話態(tài)度，表現(xiàn)出自己高度的政治責(zé)任心與為群眾服務(wù)的熱情。一定要做到來者不拒，有問必答，熱情以對(duì)。不允許一推了之，含糊其詞，或傲慢無禮。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌一：過分注重自我形象的修飾
在自己的辦公桌上擺放化妝用品鏡子等等，還時(shí)不時(shí)的在眾目睽睽之下補(bǔ)妝，照鏡子，給人的感覺你不是在上班用心思，倒是對(duì)你那張臉用心思了。因而在辦公的場(chǎng)所太過分的注重自我形象只會(huì)讓別人覺得你是花瓶。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌二：吃東西不注重場(chǎng)合
現(xiàn)在很多的男士很喜歡吃檳榔啊，抽煙啊，滿身帶著檳榔味和煙味，給辦公室的其他人造成影響。還有某些女孩子零食不離口，并且在辦公室分享零食表示友好，表示友好是沒錯(cuò)只是辦公室這個(gè)場(chǎng)所用吃東西的方式表示未免太過于隨意影響他人。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌三：形象太隨意不得體
坐在辦公室里面讓十里以外的辦公室都聞到你的飄香，讓旁邊的人看了你都認(rèn)不出你本來的面目等等這樣的濃妝艷抹，香氣逼人是不適合的，這樣的行為會(huì)讓一起上班的同時(shí)受影響。無論你身處的是國(guó)企還是私企，還是一些很小的辦公室，都應(yīng)當(dāng)充分的考慮到別人的感受，注重自己的形象。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌四：大聲說話，不顧及他人
當(dāng)你和你需要交流的人好幾個(gè)人時(shí)大聲的叫喊那個(gè)誰(shuí)我需要你幫我做什么什么等等，但是這樣的行為你有沒有考慮過旁邊跟這個(gè)事情沒有關(guān)系的人是什么感受呢，會(huì)不會(huì)影響到別人呢。其實(shí)你有什么事情文明的走到別人身邊慢慢的講同樣會(huì)讓別人尊重你。
現(xiàn)代辦公的禮儀禁忌五：隨便用別人的東西不打招
當(dāng)某某離開座位，而你想要借用他的一個(gè)東西，然后你就私自的拿走事后還沒有打招呼，讓別人要用你拿走的東西，到處找不著，這樣的不文明行為真的好嗎?
辦公室的氛圍會(huì)影響到工作的效率，會(huì)直接的影響到同事間的相處，因而做個(gè)有素養(yǎng)，有修養(yǎng)，有內(nèi)涵，講文明的人是對(duì)他人的尊重也是對(duì)自己的尊重，以上的幾個(gè)小點(diǎn)僅僅只是一點(diǎn)點(diǎn)提示，需要注意的還有很多哦。
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