辦公電話應(yīng)對(duì)禮儀培訓(xùn)
辦公電話應(yīng)對(duì)禮儀培訓(xùn)
在我們?nèi)粘５霓k公中，電話已經(jīng)成了不可缺少的一部分，那么要注意什么禮儀呢？下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的辦公電話應(yīng)對(duì)禮儀培訓(xùn)，希望能夠幫到大家哦!
辦公電話應(yīng)對(duì)禮儀培訓(xùn)
1、重要的第一聲
聲音清晰、親切、悅耳，使用禮貌用語(yǔ)，“你好，某某公司”，應(yīng)有“我代表公司、代表公司形象”的意識(shí);不允許接電話以“喂，喂”或者一張嘴就不客氣的說(shuō)“你找誰(shuí)呀”“你是誰(shuí)呀”“有什么事兒啊”像查戶口似的;接聽(tīng)電話是個(gè)人素質(zhì)的直接體現(xiàn)，維護(hù)企業(yè)形象，樹(shù)立辦公新風(fēng)，讓我們從接聽(tīng)電話開(kāi)始。
2、微笑接聽(tīng)電話
聲音可以把你的表情傳遞給對(duì)方，笑是可以通過(guò)聲音來(lái)感覺(jué)到的。
3、清晰明朗的聲音
打電話過(guò)程中不可以吸煙、吃零食、打哈欠，如果你彎著腰靠在椅子上，對(duì)方也能聽(tīng)出你的聲音是懶散的，無(wú)精打采的;通話中不可以與別人閑聊，不要讓對(duì)方感到他在對(duì)方心中無(wú)足輕重;給予任何人同等的待遇，一視同仁，不卑不亢，這種公平的態(tài)度，容易為自己贏得朋友，也有利于公司良好待人接物形象宣傳。
4、迅速準(zhǔn)確的接聽(tīng)電話
在聽(tīng)到電話響時(shí)，如果附近沒(méi)有人，我們應(yīng)該以最快的速度拿起話筒;這樣的態(tài)度是每個(gè)人應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣也是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的;電話最好在響三聲之內(nèi)接聽(tīng)，長(zhǎng)時(shí)間讓對(duì)方等候是很不禮貌的行為;如果電話是在響了五聲后才接起，請(qǐng)別忘記先向?qū)Ψ降狼?ldquo;不好意思，讓您久等了”。
5、認(rèn)真做好電話記錄
上班時(shí)間打來(lái)的電話都是與工作有關(guān)的，所以公司里每一個(gè)電話都很重要，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”，應(yīng)做好電話記錄;電話記錄牢記5W1H原則，when何時(shí),who何人來(lái)電，where事件地點(diǎn)，what何事，why為什么，原因，how如何做。電話記錄簡(jiǎn)潔又完備，有賴于5W1H;不要抱怨接到的任何電話，那怕與你無(wú)關(guān)，做好記錄是對(duì)同事的尊重，對(duì)工作的責(zé)任。永遠(yuǎn)不要對(duì)打來(lái)的電話說(shuō)：我不知道!這是一種不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。
6、掛電話的禮儀
通電話時(shí)，如果自己正在開(kāi)會(huì)、會(huì)客，不宜長(zhǎng)談，或另有電話打進(jìn)來(lái)，需要中止通話時(shí)，應(yīng)說(shuō)明原因，告之對(duì)方：“一有空，我馬上打電話給您”，免得讓對(duì)方認(rèn)為我方厚此薄彼;中止電話時(shí)應(yīng)恭候?qū)Ψ较确畔码娫?，不?ldquo;越位”搶先。一般下級(jí)要等上級(jí)先掛電話，晚輩要等長(zhǎng)輩先掛電話，被叫等主叫先掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話，那是一種非常沒(méi)有教養(yǎng)的表現(xiàn);如遇上不識(shí)相的人打起電話沒(méi)完沒(méi)了，不宜說(shuō)：“你說(shuō)完了沒(méi)有?我還有事呢”，最好委婉、含蓄，不要讓對(duì)方難堪，應(yīng)講：“好吧，我不再占用您寶貴的時(shí)間了”“真不希望就此道別，不過(guò)以后希望有機(jī)會(huì)與您聯(lián)絡(luò)。”
7、如果接到撥錯(cuò)的電話
要保持風(fēng)度，切勿發(fā)脾氣,耍態(tài)度;確認(rèn)對(duì)方打錯(cuò)電話，應(yīng)先自報(bào)家門，然后告知電話打錯(cuò)了;如果對(duì)方道了歉，不要忘了說(shuō)：“沒(méi)關(guān)系”應(yīng)對(duì)，不要教訓(xùn)人家，或抱怨。
辦公中必學(xué)的電話溝通禮儀
第一，誠(chéng)實(shí)，千萬(wàn)別撒謊。
無(wú)論任何人和你交流，或者，為了某一目的，你和別人交流，記得說(shuō)實(shí)話，你可以保持不說(shuō)的權(quán)利，一旦開(kāi)口，一定是以誠(chéng)待人，實(shí)話實(shí)說(shuō)。
尤其是上司向你詢問(wèn)一些事情，知道就是知道，不知道，別信口開(kāi)河。另外，沒(méi)有不透風(fēng)的墻，你說(shuō)的每一句話，都會(huì)被傳出去，所以，千萬(wàn)別撒謊。
第二，任何工作，不要無(wú)疾而終，有交代就要有結(jié)論，無(wú)論成與不成。
職場(chǎng)新人，經(jīng)常會(huì)接受一些任務(wù)，有的人不知道如何做，就拖延了，上級(jí)有時(shí)候會(huì)忘記，于是，新人慶幸老板沒(méi)有繼續(xù)找他。熟不知，有任務(wù)，必然有原因，即便是老板忘記，自己也該及時(shí)匯報(bào)進(jìn)展，做得好與不好，姑且不論，但一定要給個(gè)交代。
第三，郵件，千萬(wàn)別用感嘆號(hào)!
郵件，是一個(gè)溝通低效的工具，通常用來(lái)記錄已經(jīng)達(dá)成的共識(shí)，或者發(fā)布一些產(chǎn)品上線、周期匯報(bào)等。曾經(jīng)看過(guò)不少人用郵件表達(dá)情緒，連著好幾個(gè)感嘆號(hào)，可以讓人感受到寫(xiě)郵件人的激動(dòng)心情，而這些感嘆號(hào)，其實(shí)是不穩(wěn)重的體現(xiàn)，如果是如此強(qiáng)烈的情緒，建議稍安勿躁后，再與當(dāng)事人當(dāng)面溝通。帶感嘆號(hào)的郵件，一般起不到好的效果。
第四，不要有求于人，才去溝通。
平時(shí)不搭理同事，有事相求，就笑容滿面，這樣的同事，一般不受歡迎，大家更喜歡平時(shí)就熱情交往的同事，不要帶著功利心與同事交往。
第五，千萬(wàn)別隱藏問(wèn)題。
尤其是職場(chǎng)新人，遇到問(wèn)題，千萬(wàn)別不好意思說(shuō)。自己苦逼的悶頭苦干，力求自己搞定。獨(dú)立的鉆研精神是好事，但千萬(wàn)別因此耽誤了項(xiàng)目進(jìn)度，或許，本來(lái)是老同事很容易搞定的，但自己不說(shuō)，別人也無(wú)法幫忙，最終到項(xiàng)目時(shí)間不夠，想幫忙，也沒(méi)時(shí)間了。
第六，千萬(wàn)別自以為對(duì)方聽(tīng)懂了。
任何一次溝通，都讓對(duì)方重復(fù)一遍結(jié)論，自己再?gòu)?fù)述一遍，讓雙方的理解一致。重要事項(xiàng)進(jìn)行口頭溝通后，或者RTX溝通后，記得用郵件發(fā)送一份備忘錄。
第七，職場(chǎng)，千萬(wàn)不要發(fā)脾氣。
知道你總有忍不住的時(shí)候，年輕氣盛，那就發(fā)發(fā)脾氣吧，需要有個(gè)過(guò)程的，我曾經(jīng)在職場(chǎng)簡(jiǎn)單粗暴，情緒化嚴(yán)重?，F(xiàn)在，終于知道，職場(chǎng)需要修煉，壞情緒是惡魔，等惡魔走了，再去溝通吧。
第八，匯報(bào)工作不要用模糊詞和不精確的數(shù)字。
對(duì)于自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，必須十分了解每天的數(shù)據(jù)變化，以及數(shù)據(jù)變化背后的原因，這就是以前文章中寫(xiě)過(guò)的，學(xué)會(huì)做產(chǎn)品日志。對(duì)于自己記不清的數(shù)據(jù)，也不要說(shuō)，好像是，大概是，寧可說(shuō)，自己核實(shí)數(shù)據(jù)后再告知。
第九，口頭溝通，千萬(wàn)別打斷別人。
保持淡定，聽(tīng)對(duì)方把話說(shuō)完，甚至可以確認(rèn)下，對(duì)方已經(jīng)表述完畢，再表達(dá)自己的觀點(diǎn)，以免聽(tīng)對(duì)方一半，產(chǎn)生誤解，同時(shí)也是對(duì)說(shuō)話人的尊重。
第十，千萬(wàn)別借用老板的名義。
職場(chǎng)發(fā)生PK，是常見(jiàn)的事，在PK中不要用老板作為王牌，老板說(shuō)，不一定是有利的說(shuō)服論據(jù)。即便真的是老板說(shuō)，自己也要想清楚，老板這么說(shuō)的理由是什么?先說(shuō)服自己，再說(shuō)服對(duì)方。
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