關(guān)于商務(wù)電子郵件的撰寫禮儀(4)

關(guān)于商務(wù)電子郵件的撰寫禮儀

　　郵件主題：

　　如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。

　　郵件結(jié)構(gòu)：第一段與最后一段是重點(diǎn)

　　電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段。如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。

　　要求：主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情

　　當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)，在信件的一開始，就說(shuō)明你的要求。如果內(nèi)容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。

　　日期：郵件的日期與時(shí)間要明確

　　在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個(gè)月(如8月)」，時(shí)間也要明確，是上午還是下午?是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn)?以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。

　　回復(fù)郵件：

　　如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨：XXXXXX」讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一封信。

　　風(fēng)格：

　　檢查自己寫的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對(duì)話式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。

　　語(yǔ)感:

　　采用主動(dòng)的語(yǔ)氣。讓收信者知道，是誰(shuí)應(yīng)該來(lái)做這件事情。例如：

　　A.你對(duì)這件事情有什么想法?

　　B.有誰(shuí)可以提供意見(jiàn)給我?

　　看得出來(lái)嗎?A比B來(lái)得主動(dòng)而明確。

　　最后也是最重要的是，當(dāng)你使用職場(chǎng)的電子郵件對(duì)外溝通，就應(yīng)該謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件的分寸，不要假公濟(jì)私，撰寫或傳送與職場(chǎng)毫無(wú)關(guān)系的內(nèi)容，因?yàn)樵谀承┠悴恢榈臓顩r之下，電郵會(huì)被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。