如何招待外國(guó)客人

如何招待外國(guó)客人

　　很多外貿(mào)朋友由于第一次接待國(guó)外客戶，不知道怎么辦才能談成合作。如何招待外國(guó)客人?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容，希望對(duì)你有幫助。

　　招待外國(guó)客人的方法

　　1.客人來(lái)到公司的時(shí)候，我們帶他到會(huì)議室或者展廳里面就座的時(shí)候，不妨詢問(wèn)下：Can I bring you something to drink?(您想喝點(diǎn)什么?)

　　或者簡(jiǎn)單點(diǎn)：coffee or tea?(咖啡還是茶?) 一般來(lái)說(shuō)，很多客人在中國(guó)的時(shí)間安排的比較緊，早餐都吃的比較倉(cāng)促，有的餐廳早上沒有咖啡供應(yīng)，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)是很難受的。(程度不亞于我們?cè)缟掀饋?lái)沒有刷牙就去上班的感覺)

　　如果在正式談生意之前可以給他們來(lái)上杯咖啡的話，不但有助提神，而且他們會(huì)覺得很心情都會(huì)變的很好。

　　當(dāng)然，不是很多外國(guó)人喜歡速溶咖啡，就像我們也不是很多人喜歡茶包泡的茶。如果是水的話，瓶裝的礦泉水是最好的。(老外們崇尚健康比我們厲害的多)

　　2.會(huì)議室里與其放水果，不如放點(diǎn)小糖果(薄荷糖或者咖啡糖，小巧包裝的巧克力也不錯(cuò))。

　　外國(guó)人尤其是歐美那邊的，基本上沒有不喜歡甜食的。在中國(guó)的飲食不習(xí)慣也導(dǎo)致他們比較容易有饑餓感。這個(gè)時(shí)候。小糖果就起了大作用了。 其實(shí)我個(gè)人就搞不懂為什么用水果盤來(lái)誘惑人。一般的水果要吃的文雅那都要輔助以工具。但是你總不能在人家辦公室削蘋果吧?

　　3.如果他們來(lái)到的時(shí)間是下午3.4點(diǎn)，那么沒有什么比做工精致的小蛋糕更好了舉個(gè)例子。

　　有次在展會(huì)聽一個(gè)客戶說(shuō)，陪老外在一個(gè)展位洽談了很長(zhǎng)時(shí)間，這個(gè)時(shí)候他們一個(gè)女孩子打包了一盒隔壁酒店做的巧克力慕絲蛋糕過(guò)來(lái)。而老外們的臉剎那間就亮了起來(lái)。補(bǔ)充了“彈藥”以后，剩下的生意在愉快的氣氛中談完了。不能說(shuō)蛋糕有絕對(duì)的作用，但是蛋糕所帶來(lái)的好心情和對(duì)公司的好印象是絕對(duì)功不可沒的。

　　訪問(wèn)結(jié)束后, 準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶, 一般挑有中國(guó)特色的, 比如茶葉, 工藝品等。

　　如果你是中間商, 最好自己準(zhǔn)備禮品, 隨機(jī)應(yīng)變, 以免客戶贈(zèng)送禮品而工廠未準(zhǔn)備禮品而找成尷尬。

　　可能的話不妨多拍照，包括人員合影，外商與你們公司/廠銘牌的合影等, 這些資料以后常有用處。

　　訪問(wèn)以后, 根據(jù)客戶的意見, 適當(dāng)安排娛樂購(gòu)物等活動(dòng), 很多不發(fā)達(dá)國(guó)家的客戶往往要求去購(gòu)物, 特別是電子產(chǎn)品, 服裝等, 且對(duì)價(jià)格比較敏感。

　　另外有客戶想去酒吧等場(chǎng)所, 因此在接待之前務(wù)必做好功課, 了解附近的餐館, 酒吧, 購(gòu)物,娛樂場(chǎng)所等.。

　　有些客戶比較隨意, 可以安排一些中國(guó)特色的活動(dòng), 比如喝茶, 看戲, 參觀景點(diǎn)等等。

　　送客戶, 一般送到機(jī)場(chǎng). 有些客戶不喜歡麻煩人, 自己搞定, 這樣送至酒店即可。 在飛機(jī)起飛前,應(yīng)給客戶打電話道別。

　　收尾: 這個(gè)工作務(wù)必做好.客戶走后, 及時(shí)發(fā)郵件給客戶, 一是問(wèn)候, 二是將本次訪問(wèn)雙方達(dá)成的共識(shí), 或者會(huì)議記錄, 備忘錄發(fā)給客戶, 敦促這個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行。

　　客人走后寫一封感謝函感謝其來(lái)訪。另將要準(zhǔn)備的樣品或待回復(fù)事宜列出并告之回復(fù)或跟辦的日期。這樣還有另外一個(gè)好處，若你有會(huì)談中漏記的客人還可及時(shí)指出。

　　招待客人的步驟

　　第一，行程安排：

　　同客戶商討參觀訪問(wèn)行程表，同工廠(公司接待部門)溝通，一切敲定之后，發(fā)送郵件和傳真讓客戶確認(rèn)，同時(shí)讓工廠做好接待準(zhǔn)備。事先跟外商詳細(xì)商量好他的行程，但外商訪廠/公司階段的安排則最好由你自己做出， 看哪些產(chǎn)品和車間，揚(yáng)長(zhǎng)避短，把你想展示給外商的東西充分安排進(jìn)去?？梢哉髑笸馍痰囊庖?，也可以把自己設(shè)想成外商，“如果我到一個(gè)陌生國(guó)度的陌生供貨廠去考察，希望看到什么?”

　　第二，公司信息的把握：

　　首先應(yīng)該對(duì)公司產(chǎn)品，生產(chǎn)流程，技術(shù)參數(shù)了解了才有可能帶領(lǐng)客人參觀。事前最好準(zhǔn)備一些關(guān)于公司的英文介紹，整個(gè)生產(chǎn)流程的英文，省的到時(shí)候翻譯出現(xiàn)困難。另外，對(duì)于一些客人可能問(wèn)到的問(wèn)題要提前準(zhǔn)備好。

　　第三，客人信息的打探：

　　1、了解客戶，包括客戶的詳細(xì)聯(lián)系資料，公司背景，公司實(shí)力，經(jīng)營(yíng)狀況，經(jīng)營(yíng)范圍，客戶此次來(lái)訪的目的，主要對(duì)什么感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)，經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，技術(shù)水平，近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字。

　　2、詳細(xì)了解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學(xué)歷，愛好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績(jī)，他對(duì)投資項(xiàng)目的興奮點(diǎn)。

　　3、調(diào)查客戶性質(zhì)：客戶來(lái)之前你就需要對(duì)客戶進(jìn)行一些評(píng)估，是哪國(guó)人?是零售還是批發(fā)?網(wǎng)站是什么內(nèi)容?針對(duì)于哪些產(chǎn)品?區(qū)域市場(chǎng)在哪等等。

　　4、了解客人的宗教問(wèn)題，以方便接待。多了解客人國(guó)家習(xí)俗，習(xí)慣和喜好，注意細(xì)節(jié)，對(duì)自己所在城市文化以及景點(diǎn)也盡可能多了解，對(duì)本國(guó)文化當(dāng)然應(yīng)該多了解，客人問(wèn)及時(shí)至少也應(yīng)知道一點(diǎn)。

　　第四，準(zhǔn)備接待材料和工作：

　　1、參觀和談判可能用到的物品。

　　2、公司大廳的歡迎客戶來(lái)訪之類的接待牌，讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺(tái)接待有XX公司客來(lái)訪，若接待能記住來(lái)訪的客人名字就更好了。

　　3、會(huì)議室的安排，談判資料的預(yù)備，包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備，以及相關(guān)需要展示客戶的文件資料以證明公司實(shí)力。

　　4、事先準(zhǔn)備好接機(jī)牌，公司大廳接待牌，打掃公司接待談判室，樣品卡的準(zhǔn)備，客人感興趣的其他產(chǎn)品的準(zhǔn)備。

　　5、咖啡茶及一些小食品糖果的準(zhǔn)備。

　　6、客人小禮物及樣品的準(zhǔn)備。

　　7、提前確定與外商談判的三個(gè)方案，最佳方案，折中方案和妥協(xié)方案;準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個(gè)方案的策略和手段。

　　8.對(duì)附近娛樂設(shè)施及購(gòu)物休閑設(shè)施要了解。

　　第五，接機(jī)和酒店安排：

　　1、確認(rèn)時(shí)間，確認(rèn)酒店，拿接待牌并提示客人，在機(jī)場(chǎng)迎接;車上和客戶所聊話題可以是輕松愉快的，比如訊問(wèn)客戶旅途狀況，簡(jiǎn)潔城市特色或者文化特點(diǎn)等。

　　2、如果沒有實(shí)現(xiàn)商量好，可以在車上問(wèn)客人的行程打算，然后再具體定，一般是先把客人送到你預(yù)定的的酒店，有時(shí)候是客人自己預(yù)定。和客戶敲定酒店星級(jí)，房間一人一間，還是share room，樓層，吸煙區(qū)和非吸煙區(qū)等等細(xì)節(jié)，酒店挑選上要注意，很多酒店號(hào)稱5星， 結(jié)果連3星的水平都沒有， 然后就近安排， 安排妥當(dāng)以后， 告知客戶具體飯店地址電話. 一般是先接送至酒店后， 將訪問(wèn)時(shí)行程和工廠資料等文件交給客戶，敲定第二天參觀訪問(wèn)事項(xiàng)，也有客戶直接先去工廠參觀，務(wù)必提前讓工廠準(zhǔn)備。

　　3、如果是客人先休息，那離開前先確定去酒店接客戶來(lái)公司的時(shí)間;有時(shí)候客人直接去參觀。

　　招待外國(guó)客人的技巧

　　1. 敲定客戶訪問(wèn)時(shí)間、航班、訪問(wèn)人員名單、職位、手機(jī)號(hào)碼等信息，以便安排相應(yīng)接待。

　　2. 同客戶商討參觀訪問(wèn)行程表, 同工廠(公司接待部門)溝通, 一切敲定之后, 發(fā)送郵件讓客戶確認(rèn)，同時(shí)讓工廠做好接待準(zhǔn)備。

　　3. 安排酒店: 確認(rèn)該客戶是否需公司提供酒店。需提供的，和客戶敲定酒店星級(jí)、房間類型、房間位置及包含設(shè)施等細(xì)節(jié)，要對(duì)酒店實(shí)地查看后方可確認(rèn)預(yù)定。位置選在工廠附近或機(jī)場(chǎng)附近等便利之處。不需提供的，至多根據(jù)客戶要求，提供信息，協(xié)助預(yù)定。確定后通知客戶確認(rèn)。

　　4. 打印訪問(wèn)行程表, 準(zhǔn)備工廠資料和產(chǎn)品資料, 客戶所要求的資料等文件, 裝訂。

　　5. 根據(jù)客戶的國(guó)籍、宗教信仰準(zhǔn)備飲食和話題。

　　6. 安排接機(jī)車輛要合理、合適。(座數(shù)、重視度等)

　　7. 制作接機(jī)牌。客戶到達(dá)當(dāng)日，安排專人負(fù)責(zé)接機(jī)，必須先于客戶到機(jī)場(chǎng)。車上可聊: 對(duì)方對(duì)中國(guó)的了解程度, 他們的禁忌等等,他們此次中國(guó)行還有什么其他安排等, 刺探一些情報(bào)。

　　8. 接送至酒店后, 將訪問(wèn)行程和工廠資料等文件交給客戶, 敲定第二天參觀訪問(wèn)事項(xiàng), 也有客戶直接先去工廠參觀, 務(wù)必提前讓工廠準(zhǔn)備。

　　9. 第二天準(zhǔn)時(shí)至酒店接客戶。(不同國(guó)家的客戶對(duì)時(shí)間的觀念會(huì)有不同,我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候)

　　10. 接到工廠或者辦公室之后, 根據(jù)行程表進(jìn)行參觀訪問(wèn)和會(huì)談, 安排專人記錄會(huì)議內(nèi)容。

　　(如果第一次接觸, 應(yīng)安排多媒體會(huì)議室, 雙方可以用投影幻燈對(duì)各自的企業(yè)進(jìn)行介紹 )

　　11. 訪問(wèn)結(jié)束后, 準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶, 一般挑有中國(guó)特色的, 比如茶葉, 工藝品等。

　　12. 訪問(wèn)以后, 根據(jù)客戶的意見, 適當(dāng)安排娛樂購(gòu)物等活動(dòng), 很多不發(fā)達(dá)國(guó)家的客戶往往要求去購(gòu)物, 特別是電子產(chǎn)品, 服裝等, 且對(duì)價(jià)格比較敏感。

　　有些客戶則希望去采購(gòu)中國(guó)特色的商品, 如絲綢, 茶葉, 瓷器等等。

　　另外有客戶想去酒吧等場(chǎng)所,了解附近的餐館, 酒吧, 購(gòu)物，娛樂場(chǎng)所等。

　　有些客戶比較隨意，可以安排一些中國(guó)特色的活動(dòng), 比如喝茶，看戲，參觀景點(diǎn)等等。

　　13. 送客戶, 一般送到機(jī)場(chǎng)。有些客戶不喜歡麻煩人, 送至酒店即可。在飛機(jī)起飛前,給客戶電話道別。

　　14. 收尾: 這個(gè)工作務(wù)必做好?？蛻糇吆? 及時(shí)發(fā)郵件給客戶, 一是問(wèn)候, 二是將本次訪問(wèn)雙方達(dá)成的共識(shí), 或者會(huì)議記錄, 備忘錄發(fā)給客戶, 敦促項(xiàng)目的執(zhí)行。