會(huì)議接待禮儀常識(shí)有哪些
會(huì)議接待工作是個(gè)非常重要的工作，接待禮儀常識(shí)必須熟知。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的會(huì)議接待禮儀常識(shí)文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
會(huì)議接待禮儀常識(shí)
1、確定接待規(guī)格
會(huì)議規(guī)模是由主持單位領(lǐng)導(dǎo)決定。一般來說，企業(yè)內(nèi)部的一般工作性會(huì)議講究效率，可以不拘形式。對于上級(jí)單位主持的會(huì)議，因?yàn)檠埜髌髽I(yè)的代表參加，所以接待工作要求比較規(guī)范。通常是由企業(yè)的一位主要領(lǐng)導(dǎo)直接抓會(huì)議準(zhǔn)備工作，成立一個(gè)會(huì)務(wù)組，專門研究布置會(huì)議接待接待的有關(guān)工作。
2、發(fā)放會(huì)議通知
會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。
會(huì)議通知一般在會(huì)議前15至30天之內(nèi)寄出，這樣可以使對方有充足的時(shí)間把會(huì)議回執(zhí)寄回來。
3、會(huì)場的選擇
選擇會(huì)場，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：
第一：大小要適中。會(huì)場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺;會(huì)場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。”
第二：地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場定在與會(huì)人員較集中的地方。超過一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。
第三：附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對會(huì)場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)?ldquo;上次會(huì)議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。否則，可能會(huì)造成損失。
第四：要有停車場。現(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。
4.會(huì)場的布置
會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁?huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會(huì)場更加莊嚴(yán)，主席臺(tái)上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會(huì)徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。
坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
?、賵A桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級(jí)別的對角線相對而坐。
?、诳谧中?。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。
?、劢淌倚?。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對而坐。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。
【座次排序基本規(guī)則】
以左為上(中國政府慣例)
以右為上(遵循國際慣例)
居中為上(中央高于兩側(cè))
前排為上(適用所有場合)
以遠(yuǎn)為上(遠(yuǎn)離房門為上)
面門為上(良好視野為上)
5、會(huì)議資料的準(zhǔn)備
現(xiàn)代化的會(huì)議離不開各種輔助器材，在召開會(huì)議之前，就應(yīng)該把各種輔助器材準(zhǔn)備妥當(dāng)。這些資料包括桌椅、名牌、茶水、簽到簿、名冊、會(huì)議議程、黑板、白板、筆等。
6、接待人員提前入場
接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個(gè)崗位。
?、俸灥?。設(shè)一張簽字臺(tái)，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會(huì)議組織者匯報(bào)到會(huì)人數(shù)。
?、谝：灥胶?。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會(huì)議開始前幾分鐘再到主席臺(tái)就座。
③接待。與會(huì)者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會(huì)者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。
會(huì)議接待禮儀常識(shí)和技巧
1、如何迎接客人?
一是確定迎送規(guī)格。通常遵循身份相當(dāng)?shù)脑瓌t，即主要迎送人與主賓身份相當(dāng)，當(dāng)不可能完全對等時(shí)，可靈活變通，由職位相當(dāng)?shù)娜嘶蛴筛甭毘雒?。其他迎送人員不宜過多。
二是掌握到達(dá)和離開的時(shí)間。準(zhǔn)確掌握來賓到達(dá)和離開的時(shí)間，及早通知全體迎送人員和有關(guān)單位。如有變化，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)人員。迎接人員應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)，不能太早，更不能太遲，甚至遲到。送行人員則應(yīng)在客人離開之前到達(dá)送行地點(diǎn)。
三是適時(shí)獻(xiàn)上鮮花。迎接普通來賓，一般不需要獻(xiàn)花。迎接十分重要的來賓，可以獻(xiàn)花。所獻(xiàn)之花要用鮮花，并保持花束整潔、鮮艷。忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色花朵。獻(xiàn)花的時(shí)間，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領(lǐng)導(dǎo)與主賓握手之后將花獻(xiàn)上。可以只獻(xiàn)給主賓，也可向所有來賓分別獻(xiàn)花。
四是不同的客人按不同的方式迎接。對大批客人的迎接，可事先準(zhǔn)備特定的標(biāo)志，讓客人從遠(yuǎn)處即可看清;對首次前來，又不認(rèn)識(shí)的客人，應(yīng)主動(dòng)打聽，并自我介紹;而對比較熟悉的客人，則不必介紹，僅向前握手，互致問候即可。
五是留下一定時(shí)間?？腿说诌_(dá)住處后，不要馬上安排活動(dòng)，要給對方留下一定的時(shí)間，然后再安排活動(dòng)。
2、如何稱呼、介紹和握手?
關(guān)于稱呼。國際上,對男子通常稱先生，對女子通常稱夫人、女士、小姐。其中對已婚女子稱夫人，對未婚女子稱小姐;而對不了解婚姻狀況的女子可稱小姐，年紀(jì)稍大的可稱女士。對地位高的官方人士，還可直接稱其職務(wù)、閣下。
迎接一批客人，如何介紹呢?是先介紹客人，還是先介紹主人?通常由禮賓工作人員或歡迎人員中身份最高者，先將前來歡迎的人員按其身份從高到低依次介紹給來賓。在介紹兩個(gè)人互相認(rèn)識(shí)時(shí)，怎么介紹呢?是先介紹男士，還是先介紹女士?是先介紹年幼者，還是先介紹年長者?是先介紹身份低者，還是先介紹身份高者?是先介紹未婚女士，還是先介紹已婚女士?西方是先卑后尊，我國是先尊后卑,西方與我國正好相反。伴隨介紹客人，就是如何握手的問題?伸手次序：由尊者決定。公務(wù)場合職務(wù)高、身份高者先伸手，非公務(wù)場合，年長者、女姓先伸手。注意：握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨鏡、忌手臟，等等。
3、如何陪車和引導(dǎo)?
客人抵達(dá)后，如果需要陪車，賓主雙方如何上車，如何就座呢?
乘坐轎車時(shí)，通常有兩種情況：當(dāng)有專職司機(jī)開車時(shí)，小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊(如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間)。
如果是主人自己開車，則要請主賓坐到主人的右側(cè)，即前排右側(cè)的位置，也就是副駕駛的位置。
中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。
乘坐中大型面包車時(shí)，則前座高于后座，右座高于左座;距離前門越近，座次越高。為客人關(guān)車門時(shí)，要先看清客人是否已經(jīng)坐好，切忌過急關(guān)門，損傷客人。
當(dāng)賓主雙方并排行進(jìn)時(shí)，引領(lǐng)者走在外側(cè)，讓來賓走在內(nèi)側(cè)。單行行進(jìn)時(shí)，引導(dǎo)者應(yīng)走在前，來賓走在其后，起到帶路的作用。出入房門時(shí)，引領(lǐng)者主動(dòng)開門、關(guān)門。出入無人控制的電梯時(shí)，引領(lǐng)者先入后出，操縱電梯。
4、如何會(huì)見和會(huì)談?
會(huì)見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側(cè)就座。主方陪見人員在主人一側(cè)就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員的排序由雙方按照每個(gè)人的職務(wù)、地位、本次會(huì)見的內(nèi)容等綜合排定。
會(huì)談座位的安排。雙邊會(huì)談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人坐面門一側(cè)。主談人居中。我國習(xí)慣把譯員安排在主談人右側(cè)。其他人員按禮賓次序左右排列。記錄員可安排在后面，當(dāng)會(huì)談人員較少時(shí)，記錄員也可安排在會(huì)談桌上就座。雙方人員的排序也由雙方按照每個(gè)人的職務(wù)、地位、本次會(huì)見的內(nèi)容等綜合排定。
如會(huì)談長桌一端向正門，則以入門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右為客方，左為主方。
如果有合影，如何安排就座呢?
一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主人的右手排第一位來賓，主人的左手排第二位來賓，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。
如果是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來視察，安排合影時(shí)，則要將所有合影人員排出次序，每排再按開會(huì)時(shí)主席臺(tái)上的就座次序排列。為了突出主要領(lǐng)導(dǎo)，保證主要領(lǐng)導(dǎo)居中，通常排單數(shù)就座，1號(hào)人員即身份最高者居中，2號(hào)人員在1號(hào)人員左手位置，3號(hào)人員在1號(hào)人員右手位置，以此類推。
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