行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點
行政辦公室的接待工作是一件細心的工作，那內(nèi)容和特點具體有哪些呢?下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點文章內(nèi)容。歡迎閱讀!
行政辦公室接待工作內(nèi)容
行政辦公室接待工作的主要內(nèi)容包括以下幾方面：第一，迎接來訪人員。迎接來訪人員是接待工作的第一個環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)需要提前與對方接洽，知曉來訪時間、人員，并根據(jù)來訪人員的目的、規(guī)模安排相關(guān)行政工作人員做好歡迎活動的準(zhǔn)備。第二，安排好來訪人員的行程。在于對方充分溝通的前提下，為來訪人員制定訪問期間的行程安排，并在征求對方同意后，制定相應(yīng)的接待方案。第三，做好食宿接待工作。根據(jù)來訪人員數(shù)量、級別，安排相應(yīng)的食宿接待項目，為來訪人員在訪問期間提供舒適的居住和飲食服務(wù)。第四，協(xié)調(diào)辦理訪問事項。就來訪人員的訪問目的，做好訪問期間的具體事務(wù)協(xié)調(diào)工作，按照事先的接待方案，做好交通服務(wù)、意見傳遞工作，確保來訪人員能夠準(zhǔn)時抵達訪問地或及時轉(zhuǎn)場，并及時解決來訪人員提出的要求和問題。第五，做好歡送工作。結(jié)束來訪形成后，接待人員需要按照事先制定的方案，做好歡送活動，讓來訪人員滿意而歸。
行政辦公室接待工作特點
行政辦公室接待工作具有以下特點：第一，時效性。來訪人員一般都有一定的訪問期限，在不同訪問事項間，也需要系統(tǒng)的時間安排，并做到事項間的緊密銜接。第二，突然性。有些來訪人員是突然抵達的，這時的接待工作就存在立即啟動的問題，這種突然性的接待對組織行政接待能力是一次巨大的考驗。第三，接待方案的可變性。由于來訪人員有臨時的訪問需求或是組織接待工作因特殊情況需要作出調(diào)整，接待工作中時常會出現(xiàn)對接待方案的變動和調(diào)整，這也就需要接待人員能夠根據(jù)方案的改變而做好相關(guān)的溝通、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。
細節(jié)管理
行政辦公室接待工作的細節(jié)管理決定了接待工作質(zhì)量的好壞。接待工作的細節(jié)管理主要體現(xiàn)在服務(wù)的細節(jié)上，如：準(zhǔn)時迎接來賓，為來賓安排舒適的客房，針對來賓的需求和個人習(xí)慣提供可口的飲食服務(wù)。如有會議或集體活動安排，還需做好現(xiàn)場的服務(wù)和協(xié)調(diào)工作，例如文件資料的準(zhǔn)備和送達，會議現(xiàn)場的布置，設(shè)備的調(diào)試，現(xiàn)場茶水服務(wù)等。
行政辦公室接待工作的主要問題
(一)計劃安排不到位
由于接待工作具有一定的突然性，很有可能會導(dǎo)致接待方的措手不及。這一問題尤其表現(xiàn)在計劃工作不到位。接待方?jīng)]有及時制定出周密的接待計劃，對來賓的訪問行程安排、時間控制、接待人員的安排等沒有細致考量，導(dǎo)致了接待過程中手忙腳亂、頻頻出錯。
(二)溝通協(xié)調(diào)機制不完善
接待工作并不是僅僅依靠行政辦公室的人員就能完成的，這項工作還需要與其他部門的緊密協(xié)調(diào)和配合。例如，接待人員需要與酒店聯(lián)系住宿和餐飲服務(wù)，需要預(yù)定會議活動的場館，需要與來賓接洽了解來賓的具體需求，并及時將來賓需求反饋給借貸方等等。這些溝通協(xié)調(diào)工作是確保接待工作順利進行的重要保證。然而，目前有很多單位在接待過程中沒能做好溝通協(xié)調(diào)工作，使得來賓的意見得不到及時的傳達，需要辦理的接待事項沒有及時辦妥，影響了接待的質(zhì)量。
(三)接待人員的素質(zhì)有待提高
接待工作的主體組織行政辦公室的工作人員，這部分人員的素質(zhì)決定了接待工作的質(zhì)量和效率。目前有些組織的接待人員的專業(yè)素質(zhì)不高，表現(xiàn)為時間觀念不強、服務(wù)技能缺乏、組織協(xié)調(diào)能力差、工作責(zé)任心不強等。
辦公室接待工作六要素
記敘文寫作有六要素，即：時間、地點、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果。類似的，在接待工作中也相應(yīng)存在六要素:時間、地點、來賓、事前、事中、事后。分別與記敘文的六要素對應(yīng)，但卻有自己不同的內(nèi)涵和功用。在實際工作中，接待不僅僅是各項具體接待禮儀的熟練掌握，也是一種具有普遍意義認識規(guī)律的總結(jié)。只有抓住這六要素，將之正確地運用于日常接待，才能最大限度地避免失誤。
(一)時間是我們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活的重要尺度和依據(jù)。每遇到一項接待任務(wù)，第一反應(yīng)應(yīng)該是立即理清此項接待任務(wù)所包含的所有時間要素。如來賓出發(fā)、到達、參觀和交流座談時間等，并借此確定我方人員的準(zhǔn)備、迎接和陪同時間。需要注意的是，由于時間的單向流動性，在涉及與時間有關(guān)的具體安排時，一定要留足充分的緩沖回旋余地，防止因為突發(fā)事件引起時間上的沖突和誤差。同時，在確定的時間范圍內(nèi)，要根據(jù)來賓行程的變動和己方實際的接待條件，靈活調(diào)整不同活動的時間順序，例如考慮乘坐不同的交通工具，選擇不同參觀路線對具體時間的影響，一成不變只會造成接待工作的被動。
(二)地點與時間存在一種不可分割的辯證關(guān)系。在清楚接待任務(wù)中的相關(guān)時間信息后，下步應(yīng)將來賓當(dāng)前的位置、沿途經(jīng)過的地點、迎接的地點以及座談、參觀、宴請、住宿等有關(guān)地點的情況了然于胸。將各時間點與不同地點一一對應(yīng)，通過合理的路線設(shè)計，將這些地點連接起來，形成一幅條理清晰、脈絡(luò)分明的接待路線圖。在具體接待中，時間和地點往往是相互影響的，地點選擇的恰當(dāng)，可以為工作爭取時間，時間控制得合適，也可以為地點的變化提供更多的選擇，因此，應(yīng)充分考慮各個地點的周邊環(huán)境以及地點變換中可能出現(xiàn)的情況，保證接待服務(wù)順暢有序。
(三)來賓是接待工作直接面對的對象。來賓滿意與否是接待水平最直接的體現(xiàn)和反映，決定了接待的成敗。因此，不能簡單地停留在了解來賓的人數(shù)、姓名、年齡、性別、民族和職務(wù)等客觀信息，停留在關(guān)注這些客觀信息的變化上，更重要的是在接待中，能綜合分析這些信息中所蘊涵的內(nèi)在特性，根據(jù)不同的環(huán)境背景，隨時把握人物的心理需求和情緒動態(tài)。知己知彼，再利用各種禮儀規(guī)范，以熱心、耐心和細心服務(wù)來賓，就可避免接待成為流水線上冷冰冰的作業(yè)流程，雖然正確但是缺乏必要的感情和打動人心的力量。簡言之，賓至如歸是接待的服務(wù)理念，只有讓來賓體會到一種自然、溫馨和美好的感受，才能給來賓留下難以忘懷的印象，才能使接待工作在眾多的工作中脫穎而出，創(chuàng)造并打響自己的服務(wù)品牌。
(四)接待前的重點是做好各項工作的計劃安排。事前考慮周全，盡可能將所有可能出現(xiàn)的情況和應(yīng)對方式準(zhǔn)備充分。在此基礎(chǔ)上，制定詳細周密的接待方案。按照來訪目的和己方領(lǐng)導(dǎo)的要求指示，整體考慮接待行程，合理安排吃、住、行、觀、談等各個方面。計劃的優(yōu)點，一是可以盡量避免接待中出現(xiàn)未知事項，使整個接待流程處在可控的范圍內(nèi)。二是即使接待中出現(xiàn)事先未預(yù)料到的變化，也可以做到臨事不慌、有條不紊，避免因時間緊迫、頭緒諸多而出現(xiàn)手足無措或遺漏事項的情況。
(五)接待中的重點是充分把握接待工作的靈活性特點。因地制宜，因時制宜，以接待方案和計劃為依托，以具體的接待禮儀規(guī)范為框架，但又不拘泥于接待方案和具體禮儀，靈活機動地處理接待中遇到的問題。這就好比下象棋，開局通常有一定的章法和套路，每個棋子也都有自己的移動規(guī)則，但是棋入中盤，更多就是在遵守規(guī)則前提下的隨機應(yīng)變、出奇制勝。因此，要根據(jù)來賓的需求變化及時調(diào)整自己的接待行為，使自己的服務(wù)緊跟來賓的步伐，同時，不斷增強主動服務(wù)的意識，某些情況下要實現(xiàn)超前服務(wù)，讓來賓能不時體驗到一種驚喜和滿足，從而更好地提升自身接待工作的滿意度。
(六)接待后的重點是做好收尾工作和接待經(jīng)驗的總結(jié)提煉。某些接待在來賓離去之后，仍會有一些后續(xù)工作，比如相關(guān)材料的整理發(fā)送和照片、紀(jì)念品的發(fā)放。這些工作一般較為瑣細且處理周期長，在缺少接待氛圍的情況下處理，很容易因為放松和懈怠而出現(xiàn)拖延或遺忘的情況，因此，要特別注意后續(xù)工作的檢查銷項，防止“行百里者半九十”的情形發(fā)生。做好接待經(jīng)驗的總結(jié)提煉工作是接待工作不可或缺的環(huán)節(jié)，不能因為一次接待任務(wù)的完成而心滿意足。但凡經(jīng)驗都具有連續(xù)性和繼承性，要從每次接待中找出具有普遍性、規(guī)律性的經(jīng)驗，將之上升為理論方法固化下來，并在今后的接待中不斷檢驗補充完善。對于能體現(xiàn)接待特色的獨有做法，要將之歸納整理，形成不斷完善的接待案例，以備日后工作查漏補缺、借鑒使用，使接待工作既符合一般的禮儀程序，又具有自己獨特的風(fēng)格。
以上所說的六要素，共同構(gòu)成接待工作的有機整體。不同要素之間的關(guān)系是相輔相成、不可分割的。在整體把握六要素的基礎(chǔ)上，抓住不同要素的特點，就能基本保證接待任務(wù)不出差錯。當(dāng)然，不出差錯不是我們接待的目的，也不等于工作出色，要成為一個接待有心人，還要注意在日常工作中保持積極負責(zé)的心態(tài)和旺盛的工作熱情，多留心，多學(xué)習(xí)，養(yǎng)成敏銳的洞察力，耐心細致的工作作風(fēng)，同時，不斷提升自身的道德素養(yǎng)，培養(yǎng)深厚的文化底蘊，只有這樣，才能在在接待工作中由循規(guī)蹈矩走向收放自如。
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