跨部門(mén)良好有效溝通技巧
企業(yè)部門(mén)設(shè)置越來(lái)越多，越來(lái)越周全，于是，各部門(mén)之間由于諸多原因引發(fā)的工作效率低下，互相推委，甚至影響企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的事件會(huì)經(jīng)常發(fā)生：在公司面臨的客觀環(huán)境無(wú)法改變，企業(yè)目前的客觀機(jī)構(gòu)設(shè)置和制度無(wú)法做出調(diào)整的狀況下，如何讓各部門(mén)之間能順暢的配合齊心共力呢?下面是小編為大家收集關(guān)于跨部門(mén)良好有效溝通技巧，歡迎借鑒參考。
跨部門(mén)溝通到底為什么會(huì)出問(wèn)題?
事實(shí)上，主管應(yīng)該讓自己的成員多了解團(tuán)隊(duì)之外的重要信息，幫助他們擴(kuò)大視野，學(xué)習(xí)以組織整體的觀點(diǎn)去思考問(wèn)題，不要將眼光局限于自己的團(tuán)隊(duì)之內(nèi)。如此一來(lái)，在與其它部門(mén)溝通時(shí)，比較不會(huì)過(guò)于本位主義，能有效減少部門(mén)之間的沖突。
對(duì)于主管來(lái)說(shuō)，跨部門(mén)溝通確實(shí)是一件重要的工作，但也是一件令人頭痛的麻煩事。盡管小心再小心，不斷的聯(lián)系、再確認(rèn)，各種大大小小的問(wèn)題卻是一波未平、一波又起，讓人疲于奔命。溝通不良的原因到底出在哪里?
1.對(duì)于結(jié)果的預(yù)期不同
不同部門(mén)，對(duì)于事情的認(rèn)知難免會(huì)有落差，最常發(fā)生的情況是對(duì)于結(jié)果或是目的的預(yù)期，彼此有不同的看法。舉例來(lái)說(shuō)，你希望行銷(xiāo)部門(mén)針對(duì)新產(chǎn)品量身定做特別的行銷(xiāo)方案，想要藉此吸引年輕的消費(fèi)族群，行銷(xiāo)部門(mén)也同意這樣的想法。但是，「吸引年輕族群」的定義是什么?到底要達(dá)到什么樣的結(jié)果才算是成功達(dá)成目標(biāo)?
產(chǎn)品部門(mén)可能認(rèn)為，在所有購(gòu)買(mǎi)新產(chǎn)品的消費(fèi)者當(dāng)中，年輕族群必須達(dá)到一定的比例，才稱得上成功。然而，行銷(xiāo)部卻不這么想，他們認(rèn)為只要有大量的媒體曝光和報(bào)導(dǎo)、引爆話題，就算成功。顯然兩者之間有著相當(dāng)?shù)穆洳睿绻麤](méi)有事先溝通清楚，只會(huì)引來(lái)不必要的誤會(huì)與摩擦。因此，一定要具體而明確的說(shuō)明你要的是什么、你希望的結(jié)果是什么、你的目的是什么?才不至于到了最后，發(fā)現(xiàn)結(jié)果不如預(yù)期，要修正已不可能。
2.被動(dòng)等待訊息
「事情怎么會(huì)這樣，為什么不早說(shuō)?」很多人都有過(guò)這樣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)方事前都沒(méi)有主動(dòng)聯(lián)系，任由問(wèn)題擴(kuò)大，等到無(wú)法解決了，才緊急跑來(lái)求救。你的氣憤情有可原，但是如果別人不告訴你，為何不主動(dòng)去問(wèn)對(duì)方?
跨部門(mén)溝通的一個(gè)重要原則就是：永遠(yuǎn)不要嫌麻煩。不要以為開(kāi)完會(huì)就沒(méi)事了，事后應(yīng)該隨時(shí)保持聯(lián)系，主動(dòng)了解其它部門(mén)的工作進(jìn)度，掌握最新的情況。不要被動(dòng)等對(duì)方告訴你問(wèn)題發(fā)生了，而是要主動(dòng)而持續(xù)的溝通，預(yù)防問(wèn)題的發(fā)生。而且，主管所表現(xiàn)出的積極態(tài)度，更可以讓其它部門(mén)感受到你對(duì)這件事情的重視，間接的帶給他們壓力，讓他們清楚知道必定要盡力完成工作、達(dá)到目標(biāo)。不過(guò)，也不要忘了關(guān)照自己部門(mén)員工的狀況，或許他們?cè)谂c其它部門(mén)溝通時(shí)遇到了某些困難，你可以主動(dòng)詢問(wèn)員工，是否需要你出面聯(lián)系，解決問(wèn)題。
3.相互排擠的工作要求
其它部門(mén)都有原本既定的工作，每一位員工手中都同時(shí)有好幾項(xiàng)項(xiàng)目要完成，因此不可能將百分之百的心力投注在你部門(mén)的項(xiàng)目上。但是，這項(xiàng)項(xiàng)目是你部門(mén)重要的年度計(jì)劃，你覺(jué)得這名員工應(yīng)該要花更多的心思與時(shí)間執(zhí)行你的項(xiàng)目。你是否應(yīng)該要直接向這名員工提出要求?
提出要求當(dāng)然是正確的做法，但是你的對(duì)象錯(cuò)了?！腹ぷ鲄f(xié)調(diào)的問(wèn)題是主管的責(zé)任，而非員工，」主管領(lǐng)導(dǎo)顧問(wèn)公司(ExecutiveLeadershipGroup)總裁威廉?凱斯(WilliamW.Casey)說(shuō)道。你應(yīng)該與其它部門(mén)的主管相互協(xié)調(diào)，彼此達(dá)成共識(shí)，確定應(yīng)該如何適當(dāng)?shù)姆峙淙肆εc資源，才能真正解決問(wèn)題。
4.上情無(wú)法下達(dá)，下情無(wú)法上達(dá)
有時(shí)候原因不在于跨部門(mén)溝通不良，而是自己團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通出了問(wèn)題。有時(shí)是部門(mén)主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情?；蛟S你與其它部門(mén)的主管早已對(duì)于原本爭(zhēng)執(zhí)不休的問(wèn)題，妥協(xié)出解決的方法。但是屬下完全不知道有這么一回事，彼此還在為該如何解決問(wèn)題而僵持不下、反復(fù)來(lái)回的溝通，徒然浪費(fèi)許多時(shí)間。有時(shí)則是屬下之間彼此協(xié)調(diào)好的事情，卻沒(méi)有事先告知主管就去做了。主管事后知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來(lái)過(guò)。所以，除了要建立部門(mén)之間的溝通機(jī)制之外，更要協(xié)調(diào)自己團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的溝通機(jī)制，確認(rèn)你與屬下之間的訊息是完全流通的。
理清了溝通不良的真正原因之后，接下來(lái)的問(wèn)題是：要能有效的進(jìn)行跨部門(mén)溝通，應(yīng)該掌握哪些技巧?
1、有效的績(jī)效管理模式
有效的較小管理模式是建立在責(zé)任明細(xì)的基礎(chǔ)上的，把目前存在的經(jīng)常性出現(xiàn)的一些協(xié)作性問(wèn)題，納入考核指標(biāo)，可以試一下的。我把一些部門(mén)內(nèi)的職能崗位考核內(nèi)容進(jìn)行完善，但可能還有一個(gè)問(wèn)題，如果不是整個(gè)公司進(jìn)行改善，個(gè)別部門(mén)一個(gè)實(shí)行，可能效果會(huì)有點(diǎn)問(wèn)題。
2、扁平的組織結(jié)構(gòu)
組織扁平化摒棄了傳統(tǒng)金字塔狀企業(yè)管理模式的諸多難以解決的問(wèn)題和矛盾，達(dá)到使組織變得靈活，敏捷，富有柔性、創(chuàng)造性的目的。它強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)、管理層次的簡(jiǎn)化、管理幅度的增加與分權(quán)。引入項(xiàng)目管理--扁平式溝通與協(xié)作能提高效率，有統(tǒng)一的項(xiàng)目經(jīng)理做決定，減少分歧與部門(mén)各自為政的心態(tài)，如果不能，建議盡量加強(qiáng)部門(mén)間溝通交流，上層經(jīng)理更需重視彼此的交流，達(dá)成共識(shí)。
3、不妨輪換崗位
中華口才網(wǎng)建議企業(yè)應(yīng)該鼓勵(lì)崗位輪換，請(qǐng)業(yè)務(wù)背景的人員擔(dān)當(dāng)人力資源、培訓(xùn)、行政、商務(wù)管理等支持部門(mén)的主管。比如，IBM、HP近幾年在中國(guó)市場(chǎng)都有類(lèi)似實(shí)踐。摩托羅拉與亞信的CFO對(duì)各自市場(chǎng)業(yè)務(wù)的分析與深度介入，使得這個(gè)傳統(tǒng)的“后勤”部門(mén)與核心業(yè)務(wù)水乳交融，相得益彰，從而在根本上調(diào)整了他們的團(tuán)隊(duì)判斷問(wèn)題的角度及行為方式。這樣一來(lái)，“后勤”部門(mén)就能夠更多地從市場(chǎng)、從競(jìng)爭(zhēng)的視角去滿足核心業(yè)務(wù)的需求了。
4、跨部門(mén)要倡導(dǎo)溝通文化
溝通的有效性與企業(yè)文化直接相連。沒(méi)有主管認(rèn)為持續(xù)改革內(nèi)部溝通不重要，關(guān)鍵在于實(shí)際執(zhí)行。主管人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果主管人員從不在電梯或走廊與同事們輕松交談，當(dāng)他在員工大會(huì)上發(fā)表演講后能聽(tīng)到員工們的熱烈反響嗎?我看很難!另外，就是建立“客戶”應(yīng)對(duì)意識(shí)，每一個(gè)需要你協(xié)助的部門(mén)都是你的“客戶”，使你的客戶滿意，是你工作的職責(zé)，這不僅僅是制度的約束，未來(lái)將成為習(xí)慣，也是企業(yè)文化的部分。
5、跨部門(mén)溝通需事前協(xié)調(diào)
事前協(xié)調(diào)的效果最佳，事中次之，事后最次。亡羊補(bǔ)牢，未為晚矣，但對(duì)于企業(yè)組織則則不然!因其成本過(guò)高，不經(jīng)濟(jì)。事中協(xié)調(diào)成本比事后協(xié)調(diào)的成本要低，而且也對(duì)協(xié)調(diào)項(xiàng)目的正確有效率地推進(jìn)起下面的推動(dòng)作用。這也正是管理者需要不斷親臨“現(xiàn)場(chǎng)”的原因。事前的協(xié)調(diào)，有時(shí)可收事微功倍之效。簡(jiǎn)言之，經(jīng)常聽(tīng)到有些“難啃的骨頭”在事后協(xié)調(diào)中說(shuō)“其實(shí)嘛，這也不是什么大事，但是，你們?yōu)槭裁床皇孪戎獣?huì)一聲呢?你們把我們置于何地，哼!”言雖簡(jiǎn)，于理，則然也。
6、提高溝通技能
溝通是管理的血脈，是整合管理所必需的計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制等職能的必要手段，所以我的MTP課程中強(qiáng)調(diào)“溝通無(wú)處不在”，跨部門(mén)溝通尤其要講究溝通藝術(shù)，所以，管理者提高溝通技能，包括有效傾聽(tīng)及保持溝通的簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確性。公司內(nèi)部溝通中，大家往往急于表達(dá)而疏于傾聽(tīng)。通過(guò)多次團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)場(chǎng)演練、游戲等，筆者觀察到，在交流中，如果雙方或至少一方多一些專(zhuān)注傾聽(tīng)，適時(shí)復(fù)述、提問(wèn)以確認(rèn)關(guān)鍵信息，并予以適當(dāng)?shù)姆答?，那么溝通的有效?即準(zhǔn)確、省時(shí)、較少?zèng)_突)就大大提高了。
總之，跨部門(mén)溝通的目的是實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)協(xié)作，讓大企業(yè)像小企業(yè)一樣靈活!有溝通才能把握全局、了解真?zhèn)?，拓寬領(lǐng)導(dǎo)者視野;有溝通才能凝成合力、構(gòu)成堅(jiān)強(qiáng)團(tuán)隊(duì);也只有更好地溝通，才能使人心暢通、企業(yè)興旺!參加譚老師的跨部門(mén)溝通培訓(xùn)，幫助您的企業(yè)實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的溝通管理!
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