關(guān)于怎么做秘書最新

時(shí)間：2024-03-22 05:48:26 小邱20由分享

今天與在座的秘書座談，聽取大家對(duì)秘書工作和公司秘書體系建設(shè)的意見，剛才聽大家提了不少問題，我談一談我的看法。

第一，秘書一定要有基本功，必須具備做一個(gè)文員的條件。

若一個(gè)秘書連文員都做不好，根本就不是一個(gè)好秘書。因此，秘書領(lǐng)域范圍內(nèi)的事情，如打字、復(fù)印、操作計(jì)算機(jī)以及其他一系列工作，都要非常熟悉、熟練，而且我認(rèn)為這是今后秘書待遇調(diào)整需要考核的一個(gè)最基本的要點(diǎn)。秘書必須能承擔(dān)文員所能做的一切工作，但是不同的崗位、不同的級(jí)別和不同層次，對(duì)秘書的要求都不相同，這就需要各級(jí)部門自己制定秘書體系的具體要求。每個(gè)秘書都要努力達(dá)到這個(gè)目標(biāo)和要求。

第二，秘書是經(jīng)理的助手，是管理者的助手

。

這個(gè)助手的含義怎么理解，這里面就有一個(gè)善解人意的問題。剛才你們說收集信息情報(bào)、提供技術(shù)資料等等想法并不壞，但主要還應(yīng)該體現(xiàn)在善解人意上。每一個(gè)部門、每一個(gè)科、甚至每一個(gè)課題，在往前推動(dòng)的過程中哪些事情要發(fā)生，有哪些問題要注意，或者哪些方面能夠減低他們的工作量，保證他們把全部精力用在主攻方向上，那么我們就應(yīng)該把這些工作接下來，由我們來承擔(dān)。如果覺得擔(dān)子太重了，可以再加一個(gè)秘書處;再重了，再加一個(gè)秘書。如此往復(fù)下去，不就有了秘書科、秘書處了嘛。總的來說，作為秘書就是要下定決心，不顧一切地去分擔(dān)管理者的壓力。這個(gè)分擔(dān)管理都的壓力，不是說替他決策，出主意，而是要減輕他的大量事務(wù)性的重復(fù)性的勞動(dòng)，保證他們?cè)谥鞴シ较蛏贤度牒艽罅α?，這是我認(rèn)為助手的作用。

助手也有高底之分，也有級(jí)別這分，大家不要總是爭(zhēng)取管理的作用，而忽略了服務(wù)的功能。秘書工作中可能有90%都是處理簡(jiǎn)單事務(wù)，可能有10%是助手性工作，因此秘書的服務(wù)功能是非常強(qiáng)烈的。這種強(qiáng)烈就表現(xiàn)在所有別人不做的事，都應(yīng)該由你來做。當(dāng)然你可以通過分流的方式，比如打字員又快又好，你可以交給打字員去做，你做一些組織性工作。為什么聘秘書呢?就是讓經(jīng)理們、研究開發(fā)人員、市場(chǎng)營銷人員專心從事那些別人做不了，只有他們自己能做的事情，這樣的話，秘書就真正地起到了大大解放管理干部、研究人員的職能工作。我們不是為了解放面解放，而是為了服務(wù)。為什么要服務(wù)，就是要提高總體效益?！啊敝?，童第周要洗試管，我認(rèn)為洗試管沒有必要讓一個(gè)在科學(xué)家來做，他不做這件事，會(huì)我做一些別的事，為國家多做一些貢獻(xiàn)。我們就是為了降低整個(gè)企業(yè)的總體成本，才建立秘書服務(wù)隊(duì)伍的。如果我們不想降低成本，那么我們讓研究開發(fā)人員、高級(jí)管理人員自己拖地板、裝訂文件，無疑減慢了他們的工作速度，降低了工作效率。這就是我們所說的服務(wù)的概念，歸根到底就是解放生產(chǎn)力。

我曾經(jīng)在市場(chǎng)部講過，辦事處的行政秘書就是管家婆，把這個(gè)家亂七八糟的的事情管理起來，主任就可以省心了，減輕了管理者的壓力。這些往往都是例行管理的事情。對(duì)于例外管理，還是應(yīng)該讓經(jīng)理們?nèi)ゲ僮?，而不是你們?cè)劫薮?。至于什么是例行管理，什么是例外管理，去看基本法，都寫得很明確。

現(xiàn)在我們的秘書隊(duì)伍是不是能完全擔(dān)負(fù)起這樣的責(zé)任呢?我覺得可能還有很大差距。因?yàn)槲艺J(rèn)為秘書隊(duì)伍應(yīng)在考核管理上重新定位，適當(dāng)調(diào)換。若辦事處正在聘文員，是不是可以適當(dāng)考核辦事處行政秘書能不能擔(dān)負(fù)起行政秘書的責(zé)任，如果按標(biāo)準(zhǔn)擔(dān)負(fù)不起來，那么她就做文員，再招一個(gè)秘書來管她。新員工管老員工，老員工可能不服氣，不服氣是短暫的，時(shí)間長了，也得服氣。合理調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，合理調(diào)整組織層次。如果說我資格很老，怎么辦?那就努力學(xué)習(xí)，只有努力學(xué)習(xí)這一條道路。將來市場(chǎng)部考核上崗這種行為會(huì)越來越普及，包括秘書系統(tǒng)內(nèi)部也要實(shí)行。一個(gè)非常好的秘書，一考試連打字都不合格，就不可能是一個(gè)好秘書，肯定得扣分。

第三，秘書地位問題。

你們問秘書地位究竟有多高，這個(gè)問題限難說清楚。我舉一個(gè)例子給你們聽，美國軍隊(duì)里有一種士官，不叫軍官，是士兵的士，叫士官。他們有時(shí)候連準(zhǔn)將都可以管，但他們甚至連準(zhǔn)尉都不是。這是美國軍旅制度確定的，士官?zèng)]有軍官資格，可他們?cè)诳倕⒅\部做一些非常具體的工作。所以，秘書的權(quán)力、職責(zé)大小是與她本人所處的部門、崗位密不可分的，秘書的地位、崗位也是有一定區(qū)別的。說到底秘書定位就是一個(gè)服務(wù)性的定位，但不能簡(jiǎn)單理解為端茶倒水、打字復(fù)印，不同地位的秘書其服務(wù)的意義也不同。像我們公司這么龐大的秘書隊(duì)伍，發(fā)達(dá)國家是養(yǎng)不起的，因?yàn)槌杀咎?。美國的公司一般是提供好的工具，要求科技人員自己做文件，下班之前務(wù)必做完。這一系列管理制度目的就是為了降低成本。華為公司處于中國特色的情況下，所以養(yǎng)得起，有這么一大群秘書。

而且，任何一個(gè)公司對(duì)女性都有不同程度的歧視，華為公司從不歧視女員工。我們女性員工總?cè)藬?shù)占公司總?cè)藬?shù)的25%左右，這個(gè)比例是相當(dāng)高的。我們?cè)诎才虐踩诵萁鹨约捌渌矫?，都是體現(xiàn)男女平等的。很多公司不愿意聘用女員工，是因?yàn)榕畣T工效率低，做事達(dá)不到目標(biāo)，而且女員工有一個(gè)大缺點(diǎn)，就是愛傳小話，嘮叨小話，破壞團(tuán)結(jié)。本來我們錄用女員工的目的是為了給管理群增加一種潤滑劑。男性員工的最特點(diǎn)是剛性，互相一碰撞容易出火花。中間隔著一層彈性海綿，就不會(huì)撞出火花了。若女同志傳小話，反而去點(diǎn)火了。既然如此，那我們就有必要調(diào)整某些部門女員工的比例，向其他部門輸送、消化一部分。華為公司聘用員工的男女比例是遵循客觀規(guī)律的，不是人為可以改變的，我們?nèi)ゴ髮W(xué)招聘科技、技術(shù)人員時(shí)是沒有性別區(qū)別的。

你們感到學(xué)技術(shù)的女性與男性不平等，男性可以上前線去裝機(jī)，而女性大多做秘書。我認(rèn)為我們公司是一律平等的，如果你們有這方面的要求，條件也符合，要求換崗位，我們是可以支持的。我們選用秘書時(shí)，基本上是不考慮專業(yè)的，有專業(yè)選擇的是個(gè)別部門，絕大多數(shù)部門是沒有專業(yè)限制的，只考慮潛在發(fā)展力量，什么專業(yè)都可以進(jìn)來，我在俄羅斯談話時(shí)說得很清楚，我們所吸收的一大批俄羅斯博士、碩士、大學(xué)生、男性一定要專業(yè)對(duì)口，女性只要受過本科訓(xùn)練就可以。你們感到與男性不平等，可以勇敢上前線。不過我認(rèn)為裝機(jī)前線生活環(huán)境、條件比較艱苦，女生不太適合，如果你們一定要去，希望你們的長官也要照顧一下，別放到連汽車都沒有的地方，你們單獨(dú)走一大截山路怎么辦呢?我還不放心呢。華為公司人才流動(dòng)是一種很正常的現(xiàn)象，所有應(yīng)聘的機(jī)會(huì)你們都可以去挑戰(zhàn)。

努力是個(gè)人爭(zhēng)取機(jī)會(huì)、創(chuàng)造機(jī)會(huì)，發(fā)展自己的唯一道路，而不是等到人家對(duì)你有個(gè)什么說法，我想也不會(huì)有。國際歌里有句口號(hào)：從來就沒有什么神仙皇帝，從來就沒有救世主，全靠我們自己。我們的女員工一定要注意，提升你們的不是經(jīng)理，也不是男員工，而是你們自己，中有你們創(chuàng)造你們自己的歷史，創(chuàng)造自己的前途和機(jī)遇。這些問題，要在工作中慢慢去體會(huì)，克服自身缺點(diǎn)，表現(xiàn)自己的優(yōu)點(diǎn)，發(fā)揮強(qiáng)項(xiàng)，使得自己適合時(shí)代潮流。華為公司大發(fā)展的滾滾洪流，是不以人們的意志為轉(zhuǎn)移的。干部使用中任人唯親的現(xiàn)象也不會(huì)更多發(fā)生，將會(huì)為大家提供越來越多的機(jī)會(huì)，這些機(jī)會(huì)也靠你們自己去創(chuàng)造，我想是可以創(chuàng)造出來的。在展露自己才華時(shí)，不是靠你說，是要看別人對(duì)你的承認(rèn)。因此不要認(rèn)為你們不安心工作，我們就會(huì)對(duì)你們有看法。我們公司的人才政策一貫講得是“愛一行，干一行;干一行，專一行”，沒有強(qiáng)迫大家去干一行就一定要去愛一行。秘書如果不團(tuán)結(jié)起來，不大聲吶喊，就永遠(yuǎn)改變不了自己的命運(yùn)。你們可以多寫文章，可以發(fā)表，可以上報(bào)，提出建設(shè)性意見，我們是會(huì)參考的。大家都可以發(fā)揮積極性，每個(gè)人都可以談?wù)J識(shí)，討論怎么樣做個(gè)好秘書，秘書不是有好幾項(xiàng)功能嗎，可以重點(diǎn)講講服務(wù)功能。

第四，就是秘書管理系統(tǒng)，包括培訓(xùn)、考核、和定位等問題。

這方面華為公司還沒有搞好。過去，公司處于解決溫飽狀態(tài)，重點(diǎn)一是抓產(chǎn)品開發(fā)，二是抓市場(chǎng)拓展，現(xiàn)在對(duì)研究開發(fā)人員和市場(chǎng)拓展人員都有了較好的評(píng)價(jià)，但是對(duì)整個(gè)后方，所有的管理體系，包括生產(chǎn)管理體系等等都沒有明確定位。我前幾天在生產(chǎn)部門講過，今天的生產(chǎn)已與昨天不可同日而語，這么復(fù)雜的體系，管理的難度與深度都是很大的。所以我認(rèn)為隨著公司的發(fā)展，要開始狠抓管理。今天跟大家談話，目的就是要在今年在秘書體系建設(shè)的問題上作出努力，使得秘書體系能夠比較科學(xué)化、合理化。當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)在這個(gè)目標(biāo)也可能需要更長的時(shí)間，但是我們會(huì)努力往這個(gè)方向去努力。

關(guān)于秘書的培訓(xùn)。我認(rèn)為不一定要依賴于公司，每個(gè)人時(shí)時(shí)處處做每一件事，與任何人打交道，都是一個(gè)自我培訓(xùn)的過程，這講究一個(gè)悟性。你悟性好，就可以得其精華，就可以成仙。沒有這個(gè)悟性，機(jī)會(huì)總是會(huì)從你身邊錯(cuò)過。每個(gè)人都要加強(qiáng)自我培訓(xùn)，在此基礎(chǔ)上上升到公司的體系，那就是寫出你的論文來。人人都可以寫自己的崗位，也可以寫別人，我建議最好寫本人的崗位，因?yàn)橹挥凶约簩?duì)自懷的崗位認(rèn)識(shí)較深刻，這樣可以給我們提供參考意見。培訓(xùn)也可以共享，各部門組織后，發(fā)個(gè)NOTES，大家一起來聽。深大也有很多秘書專業(yè)，可以邀請(qǐng)教授來講課或者自己去聽。你想提高待遇，你就得多學(xué)習(xí)，提高自我是必不可少的。如果不提高，就可能淘汰。

第五，談到憂患意識(shí)，我認(rèn)為不同層次人考慮的東西不盡相同。

就比如960萬平方公里裝在國家領(lǐng)導(dǎo)人肚子里就不沉，可是裝在我們肚子里就很沉。所以說我們每個(gè)人最大的憂患意識(shí)就是如何做好本職工作。比如中試部一年改了一根線，使產(chǎn)品穩(wěn)定，降低成本，多么偉大。憂患每時(shí)每刻就在我們身邊，并不一定要提高到很高層次，產(chǎn)品質(zhì)量不高，返修率不低就是我們的憂患意識(shí)。不同崗位、不同層次的人工作內(nèi)容不同，需要了解的也不一樣，總之，精力應(yīng)該放在搞好工作中去，空抱著那些虛無飄渺的所謂的遠(yuǎn)大理想是錯(cuò)誤的，做好本職工作最重要，這也是華為文化之一。華為公司不管社會(huì)上怎么攻擊我們，我們從不解釋，因?yàn)槲覀儧]有功夫，我們的重心是建設(shè)自己。

第六，我認(rèn)為秘書是可以發(fā)展、走向經(jīng)理崗位的。

世界上很多的秘書后來都能夠做到很高的職位，秘書地位也并不低，秘書也可以拿高工資，秘書也不必一直做秘書，這是正常的。因?yàn)槊貢私獾木C合面廣，有相當(dāng)大的適應(yīng)能力，當(dāng)她在某一點(diǎn)問題上看破紅塵時(shí)，她站起來說話甚至比專業(yè)人員還要?dú)v害。所以我們動(dòng)員一批優(yōu)秀秘書到前線去，到辦事處去，增加對(duì)市場(chǎng)的了解，經(jīng)受市場(chǎng)考驗(yàn)，加強(qiáng)市場(chǎng)意識(shí)，這有利于將來的發(fā)展。公司今年要重點(diǎn)建立干部隊(duì)伍體系，準(zhǔn)備成立干部部，目前雖然還沒有完整的架子，但都開始在組建了。今年要建立一個(gè)科學(xué)的考評(píng)管理體系，還有就是建立秘書服務(wù)體系。我們現(xiàn)在下定決心做這件事，當(dāng)體系建立起來以后，就會(huì)給你們提供機(jī)會(huì)。我們也不是先知先覺，不可能想好了一個(gè)秘書體系怎么辦，然后你再上來干，我們只能共建秘書體系。