秘書和助理的區(qū)別

時(shí)間：2024-02-20 04:33:41 小邱20由分享

根據(jù)公司不同，對(duì)助理和秘書的概念也是不同的，那么秘書和助理有什么區(qū)別呢?下面小編給大家介紹關(guān)于秘書和助理的區(qū)別，希望對(duì)您有所幫助。

秘書和助理區(qū)別介紹

嚴(yán)格講，“秘書”是一個(gè)職業(yè)，而“助理”不是。

助理只是一個(gè)崗位的名稱。助理可以有很多，董事長(zhǎng)的助理、總裁的助理、主管的助理，甚至一個(gè)工程師的助理……等等。它是一個(gè)崗位，但是做的事情可能完全不同。你助理企業(yè)的董事長(zhǎng)，與助理一個(gè)藥劑師能一樣嗎?無(wú)論企事業(yè)單位，乃至國(guó)家機(jī)關(guān)，都有助理這個(gè)崗位。它目前還不能成為一個(gè)學(xué)科性的職業(yè)。沒(méi)有專門的“助理”學(xué)科，沒(méi)辦法，因?yàn)椴灰粯印?/p>

“秘書”是一個(gè)學(xué)科型的職業(yè)。大學(xué)有專業(yè)課程，就業(yè)市場(chǎng)有專門的職業(yè)分類。

除了以上的區(qū)分方法，還有其他區(qū)分。秘書更多是文職性的，而助理可能是全能的，什么任務(wù)都要承擔(dān)。秘書側(cè)重于文案和策劃，助理側(cè)重于身體力行的行動(dòng)。

第三個(gè)，秘書帶有廣泛的共性。就是不同單位，不同崗位的秘書，他們的工作有很多相似、相同的地方。這是由學(xué)科共性和依據(jù)的。但是，助理不一樣，它有特殊性、具體性。不同的助理做的工作大相徑庭。郎平教練的助理與房地產(chǎn)老總的助理，他們根本做不同的事情。

秘書工作職責(zé)

【(一)秘書的職能】

1、輔助決策

(1)輔助決策的含義：在決策過(guò)程中，在知識(shí)(包括理論)、能力(包括技術(shù))、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。

(2)輔助決策的特征：體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

輔助內(nèi)容的綜合性

輔助時(shí)間的經(jīng)常性

輔助環(huán)節(jié)的全過(guò)程性

(3)輔助決策的原則

超前原則

定位原則

信息原則

諫諍原則

(4)輔助決策的過(guò)程

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)

協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋

2、協(xié)調(diào)關(guān)系

(1)協(xié)調(diào)關(guān)系的含義：秘書的協(xié)調(diào)是指秘書人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。

(2)協(xié)調(diào)關(guān)系的特征

從屬性

廣泛性

間接性

(3)協(xié)調(diào)關(guān)系的原則

政策指導(dǎo)

客觀公正

平等協(xié)商

注重整體

靈活適度

(4)協(xié)調(diào)關(guān)系的過(guò)程

摸清情況

找出癥結(jié)

恰當(dāng)協(xié)調(diào)

督促落實(shí)

檢查反饋

3、處理信息

(1)處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。

(2)處理信息的原則

及時(shí)性原則

保真性原則

適用性原則

預(yù)測(cè)性原則

(3)處理信息的內(nèi)容

歷史信息

上級(jí)信息

內(nèi)部信息

公眾信息

社會(huì)信息

(4) 處理信息的過(guò)程

信息的收集

信息的加工

信息的傳遞

信息的反饋

信息的儲(chǔ)存

4、辦理事務(wù)

(1)辦理事務(wù)的含義：事務(wù)是指一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作。

(2)辦理事務(wù)的特征

綜合性

服務(wù)性

繁瑣性

突擊性

(3)辦理事務(wù)的原則

被動(dòng)中求主動(dòng)

原則中求靈活

繁雜中求規(guī)范

(4)辦理事務(wù)的程序

自然程序

理論程序

指令程序

法定程序

技術(shù)程序

習(xí)慣程序

【(二)秘書的職責(zé)】

大致也有以下11個(gè)方面：

日常事務(wù)管理(辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理)

接待事務(wù)(來(lái)訪接待、安排服務(wù)等)

會(huì)議事務(wù)(會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等)

行政事務(wù)

信訪事務(wù)(群眾的來(lái)信來(lái)訪或顧客的投訴處理等)

調(diào)查研究事務(wù)(搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇)

文書檔案事務(wù)(文書撰寫、制作、處理和檔案管理)

寫作事務(wù)(各種文體的寫作)

協(xié)調(diào)工作(政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等)

督察工作(督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況)

其他領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)。

助理工作職責(zé)

1、文件、檔案、資料的整理、分類、歸檔、記錄;

2、電話記錄、打印文件、復(fù)印資料;

3、日常報(bào)表的收集、整理、匯總、傳遞、上報(bào);

4、遇突發(fā)事件，緊急聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，協(xié)助解決;

5、收發(fā)郵件、信件，及時(shí)轉(zhuǎn)交相關(guān)人員;

6、上情下達(dá)，下情上傳;

7、工作(包括：公司內(nèi)部信息、資料、文件、人事、檔案、會(huì)議內(nèi)容、計(jì)算機(jī)信息、財(cái)務(wù)等);

8、處理各部門人員的報(bào)帳事宜，審核、匯總、傳遞工作;

9、協(xié)調(diào)各部門人事關(guān)系，使之工作能順利、高效完成;

10、完成上級(jí)管理層交付的臨時(shí)工作;

11、保持工作環(huán)境整潔、干凈等。

12、負(fù)責(zé)新進(jìn)員工資料的入檔，培訓(xùn)相關(guān)知識(shí)技能。

業(yè)務(wù)方面看你在哪個(gè)部門，如果在銷售部，就是協(xié)助業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)經(jīng)理處理一些日常事務(wù)，如：日?qǐng)?bào)表、周報(bào)表、月報(bào)表、會(huì)議、促銷活動(dòng)之類。如果在人事部，可能還要做一些培訓(xùn)工作。

特殊要求也要看是哪個(gè)部門，一般都需要有一定的文字基礎(chǔ)，需要寫一些報(bào)告之類的。另外有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，會(huì)word和Excel等一些辦公軟件和標(biāo)準(zhǔn)的普通話。

月薪要看在哪個(gè)城市，中小城市1800-5000，大城市可能會(huì)高點(diǎn)，如果是外企就更高了。

行政助理應(yīng)該算是公司不可缺少的人吧，至少經(jīng)理們認(rèn)為是不能少的，不然他們會(huì)累得腳底朝天的，而且辦公效率會(huì)大大降低。

至于前途，就不好說(shuō)了，看你有沒(méi)有事業(yè)心和能力了，有的話，奮斗幾年，可以做辦公室主任、經(jīng)理或者是物流部經(jīng)理、人事部經(jīng)理等一些相關(guān)部門的中層管理者。