秘書(shū)學(xué)的案例及其分析
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秘書(shū)學(xué)的案例及其分析
公司的總經(jīng)理出差了，期限是從8月10日至8月20日，預(yù)定20日上午回來(lái)。秘書(shū)小蘇負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公司收件三封，其中有一封寄自天津分公司的信，總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理，正好銷售科的小李走過(guò)辦公司，小蘇說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公司收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于8月20日下午的研討會(huì)，小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，20日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。于是小蘇打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理會(huì)參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開(kāi)第二封信，拿出信紙，里面還有2張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有3張照片，小蘇卟知道如何處理，她把照片又放回了信封中。
問(wèn)題： 小蘇處理郵件的做法是否正確?
如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?
分析
不正確。
首先天津分公司的信是總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理，秘書(shū)小蘇應(yīng)該親自把信件交給銷售科的科長(zhǎng)，而不是讓小李轉(zhuǎn)交。因?yàn)樾偶?lái)自分公司，那么應(yīng)該是非常重要的，總經(jīng)理才交代別人來(lái)處理。而且，公司信件說(shuō)不定涉及公司的機(jī)密，讓人轉(zhuǎn)交有可能會(huì)發(fā)生泄密事件，也有可能發(fā)生信件遺失事件，所以，應(yīng)該慎重處理。
其次，寫(xiě)明總經(jīng)理親啟的信件，小蘇直接放到總經(jīng)理辦公桌抽屜里是不對(duì)的。這樣的信件有可能是急件，有可能是垃圾信件，也是要處理的。小蘇應(yīng)該把這封信的到來(lái)告訴總經(jīng)理，然后按照他的指示來(lái)操作，而不應(yīng)該擅自處理。
然后是對(duì)邀請(qǐng)總經(jīng)理參加研討會(huì)的信件，小蘇擅自替總經(jīng)理接受要請(qǐng)和簽名，這是不對(duì)的。秘書(shū)沒(méi)有權(quán)利替上司決定任何事情。哪怕是事先知道會(huì)這樣做、有可能這樣做的事，都沒(méi)有權(quán)利在沒(méi)有授權(quán)的情況下替領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)，因?yàn)槊貢?shū)不是領(lǐng)導(dǎo)本人。而且總經(jīng)理出差預(yù)定是20號(hào)回來(lái)，20號(hào)只是個(gè)預(yù)定時(shí)間而已，能否按時(shí)回來(lái)還是個(gè)未知數(shù)，即使行程不變，但是也可能會(huì)遇上交通延時(shí)等突發(fā)事件，在情況未明之下，小蘇應(yīng)該將此事轉(zhuǎn)達(dá)給總經(jīng)理，然后問(wèn)清楚總經(jīng)理是否一定會(huì)出席研討會(huì)，了解清楚領(lǐng)導(dǎo)的意向，然后問(wèn)清楚是否要回復(fù)，讓總經(jīng)理作決定再進(jìn)行操作。
最后是第二封信，里面附有產(chǎn)品樣品的照片2張，但是附件說(shuō)明有3張照片，這是明顯出現(xiàn)了紕漏，但不知是照片出紕漏還是附件說(shuō)明出紕漏。遇到這種事一定要知情與寄信人，問(wèn)清楚情況，然后再協(xié)商處理。但小蘇把照片又放回信封中，不予以處理，這是不對(duì)的。
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