秘書管理規(guī)定

時間：2017-02-14 14:46:42 惠燕962由分享

　　秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作有哪些內(nèi)容和工作要求，單位是如何制定秘書崗位的相關(guān)管理規(guī)定的?下面學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹關(guān)于秘書管理規(guī)定的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。

　　秘書管理規(guī)定如下

　　1、機(jī)構(gòu)與部門職責(zé)

　　原有的秘書機(jī)構(gòu)、秘書部門如何適應(yīng)新時期的日益增加的秘書工作范圍、數(shù)量、質(zhì)量、效率的要求，這是機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)和主管部門高度重視和關(guān)心的問題，與每一個秘書人員業(yè)也密切相關(guān)。過去，工作量增加了，或是出現(xiàn)了某項新任務(wù)，往往是新增設(shè)機(jī)構(gòu)或部門，增加人員。久而久之，形成了機(jī)構(gòu)臃腫、部門重迭、人浮于事的現(xiàn)象。中央早就提出“精兵簡政”，這次又提出“要合理地調(diào)整”、“確定分工職責(zé)，使每個部門都各司其職，各盡其責(zé)”。

　　2、崗位責(zé)任制

　　秘書崗位責(zé)任制是秘書工作的制度和規(guī)定之一。就是由秘書部門和行政管理部門規(guī)定每一個秘書人員的工作崗位名稱和實質(zhì)內(nèi)容，包括：職務(wù)、職能、責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)、紀(jì)律以及與上下左右成員的合作要求等。每個崗位都應(yīng)有盡可能明確的質(zhì)量和數(shù)量要求。比如，打字可以規(guī)定其速度為每分鐘不少于多少字，差錯率不超過萬分之幾;每天收發(fā)的文件、信函、報刊等必須在多少時間內(nèi)完成;起草文稿和接待任務(wù)則只能以文字表達(dá)質(zhì)量、來訪者滿意度或時限部為要求等。做到既各盡其責(zé)、各負(fù)其責(zé)，又密切配合、共同完成任務(wù)。

　　崗位責(zé)任制必須與崗位目標(biāo)管理、考核管理、獎懲制度科學(xué)地結(jié)合起來，形成完整的、有效的競爭機(jī)制和激勵機(jī)制，保證各項工作的高質(zhì)量、高效率。

　　3、工作程序和工作方法

　　秘書工作在其長期的實踐中，由于經(jīng)驗積累自然形成了一套行之有效的工作程序和工作方法。當(dāng)達(dá)到一定的成熟程度和合適時機(jī)，即由秘書部門或行政領(lǐng)導(dǎo)加以匯總、修訂，使之標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，最后形成規(guī)章或制度，再用以指導(dǎo)工作，使工作質(zhì)量和效率得以改善、提高。

　　所謂工作程序，是指工作中的每一個環(huán)節(jié)和它們之間的先后排列次序、操作步驟。環(huán)節(jié)不能隨意的增加或減少;次序也不能任意地顛倒或隨便排列。

　　所謂工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要秘書人員具有一定的知識、技術(shù)、能力為基礎(chǔ)，又要善于綜合運用，善于轉(zhuǎn)化為實際的效果。

　　4、信息系統(tǒng)

　　從系統(tǒng)論的觀點來看，任何事物都是大小不一的系統(tǒng)，既各自獨立，自成體系，又互相關(guān)聯(lián)甚至互相包容。從秘書工作來看，秘書部門是一個較大的系統(tǒng)，部門中的每一個成員則是他領(lǐng)屬下的若干小系統(tǒng)。信息系統(tǒng)則是秘書工作的重要系統(tǒng)之一。它可大可小，大而言之，全國行政機(jī)關(guān)上至國務(wù)院，下至鄉(xiāng)政府，既有各自的信息部門和信息人員，又互相聯(lián)網(wǎng)、配套，形成一個大系統(tǒng);小而言之，各級機(jī)關(guān)、部門的信息系統(tǒng)的又是眾多的中小系統(tǒng)。

　　所謂信息系統(tǒng)，就是由若干個運動著的子系統(tǒng)構(gòu)成并相互連接、相互作用，形成信息環(huán)流、回路的工作系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)包括：信息收集、反饋系統(tǒng)、信息加工系統(tǒng)、信息保障、支持系統(tǒng)，信息內(nèi)反饋系統(tǒng)、信息傳遞系統(tǒng)，抗干擾系統(tǒng)、信息控制系統(tǒng)、信息傳輸系統(tǒng)等等。

　　一九九二年五月國務(wù)院提出：經(jīng)過三、五年努力，基本建成以現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)為主要手段的全國行政首腦機(jī)關(guān)辦公決策服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)國務(wù)院辦公廳與各地區(qū)、各部門辦公廳(室)或信息中心之間計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，對電子信息資源進(jìn)行管理，高效率、高質(zhì)量地為國務(wù)院和各地區(qū)、各部門宏觀管理、科學(xué)決策服務(wù)。截至2000年上半年，這一目標(biāo)已經(jīng)完成，國務(wù)院辦公廳、各省級政府辦公廳、市、縣級政府辦公室的計算機(jī)已經(jīng)連網(wǎng)，部分發(fā)達(dá)地區(qū)已達(dá)到了鄉(xiāng)、鎮(zhèn)政府。彼此的各類政務(wù)信息可以通過網(wǎng)絡(luò)交換，國務(wù)院文件實現(xiàn)了同版異地印刷，有些地區(qū)的政府機(jī)構(gòu)逐步實施政務(wù)信息化，試行電子郵件網(wǎng)絡(luò)辦公。

　　5、辦公自動化

　　辦公自動化(簡稱OA)，是研究如何有效地將計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)應(yīng)用于數(shù)據(jù)信息和非數(shù)據(jù)信息的辦公活動。

　　辦公自動化涉及三方面內(nèi)容。第一是人，即辦公室工作人員，應(yīng)具有現(xiàn)代思想和現(xiàn)代技術(shù)。第二是信息，即辦公人員對各類辦公信息的收集、處理、傳遞、儲存、輸出過程。第三是科學(xué)的工作程序和先進(jìn)的辦公設(shè)備。統(tǒng)稱為人——機(jī)工程。

　　辦公自動化設(shè)備包括：電子計算機(jī)、文字處理機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、多功能電話機(jī)等。這些設(shè)備的綜合運用能進(jìn)行文字處理、數(shù)據(jù)處理、語音處理、圖形與圖像處理，能進(jìn)行決策支持、網(wǎng)絡(luò)通信、信息資料查詢和行政管理工作，如編制日程安排、制定工作計劃，做備忘錄，擔(dān)任會務(wù)簽到、檢計選票及財務(wù)報表、物質(zhì)清單等。

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