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Excel有哪些操作良好習慣會計人員需注意

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Excel有哪些操作良好習慣會計人員需注意

  日常工作中對excel的應用可謂是無處不在,尤其對我們財務人員來說更是必不可少的。以下是學習啦小編為您帶來的關于7個Excel良好習慣會計人員需注意,希望對您有所幫助。

  7個Excel良好習慣會計人員需注意

  1、內(nèi)部統(tǒng)一的標準化設計

  統(tǒng)一工作薄中相同數(shù)據(jù)的名稱、編碼、以及需要引用的公用內(nèi)容。

  對于像公司名稱或者人名等公用信息不要使用簡寫、別稱,以便使用函數(shù)查找、引用并有利于使用替換等工具。對于工作中不同部門協(xié)同的項目或者共同使用的名稱也應該統(tǒng)一名稱或者采用統(tǒng)一的標準,方便數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)的傳遞以及共同使用。如果使用過vlookup等查找函數(shù)就可體會到這個習慣的必要性。

  2、排版的規(guī)范化設置

  輸入字符時不要在字符串內(nèi)、前后插入空格,盡量使用對齊功能來排版,以便使用函數(shù)查找、引用。盡量不使用合并單元格功能(可使用跨列對齊來居中),以便填充公式、排序、篩選。排版時使用頂端標題行、標題列功能。數(shù)字及文本的對齊方式請使用Excel默認的格式,即數(shù)字靠右對齊,文本靠左對齊。數(shù)字使用千位分隔符。學會使用拆分窗口功能,免除為看到標題行而大量滾屏,以提高工作效率。

  3、鍵盤功能快捷鍵使用

  工作簿內(nèi)工作表較多時,使用建立目錄的工具或者工作表標簽的快捷菜單(通過用鼠標右鍵單擊標簽滾動按鈕,顯示快捷菜單。),快速選取工作表。經(jīng)常使用快捷鍵,提高工作效率。

  4、函數(shù)使用

  要進行乘除等運算時,要養(yǎng)成在公式的最外層使用round函數(shù)的習慣,以免出現(xiàn)四舍五入的誤差。

  計算結果可能出現(xiàn)#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等錯誤,而其它單元格又需對此單元格進行運算時,要養(yǎng)成使用if和ISERROR函數(shù)消除錯誤值的習慣。

  對于有些需要查找的函數(shù),為了防止在輸入時的不規(guī)范性,對于需要查找的數(shù)據(jù)應去除其空格,如使用trim函數(shù)。

  養(yǎng)成使用狀態(tài)欄進行臨時性的求和、計數(shù)、求平均值的習慣。

  5、多人協(xié)作時需要適當?shù)姆止嘞?/p>

  當工作表要提交他人(多人)填寫時,養(yǎng)成保護工作表、鎖定單元格以及對特定單元格設定數(shù)據(jù)有效性的習慣,以避免他人的錯誤操作影響報表的匯總。

  6、數(shù)據(jù)勾稽的檢查

  對于一個工作薄中有多張工作表,期間的數(shù)據(jù)有比較嚴密的勾稽關系,應在一張工作表中反映這些勾稽關系,并且應夠校驗出表間的關系是否正確。

  7、養(yǎng)成經(jīng)常思考的習慣

  對于簡單的、重復性的、機械性質(zhì)的勞動應該思考有無改進的可能性,對于一些自己無法解決的應該去論壇發(fā)布討論帖,或者查找以前類似問題的處理,如可以利用宏能夠處理的重復性勞動,應該學習初步的錄制宏的功能,方便工作、提高效率。

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