使用word的一些小技巧

使用word的一些小技巧

　　一直以來(lái)，Microsoft Office Word 都是最流行的文字處理程序，學(xué)習(xí)啦小編今天為大家分享word在使用的時(shí)候的一些小技巧-電腦基礎(chǔ)知識(shí)教程，希望對(duì)大家有所幫助。

　　Microsoft Word在當(dāng)前使用中是占有巨大優(yōu)勢(shì)的文字處理器，這使得Word專用的檔案格式Word 文件(.doc)成為事實(shí)上最通用的標(biāo)準(zhǔn)。Word文件格式的詳細(xì)資料并不對(duì)外公開。Word文件格式不只一種，因?yàn)殡SWord軟件本身的更新，文件格式也會(huì)或多或少的改版，新版的格式不一定能被舊版的程序讀取(大致上是因?yàn)榕f版并未內(nèi)建支援新版格式的能力)。微軟已經(jīng)詳細(xì)公布Word 97的DOC格式，但是較新的版本資料仍未公開，只有公司內(nèi)部、政府與研究機(jī)構(gòu)能夠獲知。業(yè)界傳聞?wù)f某些Word文件格式的特性甚至連微軟自己都不清楚。

　　使用word的一些小技巧

　　Word使用技巧放送

　　1.讓W(xué)ord認(rèn)識(shí)WPS2000/WPS Office文件

　　目前PC機(jī)上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有我國(guó)金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無(wú)法讀取WPS Office文檔!其實(shí)，以前我們?cè)浀迷贠ffice2000安裝光盤上有一個(gè)WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經(jīng)筆者試驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無(wú)法使Word讀取WPS Office文件。筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器，我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會(huì)彈出如圖1所示的界面，點(diǎn)下“確定”鈕，該程序會(huì)自動(dòng)地判斷出你有沒(méi)有安裝過(guò)轉(zhuǎn)換器，并會(huì)自動(dòng)為你安裝。以后打開Word后，在“打開”對(duì)話框中的“文件類型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項(xiàng)，選擇需要編輯的WPS文件，點(diǎn)擊“打開”后即可直接打開WPS Office文件了，當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

　　2.在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔

　　手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開/另存為”之間。其實(shí)，在Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們?cè)囍鴨螕?ldquo;文件”→“建立新文件”命令，打開“新建”文件對(duì)話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會(huì)使用其默認(rèn)模板建立一個(gè)新文件，而不會(huì)打開“新建”文件對(duì)話框)，點(diǎn)擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)?rdquo;項(xiàng)目(但如果你的機(jī)器中沒(méi)有安裝此模板，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)Office2000或XP的安裝程序，并會(huì)提示你插入Office2000光盤)，再順著向?qū)б徊揭徊讲僮?。利用該向?qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word2000/XP格式，也可以將Word2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁(yè)文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個(gè)強(qiáng)大的功能會(huì)給你帶來(lái)很大的方便。

　　3.快速還原圖片文件

　　利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時(shí)往往出于特殊需要(如出版、發(fā)行等)，要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來(lái)。這時(shí)我們固然可以使用Word2000打開該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動(dòng)畫圖程序進(jìn)行粘貼，最后再存盤。這對(duì)于僅含有一個(gè)兩上圖片的文件尚可，如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個(gè)一個(gè)地拷貝、粘貼則相對(duì)來(lái)說(shuō)比較麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁(yè)”命令，Word就會(huì)自動(dòng)地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁(yè)為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁(yè)一樣)，非常方便。

　　4.給Word文件減肥

　　現(xiàn)在PC機(jī)上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們?cè)赪ord中打一點(diǎn)兒字，動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來(lái)了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實(shí)，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤，這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開Word，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng)，以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí)自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤，實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會(huì)把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。

　　5.實(shí)現(xiàn)Word個(gè)性模板

　　用Word建立的文件默認(rèn)頁(yè)面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時(shí)由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置，同時(shí)，Word中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動(dòng)縮進(jìn)的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實(shí)，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認(rèn)頁(yè)面大小和自動(dòng)縮進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)性模板。

　?、龠M(jìn)入WordXP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾，你必須對(duì)文件夾選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見Windows手冊(cè))，你會(huì)看到在此文件夾中有一個(gè)normal.dot文件，此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)調(diào)用WordXP打開它。

　　②單擊“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，調(diào)出頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，如圖5所示。筆者經(jīng)常使用它來(lái)寫作，每次左右拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)查看文章不太方便，所以把寬度設(shè)置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。

　?、蹎螕?ldquo;格式”→“段落”，在段落設(shè)置對(duì)話框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點(diǎn)擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，并設(shè)置度量值為0.7厘米(相當(dāng)于兩個(gè)漢字字符)，即設(shè)置每段自動(dòng)縮進(jìn)兩格(中國(guó)人用中文的特色)。

　　④單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類型為文檔模板文件，由于此時(shí)normal.dot原模板已經(jīng)啟動(dòng)，所以無(wú)法直接保存為normal.dot文件。在此，筆者將它保存為normal1.dot文件。

　　⑤再次進(jìn)入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，這時(shí)會(huì)看到兩個(gè)模板文件normal.dot和normal1.dot。選中normal.dot文件(老模板文件)，按下F2鍵，選擇“重命名”，將它重新命名為oldnormal.dot文件，按照此法再將新的模板文件normal1.dot重命名為normal.dot文件。

　　⑥上面的制作步驟完成后，使用起來(lái)就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設(shè)置來(lái)進(jìn)行文件處理了。

　　6.一次保存多個(gè)文件

　　在WPS2000/Office中有一個(gè)“保存所有文件”命令，這個(gè)命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤操作，免去了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換、存盤之苦。其實(shí)，我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件：只要在要保存文件時(shí)按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來(lái)的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時(shí)單擊這個(gè)命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開的文件進(jìn)行存盤。

　　7.合并Word文件

　　我們?cè)谑褂肳ord制作文檔時(shí)，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過(guò)來(lái)打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點(diǎn)擊“插入”鈕。怎么樣?同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號(hào)、格式都絲毫沒(méi)有任何變化!

　　8.更改文件默認(rèn)存盤格式

　　在Word默認(rèn)情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時(shí)候我們出于特殊的需要，如投稿時(shí)需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對(duì)話框中選擇欲保存的類型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“工具”→“選項(xiàng)”，打開設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式，以后每次存盤時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。

　　9.修復(fù)文件

　　遇到過(guò)突然停電而自己的文件沒(méi)有保存、文件找到卻無(wú)法打開的情況嗎?那時(shí)候的你一定比失戀更痛苦!其實(shí)，在Word中設(shè)計(jì)了一個(gè)修復(fù)程序，只不過(guò)它比較隱蔽，你沒(méi)有注意罷了，巧妙地使用它說(shuō)不定還能夠把你的工作成果給恢復(fù)過(guò)來(lái)呢。請(qǐng)點(diǎn)擊“文件”→“打開”，在打開文件對(duì)話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(xiàng)(請(qǐng)將鼠標(biāo)向下拖動(dòng)，否則無(wú)法看到這個(gè)項(xiàng)目)，再點(diǎn)擊原先打不開的文件，耐心等待一會(huì)兒凡是能夠被恢復(fù)的文本都會(huì)出現(xiàn)在Word窗口中，這時(shí)候就麻煩你按一下存盤圖標(biāo)吧!

　　學(xué)習(xí)啦小編分享了使用word的一些小技巧，希望大家喜歡。