電腦辦公實用技巧

　　很多時候僅僅坐在計算機前效率并不能自動地得到提高,我們必須學(xué)會更好地利用計算機。今天學(xué)習(xí)啦小編給大家介紹下電腦辦公實用技巧吧。

　　電腦辦公實用技巧

　　關(guān)閉WPS里討厭的廣告

　　問：話說天下沒有白吃的午餐，每天打開WPS都會出現(xiàn)熱點，只能關(guān)閉;而默認打開的稻殼兒模板，需要加載很長時間，里面還有廣告。有辦法把它們都關(guān)閉嗎?

　　答：還算金山比較厚道，只是默認打開這些推送，并沒有不讓用戶關(guān)閉。在WPS工作界面的左上角有一個向下的箭頭，點開后進入“選項”界面，在左側(cè)選擇“視圖”，右側(cè)就會出現(xiàn)“定閱WPS熱點”的選項，勾選“不再顯示”即取消訂閱。至于默認打開的稻殼兒模板，只要點擊右下角的設(shè)置，在彈出的窗口中，將新建頁面設(shè)置成“新建空白頁”就可以了。

　　給PDF文件瘦瘦身

　　問：公司搞了個新項目，要做大批的文件，以PDF電子檔的形式。奇怪的是，我也沒在里面插多少圖片，可保存后，文件容量都在30MB以上，對方總說太大了，郵件沒辦法收下來。

　　答：通常，一份PDF文件中會包含注釋等內(nèi)容，在刪除了注釋和頁面后，這些數(shù)據(jù)仍會保存在文檔中。如需要減小文件容量，可以用福昕風(fēng)騰PDF套件進行以下兩種方式的操作：一是PDF優(yōu)化，以降低圖片精度，調(diào)整字體;二是減少文件大小，類似清理垃圾。你還可以點擊“審計可用空間”按鈕來查看PDF文件中各部分內(nèi)容的大小，這樣你就能夠知道，到底是哪些內(nèi)容撐大了文件，是圖片還是嵌入字體?然后可根據(jù)情況來替換。

　　Photoshop中白色變成黃色

　　問：系統(tǒng)重裝之后，順帶升級了一下Photoshop，可是麻煩來了，無論是拾色器也好，默認背景也好，白色通通變成了黃色，各種調(diào)整都改不回來。最奇怪的是，新建的圖片在我電腦看是黃色的，在其他電腦上打開卻是白色的。

　　答：這其實是ICC顏色配置的問題，發(fā)生在Win7自動更新下載了顯示器的驅(qū)動后，顯示器的顏色配置文件自動改為新下載的，導(dǎo)致顯卡和顯示器的顏色配置不兼容。打開控制面板，在右上角搜索欄輸入“顏色管理”， 再打開“顏色管理”。在“設(shè)備”選項里，點“設(shè)備”下拉列表，選擇“顯示器”。可能你安裝過顯示器的驅(qū)動程序，下面的配置文件中會有一個默認的配置文件，勾選“使用我對設(shè)備的配置”，刪除當(dāng)前ICC配置。再點下面的“添加”按鈕，添加“sRGB IEC61966-2.1”，問題即可解決。

　　電腦辦公實用word技巧

　　讓W(xué)ord認識WPS2000/WPS Office文件 目前PC機上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有我國金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無法讀取WPS Office文檔!其實，以前我們曾記得在Office2000安裝光盤上有一個WPS2WORD.EXE的程序，利用它就可以使Word讀取WPS2000文件。但是經(jīng)筆者試驗，發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無法使Word讀取WPS Office文件。筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器，我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會彈出如圖1所示的界面，點下“確定”鈕，該程序會自動地判斷出你有沒有安裝過轉(zhuǎn)換器，并會自動為你安裝。以后打開Word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“WPS文件(*.wps)”列表項，選擇需要編輯的WPS文件，點擊“打開”后即可直接打開WPS Office文件了，當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

　　在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔 手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開/另存為”之間。其實，在Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們試著單擊“文件”→“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會使用其默認模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框)，點擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)?rdquo;項目(但如果你的機器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office2000或XP的安裝程序，并會提示你插入Office2000光盤)，再順著向?qū)б徊揭徊讲僮鳌＠迷撓驅(qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word2000/XP格式，也可以將Word2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個強大的功能會給你帶來很大的方便。

　　快速還原圖片文件 利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要(如出版、發(fā)行等)，要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用Word2000打開該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動畫圖程序進行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果你的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”→“另存為Web頁”命令，Word就會自動地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件名加上“.files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁一樣)，非常方便。

　　給Word文件減肥 現(xiàn)在PC機上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們在Word中打一點兒字，動不動就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項，以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，實現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。

　　一次保存多個文件 在WPS2000/Office中有一個“保存所有文件”命令，這個命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進行存盤操作，免去了一個文件窗口一個文件窗口切換、存盤之苦。其實，我們也可以在Word中一次保存多個文件：只要在要保存文件時按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時單擊這個命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開的文件進行存盤。

　　合并Word文件 我們在使用Word制作文檔時，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過來打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點擊“插入”鈕。怎么樣?同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號、格式都絲毫沒有任何變化!

　　更改文件默認存盤格式 在Word默認情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時候我們出于特殊的需要，如投稿時需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對話框中選擇欲保存的類型再點擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實，只要我們單擊“工具”→“選項”，打開設(shè)置窗口，點擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式，以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。

　　8修復(fù)文件 遇到過突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況嗎?那時候的你一定比失戀更痛苦!其實，在Word中設(shè)計了一個修復(fù)程序，只不過它比較隱蔽，你沒有注意罷了，巧妙地使用它說不定還能夠把你的工作成果給恢復(fù)過來呢。請點擊“文件”→“打開”，在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(請將鼠標(biāo)向下拖動，否則無法看到這個項目)，再點擊原先打不開的文件，耐心等待一會兒凡是能夠被恢復(fù)的文本都會出現(xiàn)在Word窗口中，這時候就麻煩你按一下存盤圖標(biāo)吧!

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