辦公室電腦必備技巧(2)
辦公室電腦必備技巧
8、自動(dòng)切換輸入法
在一張工作表中，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字，這樣在輸入時(shí)就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。方法是：
(1)選中要輸入英文的列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“有效性...”命令，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇“關(guān)閉(英文模式)”命令，單擊“確定”按鈕。
(2)選中要輸入漢字的列，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“IME模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇“打開”命令，單擊“確定”按鈕。這樣，當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí)，可以輸入英文，在下一列時(shí)，直接可以輸入中文，從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換。
9、批量刪除空行
有時(shí)我們需要?jiǎng)h除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如果工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個(gè)空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個(gè)工作表，用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。這時(shí)在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”，直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止。
在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除行”命令，然后按“確定”按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選取“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。
如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復(fù)制 此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復(fù)制，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。
10、如何避免錯(cuò)誤信息
在Excel中輸入公式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯(cuò)誤信息，并提出避免出錯(cuò)的辦法。
1)錯(cuò)誤值：####
含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下。或是日期和時(shí)間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)值。
解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。
2)錯(cuò)誤值：#DIV/0!
含義：試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。
解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。
3)錯(cuò)誤值：#VALUE!
含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息#VALUE!。
解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，則在計(jì)算公式=C4+D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯(cuò)誤值#VALUE!。
4)錯(cuò)誤值：#REF!
含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。
解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。
5)錯(cuò)誤值：#N/A
含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。
解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。
6)錯(cuò)誤值：#NAME?
含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值
解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在;如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤應(yīng)就改正過來;將文字串括在雙引號中;確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(：)。例如：SUM(C1：C10)。 注意將公式中的文本括在雙引號中。
7)錯(cuò)誤值：#NUM! 含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示。
解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。
8)錯(cuò)誤值：#NULL! 含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就會(huì)產(chǎn)生這種情況。
解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
11、宏的應(yīng)用
宏是一個(gè)指令集，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動(dòng)作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但是它是完全運(yùn)行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作。 宏完成動(dòng)作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)建一個(gè)宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內(nèi)居中對齊日期，然后對此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建一個(gè)宏，在“頁面設(shè)置”對話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。
由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用“宏”，或是不知道什么時(shí)候可以找宏來幫忙。其實(shí)你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來，到用的時(shí)候，只要執(zhí)行這個(gè)宏，系統(tǒng)就會(huì)把那操作再執(zhí)行一遍。
下面給出了宏的應(yīng)用場合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)，而不需要編程。如果想對所錄制的宏再進(jìn)行編輯，就要有一定的VBA知識了。
* 設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭;
* 將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式;
* 每次打印都固定的頁面設(shè)置;
* 頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容，比如排好格式的公司地址、人員名單等;
* 創(chuàng)建格式化表格;
* 插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對于錄制的操作，它會(huì)記住單元格的坐標(biāo)(即所有的引用都是絕對的)，所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí)，要格外注意。如果相用相對引用，可以借助于Offset方法，比如下面的語句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的應(yīng)用是很廣的，上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn)，如果真的用起來，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法。
12、圖表的應(yīng)用技巧
Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢? 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺效果和美觀性。 下面給出了一些常見的規(guī)則。
面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng)，而你對那些部分總和感興趣時(shí)，他們特別有用。面積圖使你看見單獨(dú)各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到總體的變化。
條形圖：由一系列水平條組成。使得對于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對尺寸具有可比性。比如：它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。因?yàn)樗c柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了，所以有時(shí)可以互換使用。
柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比、在幾個(gè)項(xiàng)目中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開始的。
折線圖：被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢。比如：數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長趨勢的，另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢，我們可以通過折線圖，對將來作出預(yù)測。例如：速度-時(shí)間曲線、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線、 壓力-溫度曲線、疲勞強(qiáng)度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線、轉(zhuǎn)輸功率代價(jià)-傳輸距離曲線等，都可以利用折線圖來表示，一般在工程上應(yīng)用較多，若是其中一個(gè)數(shù)據(jù)有幾種情況，折線圖里就有幾條不同的線，比如五名運(yùn)動(dòng)員在萬米過程中的速度變化，就有五條折線，可以互相對比，也可以對添加趨勢線對速度進(jìn)行預(yù)測。
股價(jià)圖：是具有三個(gè)數(shù)據(jù)序列的折線圖，被用來顯示一段給定時(shí)間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價(jià)、最低價(jià)和收盤價(jià)。通過在最高、最低數(shù)據(jù)點(diǎn)之間畫線形成垂直線條，而軸上的小刻度代表收盤價(jià)。股價(jià)圖多用于金融、商貿(mào)等行業(yè)，用來描述商品價(jià)格、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等，當(dāng)然對股價(jià)進(jìn)行描述是最拿手的了。
餅形圖：在用于對比幾個(gè)數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時(shí)最有用。整個(gè)餅代表總和，每一個(gè)數(shù)用一個(gè)楔形或薄片代表。比如：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比，各單位的經(jīng)費(fèi)占總經(jīng)費(fèi)的比例、收集的藏書中每一類占多少等。餅形圖雖然只能表達(dá)一個(gè)數(shù)據(jù)列的情況，但因?yàn)楸磉_(dá)得清楚明了，又易學(xué)好用，所以在實(shí)際工作中用得比較多。如果想多個(gè)系列的數(shù)據(jù)時(shí)，可以用環(huán)形圖。
雷達(dá)圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點(diǎn)或其他數(shù)據(jù)變動(dòng)。每個(gè)類別的坐標(biāo)值從中心點(diǎn)輻射。來源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連。你可以采用雷達(dá)圖來繪制幾個(gè)內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列，很容易地做出可視的對比。比如：你有三臺具有五個(gè)相同部件的機(jī)器，在雷達(dá)圖上就可以繪制出每一臺機(jī)器上每一部件的磨損量。
XY散點(diǎn)圖：展示成對的數(shù)和它們所代表的趨勢之間的關(guān)系。對于每一數(shù)對，一個(gè)數(shù)被繪制在X軸上，而另一個(gè)被繪制在Y軸上。過兩點(diǎn)作軸垂線，相交處在圖表上有一個(gè)標(biāo)記。當(dāng)大量的這種數(shù)對被繪制后，出現(xiàn)一個(gè)圖形。散點(diǎn)圖的重要作用是可以用來繪制函數(shù)曲線，從簡單的三角函數(shù)、指數(shù)函數(shù)、對數(shù)函數(shù)到更復(fù)雜的混合型函數(shù)，都可以利用它快速準(zhǔn)確地繪制出曲線，所以在教學(xué)、科學(xué)計(jì)算中會(huì)經(jīng)常用到。
還有其他一些類型的圖表，比如圓柱圖、圓錐圖、棱錐圖，只是條形圖和柱形圖變化而來的，沒有突出的特點(diǎn)，而且用得相對較少，這里就不一一贅述。這里要說明的是：以上只是圖表的一般應(yīng)用情況，有時(shí)一組數(shù)據(jù)，可以用多種圖表來表現(xiàn)，那時(shí)就要根據(jù)具體情況加以選擇。 對有些圖表，如果一個(gè)數(shù)據(jù)序列繪制成柱形，而另一個(gè)則繪制成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會(huì)更好些。
在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表，但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個(gè)二維圖同一個(gè)三維圖表混在一起，這種組合是不可能的，系統(tǒng)就會(huì)顯示錯(cuò)誤信息。怎么建立混合圖表呢?單擊“圖表向?qū)?rdquo;按鈕，選擇“自定義類型”選項(xiàng)卡，這里還躲著二十種圖表類型，也有各種組合形式。如果你對這些內(nèi)部定義的形式還不滿意，就單擊“自定義”選項(xiàng)鈕，按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型。
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