備用金借如何記賬

　　什么是備用金?

　　備用金(國際上也稱暫定金額)是企業(yè)、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織等撥付給非獨(dú)立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費(fèi)、零星采購、零星開支等用的款項(xiàng)。備用金應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，按照規(guī)定用途使用，不得轉(zhuǎn)借給他人或挪作他用。預(yù)支備作差旅費(fèi)、零星采購等用的備作金，一般按估計(jì)需用數(shù)額領(lǐng)取，支用后一次報(bào)銷，多退少補(bǔ)。前賬未清，不得繼續(xù)預(yù)支。對(duì)于零星開支用的備用金，可實(shí)行定額備用金制度，即由指定的備用金負(fù)責(zé)人按照規(guī)定的數(shù)額領(lǐng)取，支用后按規(guī)定手續(xù)報(bào)銷，補(bǔ)足原定額。實(shí)行定額備用金制度的單位，備用金領(lǐng)用部門支用備用金后，應(yīng)根據(jù)各種費(fèi)用憑證編制費(fèi)用明細(xì)表，定期向財(cái)會(huì)部門報(bào)銷，領(lǐng)回所支用的備用金。對(duì)于預(yù)支的備用金，撥付時(shí)可記入“備用金”(或“其他應(yīng)收款”)科目的借方;報(bào)銷和收回余款時(shí)記入該科目的貸方。在實(shí)行定額備用金制度的單位，除撥付、增加或減少備用金定額時(shí)通過“備用金”科目核算外，日常支用報(bào)銷補(bǔ)足定額時(shí)，都毋須通過該科目而將支用數(shù)直接記入有關(guān)成本類科目、費(fèi)用類科目。

　　備用金的核定

　　預(yù)算單位為辦理日常零星開支，需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒穑话悴怀^3～5天零星支付所需現(xiàn)金。各預(yù)算單位應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金額度申請(qǐng)，支付中心依據(jù)預(yù)算單位的申請(qǐng)及具體業(yè)務(wù)情況審定備用金額度，并簽訂備用金管理責(zé)任書。

　　備用金的管理

　　各預(yù)算單位領(lǐng)取的備用金應(yīng)按國務(wù)院頒發(fā)的《現(xiàn)金管理?xiàng)l例》進(jìn)行管理，單位所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)往來，除規(guī)定的范圍可使用現(xiàn)金外，其他應(yīng)通過銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

　　備用金管理包括借支管理和保管管理。

　　備用金借支管理

　　1、企業(yè)各部門填制“備用金借款單”，一方面財(cái)務(wù)部門核定其零星開支便于管理;另一方面，憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。

　　2、各部門零星備用金，一般不得超過規(guī)定數(shù)額，若遇特殊需要應(yīng)由企業(yè)部門經(jīng)理核準(zhǔn)。

　　3、各部門零星備用金借支應(yīng)將取得的正式發(fā)票定期送到財(cái)務(wù)部門備用金管理人員(出納員)手中，沖轉(zhuǎn)借支款或補(bǔ)充備用金。

　　備用金保管

　　1、備用金收支應(yīng)設(shè)置“備用金”賬戶，并編制“收、支日?qǐng)?bào)表”送經(jīng)理。

　　2、備用金定期根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表，及時(shí)反映備用金支出情況。

　　3、備用金賬戶應(yīng)做到逐月結(jié)清。

　　4、出納人員應(yīng)妥善保管各種與備用金相關(guān)的各種票據(jù)。

　　備用金的管理不論采用何種辦法，都應(yīng)嚴(yán)格備用金的預(yù)借、使用和報(bào)銷的手續(xù)制度。

　　備用金的管理有定額管理和非定額管理兩種辦法。

　　(一)定額管理

　　定額管理是指按用款部門的實(shí)際需要，核定備用金定額，并按定額撥付現(xiàn)金的管理辦法。用款部門按規(guī)定的開支范圍支用備用金后，憑有關(guān)支出憑證向財(cái)會(huì)部門報(bào)銷，財(cái)會(huì)部門如數(shù)付給現(xiàn)金，使備用金仍與定額保持一致。一般對(duì)用于費(fèi)用開支的小額備用金，實(shí)行定額管理的辦法;對(duì)用于銷售找零用的備用金，按營業(yè)柜組核定定額，并撥給現(xiàn)金。各柜組可從銷貨款中經(jīng)常保留核定的找零款，不存在支出和報(bào)銷的問題。

　　(二)非定額管理

　　非定額管理是指用款部門根據(jù)實(shí)際需要向財(cái)會(huì)部門領(lǐng)款的管理辦法。在憑有關(guān)支出憑證向財(cái)會(huì)部門報(bào)銷時(shí)，作為減少備用金處理，直到用完為止。如需補(bǔ)充備用金，再另行辦理撥款和領(lǐng)款手續(xù)。對(duì)用于收購農(nóng)副產(chǎn)品的備用金，在集中收購?fù)緯r(shí)一般采用非定額管理的辦法，在淡季零星收購時(shí)則采用定額管理的辦法，實(shí)行交貨補(bǔ)款。

　　總而言之，無論實(shí)行哪種管理辦法，都要建立健全備用金的領(lǐng)用、保管和報(bào)銷等手續(xù)制度，并指定專人負(fù)責(zé)經(jīng)管備用金。經(jīng)管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須辦理交接手續(xù)，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

　　備用金的核算，可在“其他應(yīng)收款”賬戶內(nèi)核算，也可單獨(dú)設(shè)置“備用金”賬戶。它屬于資產(chǎn)類賬戶，借方登記增加數(shù)，貸方登記減少數(shù)，余額表示庫存的備用金數(shù)額，并按照領(lǐng)用單位或個(gè)人設(shè)明細(xì)分類賬戶核算。

　　例：某商業(yè)企業(yè)的儲(chǔ)運(yùn)部門發(fā)生與備用金有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)如下：

　　(1)按定額管理核算：

　　借：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 500

　　貸：現(xiàn)金 500

　　(2)按非定額管理核算：

　　借：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 500

　　貸：現(xiàn)金 500

　　2.儲(chǔ)運(yùn)部門報(bào)銷運(yùn)費(fèi)250元。

　　(1)按定額管理核算：

　　借：經(jīng)營費(fèi)用——運(yùn)費(fèi) 250

　　貸：現(xiàn)金 250

　　(2)按非定額管理核算：

　　借：經(jīng)營費(fèi)用——運(yùn)費(fèi) 250

　　貸：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 250

　　3.儲(chǔ)運(yùn)部門將備用金的余額交回財(cái)會(huì)部門。

　　(1)按定額管理核算：

　　借：現(xiàn)金 500

　　貸：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 500

　　(2)按非定額管理核算：

　　借：現(xiàn)金 250

　　貸：其他應(yīng)收款——備用金——儲(chǔ)運(yùn)部門 250

　　定額備用金管理制度設(shè)計(jì)

　　1.設(shè)置批準(zhǔn)制度

　　對(duì)哪些部門、哪些業(yè)務(wù)實(shí)施備用金管理，應(yīng)建立一個(gè)規(guī)范的申請(qǐng)、批準(zhǔn)制度。

　　2.定額管理制度

　　對(duì)批準(zhǔn)使用備用金的部門，必須根據(jù)需要事先核定一個(gè)科學(xué)合理的備用金定額。

　　3.日常管理責(zé)任制度

　　使用部門必須對(duì)備用金指定專人管理，并明確管理人員必須執(zhí)行的現(xiàn)金管理制度、按規(guī)定的使用范圍和開支權(quán)限使用、接受財(cái)會(huì)部門的管理及定期報(bào)帳等各項(xiàng)責(zé)任制度。

　　4.清查盤點(diǎn)制度

　　財(cái)會(huì)部門必須對(duì)備用金建立定期與不定期相結(jié)合的清查盤點(diǎn)，防止挪用或?yàn)E用，保證備用金的安全完整。

　　5.審查入帳制度

　　對(duì)備用金使用部門報(bào)銷的所有票據(jù)，財(cái)會(huì)部門都要象對(duì)其他原始憑證一樣，進(jìn)行嚴(yán)格的審核后方能付款記賬。