如何管理應(yīng)收帳款和催收貨款

「摘要」面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，安全、有效的管理應(yīng)收帳款是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中必須具備的條件。本文從四個(gè)角度出發(fā)，和大家一起討論在日常銷(xiāo)售過(guò)程中如何管理應(yīng)收帳款。

銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)的監(jiān)管

一、在銷(xiāo)售合同中明確各項(xiàng)條款

在與經(jīng)銷(xiāo)商簽訂銷(xiāo)售合同時(shí)，要注意以下事項(xiàng)，以避免日后處理應(yīng)收帳款時(shí)與經(jīng)銷(xiāo)商產(chǎn)生分歧而帶來(lái)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)：

1、明確各項(xiàng)交易條件，如：價(jià)格、付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況等；

2、明確雙方的權(quán)利和違約責(zé)任；

3、確定合同期限，合同結(jié)束后視情況再行簽訂；

4、加蓋經(jīng)銷(xiāo)商的合同專(zhuān)用章（避免個(gè)體行為的私章或簽字）；

二、定期的財(cái)務(wù)對(duì)帳

財(cái)務(wù)要形成定期的對(duì)帳制度，每隔三個(gè)月或半年就必須同經(jīng)銷(xiāo)商核對(duì)一次帳目，以下幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差，廠家要尤為重視：

1、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格；

2、產(chǎn)品的回款期限不同，或因經(jīng)營(yíng)條件的不同而同種產(chǎn)品回款期限不同；

3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時(shí)；

4、經(jīng)銷(xiāo)商不能夠按單對(duì)單（銷(xiāo)售單據(jù)或發(fā)票）回款；

5、要主動(dòng)拒絕用貨款墊支其它款項(xiàng)（客戶返利、破損產(chǎn)品貨款、廣告款、終端銷(xiāo)售推廣費(fèi)用等）；

以上情況會(huì)給應(yīng)收帳款的管理帶來(lái)困難，因此要制訂一套規(guī)范的、定期的對(duì)帳制度，避免雙方財(cái)務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大，而造成呆、死帳現(xiàn)象，同時(shí)對(duì)帳之后要形成具有法律效應(yīng)的文書(shū)，而不是口頭承諾。

三、對(duì)產(chǎn)品鋪貨率的正確理解

如果產(chǎn)品鋪貨率提高，會(huì)增加銷(xiāo)售機(jī)會(huì)（提高了消費(fèi)者的購(gòu)買(mǎi)便利性），但應(yīng)收帳款和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也同時(shí)增加；如果降低鋪貨率，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)雖然降低了，但達(dá)不到規(guī)模銷(xiāo)售的目標(biāo)。所以正確、合理的解決產(chǎn)品鋪貨率問(wèn)題，對(duì)降低應(yīng)收帳款，保證貨款的安全性是有幫助的。因此我們建議在產(chǎn)品不同銷(xiāo)售階段、或根據(jù)產(chǎn)品不同的銷(xiāo)售策略、或根據(jù)市場(chǎng)推廣的強(qiáng)弱勢(shì)而采取不同的產(chǎn)品鋪貨政策。

四、減少賒銷(xiāo)、代銷(xiāo)運(yùn)作方式

銷(xiāo)售人員為了迅速占領(lǐng)市場(chǎng)，或?yàn)榱送瓿射N(xiāo)售目標(biāo)而采取賒銷(xiāo)、代銷(xiāo)的運(yùn)作模式。這種銷(xiāo)售模式是經(jīng)銷(xiāo)商拖欠應(yīng)收貨款的土壤，并極易造成呆、死帳的出現(xiàn)。我們要制訂相應(yīng)的銷(xiāo)售獎(jiǎng)勵(lì)政策，鼓勵(lì)經(jīng)銷(xiāo)商采取購(gòu)銷(xiāo)、現(xiàn)款現(xiàn)貨等方式合作，盡量減少賒銷(xiāo)、代銷(xiāo)的方式。

五、制定合理的激勵(lì)政策

我們?cè)谥贫I(yíng)銷(xiāo)政策時(shí)，要將應(yīng)收帳款的管理納入對(duì)銷(xiāo)售人員考核的項(xiàng)目之中，即個(gè)人利益不僅要和銷(xiāo)售、回款業(yè)績(jī)掛鉤，也要和應(yīng)收帳款的管理聯(lián)系在一起，制訂合理的應(yīng)收帳款獎(jiǎng)罰條例，使應(yīng)收帳款處在合理、安全的范圍之內(nèi)。

六、建立信用評(píng)定、審核制度

在實(shí)際工作中，真正能夠做到現(xiàn)款現(xiàn)貨的經(jīng)銷(xiāo)商很少，我們要建立信用評(píng)定、審核制度，對(duì)不同的經(jīng)銷(xiāo)商給予不同的信用額度和期限（一般為半年）。對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商的信用管理要采取動(dòng)態(tài)的管理辦法，即每半年根據(jù)前期合作情況，對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商的信用情況重新評(píng)定。

經(jīng)銷(xiāo)商的監(jiān)管

一、建立完善的經(jīng)銷(xiāo)商開(kāi)戶制度

當(dāng)廠家開(kāi)拓新的市場(chǎng)或?qū)δ繕?biāo)市場(chǎng)進(jìn)行細(xì)分時(shí)，對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商選擇時(shí)進(jìn)行充分、科學(xué)的評(píng)估是必要的，這不僅為將來(lái)的銷(xiāo)售尋找一個(gè)合作伙伴，同時(shí)也降低了日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)所帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)我們面對(duì)著“買(mǎi)方市場(chǎng)”這個(gè)實(shí)際情況時(shí)，這是一個(gè)事半功倍的工作。

因此，合作前對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商進(jìn)行評(píng)估就顯得尤為重要。評(píng)估的內(nèi)容應(yīng)包括：

1、經(jīng)銷(xiāo)商的資信狀況；

包括：企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、在行業(yè)中的口碑、歷史交易記錄、在銷(xiāo)售通路中上、下游的評(píng)價(jià)等。

2、經(jīng)銷(xiāo)商的財(cái)務(wù)狀況；

包括：企業(yè)的性質(zhì)、注冊(cè)資金、資金來(lái)源、固定資產(chǎn)、流動(dòng)資金、企業(yè)欠債情況、還債能力、經(jīng)銷(xiāo)商應(yīng)收帳款等。

3、經(jīng)銷(xiāo)商的經(jīng)營(yíng)狀況；

包括：公司發(fā)展方向、負(fù)責(zé)人經(jīng)營(yíng)理念、主營(yíng)銷(xiāo)售渠道、是否有本行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、是否有經(jīng)銷(xiāo)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品、是否有代理暢銷(xiāo)產(chǎn)品、銷(xiāo)售隊(duì)伍、銷(xiāo)售規(guī)模、倉(cāng)儲(chǔ)、物流配送系統(tǒng)等。

4、負(fù)責(zé)人的個(gè)人資料；

包括：社會(huì)地位、家庭背景、個(gè)人背景、家庭成員、婚姻狀況、個(gè)人愛(ài)好、不良嗜好等。

二、對(duì)已合作經(jīng)銷(xiāo)商的監(jiān)管：

1、強(qiáng)化經(jīng)銷(xiāo)商的回款意識(shí)；

經(jīng)銷(xiāo)商在處理應(yīng)付帳款時(shí)，會(huì)根據(jù)以下的原則而選擇先后支付順序：

a、對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商利潤(rùn)貢獻(xiàn)的多少；

b、代理產(chǎn)品銷(xiāo)售金額的多少；

c、代理產(chǎn)品在經(jīng)銷(xiāo)商心目中的地位；

d、客情關(guān)系的維護(hù)程度；

e、廠家對(duì)貨款管理的松、緊程度；

要經(jīng)常性地強(qiáng)化經(jīng)銷(xiāo)商的回款意識(shí)，將本公司的付款順序排列在前面，成為經(jīng)銷(xiāo)商的第一付款順序是我們的目標(biāo)和努力方向。

2、控制發(fā)貨以減少應(yīng)收帳款；

按照經(jīng)銷(xiāo)商實(shí)際的經(jīng)營(yíng)情況，采用“多批少量”的方法可以有效地控制應(yīng)收帳款。根據(jù)個(gè)人以往經(jīng)驗(yàn)，以每月發(fā)貨1～2次為宜，即每次發(fā)貨量為經(jīng)銷(xiāo)商15～30日的銷(xiāo)售量。

3、適當(dāng)?shù)耐反黉N(xiāo)以減少應(yīng)收帳款；

根據(jù)20／80原則，對(duì)于20％這部分重點(diǎn)客戶的應(yīng)收帳款的管理，是應(yīng)收款管理的重中之重。實(shí)行通路促銷(xiāo)政策，可以有效地降低廠家的應(yīng)收帳款。但此種方式應(yīng)謹(jǐn)慎使用，不宜過(guò)瀕（一年一次為宜）。同時(shí)建議：在年中以通路促銷(xiāo)為條件、在年末以年終返利為條件促使重點(diǎn)大客戶降低應(yīng)收帳款。

4、建立經(jīng)銷(xiāo)商的庫(kù)存管理制度；

通過(guò)對(duì)經(jīng)銷(xiāo)商庫(kù)存的動(dòng)態(tài)管理（銷(xiāo)售頻率、銷(xiāo)售數(shù)量、銷(xiāo)售通路、覆蓋區(qū)域等），及時(shí)了解經(jīng)銷(xiāo)商的經(jīng)營(yíng)狀況，保證銷(xiāo)售的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，有效地控制應(yīng)收帳款。