策劃一個(gè)活動(dòng)的流程
策劃一個(gè)活動(dòng)的流程
活動(dòng)策劃是提高市場(chǎng)占有率的有效行為，一份可執(zhí)行、可操作、創(chuàng)意突出的活動(dòng)策劃案，可有效提升企業(yè)的知名度及品牌美譽(yù)度。活動(dòng)策劃需要注意哪些相關(guān)的事項(xiàng)。小編給大家整理了關(guān)于策劃一個(gè)活動(dòng)的流程，希望你們喜歡!
策劃活動(dòng)流程步驟
第一步 確定主題
首先，要策劃一個(gè)活動(dòng)必須確定一個(gè)主題，這個(gè)主題最好用一個(gè)詞可概括。例如：團(tuán)結(jié)、奮斗、永恒、和諧、希望、追求。然后用一句話(huà)圍繞這個(gè)主題作為整個(gè)活動(dòng)的廣告語(yǔ)。不要試圖在一個(gè)活動(dòng)中加入太多的主題，這樣會(huì)使你的整個(gè)活動(dòng)表達(dá)不清。因?yàn)橥ǔ⑴c活動(dòng)的人不會(huì)很用心地品味你的活動(dòng)，他只是被動(dòng)地接受你傳達(dá)的信息。如果你想把很多的信息傳達(dá)給他，其結(jié)果必然是他被弄糊涂了，不知道你想說(shuō)什么。
因此，一個(gè)活動(dòng)最好只有一個(gè)主題，然后將這個(gè)主題清清晰地傳達(dá)給觀(guān)眾?？蛻?hù)從接到邀請(qǐng)函時(shí)開(kāi)始，這個(gè)主題就慢慢地滲透進(jìn)去，一直到客戶(hù)拿著禮物離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)，這個(gè)主題講的故事才告一段落。這樣，一個(gè)活動(dòng)才是有靈魂的活動(dòng)，而不是一鍋大雜燴。
第二步 尋找創(chuàng)意
確定了主題之后要做的就是尋找創(chuàng)意。在來(lái)賓的眼里大多數(shù)活動(dòng)都大同小異，無(wú)非就是紅地毯、旗幟、空飄球、氣拱門(mén)、背景板、鑼鼓、歌舞之類(lèi)。要讓你的活動(dòng)在他們腦海中留下印象，你必須有所創(chuàng)意。
不要把創(chuàng)意想像成廣告公司的策劃師喝著苦咖啡皺著眉頭才能想出來(lái)的東西，你也行!誰(shuí)能比你更了解這個(gè)活動(dòng)對(duì)你們公司的意義呢?所以，騎上思維的駿馬，去尋找創(chuàng)意吧。
創(chuàng)意是思考的過(guò)程，也是一個(gè)與思維掙扎的過(guò)程。一個(gè)好的創(chuàng)意并不是僅僅依靠拍腦袋就能成功的，需要有一種系統(tǒng)的思考方法去尋找創(chuàng)意，讓這個(gè)創(chuàng)意有執(zhí)行的可能。那么，用什么的系統(tǒng)方法可以把這個(gè)創(chuàng)意給提煉出來(lái)呢?
假如我問(wèn)你曲別針有多少種用途，您會(huì)想出幾種?十種?二十種?一百種?
在平常的思維中它只是一個(gè)夾文件的東西。但是如果我告訴你有人想出一萬(wàn)種用途，你是否會(huì)感到很驚訝?
他是用系統(tǒng)的方法去思考創(chuàng)意，把它的屬性列出來(lái)例如重量、顏色、成份、柔軟度、一個(gè)屬性就是一個(gè)坐標(biāo)軸，再與我們?nèi)粘Ｉ钕嘟佑|就可以產(chǎn)生用途。例如成份是導(dǎo)電的，與物理結(jié)合可以用來(lái)導(dǎo)電。柔軟的性質(zhì)與文字相結(jié)合可以扭曲成各國(guó)的字母......曲別針的總體信息分成重量、體積、長(zhǎng)度、截面、彈性、直線(xiàn)、銀白色等10多個(gè)要素，再把這些要素，用一根標(biāo)線(xiàn)聯(lián)系起來(lái)，形成一個(gè)信息標(biāo)，然后，把與人類(lèi)實(shí)踐活動(dòng)有關(guān)的要素聯(lián)系起來(lái)，最后形成信息反應(yīng)場(chǎng)。
這樣，他發(fā)現(xiàn)了曲別針的成千上萬(wàn)種用途：做魚(yú)鉤、做牙簽、做夾子......
這樣的思考方法就是跳出平時(shí)的思維模式，用新的思維角度去考慮問(wèn)題。創(chuàng)意并不是天馬行空，無(wú)跡可尋，可以用科學(xué)的方法去進(jìn)行系統(tǒng)的創(chuàng)意開(kāi)發(fā)，激發(fā)大腦。開(kāi)放型思維要求思維能夠從廣度和深度兩個(gè)方面發(fā)散出去，就像是一顆夜明珠發(fā)出的光芒一樣，以一點(diǎn)為中心向四面八方輻射，橫向的、縱向的、逆向的，各個(gè)方面都要延伸出去。橫向思維決定了思維的廣度，縱向和逆向思維則決定了思維的深度。
你可以用思維導(dǎo)圖的方式系統(tǒng)尋找這些創(chuàng)意，如果有一個(gè)團(tuán)隊(duì)跟你進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，找到好創(chuàng)意的機(jī)率會(huì)大大增加。
第三步 策劃文案
有了主題，有了廣告語(yǔ)，再有個(gè)創(chuàng)意，我們開(kāi)始籌劃整個(gè)活動(dòng)的過(guò)程。
做方案時(shí)要首先考慮資金，因?yàn)橐粓?chǎng)的預(yù)算是有限的，不可能像奧運(yùn)會(huì)開(kāi)幕式一樣無(wú)限制的超支。我們必須讓每一份資金發(fā)揮最大的效率。資金的分配實(shí)際是一個(gè)非常大的問(wèn)題。很多時(shí)候，一場(chǎng)活動(dòng)花很多的錢(qián)卻沒(méi)有效果。因?yàn)樗鼪](méi)有把有效的資金運(yùn)用到最有效的地方——好鋼用在刀刃上，如何使資金的分配到達(dá)最大化，我們可以使用各種指標(biāo)法。通過(guò)指標(biāo)確定投入的大小。
平均的投入只能做一個(gè)下平庸的活動(dòng)。例如，假如你是做飲料的，你可以去訂做一個(gè)飲料瓶的氣模，在會(huì)場(chǎng)上樹(shù)起一個(gè)巨大的產(chǎn)品氣模，那么以此做為一個(gè)創(chuàng)意點(diǎn)，圍繞活動(dòng)不斷地深化、不斷地展開(kāi)，人們的注意力就會(huì)集中在這個(gè)氣模身上。整個(gè)活動(dòng)都通過(guò)這個(gè)氣模進(jìn)行了整個(gè)的放大。那么人們會(huì)覺(jué)得它非常的宏大，有亮點(diǎn)。如果做了這個(gè)模型只是把它當(dāng)作迎賓放在門(mén)口，之后就全部忘掉。那么這筆錢(qián)只發(fā)揮了十分之一的作用。
我們現(xiàn)在用的就是一種系統(tǒng)的方法，能把活動(dòng)的亮點(diǎn)進(jìn)行最大化的呈現(xiàn)，從而使活動(dòng)的主題更加深化。
這些創(chuàng)意有可能像是一顆一顆零散的珍珠，我們需要做的是用一條線(xiàn)將這些珍珠串起來(lái)。從而使整個(gè)主題更加豐滿(mǎn)，讓來(lái)賓不斷地從各個(gè)角度不斷地觸及這個(gè)主題，在腦海中留下更深刻的印象。
每一次都應(yīng)該把一場(chǎng)活動(dòng)看作是導(dǎo)演一場(chǎng)電影，你能帶給觀(guān)眾什，在散場(chǎng)之后，觀(guān)眾又能帶走什么。這是一場(chǎng)活動(dòng)成敗的關(guān)鍵。
有了這些創(chuàng)意之后，你要想辦法把它組織在活動(dòng)的策劃文案中。要記住一點(diǎn)，不要去重復(fù)發(fā)明輪子。你手頭的工具越多，案例越多，你實(shí)現(xiàn)的創(chuàng)意的手段也就越多。所以，從現(xiàn)在開(kāi)始，你就要把好的創(chuàng)意積累下來(lái)，無(wú)論是網(wǎng)上下的、書(shū)中讀的、路邊看的、自己想的，好記性不如爛筆頭，好好充實(shí)你的彈藥庫(kù)吧。
例如請(qǐng)柬，如果你有一千種模板可以選擇，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你的創(chuàng)意會(huì)容易實(shí)現(xiàn)得多。從請(qǐng)柬到現(xiàn)場(chǎng)的布置，到主持人的講話(huà)，到節(jié)目的編排，這些都需要圍繞一個(gè)主題，這是活動(dòng)的靈魂，活動(dòng)的思想，活動(dòng)要表達(dá)的理念。這些所有的道具，所以的演出，所有的話(huà)語(yǔ)，都應(yīng)該圍繞一個(gè)主題進(jìn)行。如果你有足夠豐富的道具，足夠多的節(jié)目，就能組織起來(lái)，很好的體現(xiàn)你的思想。
價(jià)格永遠(yuǎn)是一個(gè)市場(chǎng)的主題。我們經(jīng)?？梢钥吹侥衬趁餍堑某鰣?chǎng)費(fèi)是多少多少萬(wàn)，20萬(wàn)、30萬(wàn)，主持人的出場(chǎng)費(fèi)是多少多少。實(shí)際這是市場(chǎng)上的報(bào)價(jià)。假如能知道市場(chǎng)的底價(jià)，就以了解這些活動(dòng)、演出實(shí)際的價(jià)值多少。這個(gè)價(jià)格是不斷地浮動(dòng)的。因?yàn)橐粋€(gè)藝人給他定的是叫價(jià)、還價(jià)的幅度，是隨著他的心情，他的時(shí)間忙與閑而定的。
這往往是一個(gè)百慕大三角洲，很多的冤枉錢(qián)都花在這里。所以我們需要有一個(gè)詳細(xì)的系統(tǒng)衡量這個(gè)主持人、演員到底值多少錢(qián)，也許高價(jià)請(qǐng)來(lái)一個(gè)藝人，結(jié)果發(fā)現(xiàn)你的另一個(gè)朋友以很低的價(jià)格請(qǐng)到了他。因此，要避免浪費(fèi)這些錢(qián)，就需要了解市場(chǎng)的行。但最重要的是，他是否與你需要演出的主題相符。例如要表現(xiàn)雄壯的氣魄，而請(qǐng)來(lái)的歌手習(xí)慣唱纏綿的愛(ài)情歌曲，想讓他調(diào)整到雄渾的狀態(tài)是非常困難的。而主持人，要找到符合活動(dòng)氣質(zhì)的也不是一件簡(jiǎn)單的事情。
第四步 建立活動(dòng)的支持系統(tǒng)
就是整個(gè)活動(dòng)流程的控制。一個(gè)好的策劃，必須要有一個(gè)好的執(zhí)行力，才能夠把策劃完善地呈現(xiàn)出來(lái)。
活動(dòng)的執(zhí)行可以考慮精益流程控制。這種方面興起于美國(guó)，在國(guó)際化大分工中傳入沿海地區(qū)。通過(guò)精益流程可以使工廠(chǎng)的運(yùn)作緊然有序，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，產(chǎn)出升到最大。而將精益流程管理引入活動(dòng)當(dāng)中，我們可以讓活動(dòng)銜接得更加流暢，出風(fēng)險(xiǎn)出問(wèn)題的概率會(huì)減少。這樣一個(gè)活動(dòng)就不是把它建立在一切順利的基礎(chǔ)上，而是建立在一個(gè)足夠防范風(fēng)險(xiǎn)的程度上面。就算是出了非常大的意外情況，也可以通過(guò)精益流程控制這個(gè)系統(tǒng)，把危害減到最小。一個(gè)活動(dòng)通常充滿(mǎn)了無(wú)數(shù)個(gè)不可預(yù)知的危險(xiǎn)，電會(huì)突然停了，天空會(huì)突然下雨，演員會(huì)突然在臺(tái)上摔倒，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)突然離去或者姍姍來(lái)遲，人群會(huì)發(fā)生騷亂……這些僅僅依靠運(yùn)氣的話(huà)，那么這場(chǎng)秀就像在沙灘上的城堡，任意一個(gè)浪頭都會(huì)把活動(dòng)摧毀。而一旦引入精益流程控制系統(tǒng)，我們就可以系統(tǒng)內(nèi)的完善，以及防范系統(tǒng)外不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)檫@些是通過(guò)無(wú)數(shù)個(gè)運(yùn)作出的概率。并在增加極少成本的情況下能對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的預(yù)見(jiàn)和預(yù)防。
第五步 現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)執(zhí)行
現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)中，人員分組是一個(gè)非常關(guān)鍵的問(wèn)題。很多時(shí)候，現(xiàn)場(chǎng)的活動(dòng)是要由現(xiàn)場(chǎng)各方的努力才能做到銜接得行云流水。通常可以分成幾個(gè)組，舞臺(tái)組，后勤組，接待組，保安組等等。有條件的最好每個(gè)組配三到四臺(tái)對(duì)講機(jī)。因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)在活動(dòng)中要溝通是一件非常麻煩的事。就算是在一個(gè)大廳里面，要快速找到想找的人也是件容易的事。你不能大聲地叫喚找到需要的人。而且，很多時(shí)候活動(dòng)是瞬息萬(wàn)變的，一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間的耽誤就會(huì)影響到整個(gè)活動(dòng)的進(jìn)程。就像電視停播一樣，幾秒鐘的尷尬就會(huì)讓整個(gè)活動(dòng)大打折。也會(huì)讓客戶(hù)對(duì)公司的執(zhí)行能力產(chǎn)生懷疑，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的運(yùn)作能力產(chǎn)生懷疑，讓觀(guān)眾對(duì)公司的形象產(chǎn)生懷疑。如果延誤再擴(kuò)大轉(zhuǎn)化為事故，那么就是一發(fā)不可收拾。
因此，你需要有暢通的溝通系統(tǒng)來(lái)保證活動(dòng)的順利進(jìn)行。如果沒(méi)有對(duì)講機(jī)，需要考慮哪些事要先做好妥善準(zhǔn)備;再有就是主指揮的身邊要有一個(gè)通訊組，負(fù)責(zé)聯(lián)系這些人，把總指揮的意圖貫徹下去。
一個(gè)成功的活動(dòng)，決不是僅憑著運(yùn)氣和僥幸而實(shí)現(xiàn)的。它實(shí)際上做的是一個(gè)概率，有可能兩個(gè)活動(dòng)都是成功的。但是一個(gè)活動(dòng)的概率是99%，另一個(gè)活動(dòng)的只有20%。那么，第一個(gè)活動(dòng)靠的就是先進(jìn)的管理，第二個(gè)活動(dòng)憑的是運(yùn)氣。而嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、觀(guān)眾只會(huì)看到表面，他看不到深層次下的運(yùn)作。因此必須把風(fēng)險(xiǎn)降到最小，別讓壞運(yùn)氣打擊到你!
第六步 活動(dòng)效果評(píng)估
賓客散去之后，你的任務(wù)還沒(méi)有結(jié)束，當(dāng)你的團(tuán)隊(duì)在收拾東西的時(shí)候你就要把這個(gè)活動(dòng)從頭到尾在腦海中過(guò)一遍，這個(gè)活動(dòng)達(dá)到了哪些預(yù)期的效果，看看那些流程沒(méi)有執(zhí)行到位，出了哪些問(wèn)題，如何改正。是不是千頭萬(wàn)緒，如果用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表格去思考，你會(huì)一場(chǎng)比一場(chǎng)辦得好。如果有一個(gè)團(tuán)隊(duì)幫你去想，那么再辦一場(chǎng)類(lèi)似的活動(dòng)你就可以做到近似完美拉。把這些形成文字存檔，它是你進(jìn)步的基石，特別是你把它呈現(xiàn)給上司的時(shí)候。我們整理了一套表格，能把你沒(méi)有想到的東西都考慮進(jìn)去，你就等著上級(jí)和客戶(hù)的贊賞吧!
策劃活動(dòng)的主要特點(diǎn)
功能
活動(dòng)策劃具有大眾傳播性
一個(gè)好的活動(dòng)策劃一定會(huì)注重受眾的參與性及互動(dòng)性。有的活動(dòng)策劃會(huì)把公益性也引入活動(dòng)中來(lái)，這本身既與報(bào)紙媒體一貫的公信力相結(jié)合，又能夠激發(fā)品牌在群眾中的美譽(yù)度。甚至活動(dòng)的本身就具有一定的新聞價(jià)值，能夠在第一時(shí)間傳播出去，引起公眾的注意。
活動(dòng)策劃具有深層闡釋功能
廣告本身所具有的屬性，決定了它不可以采取全面陳述的方式來(lái)表現(xiàn);但是，通過(guò)活動(dòng)策劃，可以用把客戶(hù)需要表達(dá)的東西說(shuō)得明明白白。因此，活動(dòng)策劃可以把企業(yè)要傳達(dá)的目標(biāo)信息傳播得更準(zhǔn)確、詳盡。
活動(dòng)策劃具備公關(guān)職能
活動(dòng)的策劃往往是圍繞一個(gè)主題展開(kāi)的，這種主題大多是有關(guān)環(huán)保、節(jié)約能源等貼近百姓生活，能夠獲得廣大消費(fèi)者美譽(yù)度的：通過(guò)這些主題的開(kāi)展，最大限度地樹(shù)立起品牌形象，從而使消費(fèi)者不單單從產(chǎn)品中獲得使用價(jià)值，更從中獲得精神層面的滿(mǎn)足與喜悅：廣告宣傳尤其是公益廣告的宣傳有時(shí)也能夠取得公關(guān)效應(yīng)，但遠(yuǎn)不能與活動(dòng)策劃公關(guān)職能的實(shí)效性、立體性相比。
優(yōu)勢(shì)
活動(dòng)策劃的經(jīng)濟(jì)性?xún)?yōu)勢(shì)
傳統(tǒng)的廣告宣傳形式已經(jīng)進(jìn)入成熟期，包括廣告宣傳費(fèi)用也越來(lái)越透明，價(jià)格折扣余地很小，企業(yè)通過(guò)廣告宣傳動(dòng)輒需要成百上千萬(wàn)的廣告費(fèi)。與此相比，一次促銷(xiāo)活動(dòng)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于廣告費(fèi)用，但又能夠很快取得效果，同時(shí)更直接地接觸到消費(fèi)者，及時(shí)獲得市場(chǎng)反饋。
活動(dòng)策劃具有延時(shí)性
一個(gè)好的活動(dòng)策劃可以進(jìn)行二次傳播。所謂“二次傳播”，就是一個(gè)活動(dòng)發(fā)布出來(lái)之后，別的媒體紛紛轉(zhuǎn)載，活動(dòng)策劃的影響被延時(shí)了。但是，我們絕對(duì)看不到這樣的情況：一個(gè)廣告因?yàn)樵O(shè)計(jì)得好，被別的媒體轉(zhuǎn)載了：活動(dòng)策劃在具備諸多優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，同時(shí)也具備一些不足。一方面，活動(dòng)策劃往往不能脫離廣告宣傳獨(dú)立展開(kāi)。另一方面，活動(dòng)策劃操作不當(dāng)容易引起受眾排斥。
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