采購基本流程是什么
企業(yè)采購流程一般有比選、競爭性談判和單一來源三種形式。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購基本流程是什么，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購三大基本流程是
一、公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的流程
任何涉及到采購的公司，其部門相對來說都比較完善，如果貴公司有ISO質(zhì)量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇，對采購等前置作業(yè)活動的質(zhì)量要求和時間要求越來越高。要求采購人員不僅僅要了解自己的采購業(yè)務(wù)知識，更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營活動的相關(guān)知識。
我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營活動：即涉及到業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、采購部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個部門的簡單流程，基本上是這樣運(yùn)作的。
首先業(yè)務(wù)部接單(或公司下單)，生產(chǎn)部、技術(shù)部及采購部共同確定各自負(fù)責(zé)的相關(guān)資料，如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期，技術(shù)部要確定相關(guān)的樣品、工藝制單及材耗，采購部要確定物料到公司的時間。以上幾個部門確認(rèn)好了后，還要反饋至業(yè)務(wù)或公司，由相關(guān)人員進(jìn)行審核成本及相關(guān)的時間，并與客戶取得聯(lián)系(或公司相關(guān)負(fù)責(zé)人員)，獲得確認(rèn)后，迅速將相關(guān)信息反饋至技術(shù)部、采購部及生產(chǎn)部。各部門按原定確認(rèn)資料進(jìn)行計劃安排并執(zhí)行。
二、采購作業(yè)流程
在物料采購活動中，采購部門要按部門內(nèi)采購操作流程，進(jìn)行合格供應(yīng)商刷選、采購資料內(nèi)容傳遞告知給相關(guān)合格供應(yīng)商并要求其反饋相關(guān)物料質(zhì)量及報價信息，然后采購人員進(jìn)行比價和議價，并最終確定物料供應(yīng)商，傳遞采購訂單合同。采購人員根據(jù)即定的合同要求對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤，保證保質(zhì)保量按時將物料供應(yīng)到位。供應(yīng)商按指定倉位將物料運(yùn)送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質(zhì)檢部進(jìn)行進(jìn)料檢驗(小公司由采購人員進(jìn)行檢驗)，或由物料部向質(zhì)檢部或相關(guān)采購人員發(fā)出進(jìn)料檢驗通知。質(zhì)檢部對進(jìn)料檢驗后要迅速將相關(guān)質(zhì)量信息反饋至采購人員，采購人員根據(jù)物料質(zhì)量情況對物料進(jìn)行進(jìn)倉、退貨或特采等處理決定。每采購一批物料都要對相關(guān)的供應(yīng)商供貨的質(zhì)量、交期及相關(guān)合作事項進(jìn)行評價并在各供應(yīng)商檔案留檔，以備后查及對供應(yīng)商的定期評審篩選。
三、個人崗位作業(yè)流程
通常情況下，新人到了新崗位后，要對本部門或公司的運(yùn)作流程有全面和系統(tǒng)的了解是很困難的，基本上也只是了解個大概的流程，所進(jìn)行的工作任務(wù)主要是一些簡單的事務(wù)。那么針對這些簡單的事務(wù)處理，通常情況下一個公司或部門都有其內(nèi)部日常事務(wù)的處理流程，個人一旦清楚自己每天的工作內(nèi)容后，就可以根據(jù)工作內(nèi)容設(shè)計其流程。
采購的主要流程
1詢價
詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認(rèn)。獲取信息的渠道有：招標(biāo)文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價獲得供應(yīng)商的投標(biāo)建議書。
招標(biāo)文件的詢價方式是最為通用和可靠的，本文項目采購就是采用該詢價方式。招標(biāo)文件的編寫是一項復(fù)雜而細(xì)致的基礎(chǔ)工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到招標(biāo)工作能否正常進(jìn)行，甚至影響授標(biāo)后能否順利履行合同。
故招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、詳盡，用詞準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)，避免招標(biāo)雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評標(biāo)工作量，影響招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。招標(biāo)文件通常由下列文件組成：
?、偌夹g(shù)文件：設(shè)備、部件及其附件的技術(shù)條件和要求;
?、谏虅?wù)文件：包括詢價函、報價須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運(yùn)輸?shù)取?/p>
招標(biāo)文件定稿前要反復(fù)推敲、審查、修改。對于關(guān)鍵件的選用，應(yīng)在廣泛了解市場及使用情況的基礎(chǔ)上，在招標(biāo)文件中予以明確設(shè)備配套關(guān)鍵件的規(guī)格型號及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標(biāo)文件的響應(yīng)性，防止投標(biāo)文件內(nèi)容及標(biāo)價差異過大，從而減少評標(biāo)工作量。
本次項目采購的招標(biāo)文件就是完全按照上述要求進(jìn)行編寫的，注明了每一臺采購設(shè)備的具體配置和詳細(xì)技術(shù)要求，并且對供應(yīng)商的報價、供貨、合同基本條件等作了詳細(xì)說明。這項工作耗費(fèi)了項目組采購階段最多的時間和精力，但是這些工作都是非常值得的，它確保了合同采購設(shè)備能夠滿足項目實施的所有需求。
2供方選擇
這個階段根據(jù)既定的評價標(biāo)準(zhǔn)選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟
?、俸贤勁校弘p方澄清見解，達(dá)成協(xié)議。這種方式也叫“議標(biāo)”;
?、诩訖?quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標(biāo)法”。
綜合評標(biāo)價法是指以投標(biāo)價為基礎(chǔ)，將評定各要素按預(yù)定的方法換算成相應(yīng)的價格，在原投標(biāo)價上增加或扣減該值而形成的評標(biāo)價格。評標(biāo)價格最低的投標(biāo)書為最優(yōu)。采購機(jī)組、車輛等大型設(shè)備時，較多采用這種方法。
評標(biāo)時，投標(biāo)價格以外還需考慮的因素和折算為價格的方法，一般包括以下幾個方面。
(1)運(yùn)輸費(fèi)用。這部分由招標(biāo)單位可能支付的額外費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、保險費(fèi)和其他費(fèi)用，如運(yùn)輸超大件設(shè)備需要對道路加寬、橋梁加固所需支出的費(fèi)用等。換算為評標(biāo)價格時，可按照運(yùn)輸部門(鐵路、公路、水運(yùn))、保險公司，以及其他有關(guān)部門公布的取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，計算貨物運(yùn)抵最終目的地將要發(fā)生的費(fèi)用。
(2)交貨期。以招標(biāo)文件“供貨一覽表”中規(guī)定的具體交貨時間作為標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)投標(biāo)書中提出的交貨期早于規(guī)定時間，一般不給予評標(biāo)優(yōu)惠，因為施工還不需要時的提前到貨，不會使項目法人獲得提前收益，反而要增加倉儲管理費(fèi)和設(shè)備保養(yǎng)費(fèi)。
如果遲于規(guī)定的交貨日期，但推遲的時間尚在可以接受的范圍之內(nèi)，則交貨日期每延遲一個月，按投標(biāo)價的某一百分比(一般為2%)計算折算價，將其加到投標(biāo)價上去。
(3)付款條件。投標(biāo)單位應(yīng)按照招標(biāo)文件中規(guī)定的付款條件來報價，對不符合規(guī)定的投標(biāo)可視為非響應(yīng)性投標(biāo)而予以拒絕。但在訂購大型設(shè)備的招標(biāo)中，如果投標(biāo)單位在投標(biāo)致函內(nèi)提出，若采用不同的付款條件(如增加預(yù)付款或前期階段支付款)可降低報價的方案供招標(biāo)單位選擇時，這一付款要求在評標(biāo)時也應(yīng)予以考慮。
當(dāng)支付要求的偏離條件在可接受范圍內(nèi)的情況下，應(yīng)將偏離要求而給項目法人增加的費(fèi)用(資金利息等)，按招標(biāo)文件中規(guī)定的貼現(xiàn)率換算成評標(biāo)時的凈現(xiàn)值，加到投標(biāo)致函中提出的更改報價上后作為評標(biāo)價格。
(4)零配件和售后服務(wù)。零配件以設(shè)備運(yùn)行兩年內(nèi)各類易損備件的獲取途徑和價格作為評標(biāo)要素。售后服務(wù)內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、設(shè)備調(diào)試、提供備件、負(fù)責(zé)維修、人員培訓(xùn)等工作，評價提供這些服務(wù)的可能性價格。評標(biāo)時如何對待這兩筆費(fèi)用，要視招標(biāo)文件的規(guī)定區(qū)別對待。
當(dāng)這些費(fèi)用已要求投標(biāo)單位包括在投標(biāo)價之內(nèi)，則評標(biāo)時不再考慮這些因素;若要求投標(biāo)單位在投標(biāo)價之外單報這些費(fèi)用，則應(yīng)將其加到報價上。如果招標(biāo)文件中沒有做出上述任何一種規(guī)定，評標(biāo)時應(yīng)按投標(biāo)書技術(shù)規(guī)范附件中由投標(biāo)單位填報的備件名稱、數(shù)量，計算可能需購置的總價格，以及由招標(biāo)單位自行安排的售后服務(wù)價格，然后將其加到投標(biāo)價上。
(5)設(shè)備性能和生產(chǎn)能力。投標(biāo)設(shè)備應(yīng)具有招標(biāo)文件技術(shù)規(guī)范中規(guī)定的生產(chǎn)效率。如果所提供設(shè)備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術(shù)指標(biāo)沒有達(dá)到技術(shù)規(guī)范要求的基準(zhǔn)參數(shù)，則每種參數(shù)比基準(zhǔn)參數(shù)降低1%時，應(yīng)以投標(biāo)設(shè)備實際生產(chǎn)效率單位成本為基礎(chǔ)計算，在投標(biāo)價上增加若干金額。
3采購合同簽署
選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。這一環(huán)節(jié)重點在于制定采購的測試、驗收及售后服務(wù)的細(xì)節(jié)。詳細(xì)的采購合同是今后作為項目經(jīng)理綜合調(diào)度的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項目建設(shè)時，項目經(jīng)理就無法控制各個供應(yīng)商。
從法律之外，也許可以通過人際關(guān)系或者公司合作關(guān)系，促成有效的合作。但筆者認(rèn)為最直接有效的還是采購合同。在此筆者想多提一些見解。在我國的信息項目建設(shè)時，項目經(jīng)理往往從技術(shù)崗位上提升上來，對市場、合同知識了解不多，我特別提醒的是，作為項目經(jīng)理，這方面知識十分重要。
項目管理知識體系中，也單獨分出一章合同知識。對于信息項目采購，其又添加很多專業(yè)知識在其中。對于采購的產(chǎn)品及服務(wù)，其功能、性能、質(zhì)量、實施、部署、測試、驗證、驗收，每一個環(huán)節(jié)都需要詳細(xì)的規(guī)定。如果說前面段落將的都是草稿，那么合同就采購計劃、采購分析、采購工作說明書、采購選擇結(jié)果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購合同。
在提及項目采購過程中，詳細(xì)做了合同制定。事后證明，這個工作十分重要。有的供應(yīng)商推委責(zé)任，或者相互推委，這時就拿出合同，讓他們老老實實地做事，項目才得以順利進(jìn)行。4合同管理
合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)：
①授權(quán)供應(yīng)商一直以來，環(huán)境、房型、價格這些正是購房者買房時關(guān)注的重點，如今人們買房已不是只注重這些，一項新的參考指標(biāo)也逐漸為購房者所接受，那就是小區(qū)的物業(yè)在適當(dāng)?shù)臅r間進(jìn)行工作;
?、诒O(jiān)控供應(yīng)商成本、進(jìn)度計劃 房地產(chǎn)物業(yè)管理價值分析和技術(shù)績效;
?、蹤z查和核實分包商產(chǎn)品的質(zhì)量;
④變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更;
?、莞鶕?jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)度和費(fèi)用支付的聯(lián)系;
?、薏少弻徲?
⑦正式驗收和合同歸檔。
這一部分相對比較輕松了，只要根據(jù)合同要求，監(jiān)督供應(yīng)商的到貨時間和質(zhì)量就可以了。設(shè)備到貨并通過到貨驗收后，整個項目的采購過程就算是大功告成了。
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