采購部的流程
采購部的流程
采購部門有什么工作流程?以下是小編為您整理的采購部的流程，希望對您有幫助。
采購部的流程如下
申請
1) 請購人負責提供采購物資的技術要求，規(guī)格型號，可行或必要時，應給出推薦的供應商及價格。
2) 請購人應填寫采購申請單，并負責交于相關人員核準。
批準
對采購申請單PR的批準
對所有采購申請單，必須嚴格按以下簽字授權進行核準：
所有采購申請單必須有公司總經理的批準及簽字;
所有IT設備的采購申請單必須有IT經理的核準;
所有采購申請單必須有財務主管的簽字，作為預算、稅務、現(xiàn)金流量管理的需要;
任何與生產有關的采購申請單必須還有銷售部負責人和營運部負責人批準和簽字。
簽字流程圖：
請購人 --? 請購人部門經理 -? 采購人 -? 采購人部門經理 ---》 總經理
采購人員只有在取得核準的采購申請單后，才可實施采購。
對采購訂申PO或合同的申請
采購訂單
如果采購人需要采購訂單，采購人可憑已核準的采購申請單，向財務部申請打印采購訂單，并由部門經理簽字確認后發(fā)給供應商。申請人還需負責采購訂單的供貨方確認，以保證該訂單的有效性。
產品及生產物料PO的保存者,應注意該PO為公司保密級別較高之文件,未經授權者不可查閱。
合同
如果采購人需要合同，需要公司副總裁以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。重要合同內容應經公司法律顧問核對。
報價及磋商
物品及服務采購
在任何可能和適用的情況下，采購員應根據(jù)下列原則就相同層次的物品或服務取得不同的報價：
采購金額 最少報價數(shù)量
小于 RMB 500 1
小于RMB 2000, 大于RMB1000 2
大于 RMB 2000 3
采購員在同供應商進行磋商后，應作好比較記錄，主要考慮質量、價格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購員同請購人應一同參與同供應商的討論。
在貨物及服務質量相同的情況下，原則上選擇報價最低的供應商，只有在特殊情況下，如價低者品質有問題，方可選擇報價較高的供應商，但必須詳細說明原因，以便日后參考。
分供方的開發(fā)及選擇(僅適用于產品及生產物料采購)
由生產部采購人員在實施采購前根據(jù)開發(fā)部提供的物料清單，將那些認為有能力的供應商初步確定為分供方，并經質量保證人員及開發(fā)部審核會簽后加入合格供應商名單。
如果是初選的供應商，只有在生產部質量人員、開發(fā)部進行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產品。
生產部根據(jù)分供方的物品交付、質量表現(xiàn)、合作態(tài)度等按季度評價供方滿足要求的能力，并調查、分析、總結。
第三方物流的開發(fā)及選擇
由負責物流的人員在保證產品運輸?shù)募皶r、優(yōu)質情況下，提供3家以上的貨代以競標的方式進行選擇。物流人員根據(jù)貨運代理商的交付時間、服務質量、合作態(tài)度等按季度評價貨代滿足要求的能力，并調查、分析、總結。
訂購
應根據(jù)價格，質量和服務等選擇供應商。如果采購員所選擇的供應商與請購人推薦的不一致，應向請購人發(fā)出確認，若請購人仍堅持用推薦的供應商，則需由總經理批準。
訂購物品可能有下列兩種形式：
憑核準的采購申請單，從供應商處直接購買。
向供應商發(fā)采購訂單(如需要，可向財務部申請開具采購訂單)或合同(重要合同內容應經公司法律顧問核對)。
對于經常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應商以簽定年度協(xié)議的方式根據(jù)條款內容直接訂購。
選擇此類供應商應以競標的方式進行(如果可能，應至少有三個競爭者)且該類協(xié)議應至少每年重審一次，既從不同供應商處獲得新的報價，并就現(xiàn)行的協(xié)議內容進行重新磋商。
接受
訂購的非生產性物品送達后，必須驗收，且驗收人與采購人不能是同一人。驗收合格后，應在采購申請單或客戶的送貨單上簽字。
對于生產性原輔包裝材料，應由生產部進行質量檢驗。
若送達的物品不合格，采購員應與供應商聯(lián)系以尋求解決方案。
付款
采購人負責采購物品的付款申請，應在付出傳票后必須附上下列單據(jù)
發(fā)票
經過核準并已收貨簽收的采購申請單PR，
如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請附上。
如是預付款，可在付清余款時附上全額發(fā)票;如有特殊情況，送貨單可以后補，如DELL設備采購的全額預付。
對于經常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，應要求與供應商協(xié)商月結，以轉帳形式支付。
在可能的情況下，付款應始終要求銀行轉帳，不支付現(xiàn)金。
在可能的情況下，采購員應始終要求供應商提供增值稅發(fā)票。
記錄
對于各次采購，采購員應保存下列文件：
1) 采購申請單副本
2) 報價
3) 比價記錄
4) 采購訂單副本或合同
5) 付出傳票副本
6) 收貨單副本
7. 附件
1) 采購申請單及附表
2) 采購訂單
8. 其它規(guī)定
任何員工不得接受禮物，邀請和類似的好處。
對于任何供應商試圖以非正當方式影響采購決定的行為必須立即上報。
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