采購合同簽訂流程
采購合同簽訂流程
采購合同是企業(yè)(供方)與分供方，經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關系”的法律性文件，合同雙方都應遵守和履行，并且是雙方聯(lián)系的共同語言基礎。。以下是小編為您整理的采購合同簽訂流程，希望對您有幫助。
采購合同簽訂流程如下
一、發(fā)布采購信息
發(fā)布采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標公告或采購公告、中標公告或成交結果、供應商資格條件、評價方法和標準、投訴處理決定、司法裁決、信息統(tǒng)計等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應資質的供應商手中，直接關系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應及時采集公共采購的各類信息，交付信息發(fā)布機構進行發(fā)布，以有效、便利地進行信息遞送。
實踐中，采購信息發(fā)布應把握以下原則：第一，堅持平等、公平的原則。采購人可以根據(jù)項目的特點設定合理的資格條件，但應對所有供應商一視同仁，不可人為設置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強信息發(fā)布工作的監(jiān)督管理，對違反相關規(guī)定的相關人員進行嚴肅處理。第三，對于涉密的采購信息，應積極進行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項目的采購信息，從而確保所有具備相應資質能力的供應商參與到項目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業(yè)”和“行業(yè)電子”等問題。
二、遴選供應商
遴選供應商是直接關系到采購合同授予是否公正的一個關鍵環(huán)節(jié)[2]。評標委員會或談判小組須依據(jù)評價方法和評價標準等客觀因素，對參與采購的供應商資格、報價、能力進行評審，并向采購人提出評審報告，提出候選單位建議，列明候選單位的優(yōu)先順序;采購人根據(jù)評審報告和候選單位建議擇優(yōu)確定供應商，并將成交結果通知所有參與單位。
供應商遴選過程中應注意以下問題：
一方面，供應商參與采購的基本資格和條件必須完全具備?！墩少彿ā贰ⅰ墩袠送稑朔ā泛汀堆b備采購條例》等明確規(guī)定了供應商參與采購的基本條件，要求供應商必須具備具有獨立承擔民事責任的能力;具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度;具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力;有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄;要求參加政府采購活動前三年內，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規(guī)定，采購人可以根據(jù)采購項目對供應商規(guī)定“特定要求，對供應商的資格進行審查。”
另一方面，為了保障評標委員會、談判小組對供應商評審工作的順利進行，保證評審工作的統(tǒng)一性、公正性和透明性，在發(fā)布招標文件或采購公告的同時，應明確并公開遴選供應商的評審標準。評審標準由一系列評審要素和評審指標組成，通常包括以下方面：一是技術因素，專業(yè)技術人員數(shù)量、專業(yè)人員技術掌握和運用程度、制造能力、專業(yè)設備數(shù)量和制造能力等;二是管理因素，包括供應商的管理制度運行情況、質量管理控制系統(tǒng)運行情況、質量管理控制能力等;三是價格因素;四是履約保障因素，關鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進行維修保障;最后，對供應商信譽、保密等方面也要設定嚴格的評定標準。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續(xù)談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應商共同協(xié)商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應當注意以下幾個問題：
第一，事無巨細，詳細寫明所有協(xié)議內容。為了最大限度地避免糾紛的產生，為合同履行、檢驗驗收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據(jù)，合同雙方需將所有談判達成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術、價格、法律、社會實踐等領域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應組織技術、價格、法律和談判等專業(yè)人員組成談判小組和起草小組，而且應保證專業(yè)人員人數(shù)不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內容的準確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進行嚴格審查。實行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機關(部門)行使管理職責的具體體現(xiàn)，對促進競爭采購，提高合同訂立質量具有重要的監(jiān)督和把關作用，采購合同文本的審定內容主要包括合同草案文本的法律依據(jù)、供應商的資格條件、技術狀態(tài)、經(jīng)費和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴格落實全面性審查和真實性審查要求。一方面，嚴格把握審查內容的全面性。如裝備采購合同法規(guī)要求：“裝備采購主管機關(部門)應當按照國家和軍隊的有關規(guī)定，對裝備采購合同草案文本的法律依據(jù)、供應商的資格條件、裝備技術狀態(tài)、經(jīng)費、價格以及其他合同條款進行全面審查。”另一方面，嚴格審查文字內容的真實性、供應商資格的真實性以及供應商遴選過程的真實性。文字內容不真實，違背采購人真實意圖和公共利益的，應立即進行改正;供應商資格不真實的，以及選定供應商過程不真實的，應當取消相應的成交通告，并依法追究相關人員的法律責任。
五、簽訂合同
采購主管機關(部門)審定并批準合同草案文本后，公共采購合同訂立業(yè)務部門應及時與供應商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應商之間的要約和承諾已經(jīng)達成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經(jīng)過雙方、尤其是采購主管機關(部門)的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序?！逗贤ā返?4條第2款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)生效的，依照其規(guī)定。”同時《裝備采購條例》規(guī)定，“裝備采購合同經(jīng)裝備采購主管機關(部門)確認后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業(yè)務部門審定，并由裝備采購計劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經(jīng)驗，為了充分維護社會和國家利益，維護合同的權威性和嚴肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應經(jīng)過采購主管機關(部門)的簽章確認
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要標志，是最具實質意義的環(huán)節(jié)。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應商產生預期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應以蓋章日期為準。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協(xié)議、紀要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關內容應以合同文本的約定為準。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的;惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的;以合法形式掩蓋非法目的的;違反法律、法規(guī)的強制性規(guī)定的;合同當事人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止后簽訂合同的。合同確認無效后，合同雙方應當相互返還非法取得的財產;給對方造成損失的，過錯一方應當承擔相應的賠償責任。
八、合同備案
《政府采購法》第47條規(guī)定：“政府采購項目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監(jiān)督管理部門和有關部門備案。”《裝備采購條例》第41條也規(guī)定：“總部分管有關裝備的部門、軍兵種裝備部應當在裝備采購合同生效之日起15日內，將裝備采購合同報總裝備部備案?？偛糠止苡嘘P裝備的部門、軍兵種裝備部應當對裝備采購合同訂立情況實施監(jiān)督、檢查。”
設立合同備案法律制度的目的，一是通過備案制度便于采購主管機關(部門)對公共采購合同訂立情況實施監(jiān)督檢查，強化合同訂立過程的管理，防止違規(guī)行為的發(fā)生[5]。二是通過合同備案，可以及時了解公共采購合同的訂立情況，采購經(jīng)費的控制情況，以及便于采購經(jīng)費的及時撥付。三是便于其他供應商了解、查閱和掌握采購合同的有關情況，為社會監(jiān)督提供便利?？傊?，實行公共采購合同的備案制度對促進合同訂立的規(guī)范化管理，提高公共采購合同訂立質量具有重要作用。
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