企業(yè)檔案資源管理知識
企業(yè)檔案資源管理知識
隨著社會的發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案資源管理的信息化已成為必然趨勢。那么你對企業(yè)檔案資源管理了解多少呢?以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于企業(yè)檔案資源管理知識的內(nèi)容，提供給大家參考和了解，希望大家喜歡!
企業(yè)檔案資源管理知識
1.總體框架
根據(jù)系統(tǒng)耦合原理，檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)耦合的最終結(jié)果是一個(gè)新的知識管理系統(tǒng)。因此，應(yīng)該總體上基于知識管理，同時(shí)借助、參考檔案管理，來設(shè)計(jì)“檔案知識管理模式”的總體框架。從邁克爾•波特的價(jià)值鏈理論來看，“檔案知識管理”的基本性價(jià)值活動由知識積累、知識組織、知識評價(jià)與知識服務(wù)等組成，支撐性價(jià)值活動包括企業(yè)文化培育、人力資源管理、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和信息技術(shù)應(yīng)用等。
2.基本活動
第一，知識積累環(huán)節(jié)。“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：不局限于傳統(tǒng)文件、檔案的歸檔、收集，而是按照知識管理的要求加強(qiáng)對隱性知識的記錄與收集，加強(qiáng)對非正式文件及外部信息的收集，從而極大地拓展了檔案管理的范圍。“以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實(shí)現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：以文件、檔案作為知識庫的資源基礎(chǔ);借助檔案管理中形成必要文件、進(jìn)行文件歸檔、實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理等傳統(tǒng)的、成熟的技術(shù)方法，使知識積累有了具體化的手段和制度化的保障。
第二，知識組織環(huán)節(jié)。“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：在檔案實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案內(nèi)容分類;從一維層次結(jié)構(gòu)的分類體系拓展為多維層次結(jié)構(gòu)的分類體系。“以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實(shí)現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：借助檔案內(nèi)容分類達(dá)到知識分類的目的;重視基于歷史主義的來源原則在知識分類中的重要意義。
第三，知識評價(jià)環(huán)節(jié)。“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：比傳統(tǒng)檔案鑒定更關(guān)注檔案的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與利用價(jià)值;更重視普通用戶在檔案鑒定中的作用;在保存歷史的同時(shí)兼顧促進(jìn)知識創(chuàng)新的需要。“以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實(shí)現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：借鑒檔案鑒定的二次鑒定過程進(jìn)行知識入庫評價(jià)與定期評價(jià);參考檔案鑒定的基于內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)的直接鑒定法與基于來源標(biāo)準(zhǔn)的職能鑒定法開展知識評價(jià)。
第四，知識服務(wù)環(huán)節(jié)。“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：按知識服務(wù)的服務(wù)理念(以用戶為中心)、服務(wù)目的(為用戶提供知識與問題解決方案)、服務(wù)主體(專家團(tuán)隊(duì))、資源基礎(chǔ)(集成的信息與知識資源)、服務(wù)方式(主動服務(wù))、服務(wù)手段(網(wǎng)絡(luò)化與智能化手段)、服務(wù)策略(個(gè)性化與針對性服務(wù))、服務(wù)過程(全過程服務(wù))、服務(wù)時(shí)效(實(shí)時(shí)與超前服務(wù))等創(chuàng)新、拓展和提升檔案服務(wù)。
3.支撐活動
第一，企業(yè)文化培育方面。檔案管理人員應(yīng)更具有創(chuàng)新精神;知識管理人員應(yīng)更具有實(shí)務(wù)精神;檔案管理人員與知識管理人員及全體員工都應(yīng)具有團(tuán)隊(duì)合作的精神和知識共享的理念。
第二，人力資源管理方面。應(yīng)提高檔案管理人員的素質(zhì);構(gòu)建包括檔案管理專家、知識管理專家、信息技術(shù)專家、業(yè)務(wù)活動專家和其他領(lǐng)域?qū)＜以趦?nèi)的工作團(tuán)隊(duì)。
第三，組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)方面。應(yīng)整合企業(yè)的信息資源管理機(jī)構(gòu)(檔案管理機(jī)構(gòu)、圖書情報(bào)機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)部門);應(yīng)該設(shè)置CKO崗位，檔案管理人員進(jìn)入CKO團(tuán)隊(duì)。
第四，信息技術(shù)應(yīng)用方面。應(yīng)大力應(yīng)用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，同時(shí)正確處理好管理與技術(shù)的關(guān)系。
4.系統(tǒng)構(gòu)建
“檔案知識管理”系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該遵循資源集成、功能集成與系統(tǒng)集成的原則。在對當(dāng)前企業(yè)中各種類型的檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)(以O(shè)A系統(tǒng)為例)關(guān)系、知識管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)系的特點(diǎn)與優(yōu)劣進(jìn)行比較分析的基礎(chǔ)上，筆者提出，“檔案知識管理”系統(tǒng)的構(gòu)建策略是，在基于知識管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如KOA系統(tǒng))中實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理。這樣知識管理的思想理念自然而然地滲透、體現(xiàn)于檔案管理，實(shí)現(xiàn)了“以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”;而檔案管理也自然而然地成為知識管理的基礎(chǔ)、核心，實(shí)現(xiàn)了“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”。
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一、圖文檔案是保護(hù)設(shè)計(jì)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的有利武器
設(shè)計(jì)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)主要是指設(shè)計(jì)企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是設(shè)計(jì)企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是設(shè)計(jì)企業(yè)重要的無形資產(chǎn)和核心的知識資本。保護(hù)設(shè)計(jì)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)是維護(hù)設(shè)計(jì)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)設(shè)計(jì)企業(yè)知識創(chuàng)新能力的重要保證，也是設(shè)計(jì)企業(yè)知識管理的一項(xiàng)重要職責(zé)。
圖文檔案真實(shí)地記錄了設(shè)計(jì)企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是設(shè)計(jì)企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。例如：在產(chǎn)品申請發(fā)明、實(shí)用新型或外觀設(shè)計(jì)專利發(fā)生申請權(quán)糾紛時(shí)，產(chǎn)品檔案中的技術(shù)協(xié)議書、委托書及相關(guān)合同文件具有法律效力，是有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)制造的依據(jù)性文件，一般含有明確產(chǎn)品專利權(quán)屬和其他權(quán)利的內(nèi)容;產(chǎn)品設(shè)計(jì)計(jì)算文件、產(chǎn)品圖樣、產(chǎn)品裝配試驗(yàn)的技術(shù)條件等文件是產(chǎn)品申請專利時(shí)證明其專利性(即新穎性、創(chuàng)造性、實(shí)用性)的重要特征，主要依據(jù)這些材料而編制的說明書構(gòu)成申請專利最基本的文件，發(fā)生有關(guān)該產(chǎn)品的假冒、仿制等侵權(quán)糾紛時(shí)，這些文件則是十分有利的證據(jù);產(chǎn)品商標(biāo)設(shè)計(jì)和注冊的有關(guān)材料既是商標(biāo)的載體，更是商標(biāo)權(quán)權(quán)屬的有力依據(jù)。由此可見，圖文檔案在設(shè)計(jì)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作中，始終處于佐證的主導(dǎo)地位，是設(shè)計(jì)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的有力武器。
二、圖文檔案是尋找知識專家的關(guān)鍵線索
設(shè)計(jì)企業(yè)在其設(shè)計(jì)活動過程中會遇到許多十分專深的問題，這時(shí)就需要請教知識專家。當(dāng)設(shè)計(jì)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大、員工數(shù)量眾多時(shí)，設(shè)計(jì)企業(yè)管理者如何能知道企業(yè)內(nèi)某一領(lǐng)域?qū)＜沂钦l、在哪個(gè)部門呢?此時(shí)，圖文檔案就可以為尋找知識專家提供關(guān)鍵的線索。
例如, 在IBM Lot us 公司的知識管理軟件中,對于每一份企業(yè)檔案,知識管理系統(tǒng)都記錄其作者、形成時(shí)間、修改時(shí)間、主題、利用者、利用次數(shù)等相關(guān)信息。如果某一文件利用次數(shù)很多的話, 說明該份檔案的知識含量較高, 具有重要的價(jià)值。由此也可能推斷出, 該份檔案的作者可能是一位有關(guān)該份檔案主題的領(lǐng)域內(nèi)的知識專家。而且, 我們搜索某一主題的檔案時(shí), 知識管理系統(tǒng)會自動顯示出所有與該主題相關(guān)的檔案, 如果我們發(fā)現(xiàn)這些檔案大部分是由某一位或幾位企業(yè)員工撰寫的話, 我們可以認(rèn)定他們就是有關(guān)該主題領(lǐng)域內(nèi)的知識專家?？梢?圖文檔案是尋找知識專家的重要線索。
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