酒店采購管理流程有什么
酒店采購管理工作是酒店成本控制的一個重要環(huán)節(jié)，所以很多的管理者都會關(guān)注酒店采購管理這一模塊的內(nèi)容。下面為您精心推薦了酒店采購管理流程，希望對您有所幫助。
酒店采購管理流程
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測，在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或報告財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃：
(1)財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進(jìn)行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)預(yù)測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購：
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進(jìn)行采購，以保證及時供應(yīng)。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食品、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購人員要按計劃或下單進(jìn)行采購，以保證供應(yīng)。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
(1)無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款：
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款;
?、谥苯Y(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的準(zhǔn)確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空白支票與對方結(jié)帳，金額必須限制在一定的范圍內(nèi);
?、郯淳频曦攧?wù)制度，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款，30元以下者可支付現(xiàn)款。
?、艹^30元要求付現(xiàn)金者，必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款，但現(xiàn)金必須在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷：
①采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)算內(nèi)，核準(zhǔn)后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務(wù)部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報銷。
酒店采購管理方法
一、重視采購員的思想教育工作。
經(jīng)理對采購工作的管理主要表現(xiàn)在對采購員的管理上，他的管理意圖，對市場情況的掌握，供應(yīng)商的選擇以及對酒店成本控制等等，都要通過采購中央氣象臺工作體現(xiàn)出來，因此，做好對采購人中央氣象臺管理工作極為重要。針對采購工作的特點，采購經(jīng)理首先要加強(qiáng)對采購人員的法制教育，職業(yè)道德教育，提高其抵制不正之風(fēng)的自覺性，樹立堅強(qiáng)的組織觀念和嚴(yán)明紀(jì)律性，同時，要培養(yǎng)其企業(yè)主人翁的責(zé)任感，不謀私利，不徇私情，秉公辦事的思想作風(fēng)。
二明確分工與職責(zé)，明確權(quán)力與義務(wù)。
科學(xué)明確的分工是良好協(xié)作的基礎(chǔ)和人效管理的手段，而合理授權(quán)則是實現(xiàn)職責(zé)的必要條件，對采購員在明確其業(yè)務(wù)及職責(zé)范圍后，要充分信任與授權(quán)，使之有獨立自主的處理問題的權(quán)力，能想方設(shè)法，克服困難，完成任務(wù)，不必事事請示，但要有事事匯報制度，采購員應(yīng)將每天工作中遇到的問題處理的方法以及每天的到貨情況等寫上《每日工作匯報部》以便經(jīng)理檢查，發(fā)現(xiàn)問題時隨時解決。
三、嚴(yán)格要求并指導(dǎo)采購員學(xué)習(xí)與掌握必要的商品知識以及采購知識與技能。
在現(xiàn)實生活中，包括酒店行業(yè)，購買質(zhì)次價高的假冒偽劣商品，吃虧上當(dāng)?shù)氖聦绎L(fēng)不鮮，一個很重要的原因就缺乏必要的商品知識，對所購買的商品不了解，結(jié)果不化險為夷損害了酒店客人的利益，而且使企業(yè)本身蒙受不應(yīng)有的，甚至是巨大的損失，防止這種情況發(fā)生的辦法之一就是要求采購員必須掌握必要的商品知識----至少是他所分管的范圍的商品知識，包括商品的特性，產(chǎn)地，規(guī)格、用途、質(zhì)量、價格、供應(yīng)商狀況等，此外，要搞好物品采購工作，還必須掌握物品采購的基本理論，基本知識和基本技能，特別是掌握好采購的基本技能，方法，主要是：了解掌握物品供求信息，了解各類物品的特性和分類方法，善于與客商洽談業(yè)務(wù)，商定供貨條款，了解采購國外不同物品的采購程序，熟練輸采購手續(xù)等。對一個采購員來說，采購什么，到什么地方采購，什么時候采購怎樣采購等，應(yīng)做到胸有成竹，這樣才有可能進(jìn)行一次成功的不必要的損失和成本的增加。
四、了解市場行情，控制采購成本。
了解市場行情，要隨物品特點而定，對時令物品，因供求情況和價格變化快，應(yīng)隨時了掌握其變化，對季節(jié)性強(qiáng)的物品，如鮮貝，對蝦等，須摸清生產(chǎn)周期，掌握采購最佳時期，對大批量的日用品，要進(jìn)行專題調(diào)查，根據(jù)采購的質(zhì)、量、時間要求進(jìn)行選擇，如從外地進(jìn)貨還要了解運輸?shù)那闆r和運輸費用的高低。可供采購物品的市場是廣闊的一種物品要能有幾十家供貨單位可供選擇如果采購員缺乏了解市場，懂得市場行情的能，在數(shù)以千計的生產(chǎn)同一貨品的供貨單位面前就會暈頭轉(zhuǎn)向了，導(dǎo)致采購失敗，市場上需要了解的內(nèi)容有：貨物來自什么渠道?可從哪些供貨單位采購到哪些物品?各個供貨單位提供物品的質(zhì)量牌號，價格如何等等。同時還必要了解市場的其他一些因素，如市場物品流通渠道，產(chǎn)品供應(yīng)的季節(jié)性，價格波動，商業(yè)經(jīng)營氣候等影響市場供應(yīng)變動的原因。要了解市場行情，就要進(jìn)行調(diào)查分析，根據(jù)酒店來一些同等的做法，這種調(diào)查分析可概括為“二個三”，第一個“三是貨比三家不吃虧。即采購時應(yīng)盡可能多找?guī)准伊诵星椋貏e是多數(shù)物品采用市場調(diào)節(jié)方式銷售，由各售貨單位自行作價，對此要特別注意比價;”第二個“三是三個層次，即使用部門經(jīng)辦人員，采購部人員，成本控制部人員，都要做調(diào)查工作，然后，集中將情況分析，這樣就有可能避免采購的盲目性和被“斬”情況的發(fā)生，即能確保采購質(zhì)量，也呆防止鞭些采購人員營私舞弊，中飽私囊，從而有效地控制采購成本。
五、控制食品的采購價格。
成功的采購工作其目標(biāo)之一是獲得理想的采購價格。入口的價格是受各種因素影響的，諸如市場的供求狀況，餐飲的需求程度，采購的數(shù)量，食品本身的質(zhì)量，供應(yīng)的貨源渠道和經(jīng)營成本，單位支配市場程度，其他供應(yīng)者對其影響等，面對這樣的價格因素與餐飲經(jīng)營的要求，對采購價格實行控制是必要的，實踐證明，以下幾條價格措施是行之有效的。
1、規(guī)定采購價格-----通過詳細(xì)的市場價格調(diào)查后，酒店對餐飲所需的某些食品提出購貨限價，采購員必須在限價以內(nèi)進(jìn)行采購，不得超過，限價商品的品種一般是指每日采購的新鮮蔬果肉類
2、規(guī)定購貨渠道和供應(yīng)單位----采購部門只能那些指定的供貨單位購貨，或者只許購置來自規(guī)定渠道的食品，如香煙，洋酒等。
3、控制大宗和貴重食品的購貨權(quán)-----貴重食品和大宗食品其價格是影響餐飲成本的主體。因此，由餐飲部門提供使用情況的報告，采購部門增加購貨量和改變購貨規(guī)格可根據(jù)需求情況，大批量采購，以便降低單價，這也是控制采購價格的一種策略，另外當(dāng)某些食品的包裝規(guī)格有大有小時，購買酒店的適用規(guī)格，也呆降低單位價格。
4、向生產(chǎn)單位直接采購-----對采購批量大的物品，應(yīng)盡呆能向生產(chǎn)單位直接采購，并要求經(jīng)批理優(yōu)惠價格供應(yīng)。
5、根據(jù)市場行情適時采購-----當(dāng)某些食品在市場上供過于求，價格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合質(zhì)量并可作儲存的可趁此機(jī)會購進(jìn)，以備價格回升時使用。當(dāng)應(yīng)時食品上市，預(yù)計價格可能下跌，采購量應(yīng)盡呆能地減少，只在適應(yīng)需要即可，等到價格穩(wěn)定時再行添購。
六、學(xué)會對購進(jìn)貨品價格的整體控制。
采購經(jīng)理每天要對很多的“采購申請單”、“計貨單”、支票申領(lǐng)單、中，西廚每日訂貨單“簽字”但他每天都要面對同一個課題，壓低進(jìn)貨價格降低成本。廚房每日用的鮮活海水產(chǎn)品，禽蛋，肉、菜、水果等等天天進(jìn)，日日買，每種不過幾十元，上百元而房口部的棉織品，塑料制品，印刷品，一份計貨單批下來，常常過千元，上萬元，特別是工程裝修，維修，甚至超過幾十萬元。理論上講，對于每筆支出，無論巨細(xì)，大小，都要嚴(yán)格控制，所謂點滴節(jié)約，但實際上誰也不可能完全做到保證采購部日常購買的所有商品，其質(zhì)量是全城最好的，其價格又是全市最平的，舉例說明一般大路菜的單價，東西南北各個農(nóng)貿(mào)市場價格相關(guān)一毛幾分，如果一定要求采購員和每期進(jìn)貨都“最好”，“最平”反而會使他們整日處于緊張忙亂之中，在當(dāng)今社會節(jié)奏日益加快的時代，事事無巨細(xì)，筆筆支出都精細(xì)管理的做法，不公難以進(jìn)行，而且得不損失，因此，作為采購經(jīng)理，應(yīng)采取從整體上掌握，控制采購成本的策略，這一策略主要體現(xiàn)在以下兩個方面。
1、眾多的日常小額開支予以總的控制，只要是市場的平均價格之內(nèi)，具體的一筆筆支出可以不必過分計較。因為是大量的常用品，管理的側(cè)重點放在保證質(zhì)量及快速反應(yīng)上，即必須保證購進(jìn)的貨品貨量能用，好用，同時必須保證及時購進(jìn)，說買就買的到，不耽誤使用。
2、小量的大額支出必須下功夫，多方了市場，多方尋價，認(rèn)真淺談，仔細(xì)做報價，不允許購買出現(xiàn)失誤，嚴(yán)格控制，最好是經(jīng)理親自洽商。對這部分重點的大額支出，管理的側(cè)重點應(yīng)是在保證質(zhì)量的前提下盡最大可能地省錢，在洽談過程中要“斤斤計較。幾毛錢，幾分錢地砍，例如一份印刷品要印要千萬份，每份砍下一二分或三四厘錢，就能省下不少錢，
七、建立良好的采購工作程序，控制整個采購系統(tǒng)。
便是的采購工作程序?qū)椴少彶坑袟l不紊地運作提供有力的保證，使所有的采購員有章可循，提高效率，減少失誤。各個酒店，賓館采購的采購工作程序中應(yīng)注意以下幾個問題。
1、嚴(yán)格按程序運作，不允許推委扯皮，該辦的必須辦理。
2、嚴(yán)格按程序所規(guī)定的職權(quán)范圍辦理，不得超越范圍。
3、密切協(xié)作關(guān)系，強(qiáng)調(diào)采購部與其他部門的協(xié)調(diào)，合作與配合，有困難，有疑問應(yīng)共同協(xié)商解決。
八、對采購計劃和購貨合同執(zhí)行的控制。
為保證物品采購和購貨合同的有效執(zhí)行，采購經(jīng)理必須對執(zhí)行過程進(jìn)行控制。
1、指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)至計劃的執(zhí)行和購貨全責(zé)的履行進(jìn)行檢查。
2、設(shè)立物品計劃執(zhí)行控制臺賬，記錄每種物品的采購計劃，簽約(合同)情況，交貨履約和庫存情況，如有條件可采用科學(xué)的酒店采購工作管理軟件，將這些數(shù)據(jù)輸入電腦，以備隨時檢查。
3、定期檢查與隨時檢查相結(jié)合，每月進(jìn)行全面檢查，對未按計劃和合同的進(jìn)度供貨的貨種，隨時通知經(jīng)辦采購員督促供應(yīng)單位按時交貨，也可用掛牌方法把沒有按計劃執(zhí)行，按合同供給的物品品種，用不同顏色牌子掛出，以便引起同事注意。
九、熟悉供應(yīng)廠商，并與之建立良好和合作關(guān)系。
采購員的工作是有所分工的，在一個相對長的時間里較固定地分管負(fù)責(zé)采購某一類物品，使其對熟悉這尖物品的市場供應(yīng)的廠家及供應(yīng)商，作為采購綆，則應(yīng)該熟悉所管的采購員與之聯(lián)系的所有供應(yīng)廠商，經(jīng)過一段時間實際采購的考察，對一引起信譽(yù)好的供應(yīng)商，應(yīng)考慮與之建立比較穩(wěn)定的采購關(guān)系和良好的合作關(guān)系，以保證貨源的購進(jìn)，減輕采購工作量，同時，他應(yīng)該負(fù)責(zé)解決采購員解決不了的問題，買到采購員買不到的貨物，應(yīng)注意不能出現(xiàn)這樣的情況：即一個采購員頻繁聯(lián)系供應(yīng)商是采購經(jīng)理所不知道或不熟悉的，如果采購員和供應(yīng)商長年，不買采購部經(jīng)理的帳，那么采購經(jīng)理的工作將是十分被動的。供應(yīng)商為了得到更高的經(jīng)濟(jì)效益，會采取各種樣的辦法“困住“采購員，手段之一是”回扣“它不僅影響進(jìn)貨成本，損害酒店利益，還會腐蝕采購隊伍，如何控制這類問題的產(chǎn)生是所有采購經(jīng)理面臨的共同問題，事實上，作為采購經(jīng)理不可能盯住所有采購員，跟著他們滿街跑，只在對貨品采購進(jìn)行嚴(yán)密的控制管理，盯住貨品的單價，把單價控制住，回扣就可以降低到最低限度，甚至沒有?？傊?，酒店業(yè)中的采購供應(yīng)工作是極其復(fù)雜的，其管理工作也是具有相當(dāng)難度和挑戰(zhàn)性的，作為采購經(jīng)理，要想將采購工作的特有規(guī)律，進(jìn)而遵循這些規(guī)律去做，只有這樣才能提高采購工作的管理水平，在保證滿足酒店服務(wù)和生產(chǎn)需求的同時，最大程度地降低采購成本。
酒店物資采購管理流程
一、采購項目的申請
1.部門根據(jù)營業(yè)情況需要在部門、庫房沒有該項目或該項目不足的情況下可以申購;庫房在庫存定額不足的情況下要根據(jù)物資定額提出申購。申購前部門和庫房必須認(rèn)真檢查部門及庫房該項目庫存量及消耗量。
2. 庫房儲備以外的項目由各使用部門提出申購。申購之前必須查詢庫房是否有該項目的儲備或替代品。
二、采購項目的審批、擇商、確認(rèn)、報價與購買
1.經(jīng)確認(rèn)實屬必要購買項目，必須由庫房或使用部門填寫申購單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、庫管員、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，經(jīng)總經(jīng)理審批后交采購統(tǒng)一辦理。
2.酒店所需商品由財務(wù)部負(fù)責(zé)安排采購;
3.采購員應(yīng)按照申購項目進(jìn)行采購，如有疑問可直接與申購部門進(jìn)行溝通。在確認(rèn)無誤后，應(yīng)按照要求盡快安排采購。如該項物資由長期供應(yīng)商供應(yīng)，可直接聯(lián)系供應(yīng)商供應(yīng)。如果沒有長期供應(yīng)商應(yīng)尋找至少三家供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，經(jīng)過對比、篩選，并報有關(guān)人員同意后進(jìn)行采購。對于零星項目的采購可安排采購員在市場上直接采購，但要做好采購監(jiān)督工作。
4.供應(yīng)商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣、獎金、獎品等歸酒店所有，任何部門或人員不得占為私有。
5.對有特殊要求的或需要加工定做的采購項目，申購部門需要作詳細(xì)的說明或提供樣 品，供應(yīng)商報價時必須提供樣品或有關(guān)資料，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員同意后方可辦理采購。
6.財務(wù)部對內(nèi)要主動與部門保持密切聯(lián)系，樹立服務(wù)意識， 熟知酒店物品的標(biāo)準(zhǔn)和使用情況;對外經(jīng)常做好市場調(diào)查研究，掌握市場信息;積極主動向使用部門推薦適路產(chǎn)品及質(zhì)優(yōu)價廉的替代品;積極主動向酒店提供市場情況及購買策略。
7.所有采購項目擇商、報價必須由財務(wù)部在充分準(zhǔn)備、掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定;使用部門有權(quán)了解所需物品的價格和提出質(zhì)疑。財務(wù)部在擇商報價中必須認(rèn)真研究對待;使用部門必須在工作中要主動與財務(wù)部溝通配合，對所掌握的供應(yīng)商情況及購物意向要主動通報財務(wù)部，由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務(wù)好的供應(yīng)商。
8.確屬疑難采購項目，財務(wù)部應(yīng)及時與使用部門進(jìn)行溝通，研究對策，必要時可由使用部門派人一同采購。無力解決的必須及時上報，不得拖延誤事。
9.所有采購項目依據(jù)有效申購單由財務(wù)部安排采購員統(tǒng)一購買，其他部門一般不得自行購買。
10.在購買過程中要認(rèn)真檢查所購物品的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、等內(nèi)容，堅決杜絕假冒偽劣等不合格產(chǎn)品流入酒店。
三、采購項目的驗收
1.無論是供應(yīng)商還是采購購回的物品必須首先于庫房聯(lián)系，由庫房根據(jù)申購表驗收貨物。不允許直接將貨物交與使用部門。
2.對于不符合采購申請表的采購，庫房人員有權(quán)拒收。供應(yīng)商或采購人員辦理入庫驗收手續(xù)后，庫管員應(yīng)開立入庫單，并將入庫單客戶聯(lián)交采購員或供應(yīng)商辦理結(jié)算。
3.庫房在驗貨過程中對項目質(zhì)量、規(guī)格等難以確認(rèn)的情況下應(yīng)主動請使用部門一起驗收。
4.在驗收過程中庫房或使用部門有權(quán)對不符合要求的物品提出退貨要求，經(jīng)確認(rèn)實屬不符的由采購人員或供應(yīng)商辦理退貨。
5.購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對于有爭議的問題應(yīng)各自向上級報告協(xié)調(diào)解決。
四、采購項目的結(jié)算
1.采購人員零星的采購可以直接支付現(xiàn)金。但不得超過1000元，超過1000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算;必須辦理現(xiàn)金結(jié)算的須經(jīng)總經(jīng)理同意。
2.供應(yīng)商結(jié)算的2000元以下可以辦理現(xiàn)金結(jié)算，超過2000元的必須辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
3.辦理結(jié)算時，必須按照報賬程序填好報銷單，經(jīng)財務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字、總經(jīng)理審批后方可交出納辦理結(jié)算。
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