機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本
為了進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)檔案工作水平，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，需要制定并實(shí)施相應(yīng)的管理制度。學(xué)習(xí)啦小編今天為你整理了機(jī)關(guān)檔案室制度范本，希望對大家有幫助!
機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇一
一、檔案立卷歸檔制度
1、立卷原則：文書檔案實(shí)行以卷為單位裝訂(即案卷級整理方法)的原則，其他會計、聲像按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、立卷歸檔范圍和文書檔案保管期限：按照我委編制并經(jīng)縣檔案局審批同意的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》執(zhí)行。
3、立卷歸檔時間：
⑴機(jī)關(guān)文書檔案應(yīng)堅持做好平時收集，把已處理完畢的文件按流水號收集齊全，于第二年初進(jìn)行整理、歸檔，六月底前完成歸檔工作。
(2)機(jī)關(guān)會計檔案在年終立卷后由財務(wù)部門暫時保存一年，第二年六月底前移交綜合檔案室。
(3)聲像檔案在每項(xiàng)活動結(jié)束后，及時交綜合檔案室歸檔。
(4)其他門類和載體的檔案應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向綜合檔案室移交歸檔。
4、文件整理歸檔要求：
按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件間的聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。
⑴不同年度的文件一般不得放在一起歸檔;但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年歸檔;沒有復(fù)文的，放在請示年歸檔;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年歸檔;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年歸檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔;非訴訟案件放在結(jié)案年歸檔;其他文件材料的歸檔按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
⑵文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列。一個問題的請示、報告、批復(fù)應(yīng)依序排列在一起(批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后)，印件在前、定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后;其他文件材料依照有關(guān)規(guī)定及其形成規(guī)律或特點(diǎn)進(jìn)行排列。
(3)文件材料的排列，應(yīng)按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。文件材料整理后裝盒的排列自上而下，自左向右。排列方法應(yīng)結(jié)合本機(jī)關(guān)的具體情況，歷年來的歸檔排列要統(tǒng)一，前后一致。
(4)文件材料整理歸檔目錄應(yīng)區(qū)別不同保管期限，分年度編制歸檔目錄，在一個全宗內(nèi)，歸檔目錄號不得重復(fù)。
二、檔案保管制度
1、綜合檔案室做到辦公、閱檔、庫房三分開。
2、配置足夠的檔案柜以及相關(guān)設(shè)備。
3、檔案室門窗要牢固，嚴(yán)格做到防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防火、防高溫。檔案庫房做到專人負(fù)責(zé)、專人管理。庫房內(nèi)不得堆放雜物。
4、經(jīng)常檢查檔案存放的情況，發(fā)現(xiàn)破損或霉變的檔案，檔案人員要認(rèn)真采取措施，及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
5、庫房內(nèi)的檔案柜應(yīng)排列有序、統(tǒng)一編號，做到整齊劃一。
6、根據(jù)檔案工作需要配置溫濕度計、復(fù)印機(jī)、掃描儀、電腦、收錄機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備、照相機(jī)和電子計算機(jī)等設(shè)備。
7、機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化，納入本單位辦公自動化系統(tǒng)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，提高檔案管理水平和服務(wù)效率。
三、檔案保密制度
1、建立健全檔案保密組織，做到領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)、組織落實(shí)、人員落實(shí)。
2、檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)__指示、決定，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和保密制度。
3、檔案人員應(yīng)根據(jù)國家和秘密及其密級具體范圍的規(guī)定劃分秘密、機(jī)密、絕密等，嚴(yán)格按密級管理辦法進(jìn)行管理。
4、檔案一般不外借，確因工作需要借用的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意。外單位人員來查閱檔案的，須持有單位介紹信方可接待。
5、秘密以上檔案，只限在檔案室內(nèi)查閱，不得外借，不得復(fù)制。確因工作需要的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可摘抄有關(guān)章節(jié)，用完后及時交檔案人員處理。
6、檔案人員應(yīng)對保密檔案作定期檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時報告并查明去向，杜絕一切可能危害檔案安全和泄密事件發(fā)生。
四、檔案利用制度
為開發(fā)利用檔案信息資源，切實(shí)有效地為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案人員必須熟悉檔案室所藏檔案情況，主動了解機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。
一、利用范圍：
1、檔案室所藏的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、其他門類和載體的檔案。
2、檔案室利用檔案資源收集和編制的全引目錄、發(fā)文匯編、組織沿革、大事記等。
二、利用方法：
1、凡利用者都應(yīng)按有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，查閱檔案時，在閱檔室閱覽，不允許在案卷上圈劃、批注、涂改、剪裁或拆散檔案。
2、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄、復(fù)制的，須經(jīng)檔案人員審核同意，秘密以上檔案需作必要摘錄的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，用完后及時交檔案人員處理。
3、檔案人員應(yīng)做好檔案利用反饋工作。在向利用者提供利用的同時，做好《檔案查借閱登記》，并附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，由利用者填寫，及時交檔案室查存。
五、檔案交接制度
一、各科室對國家規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。各科室負(fù)責(zé)人必須在檔案備考表內(nèi)簽字，以示確認(rèn)。
二、檔案人員要根據(jù)國家、省、州、縣關(guān)于檔案館接收檔案的范圍和年限規(guī)定，有計劃、有步驟地將永久、長期的檔案連同案卷目錄和有關(guān)材料，按時向縣檔案館移交。
三、凡屬進(jìn)館的檔案，均應(yīng)按要求進(jìn)行收集、整理、鑒定和驗(yàn)收，對不同門類、載體的檔案，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
四、進(jìn)館檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)、交接雙方應(yīng)在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應(yīng)歸入機(jī)關(guān)全宗卷內(nèi)保存。
六、檔案人員崗位責(zé)任制
1、認(rèn)真貫徹、執(zhí)行《檔案法》、《保密法》以及有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，不斷提高政治思想和業(yè)務(wù)工作水平。
2、熱愛檔案事業(yè)、熟悉檔案業(yè)務(wù)、制定有關(guān)檔案工作計劃和管理制度。
3、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全部檔案，嚴(yán)格接收手續(xù)并把好質(zhì)量關(guān)，做好檔案的保管、利用工作。
4、認(rèn)真貫徹《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)定》，實(shí)施科學(xué)管理，積極創(chuàng)造條件，升級達(dá)標(biāo)。
5、加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，熟悉本機(jī)關(guān)室藏檔案，編制組織沿革、大事記、年鑒、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等檢索工具和專題資料。
6、保密檔案的管理和利用，必須按照國家有關(guān)檔案、__的法律、法規(guī)和方針政策的規(guī)定辦理，確保機(jī)關(guān)檔案的完整與安全。
7、按照檔案保管期限及鑒定工作的規(guī)定，定期鑒定檔案，及時做好檔案的存毀和向縣檔案館移交檔案的工作。
機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇二
第一條為了進(jìn)一步提高本機(jī)關(guān)檔案工作水平，逐步實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定本制度。
第二條機(jī)關(guān)檔案是指在各種會議、活動和機(jī)關(guān)日常工作中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條機(jī)關(guān)的檔案工作必須嚴(yán)格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)檔案管理有關(guān)原則、規(guī)定，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。
第四條機(jī)關(guān)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)：
(一)機(jī)關(guān)的檔案工作由主管領(lǐng)導(dǎo)，檔案員具體負(fù)責(zé)，其業(yè)務(wù)工作接受上級檔案部門的指導(dǎo)與監(jiān)督。
(二)機(jī)關(guān)檔案確定一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，檔案員負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)各有關(guān)資料的收集、整理、歸檔工作。
(三)辦公室應(yīng)視情況酌情加大投入配備設(shè)施，運(yùn)用計算機(jī)等現(xiàn)代化科技手段管理檔案，廣泛運(yùn)用計算機(jī)檢索，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
(四)機(jī)關(guān)各辦工作形成的有關(guān)資料建檔工作，由辦公室牽頭，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確保機(jī)關(guān)檔案的完整和齊全。
第五條本機(jī)關(guān)檔案工作職責(zé)
(一)統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的全宗檔案;
(二)對機(jī)關(guān)日常形成的文件、材料、聲像資料的收集、整理、立卷、歸檔工作;
(三)為檔案的利用提供服務(wù);
(四)檔案的統(tǒng)計、保密和安全管理工作，定期向檔案館移交永久性的檔案。
第六條檔案的保管期限的確定和立卷歸檔原則按照上級檔案管理部門的要求規(guī)范操作。
第七條各類材料的歸檔時間為：紙質(zhì)文件、電子文件在次年三月底前歸檔，其他材料檔案按其完成的時間歸檔。
第八條加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)，健全防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，確保檔案完整。
紙質(zhì)材料檔案、聲像材料檔案等不同載體類型的檔案，應(yīng)分別保管。
第九條檔案利用的原則：
(一)檔案人員嚴(yán)格遵守保密制度，保守機(jī)密。不隨意提供檔案或擴(kuò)大利用范圍。
(二)本機(jī)關(guān)工作人員借閱、利用檔案，需辦理借閱登記手續(xù)。外單位因工作需要閱查檔案，須持單位介紹信，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意登記后，方可查閱。檔案一般不外借，特殊情況須經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(三)借閱的檔案資料必須妥善保管，并注意保密，不得轉(zhuǎn)借。各級各類人員查閱、利用檔案，對所查閱、借閱的檔案要嚴(yán)加愛護(hù)，嚴(yán)禁在案卷上圈劃、涂抹、折疊，更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者，將按檔案法和保密法等有關(guān)規(guī)定予以處理。
(四)檔案借閱用畢后要及時歸還。借閱時間一般不得超過15天;如繼續(xù)借閱，須另行辦理繼借手續(xù)。
第十條對借閱較重要的檔案，并已利用的，應(yīng)及時做好利用效果的登記工作。
第十一條做好檔案的統(tǒng)計工作，每年立卷歸檔完畢后，進(jìn)行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計報表，按時報檔案行政管理部門。
第十二條根據(jù)保管期限的規(guī)定，應(yīng)對本機(jī)關(guān)檔案定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在機(jī)關(guān)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人主持下，由上級有關(guān)部門組成鑒定小組，對已到期的檔案進(jìn)行鑒定，提出保存或銷毀檔案。
機(jī)關(guān)檔案室管理制度范本篇三
檔案保管制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。
五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認(rèn)識檔案__的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。
四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負(fù)責(zé)。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導(dǎo)下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件，同時填寫查閱登記表;受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時，以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律責(zé)任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員崗位職責(zé)
一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，嚴(yán)守國家機(jī)密。
四、積極開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者，迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價值，準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案達(dá)到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。
三、做好安全巡查工作，下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告，并全力撲救。
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