如何做到工作效率最大化
如何做到工作效率最大化
導(dǎo)語：我們每個人每天的時間都是相等的，如何在相等的時間里將我們的工作做到效率最大化，這是個值得我們思考的問題。想擺脫窮忙又毫無品質(zhì)的生活，你應(yīng)該立刻實踐以下5項聰明工作法。
我最近寫了一篇文章關(guān)于你可以更聰明地工作，而不是更辛苦的工作方法。這里可以提供很多的建議，以幫助使你的一天更富成效而無需投入額外的時間。五個不需拉長工作時間，卻能更有工作成效的方法：
1，限制你的to-dolist，每天最多做三件事
一個違反常理但對我的工作效率有提升的方法是限制我增加到to-dolist的項目數(shù)量。
選擇1-3個最重要的任務(wù)MostImoportantTasks(MITs)。這些任務(wù)是你一天工作中必須要做的，比較重要且困難的任務(wù)。是那些需要你耗費很多時力，加班來完成的工作。LeoBabaut主張再做其他事情之前先把重要的事情做完：
“早上最先做你的MITs，不論是在家里還是你準(zhǔn)備開始工作的時候。如果你將它們放置在后面，你將會變得很忙，并且沒有時間來完成它們。如果不先完成它們，你一天的休息就泡湯了!”
你的to-dolist的其余部分可以被你想要去做的事情填滿，只要你優(yōu)先確定了1-3個MITs。確保你在專注于其他事情之前先把重要的事情完成，這樣你將會在一天結(jié)束時覺得很有效率。
前一天晚上想想你的計劃
另一個制定to-dolist的小竅門是在前一天晚上想好你要做的事情可以減少你工作的焦慮。我最后常常躺在床上想我明天需要做的事情并且規(guī)劃我新的一天，這使我很難入睡。
所以在睡覺之前將我的to-dolist寫下來可以幫助我放松并且睡得更香。我不想浪費早上的時間來想我今天應(yīng)該先做什么，這樣以后我可以第二天直接跳到MIT來做。
只關(guān)注今天要做的事情
我最近最喜歡做改變就是將我今天需要做的事情從主要清單中分離出來。
某些時候我對所有我需要做的事情感到很焦慮——我必須將它們寫來來防止自己忘記。但我不希望它們?nèi)麧M了我今天的時間，這將會使當(dāng)下變得更加的忙碌。
我的解決方法是我會列一個關(guān)于我要做的事情的綜合清單。每天晚上我會挑一兩個待辦事項到第二天來做(我會用優(yōu)先級標(biāo)記在我的綜合事件清單上，這樣有很高優(yōu)先級的事情將會被移動到我的“today”清單)。這讓我專注于今天要做的事情，這也給了我有時候需要做的一些小事情留了空間。
《與成功有約》作者史蒂芬.柯維(StephenCovey)曾說，傳統(tǒng)時間管理思維容易讓人陷入與時間賽跑的惡性循環(huán)，成為想在最短時間內(nèi)做最多事的急迫性偏執(zhí)狂，但如果把時間看成是一個罐子，重要的事看成大石頭，想要順利填滿整個罐子，你應(yīng)該先放入大石頭，再依序填入小石頭、沙粒和水。
因此，試著把自己的待辦事項重新組合，依照重要程度分成高、中、低三種層次，最重要的事今天解決，例如完成企劃;次要的事本周完成，例如顧客感謝函;沒那么重要的事，有空再做吧，例如上網(wǎng)申請會員注冊。
2，衡量你的結(jié)果，而不是注重時間
WorkSmarter,NotHarder這一點來源于一個問題：付出和回報不成正比。我希望能在短時間里面獲得更多的成效。其中一個方法就是衡量我們的工作效率。
這聽上去很像一個玩笑，但這是工作的時候不可忽視的一個問題如果你真的衡量了你所做的事情的效果，而不是你在這件事情上面多花費的時間，你將會發(fā)現(xiàn)你工作中的一些不同。
如果你有一個大項目或者任務(wù)需要完成，一個良好的開端就是將它們細(xì)分成需要完成的部分。一系列的小任務(wù)組成一個大項目，你可以檢查你每天做了什么，并且可以知道你用了多少天完成這件事。
當(dāng)你查看你每天所做完的事情的時候，你會很驚喜并且更加激勵你投入的工作，完成更多的任務(wù)。
以結(jié)果為導(dǎo)向衡量工作進(jìn)度，看工作成果，而非工作時間。
3，建立“準(zhǔn)備工作”規(guī)則
正如我前面提到的，如果我不知道先做什么工作，我就會變得很拖延并且浪費一上午的時間。你可能因為別的事情造成拖延，但起步往往是最常見的阻礙。我傾向于拖延，浪費時間在早晨。你可能有一個不同的危險時間一拖再拖，但是起步似乎是一個常見的障礙。一種方法可解決這種問題，就是建立一個規(guī)則來告訴你的大腦和身體，現(xiàn)在需要開始工作了。
你的規(guī)則可以使很簡單的事情，比如每天上下班的路上買的一杯咖啡。我通常邊喝咖啡邊檢查我喜歡的網(wǎng)站，看看是否有新的消息。一旦喝完了咖啡，這就是我的分界點，就觸發(fā)性的告訴我開始工作了。
其他方式進(jìn)入工作的狀態(tài)可以是當(dāng)你坐在辦公桌前或者在工作區(qū)的時候，關(guān)掉你的手機(jī)，做一些簡單的伸展運動，吃點早餐。你甚至可以設(shè)置一個廣播來讓你進(jìn)入工作狀態(tài)，收聽廣播讓它成為你進(jìn)入狀態(tài)的一種規(guī)則。
Twitter和Square聯(lián)合創(chuàng)始人杰克.多爾西(JackDorsey)這樣設(shè)定他的工作規(guī)律：星期一管理公司，周二產(chǎn)品，星期三行銷、溝通與成長，星期四研發(fā)與合作伙伴，星期五公司文化與招聘。如此一來，即使臨時有事打擾，他也能立刻回神，專心處理今日要務(wù)。
4，追蹤你在什么事情上浪費時間
如果你想提高工作效率，當(dāng)你真正遇到問題的時候最好改變規(guī)則并且嘗試新的解決方法。我過去肯定會這樣做，但發(fā)現(xiàn)它并不是一個長期的解決方案。
提高效率的第一步是找出你規(guī)律性時間所花在的地方。首先，記錄你每天早晨做的準(zhǔn)備工作。你會發(fā)現(xiàn)你的時間花在像選擇衣服這種可以在前一天晚上做的事情上。然后追蹤你如何花這些時間的，找出它們的模式——像RescueTime這樣的工具可以幫到你。
一旦你知道什么事情占用你的時間，什么事情讓你拖延，你可以開始改變這些習(xí)慣。
我曾經(jīng)在早上浪費了大量的時間來檢查出我最喜歡的網(wǎng)站的新聞和更新。所以因此我制定了規(guī)則：我會邊喝咖啡邊做這件事情，當(dāng)咖啡喝完的時候就意味著要開始工作了。這種方法只用于做我自己喜歡做的事情，但不用于我計劃內(nèi)的工作事宜。
5，養(yǎng)成幫助你停下工作的習(xí)慣
培養(yǎng)工作規(guī)律有助于運用時間，停止工作也是如此。你應(yīng)該為自己設(shè)定停工時間，以免無止盡地繼續(xù)瞎忙。例如，午餐前必須完成一件最重要的事，或者跟朋友約頓晚餐，強(qiáng)迫自己提高工作效率順利赴約。這些正向獎勵也會使你抱著期待愉快工作。
所以，規(guī)定自己準(zhǔn)時下班?？梢园才鸥笥殉酝聿停瑥?qiáng)迫自己準(zhǔn)時完成。此外，因為是要做自己喜歡的事，會更有動力趕快完成工作。
Twitter執(zhí)行長依凡.威廉斯(EvanWilliams)原本都在早上去健身，但他發(fā)現(xiàn)自己早上效率最好，之后逐漸下滑;于是他把時間規(guī)畫切成兩半，早上專心工作、中午去運動;或者傍晚運動前要完成今日任務(wù)，結(jié)果每個時段他都能保持充沛活力充沛、高效工作。