Word使用修訂功能的方法步驟
Word使用修訂功能的方法步驟
小編今天對(duì) Word 中“修訂”功能中部分常用技巧進(jìn)行了歸納，包括：修訂狀態(tài)的切換;修訂標(biāo)記顯示位置的切換;修訂標(biāo)記顯示狀態(tài)的切換;不同修訂者修訂標(biāo)記的切換、刪除等。希望以下教程對(duì)你有幫助。
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Word 文檔的修訂功能使用步驟
切換修訂功能的開(kāi)關(guān)狀態(tài)。
打開(kāi)文檔，依次點(diǎn)擊“審閱”選項(xiàng)卡——“修訂”組——“修訂”按鈕，點(diǎn)擊后該按鈕底色由白色變成有色(具體顏色根據(jù)系統(tǒng)主題確定)。
也可以通過(guò)按下 Ctrl + Shift + E 鍵盤(pán)組合鍵，實(shí)現(xiàn)對(duì)修訂功能的啟用;再按一次，則關(guān)閉修訂功能。
現(xiàn)在對(duì)文檔進(jìn)行增刪改操作，Word 將會(huì)記錄下操作內(nèi)容并以批注框的形式展示出來(lái);被修改的行左側(cè)，還會(huì)出現(xiàn)一條豎線(xiàn)，提示該行已被修改。
切換修訂標(biāo)記的顯示位置
默認(rèn)狀態(tài)下，Word 使用“批注框”的方式呈現(xiàn)修訂標(biāo)記。可以切換這種呈現(xiàn)方式，將其改為“嵌入式”。
方法：依次點(diǎn)擊“審閱”選項(xiàng)卡——“修訂”組——“批注框”按鈕，在下拉菜單中選中“以嵌入方式顯示所有修訂”。
現(xiàn)在，文檔右側(cè)的修訂框消失，修訂標(biāo)記改為在文檔內(nèi)以嵌入的方式顯示。
切換修訂標(biāo)記的顯示狀態(tài)
如果覺(jué)得文檔的修訂狀態(tài)看起來(lái)有點(diǎn)混亂，可以對(duì)修訂標(biāo)記狀態(tài)進(jìn)行切換。
方法：依次點(diǎn)擊“審閱”選項(xiàng)卡——“修訂”組——修訂標(biāo)記顯示狀態(tài)列表框，有四種狀態(tài)：顯示標(biāo)記的最終狀態(tài);最終狀態(tài);顯示標(biāo)記的原始狀態(tài);原始狀態(tài)。各自含義顯而易見(jiàn)。
比如，在最終接受或拒絕修訂之前，想預(yù)先看一下文檔在修訂后的真實(shí)狀態(tài)，只要點(diǎn)擊上述“最終狀態(tài)”列表項(xiàng)，所有修訂標(biāo)記將被隱藏，文檔界面看起來(lái)整潔清爽了許多。
需要注意的是，上述切換僅為“顯示狀態(tài)”的切換，而沒(méi)有真正改變文檔的修訂狀態(tài)。如，切換到“最終狀態(tài)”后又對(duì)文檔進(jìn)行了修訂，再切換回“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”時(shí)，新修訂的內(nèi)容仍會(huì)以修訂標(biāo)記的形式呈現(xiàn)。
切換不同修訂者修訂標(biāo)記的顯示狀態(tài)
如果文檔經(jīng)過(guò)不同的修訂者修訂，Word 會(huì)為不同修訂者的修訂標(biāo)記應(yīng)用不同顏色的邊框，以示區(qū)分。如圖，該文檔經(jīng)過(guò)兩位修訂者的修訂，他們的修訂標(biāo)記分別以紅色和藍(lán)色兩種顏色的邊框進(jìn)行區(qū)分。
如果想一次只看其中一位修訂者的修訂標(biāo)記，可以這樣切換：“審閱”選項(xiàng)卡——“修訂”組——“顯示標(biāo)記”按鈕——“審閱者”，然后取消某位修訂者前面的復(fù)選對(duì)勾。
被取消顯示的修訂者所做標(biāo)記，將從頁(yè)面右側(cè)消失;沒(méi)有取消顯示的則繼續(xù)保留。
刪除某位修訂者的修訂標(biāo)記
按照上述操作，隱藏某位修訂者的修訂標(biāo)記，然后“審閱”選項(xiàng)卡——“更改”組——“拒絕”按鈕下拉列表——“拒絕所有顯示的修訂”。
在“拒絕所有顯示的修訂”之后，再將隱藏的修訂標(biāo)記切換為顯示，則該修訂者的修訂標(biāo)記被保留。
接受全部修訂形成終稿
當(dāng)所有修訂標(biāo)記都確認(rèn)完畢(不需要的修訂也進(jìn)行了刪除)，則可以點(diǎn)擊“審閱”選項(xiàng)卡——“更改”組——“接受”按鈕下拉列表——“接受對(duì)文檔的所有修訂”，形成終稿。
注意，在通過(guò)郵件等途徑發(fā)出終稿前，記得關(guān)閉“修訂”功能按鈕(參考第 1 步驟)，避免終稿接收者在對(duì)文檔進(jìn)行修改時(shí)產(chǎn)生困擾(考慮到并不是所有的領(lǐng)導(dǎo)都熟悉文檔修訂功能)。