Word實(shí)用操作技巧

Word實(shí)用操作技巧

　　為了發(fā)揮Word 的強(qiáng)大功能，建議你在使用時(shí)試試以下的技巧，靈活運(yùn)用這些技巧，可以使你迅速成為Word高手(這里我們以Word XP為例，其他版本請(qǐng)參考操作)。下面由學(xué)習(xí)啦小編為您提供更多的技巧，希望能幫助您。

　　Word實(shí)用操作技巧：1插入特定文字

　　對(duì)于要經(jīng)常輸入的文字段，每次都一個(gè)字一個(gè)字的敲入，確實(shí)很麻煩!其實(shí)你可以把它制成一個(gè)按鈕放在工具欄里，以后需要時(shí)，用鼠標(biāo)一點(diǎn)即可。方法是：在“插入”/自動(dòng)圖文集/自動(dòng)圖文集中添加一項(xiàng)“特定文字”，然后打開(kāi)“自定義”對(duì)話框，選取“命令”選項(xiàng)，在“類型”列表框中單擊“自動(dòng)圖文集”，在右邊命令框中找到剛才添加的“特定文字”項(xiàng)，將其拖放到工具欄即可。

　　Word實(shí)用操作技巧2：替換為特殊格式的字體

　　要將文檔中的某個(gè)詞或字統(tǒng)一替換為另一種格式，例如將“XP”改為斜體、下劃線的字體格式，可以這樣操作：?jiǎn)螕舨藛?ldquo;編輯/替換”，在“查找內(nèi)容”中輸入“XP”，在“替換為”中同樣也輸入“XP”，然后打擊“高級(jí)”選項(xiàng)，打開(kāi)“格式”菜單，將字體設(shè)置為斜體、下劃線，最后單擊“全部替換”。

　　Word實(shí)用操作技巧3：快速取消項(xiàng)目編號(hào)格式

　　當(dāng)你在文檔中輸入了項(xiàng)目編號(hào)1和回車后，Word XP會(huì)自動(dòng)生成項(xiàng)目編號(hào)2、3、 4……，取消這些項(xiàng)目編號(hào)的方法是：將文檔全選，然后剪切，再粘貼回去，接著在Word XP中的智能標(biāo)記中選“僅保留文本”格式，即可快速取消項(xiàng)目編號(hào)。

　　Word實(shí)用操作技巧4：快速還原圖形尺寸

　　當(dāng)你在文檔中放置一些圖片，對(duì)它們進(jìn)行適當(dāng)?shù)匦薷闹螅绻X(jué)得不滿意，還可以快速還原圖形尺寸，方法是：按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)雙擊該圖片即可。

　　Word實(shí)用操作技巧5：一次插入多個(gè)圖片

　　要在文檔中插入多個(gè)圖片，沒(méi)必要一個(gè)一個(gè)的插入，你可以單擊菜單“插入/圖片/來(lái)自文件”，然后在插入圖片對(duì)話框中，按住Shift鍵的同時(shí)用鼠標(biāo)逐個(gè)點(diǎn)擊要添加的圖片，最后按“插入”即可。

　　Word實(shí)用操作技巧6：將文字替換為圖片

　　具體方法是：先把圖片復(fù)制到剪貼板中，然后打開(kāi)替換對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”框中輸入將被替換的文字，接著在“替換為”框中輸入“^c”(注意：c必須是小寫(xiě)的半角字符)，單擊替換即可。“^c”的含義是讓W(xué)ord XP以剪貼板中的內(nèi)容替換“查找內(nèi)容”框中的內(nèi)容，因此“^c”還可替換包括回車符在內(nèi)的大段文本。

　　Word實(shí)用操作技巧7：關(guān)閉智能標(biāo)記

　　要關(guān)閉Word XP能自動(dòng)識(shí)別名字、日期、時(shí)間、地址、電話號(hào)碼和最近使用過(guò)的電子郵件地址的智能標(biāo)記，需要依次選擇“工具”/自動(dòng)更正選項(xiàng)，并點(diǎn)擊“智能標(biāo)記”標(biāo)簽，清除“用智能標(biāo)記標(biāo)識(shí)文本”和“顯示智能標(biāo)記操作按鈕”二個(gè)檢查框，并點(diǎn)擊“確定”按鈕。(還可以通過(guò)選擇或清除“識(shí)別對(duì)象”清單中的檢查框啟動(dòng)或禁止個(gè)別的智能標(biāo)記功能。)

　　要關(guān)閉粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記，需要依次選擇“工具”/選項(xiàng)，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“編輯”菜單，清除掉“顯示粘貼選項(xiàng)按鈕”選項(xiàng)的檢查框、并點(diǎn)擊“確定”按鈕。

　　Word實(shí)用操作技巧8：大批量產(chǎn)生編號(hào)

　　用WORD XP還可以很方便地生產(chǎn)大量的編號(hào)，例如要產(chǎn)生1到40的編號(hào)，可以這樣操作：先單擊“表格/插入表格”插入一個(gè)表格(以后要在表格的每個(gè)單元格中放一個(gè)編號(hào))，在選項(xiàng)卡中輸入需要的行和列，例如輸入4和10(如果要將編號(hào)顯示成一列，則輸入1和40)，于是會(huì)生成了一個(gè)表格;接下來(lái)選中整個(gè)表格，打開(kāi)“格式/項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，選擇第二項(xiàng)編號(hào)欄，根據(jù)自己的需要選擇一種編號(hào)形式，電腦就會(huì)自動(dòng)生成編號(hào);編號(hào)生成之后，選中整個(gè)表格，用CTRL+X剪切，然后使用選擇性粘貼，選用無(wú)文本格式，就會(huì)直接粘貼上編號(hào)而不會(huì)出現(xiàn)表格，最后你可以根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。

　　Word實(shí)用操作技巧9：節(jié)約打印紙張的技巧

　　Word XP中新引入的縮放功能通過(guò)在一張紙上打印幾頁(yè)文檔來(lái)節(jié)約紙張。方法是：在屏幕上顯示有文檔時(shí)，選擇“文件”/打印，然后把鼠標(biāo)移到對(duì)話框右下角的“縮放”區(qū)，在“每頁(yè)的版數(shù)”域選擇一個(gè)合適的數(shù)字，使“按紙型縮放”選項(xiàng)仍然保持缺省的“無(wú)縮放”，然后點(diǎn)擊“OK”按鈕。

　　注意：選擇每頁(yè)紙打印二頁(yè)文檔時(shí)，打印的文檔還是可以接受的，這樣能夠?qū)⒓垙埖南牧拷档鸵话雰鹤笥?，?dāng)每頁(yè)紙打印4頁(yè)文檔時(shí)，文檔的可讀性下降很厲害。如果在每頁(yè)紙上打印更多頁(yè)的文檔時(shí)，就只能大致看看文檔的打印布局了。

　　Word實(shí)用操作技巧10：創(chuàng)建用語(yǔ)音激活的宏

　　與IBM的ViaVoice等語(yǔ)音識(shí)別軟件不同，Office XP不允許用戶創(chuàng)建語(yǔ)音激活的宏。幸運(yùn)的是，你可以將語(yǔ)音識(shí)別與Office XP應(yīng)用程序中的宏結(jié)合起來(lái)完成相同的功能。例如可以通過(guò)用語(yǔ)音說(shuō)出添加的宏的名字而運(yùn)行它。下面就以在文檔中插入回復(fù)郵件地址為例，來(lái)說(shuō)明實(shí)現(xiàn)的步驟：

　　首先選擇“工具”/宏/錄制新宏，來(lái)創(chuàng)建一個(gè)記錄操作或文本輸入的宏;其次通過(guò)選擇“工具”/定制、并點(diǎn)擊“工具條”標(biāo)簽來(lái)定制一個(gè)新的工具條，點(diǎn)擊“新工具條”按鈕，并在新工具條名字字段處輸入新建工具條的名字，并點(diǎn)擊“OK”按鈕，把新定制的工具條拖放到Word窗口頂部的工具條的其他地方;最后在剛才創(chuàng)建的工具條上添加新創(chuàng)建的宏的按鈕，點(diǎn)擊“定制化”對(duì)話框中的“命令”標(biāo)簽，在分類清單中選擇“宏”。然后把新的宏從“命令”標(biāo)簽拖到定制的工具條的右端，并把它放到那里。在“定制化”對(duì)話框點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕。

　　Word實(shí)用操作技巧11：詞匯翻譯的使用

　　Word XP在翻譯一些比較簡(jiǎn)單的詞匯方面，還是很有用的。要使用翻譯工具，首先在文檔中選擇文本，然后選擇“工具”/語(yǔ)言/翻譯，調(diào)出“翻譯任務(wù)面板”，確定已經(jīng)選擇了“當(dāng)前的選擇”選項(xiàng)，選取詞典，點(diǎn)擊“進(jìn)行”按鈕，在“結(jié)果”框中就會(huì)出現(xiàn)翻譯的結(jié)果。