詳解Word文檔另類技巧六則
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用word編輯文檔固然非常方便，但是掌握一些必要的技巧也是非常重要的。一般的Word技巧相信大家都或多或少地從報(bào)刊雜志或書上看到了。因此，筆者想帶給大家一些另類的技巧，希望能夠給大家耳目一新的感覺!
1、顯示過寬文檔
在打開文檔時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)槲臋n過寬，屏幕上顯示不全。這可怎么辦，總不能看一行就拖動(dòng)一次水平滾動(dòng)條吧!這時(shí)我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“視圖”選項(xiàng)卡，然后選中“窗口內(nèi)自動(dòng)換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。
這時(shí)我們可以單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁寬”選項(xiàng)即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動(dòng)換行。
2、改變文檔的缺省目錄
所有office文檔的缺省目錄是C盤下的My Documents文件夾，根據(jù)工作需要，我們可以很方便地改變它。單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，單擊“文件位置”選項(xiàng)卡，會(huì)顯示一列選項(xiàng)和它們當(dāng)前存儲(chǔ)的目錄。在“文件類型”列表中選中文檔，單擊“更改”按鈕，進(jìn)入“更改位置”對(duì)話框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭，選中想要的文件夾即可。
3、關(guān)閉語法錯(cuò)誤標(biāo)記
在鍵入時(shí)Word可以對(duì)我們鍵入的文字進(jìn)行拼寫和語法檢查，在頁面上可以看到紅紅綠綠的波浪線。如果你覺得這些線太影響視覺效果，可以將其隱藏。在狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“隱藏語法錯(cuò)誤”項(xiàng)，語法檢查出來的錯(cuò)誤標(biāo)記就全都不見了。
如果要詳細(xì)設(shè)定，可以在右鍵菜單中選擇“選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“拼寫和語法”選項(xiàng)卡，在這里我們可以詳細(xì)設(shè)定拼寫和語法的屬性。
4、另有妙用的Ctrl+Z
大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一個(gè)操作，能使我們?cè)诰帉懳臋n過程中可以及時(shí)取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎，Ctrl+Z還有特殊的作用。
先舉一個(gè)例子，在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，在空行中輸入：“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其變?yōu)轫?xiàng)目編號(hào)的形式，并在下一行添加了“2、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說第一行中的“1、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選。這時(shí)，Ctrl+Z就發(fā)揮作用了。
我們?cè)谳斎?ldquo;1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”敲回車后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變。原來系統(tǒng)有“自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。
比如我們輸入“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)操作，就像什么事都沒發(fā)生一樣，系統(tǒng)“自動(dòng)更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動(dòng)更正”選項(xiàng)下更改，這里就不再細(xì)說了。大家可以根據(jù)此原理去發(fā)現(xiàn)Ctrl+Z的更多妙用。
5、控制轉(zhuǎn)換的字體
有時(shí)打開別人傳來的文檔，發(fā)現(xiàn)里面含有自己計(jì)算機(jī)中尚未安裝的字體。如果打開的文檔中包含這樣的字體，Word會(huì)將字體替換為機(jī)器中已安裝的字體。如何來控制要替換的字體呢我們可以這樣做：單擊“工具欄”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“兼容性”選項(xiàng)卡。單擊“字體替換”按鈕。
在“字體替換”下，在“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊兩次“確定”，系統(tǒng)就會(huì)按要求進(jìn)行字體的轉(zhuǎn)換。
6、將樣式傳給其他文檔
某一文檔中創(chuàng)建了幾種樣式后，如果想在其他文檔中也使用這幾個(gè)樣式，可以用下面的方法。打開一個(gè)包含這些樣式的文檔，選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，在“樣式”對(duì)話框中選擇“管理器”按鈕。
在“管理器”對(duì)話框中，打開的文檔中的一列樣式會(huì)顯示在左邊，Normal.dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式，單擊“復(fù)制”按鈕，就將其添加到了右側(cè)的列表中。單擊“關(guān)閉”按鈕。下次我們就可以從normal.dot文檔中使用這些格式了。
1、顯示過寬文檔
在打開文檔時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)因?yàn)槲臋n過寬，屏幕上顯示不全。這可怎么辦，總不能看一行就拖動(dòng)一次水平滾動(dòng)條吧!這時(shí)我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“視圖”選項(xiàng)卡，然后選中“窗口內(nèi)自動(dòng)換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。
這時(shí)我們可以單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁寬”選項(xiàng)即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動(dòng)換行。
2、改變文檔的缺省目錄
所有office文檔的缺省目錄是C盤下的My Documents文件夾，根據(jù)工作需要，我們可以很方便地改變它。單擊“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，單擊“文件位置”選項(xiàng)卡，會(huì)顯示一列選項(xiàng)和它們當(dāng)前存儲(chǔ)的目錄。在“文件類型”列表中選中文檔，單擊“更改”按鈕，進(jìn)入“更改位置”對(duì)話框。單擊“查找范圍”框中的向下箭頭，選中想要的文件夾即可。
3、關(guān)閉語法錯(cuò)誤標(biāo)記
在鍵入時(shí)Word可以對(duì)我們鍵入的文字進(jìn)行拼寫和語法檢查，在頁面上可以看到紅紅綠綠的波浪線。如果你覺得這些線太影響視覺效果，可以將其隱藏。在狀態(tài)欄上的“拼寫和語法狀態(tài)”圖標(biāo)上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“隱藏語法錯(cuò)誤”項(xiàng)，語法檢查出來的錯(cuò)誤標(biāo)記就全都不見了。
如果要詳細(xì)設(shè)定，可以在右鍵菜單中選擇“選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“拼寫和語法”選項(xiàng)卡，在這里我們可以詳細(xì)設(shè)定拼寫和語法的屬性。
4、另有妙用的Ctrl+Z
大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一個(gè)操作，能使我們?cè)诰帉懳臋n過程中可以及時(shí)取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎，Ctrl+Z還有特殊的作用。
先舉一個(gè)例子，在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，在空行中輸入：“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其變?yōu)轫?xiàng)目編號(hào)的形式，并在下一行添加了“2、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說第一行中的“1、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選。這時(shí)，Ctrl+Z就發(fā)揮作用了。
我們?cè)谳斎?ldquo;1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”敲回車后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變。原來系統(tǒng)有“自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。
比如我們輸入“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)操作，就像什么事都沒發(fā)生一樣，系統(tǒng)“自動(dòng)更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動(dòng)更正”選項(xiàng)下更改，這里就不再細(xì)說了。大家可以根據(jù)此原理去發(fā)現(xiàn)Ctrl+Z的更多妙用。
5、控制轉(zhuǎn)換的字體
有時(shí)打開別人傳來的文檔，發(fā)現(xiàn)里面含有自己計(jì)算機(jī)中尚未安裝的字體。如果打開的文檔中包含這樣的字體，Word會(huì)將字體替換為機(jī)器中已安裝的字體。如何來控制要替換的字體呢我們可以這樣做：單擊“工具欄”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“兼容性”選項(xiàng)卡。單擊“字體替換”按鈕。
在“字體替換”下，在“文檔所缺字體”中選擇所缺少的字體名稱。在“字體替換”列表框中，選擇用以替換的另一種字體，再單擊兩次“確定”，系統(tǒng)就會(huì)按要求進(jìn)行字體的轉(zhuǎn)換。
6、將樣式傳給其他文檔
某一文檔中創(chuàng)建了幾種樣式后，如果想在其他文檔中也使用這幾個(gè)樣式，可以用下面的方法。打開一個(gè)包含這些樣式的文檔，選擇“格式”菜單中的“樣式”命令，在“樣式”對(duì)話框中選擇“管理器”按鈕。
在“管理器”對(duì)話框中，打開的文檔中的一列樣式會(huì)顯示在左邊，Normal.dot模板中的樣式顯示在右邊。選擇左邊的樣式，單擊“復(fù)制”按鈕，就將其添加到了右側(cè)的列表中。單擊“關(guān)閉”按鈕。下次我們就可以從normal.dot文檔中使用這些格式了。