教繁忙的人如何時(shí)間管理

教繁忙的人如何時(shí)間管理

你的生活總是很繁忙，這一點(diǎn)我確信。但是假期的到來似乎又為每個(gè)人的日程安排增加了更多的瘋狂和忙碌。你要和家人，朋友以及同事舉辦圣誕聚會(huì)，購買禮物，做裝飾，看圣誕表演，聽頌歌和圣誕鈴聲，鏟雪（除非你和我一樣住在關(guān)島），制作甜點(diǎn)，烤火雞，以及其他的事情。
　　這些就足以讓你想要放棄這個(gè)假期了！
　　但這也并不是無法改變的。我整理了一些我自己喜歡的節(jié)約時(shí)間的小方法—我在日常生活中使用這些方法，發(fā)現(xiàn)他們的時(shí)間管理可以使你的工作更有效率，讓你的日程安排更加輕松自由。如果你是一個(gè)忙碌的人（在現(xiàn)在這樣的日子里誰又不是呢？），這些如何節(jié)約時(shí)間的方法對(duì)你也許有用。
　　為什么要使用這些小貼士呢？首先，者可以讓你在繁忙的時(shí)刻仍然能保持冷靜—當(dāng)我們的日程被排滿時(shí)我們會(huì)感覺到很大的壓力。其次，同樣重要的是，為那些你認(rèn)為最重要的事情安排出時(shí)間。對(duì)我來說，這些最重要的事情就是我的家庭，寫作，以及鍛煉。對(duì)你來說，你也許會(huì)有其他一些你想要安排出時(shí)間來做的事情。下面如何節(jié)約時(shí)間的做法。
　　如何節(jié)約時(shí)間1.工作小貼士
　　大部分人時(shí)間管理都將大部分時(shí)間用于工作，所以我們就從工作開始談。如果你有一個(gè)很長(zhǎng)的“要做事項(xiàng)”的清單—或者更糟的，你根本沒有“要做事項(xiàng)”清單—下面是你可以做的：
　　1.少做。長(zhǎng)期讀者都知道，這是我最喜歡的效率貼士—簡(jiǎn)化日程安排：做更少的事，但更集中于重要的事情。這會(huì)大大提高你工作時(shí)間的效率，減少所需的工作時(shí)間。對(duì)于那些你沒有做的任務(wù)怎么辦呢？請(qǐng)看下面更多關(guān)于它們的建議。
　　2.委派。如果一項(xiàng)任務(wù)需要完成，但不是你最重要的任務(wù)之一，而且可以由其他人來完成，就把它委派出去。如果你找到其他同樣可以完成任務(wù)，甚至比你做的更好的人，并把這樣的任務(wù)委派出去，你有時(shí)甚至可以剪除一半你的“要做事項(xiàng)”清單里的任務(wù)。
　　3.工作時(shí)間設(shè)限（或者調(diào)整工作時(shí)間）。如果你每天工作超過8個(gè)小時(shí)，就為自己設(shè)定一個(gè)8小時(shí)的工作時(shí)限。這會(huì)使你強(qiáng)迫自己在這個(gè)時(shí)限內(nèi)集中于做必須要完成的任務(wù)。如果你每天的工作時(shí)間就是8小時(shí)，試試把工作時(shí)間限制在6個(gè)小時(shí)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你必須要優(yōu)先排序，更有效率地工作，并且盡量少浪費(fèi)時(shí)間，只有這樣你才能在這個(gè)6小時(shí)的時(shí)限內(nèi)完成工作。我自己則是在大部分日子里只給自己安排4到5個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間。如果你不能減少工作時(shí)間怎么辦呢（也許你被要求每天必須工作一定的時(shí)間）？那么，看看你是否能把你的工作時(shí)間稍微提前或滯后于大眾的工作時(shí)間。這樣，你就可以不在交通繁忙時(shí)刻乘車，這將會(huì)減少你用于交通時(shí)間；或者你就可以在幾乎沒人的辦公室里工作了，并且你絕對(duì)可以做更多的工作。
　　4.最重要的事最先完成。選出2，3件你需要或者想要在今天完成的事項(xiàng)，首先完成這些事情。在其他的日子里你也許想要把這些重要的事情往后推（也許你根本就不會(huì)完成它們），但是如果你先做完這些事情，那么今天剩下的時(shí)間你就會(huì)非常得從容自如。事實(shí)上，在你完成了最重要的事情后，你這一天的工作就算是圓滿了。如果你有這種自由，你甚至可以說你的一天已經(jīng)完了，因?yàn)槭Ｏ碌墓ぷ骺梢粤舻矫魈煸僮觥?
　　5.要求你的老板為你再優(yōu)先排序。如果你無法控制你的日程安排或者“要做事項(xiàng)”，和你的老板談?wù)?。告訴老板你想要讓你的工作時(shí)間更有效率，但是你今天只有時(shí)間作x件事...因此，要他幫你把這些要做的事情挑選一下。告訴他如果你嘗試把所有的事情都在今天完成，你會(huì)變得沒有效率，而且也許沒辦法做完那么多事情或者無法更好地完成工作。事實(shí)上這個(gè)優(yōu)先排序本來是要你自己來做的（參照第一個(gè)建議）如果你有這個(gè)自由的話。

6.批量處理。不要讓你的工作日不時(shí)被那些纏在一起的小任務(wù)所打斷。把相同的任務(wù)歸為一組，并且一次將他們解決。例如，不要一整天都去回復(fù)郵件，將他們打包，并且每天花一次時(shí)間（或兩次）來處理所有的郵件。一次完成所有的文書工作。批量處理所有的電話。一次做完所有的跑腿事情。這種對(duì)工作的分組可以節(jié)省很多時(shí)間，讓你可以更好地把精力集中于處理重要的事情。
　　7.專心于一件事情，并把它做完。不要在同一時(shí)間處理好幾個(gè)事情，留出一整塊時(shí)間來只做一件事情，直到完成。對(duì)我來說，這通常意味著留出半天或一天的時(shí)間（我會(huì)嘗試把我的項(xiàng)目分成可管理的幾塊）來完成一個(gè)任務(wù)，并且如果可能的話盡量做完它。通常這也表示需要事前準(zhǔn)備好所有必須的資源和信息，這樣你才不必再次搜尋它們，或者當(dāng)你準(zhǔn)備好要真正工作時(shí)還要在這些事情上等待。這也同樣表示需要明確我的日程安排，這樣我可以把其他工作事先就做好，而不再為這段時(shí)間安排其他的什么事情了。之后，你需要做的就是專心的只做這一件事情，并努力把它做完。這通常就是做事最有效率的方法。
　　8.避免會(huì)議。并不是所有的會(huì)議都是在浪費(fèi)時(shí)間，但是確實(shí)有許多會(huì)議是這樣子的。如果你花費(fèi)大量的時(shí)間參加會(huì)議，但是更愿意用這些時(shí)間來做實(shí)際的工作，而不是來聽其他人談?wù)撘恍┧麄冊(cè)究梢越o你發(fā)一封郵件就能搞定的事情時(shí)，試試看能不能避免這樣的會(huì)議。這樣你可以做更多的事情。更多
　　9.避免工作中的長(zhǎng)時(shí)間交談。我們通常都會(huì)有和同事之間長(zhǎng)時(shí)間的沒有任何生產(chǎn)力的談話—這樣的閑談通常是無關(guān)緊要或者與工作無關(guān)的。有時(shí)可能是長(zhǎng)時(shí)間的電話粥。盡管我喜歡和坐在我旁邊的那個(gè)同事交談，就像我喜歡和其他人交談一樣—這對(duì)保持良好的同事關(guān)系和朋友關(guān)系很重要——但是事實(shí)上你可以把這個(gè)時(shí)間用在做其他事情上。我個(gè)人更愿意完成工作，然后回家和家人在一起。所以我盡量把精力集中在工作上，盡量不做過多的閑談，盡管我需要不時(shí)的做出例外。
　　10.學(xué)會(huì)說不。如果你想要你的日程表更簡(jiǎn)，這一點(diǎn)相當(dāng)關(guān)鍵。我們每天都會(huì)接到許多的請(qǐng)求，并且所有這些請(qǐng)求都需要占用我們的時(shí)間。如果我們對(duì)這些請(qǐng)求總是同意，我們就放棄了我們的時(shí)間，并選擇為而要其他人作一些事情。但是如果這些請(qǐng)求并不符合我們的優(yōu)先排序，那么我們通常就會(huì)心有余而力不足了。所以學(xué)會(huì)說不。通常這回讓你覺得不舒服，因?yàn)槲覀兒ε逻@意味著我們讓其他人失望了。但是還是要學(xué)會(huì)告訴人們你現(xiàn)在沒有時(shí)間來做他們要求的事情，并且通常他們會(huì)理解的。
　　如何節(jié)約時(shí)間2.節(jié)省時(shí)間的電腦貼士
　　1.如果可能，斷開鏈接。這是我最喜歡的電腦貼士。當(dāng)我確實(shí)想要集中于某項(xiàng)任務(wù)，確實(shí)想要完成一項(xiàng)任務(wù)是，我會(huì)從網(wǎng)絡(luò)上斷開連接。有時(shí)這意味著只是關(guān)閉我的瀏覽器，有時(shí)這意味著我還要斷開我的無線網(wǎng)絡(luò)，還有的時(shí)候我會(huì)拔掉電纜。不管你采用何種方式，斷開網(wǎng)絡(luò)連接是使事情做完的一個(gè)很好的方法。當(dāng)然，你最終會(huì)想要重新連接網(wǎng)絡(luò)，但是當(dāng)你斷開連接時(shí)你可以獲得整塊的時(shí)間來處理事務(wù)。這段時(shí)間是相當(dāng)有效率的。
　　2.使用Quicksilver和AutoHotkey軟件。使用Mac的用戶可以使用Quicksilver，PC用戶則可以使用 AutoHotkey。我自己是兩個(gè)都用，并且發(fā)現(xiàn)它們是使事情有效完成的不可缺少的工具。例如，我們經(jīng)常需要訪問一些文檔，程序，文件夾，和網(wǎng)站—可以為這些設(shè)置一個(gè)一鍵訪問的熱鍵。你可能需要花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間來學(xué)習(xí)如何進(jìn)行設(shè)置（你可以使用Google來搜索相關(guān)指南），而且設(shè)置一個(gè)熱鍵可能需要幾分鐘的時(shí)間。但是，一旦設(shè)置好了，你就可以利用他們?cè)谒查g處理事務(wù)了。而且你不單單可以使用這些熱鍵本身，你還可以把它們組合起來使用，比如，用來發(fā)送郵件的熱鍵，或者調(diào)整圖像大小的熱鍵，或者做其他事情的熱鍵—我自己設(shè)置了有一打左右經(jīng)常使用的熱鍵。如果把每個(gè)月中它們?yōu)槲夜?jié)省的時(shí)間加總的話，可以說它們幫助我節(jié)省了很多的時(shí)間。

3.郵件的鍵盤快捷方式。同樣的，你的郵件程序基本上都會(huì)有鍵盤快捷鍵。如果你還沒有使用過這些快捷鍵的話，你應(yīng)該學(xué)會(huì)使用它們。使用快捷方式來打開，發(fā)送，歸檔，搜索和操作郵件，你可以快速處理一堆的郵件。而且如果你為經(jīng)常使用的文本或者簽名附件也添加快捷方式（通過使用Quickersilver或者 AutoHotkey軟件），你可以快速答復(fù)郵件，甚至比我消滅掉一堆奧利奧奶油夾心餅干還要快。
　　4.郵件過濾器。讓你的郵件程序幫你完成工作。我使用Gmail的郵件過濾器，但是像Outlook或者M(jìn)ail.app這樣的程序，或者其他一些你可能有的程序，也都有同樣的過濾功能。學(xué)習(xí)使用它們來對(duì)你最常用的郵箱進(jìn)行過濾設(shè)置。你也許注意到在某一段時(shí)間內(nèi)你會(huì)持續(xù)收到許多某一特定類型的郵件。例如，我通常會(huì)收到一些和我的工作相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告。但我會(huì)對(duì)它們?cè)O(shè)置標(biāo)簽并且使用過濾器歸檔，這樣他們就不可能進(jìn)入到我的收件箱了。之后如果需要的話我就可以在標(biāo)簽（或文件夾）里來閱讀這些報(bào)告，瀏覽收件箱時(shí)卻不需要閱讀這些報(bào)告了。同時(shí)我也使用過濾器來自動(dòng)刪除那些鏈接郵件和笑話郵件（我知道這樣的做法很無情，但是我很煩這些郵件），并且對(duì)來自Facebook，Twitter，Paypal和其他服務(wù)的通知進(jìn)行歸檔。
　　5.限制使用IM，Twitter，論壇和其它社交途徑的時(shí)間。你可以花一整天時(shí)間和其他人聊天，或者使用Twitter，登陸網(wǎng)上論壇或其他社會(huì)媒介。盡管這些工具都有好的用處，但它們卻可能花掉你太多的時(shí)間如果你不對(duì)它們進(jìn)行限制。為你自己設(shè)限—比方說每天在你的日程表上安排一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來處理這些社會(huì)性事務(wù)。這樣，你會(huì)有更多的時(shí)間來做其他更重要的任務(wù)。
　　6.不要為存檔擔(dān)心。關(guān)于這一點(diǎn)我以前寫過一些文章，但是我現(xiàn)在不再那么相信存檔了?，F(xiàn)在我所做的每一件事都是數(shù)字化的，不管是在網(wǎng)絡(luò)上還是在我自己電腦的硬盤驅(qū)動(dòng)上。我從Gmail學(xué)習(xí)到，你可以把一些東西先存檔，并且之后可以毫不費(fèi)力的搜索到它（過去兩年我一直都是這樣做的，并且搜索這些東西時(shí)不存在任何困難）。所以現(xiàn)在我對(duì)所有事情都這樣做，包括我硬盤驅(qū)動(dòng)上的文檔，在GoogleDocs和Spreadsheets里的文件，和其他類型的網(wǎng)絡(luò)文檔?，F(xiàn)在我的存檔時(shí)間幾乎減到接近于零—而我過去總是每一天都花費(fèi)大量的時(shí)間存檔。