時間管理的具體方法

時間管理的具體方法

　　(一)計劃管理

　　關(guān)于計劃，有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。

　　待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時間，以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢，盡可能做到，今日事今日畢。

　　待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

　　待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單(一上班就做)、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時間、最關(guān)鍵的一項，每天堅持。

　　每年年末作出下一年度工作規(guī)劃; 每季季末作出下季末工作規(guī)劃;每月月末作出下月工作計劃;每周周末作出下周工作計劃

　　(二)時間“四象限”法

　　著名管理學(xué)家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要(如人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機(jī)等)、重要但不緊急(如建立人際關(guān)系、新的機(jī)會、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)、緊急但不重要(如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等)、既不緊急也不重要(如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等)。時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機(jī)會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時間才不會被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。

　　時間管理之重要事情

　　如何區(qū)別重要與不重要的事情?

　　1.會影響群體利益的事情為重要的事情;

　　2.上級關(guān)注的事情為重要的事情;

　　3.會影響績效考核的事情為重要的事情。

　　4.對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。(重大包括金額和性質(zhì)兩方面。)

　　該時間管理方法常常被以如下圖式表示：

　　1.對重要和緊急的事情當(dāng)然是立即就做

　　2.而對不重要不緊急的事情不做

　　3.平時多做重要但不緊急的事情，(因為這是第二象限，常常被稱為第二象限工作法)

　　4.對緊急但不重要的事情選擇做。

　　(三)有效的時間管理

　　美國管理學(xué)者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認(rèn)為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認(rèn)清時間耗在什么地方; 管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間; 集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。

　　(四)時間abc分類法

　　將自己工作按輕重緩急分為：a(緊急、重要)、b(次要)、c(一般)三類;安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比;在工作中記載實際耗用時間;每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率;重新調(diào)整自己的時間安排，更有效地工作。

　　(五)考慮不確定性

　　在時間管理的過程中，還需應(yīng)付意外的不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預(yù)防此類事件發(fā)生的方法：第一是為每件計劃都留有多余的預(yù)備時間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計劃。迫使自己在規(guī)定時間內(nèi)完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細(xì)分析過將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。

　　考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要做的工作先盡快解決。

　　在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標(biāo)再高，能力再強(qiáng)，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。