時(shí)間管理--收集雜事
何謂雜事?其實(shí)所有進(jìn)入您精神及現(xiàn)實(shí)世界的事，包括實(shí)體(紙張，文件等)及虛擬(心中的念頭，上司的指令，對(duì)他人的承諾等)的事，都可以算是雜事。
在我們的生活中充滿了雜事時(shí)，我們是無法采取任何行動(dòng)的，當(dāng)我們生活上工作上帳單，企劃案，備忘錄滿天飛，電腦中塞滿了EMAIL，腦中裝滿了各種的約會(huì)、承諾、想法，我們就聽不到自己內(nèi)心真正的聲音，我們必須將這些雜事做好好的整理，這樣才不會(huì)在工作時(shí)成為我們的絆腳石，阻礙我們前進(jìn)。
這和我們大腦機(jī)制有關(guān)，人類的腦袋有一塊短期記憶區(qū)，功能很像電腦里面的隨機(jī)存取記憶體（RAM），RAM有其容量的限制，所以當(dāng)我腦里面都是雜事時(shí)，就失去了專注處理事情的能力，我們想要擁有專注力，降低壓力，就要把自己頭腦RAM里面的雜事清理出來，清理到外部的工具–收件匣（收件匣就像一部硬碟），這樣子我們頭腦中的RAM空間才能釋放出來，讓我們專注的能力提升。如何做到呢？我們分了三點(diǎn)來一一討論。
1 我們應(yīng)該收集什么
有許多事情可以收集，我也對(duì)可以收集的雜事作個(gè)分類介紹，共有四大項(xiàng)。
a 承諾他人的事情、或扮演好生命中的角色
例如和家人、朋友、工作夥伴碰面，討論之后，決定要提醒自己打電話關(guān)心遠(yuǎn)地家人，寫下次約會(huì)的時(shí)間地點(diǎn)，承諾朋友的代辦事項(xiàng)，這些大大小小的事，都是我們對(duì)別人的承諾，也都算是雜事?；蛘呤前缪莺眉胰说慕巧?，做好家務(wù)事，紀(jì)錄帳單到期日期、安排時(shí)間繳交帳款或辦理一些手續(xù)、財(cái)務(wù)問題的思考、家庭物品維修等，這些要求自己做到的事情也是雜事。
b. 某一個(gè)任務(wù)的細(xì)節(jié)
在路上想到寫簡報(bào)、文章的想法（加上某某圖表、相片），或推動(dòng)專案的靈感，行動(dòng)（印出研習(xí)會(huì)前準(zhǔn)備清單、打電話給適合的人請(qǐng)教意見、提醒自己要推動(dòng)某些關(guān)鍵行動(dòng)）、以及對(duì)專案內(nèi)的成員的互動(dòng)（email文件、告知行程），常常我們就會(huì)想到這些讓專案進(jìn)展更順利的細(xì)節(jié)，這些都是值得紀(jì)錄的雜事。除此之外，讓我們?nèi)穗H互動(dòng)更好的想法（打電話感謝朋友對(duì)我們的協(xié)助，email寄出聚會(huì)的相片），可以讓我們?cè)谄綍r(shí)就累積和團(tuán)隊(duì)成員互動(dòng)的情感，也很值得寫下來，若有時(shí)間就可以作為行動(dòng)的參考。
c. 一些瑣碎的雜事
有時(shí)我們必須隨手記下一些瑣碎的細(xì)節(jié)，例如去朋友家的地圖，去賣場的停車位編號(hào)、要幫辦公室的同仁定便當(dāng)，大家訂的不同菜色，我們也不用用頭腦紀(jì)錄，拿出我們的收集工具記錄下來即可。
d. 實(shí)體的東西
書柜要整理、帳單要檢查、清理信件柜子、玩具要收，拍下人物、風(fēng)景照片，之后要加洗，送給朋友，生活中也有不少事情要先紀(jì)錄下來，讓我們能夠行動(dòng)時(shí)批次處理節(jié)省時(shí)間。
以上是我個(gè)人的收集習(xí)慣，大家要是有自己的想法，也歡迎分享。
2 一些收集工具（收件匣）的介紹
荀子說，“君子生非異也，善假于物也”，意思是說，君子并不一定和別人不一樣，但是他比較能善用工具。我們有了收集的概念，也要配合收集的工具，這樣子才能讓我們事半功倍。在時(shí)間管理中，收集雜事的工具我們稱為收件匣，也就是放置雜事的地方，上一篇文章我們介紹了放在襯衫口袋的紙條、A4紙張折成的記事本、PDA上的涂鴉軟體，接下來我們也介紹一些其他的收件匣
a 萬用手冊(cè)： 我們可以拿一些內(nèi)頁來作為收件匣功能。
b email:我自己的習(xí)慣是，處理好的email，就封存起來，這樣子收件匣的數(shù)量就很少，讓自己一目了然還沒處理的事情。
c PDA中todo程式：有些人直接打字在PDA的todo軟體（待辦事項(xiàng)）中，直接把事情紀(jì)錄進(jìn)去。
d 電腦中行程軟體 ：例如outlook，有些人的工作長時(shí)間使用電腦，他們就可以利用一些快捷鍵功能，快速的收集雜事到電腦中。
e 錄音筆：有些忙碌的人，用錄音筆錄下交辦事項(xiàng)，上班后就交給秘書處理。我也會(huì)錄下自己的研習(xí)會(huì)內(nèi)容，聽聽要改進(jìn)的地方。
f 相機(jī)：有些人（例如工作和設(shè)計(jì)有關(guān)），就會(huì)拍下大量的數(shù)位相片以供自己處理
收件匣的種類其實(shí)可以相當(dāng)?shù)亩啵攸c(diǎn)不是工具，而是我們使用的習(xí)慣和我們想要的生活風(fēng)格，接下來就介紹我們使用收件匣的原則
3 收件匣的原則
由時(shí)間管理的角度來看，我們一天大部份的時(shí)間都可能用到收集這個(gè)流程，因?yàn)槲覀兡X子不停的在運(yùn)轉(zhuǎn)（睡覺也是），想到需要紀(jì)錄起來的點(diǎn)子，可能床上、廁所、游泳池、百貨公司、高山上、飛機(jī)上等一些可能預(yù)期不到的地方，我們捕捉這些雜事的能力越強(qiáng)，我們腦子里記憶的負(fù)擔(dān)就越低，越能讓我們減少壓力。我也有三個(gè)原則和大家分享。
a 養(yǎng)成收集的好習(xí)慣
我們可以利用一些固定的時(shí)間來收集，例如說每天上班的前10分鐘，轉(zhuǎn)換到下一個(gè)工作場合之前，每周安排固定的時(shí)間檢視工作計(jì)劃（我是用周日上午），這樣子定期的收集，自然讓我們的腦中可以生出源源不窮的創(chuàng)意。
b 減少工具數(shù)目
雖然我們希望能把雜事都紀(jì)錄到頭腦之外，但是過多的收件匣，會(huì)讓我們找不到紀(jì)錄的地方。當(dāng)我們紀(jì)錄電話，有的貼在電腦螢?zāi)慌?、有的壓在桌子底下，有的放在萬用手冊(cè)中，有的在email里面，要整理出一份完整的通訊錄就變成一個(gè)不可能的任務(wù)。
仔細(xì)思考自己目前收集的工具，去除不必要的收集工具及習(xí)慣（像我的通訊錄只有在電腦里面一份，所有的更新都在里面），這樣子我們要加工處理雜事時(shí)，才知道哪里可以找到所有要處理的事情。
c 選擇自己風(fēng)格工具
有些人喜歡3C產(chǎn)品，每天使用而樂此不疲（像我就是），但是這并不代表每個(gè)人都應(yīng)該如此。有人喜歡紙筆的感覺，感覺記憶及感情就在其中凝固，有無法取代的優(yōu)點(diǎn)，有人喜歡錄音、拍照起來，留下最接近真實(shí)的想法的情境。這些都很好，重要的是，找到您收集的風(fēng)格，長期的使用這個(gè)工具，讓他成為您生活的一部分。
把雜事放到頭腦以外，是一個(gè)習(xí)慣，也永遠(yuǎn)有可以改進(jìn)的地方，但是只要持續(xù)的努力，習(xí)慣就能逐步的培養(yǎng)出來。
結(jié)語
收集雜事是一個(gè)很值得我們?nèi)ヅ囵B(yǎng)的好習(xí)慣，有人說收件匣就像我們的第二個(gè)大腦，可以讓我們專注在眼前重要的事情上，而不用擔(dān)心自己的腦袋會(huì)忘記一些其他的事。我也要求各位，若要學(xué)好時(shí)間管理，一定要養(yǎng)成收集這個(gè)習(xí)慣，這樣的益處是，讓我們的大腦重新獲得專注的能力，把每一時(shí)每一刻的事情都能作做好的判斷和處理。