powerpoint2003技巧
powerpoint2003技巧
學(xué)習(xí)啦小編為大家收集了一些powerpoint2003技巧，希望對大家有所幫助。
1 .保護你的PowerPoint演示文稿
希望確保你的演示文稿不被其他使用者修改嗎?使用PowerPoint 2003，你可以在對演示文稿進行編輯的同時保護它們。
在“工具”菜單上，單擊“選項”，再單擊“安全性”選項卡，根據(jù)你保護文檔不被查看或是不被更改的要求，把密碼鍵入“打開權(quán)限密碼”或“修改權(quán)限密碼”框中，單擊“確定”。
2 .在一個演示文稿中同時使用多個幻燈片模板
PowerPoint在每個演示文稿中只提供一個模板，如果在一個演示中有很多幻燈片，而你希望它們有不同的風(fēng)格，你就需要分別對幻燈片做一些美化工作，可是這樣一來就產(chǎn)生了大量重復(fù)的枯燥工作。這時我們可以在一個演示文稿中同時使用多個幻燈片模板，操作方法如下:
2.1為每一種你想重復(fù)的樣式創(chuàng)建一張單獨的幻燈片;
2.2.要創(chuàng)建以某樣式為基礎(chǔ)的新幻燈片，首先切換到“幻燈片瀏覽”視圖，選擇你想用的模板幻燈片，復(fù)制這張幻燈片，然后編輯復(fù)制件中的文字和圖表。
如果你想把這些“模板”用到另一個演示文稿中，把兩個文件都切換到“幻燈片瀏覽”視圖，“肩并肩”地擺著，然后把某“模板”幻燈片用鼠標(biāo)拖拉到另一個窗口即可。
3 將要演示文稿保存為幻燈片放映文件
打開將要保存為幻燈片放映的演示文稿，單擊“文件”菜單中的“另存為”命令，在“保存類型”列表中，選擇“PowerPoint放映”，該幻燈片放映文件將保存為擴展名為.pps的文件。在從桌面打開該文件時，它將自動以幻燈片放映視圖放映演示文稿。在完成放映后，PowerPoint將自動關(guān)閉并返回到桌面。如果需要編輯該幻燈片放映文件，你可以通過文件菜單中的打開命令打開該文件。
4 統(tǒng)計幻燈片數(shù)
在PowerPoint中可像在Word中那樣計算字數(shù)、段落等，不過PowerPoint中還可計算幻燈片數(shù)。方法是:單擊“文件→屬性”，在“屬性”對話框中選中“統(tǒng)計”選項卡，其下顯示了這些內(nèi)容(圖2)。
5 在PowerPoint中巧妙插入新幻燈片
如果想在當(dāng)前幻燈片的后面插入一張新幻燈片，試一試“Shift+Enter”，奇妙吧!當(dāng)然了“Ctrl+M”也可以。不信?你試試看。
6 讓文字閃爍不停
在PowerPoint中可以利用“自定義動畫”來制作閃爍文字，但無論選擇“慢速”、“中速”還是“快速”，文字都是一閃而過，無法讓文字連續(xù)閃爍。其實在這種情況下，我們只需要按照下例步驟做，就可以實現(xiàn)連續(xù)閃爍:
6.1.創(chuàng)建文本框，設(shè)置好文字的格式和效果，并做成閃爍的動畫效果;
6.2點選這個文本框再單擊“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令，同時在文稿中根據(jù)想要閃爍的時間來確定粘貼的文本框個數(shù)，再將這些框的位置作相應(yīng)的設(shè)置;
6.3.最后，把這些文本框都設(shè)置為在前一事件一秒后播放，文本框在動畫播放后隱藏即可。
7 記錄幻燈片放映過程中的即席反應(yīng)
當(dāng)作報告時，你經(jīng)常需要制作一張列表，并在里面列出你的想法、評注、建議或操作。你可以用PowerPoint來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的書面表格。操作方法如下:
在幻燈片放映視圖中，鼠標(biāo)右擊屏幕的任意位置，點擊快捷菜單中的“會議記錄”，點擊“即席反應(yīng)”選項卡，在說明、分配至、期限框中鍵入所需的信息，然后點擊“添加”(圖3)。如果需要添加更多的操作項，重復(fù)上述操作，完成后點擊“確定”。你所指定的即席反應(yīng)將出現(xiàn)在該演示文稿末尾的一張新幻燈片中，你可以使用這張幻燈片來回顧幻燈片放映過程中別人提出的想法或建議。
另外:你可以將即席反應(yīng)導(dǎo)入Word或Outlook中。操作方法如下:
在PowerPoint的“工具”菜單中，點擊“會議記錄”，點擊會議記錄對話框中的“導(dǎo)出”按鈕。如果想創(chuàng)建包含想法或操作的Word文檔，請選中“將即席反應(yīng)郵寄到Microsoft Outlook”復(fù)選框;如果想放到Outlook任務(wù)列表中(并在稍后將任務(wù)分配給合適的人員)，請選中“將會議細節(jié)和即席反應(yīng)傳送到Microsoft Word”復(fù)選框，最后點擊“立即輸出”。
8 縮減PowerPoint圖片所占用的空間
在添加圖片，如照片或插圖時，PowerPoint演示文稿可能會變得非常龐大。你可以手動壓縮這些圖片，但還有一個更簡單的方法:讓PowerPoint 2002為你自動完成這些工作。
單擊“圖片”工具欄上的“壓縮圖片”按鈕。如果你看不到圖片工具欄，就指向“視圖”菜單中的工具欄，單擊“圖片”，若要壓縮演示文稿中的所有圖片，請選中“文檔中的所有圖片”按鈕，在更改分辨率下面，選擇你要使用演示文稿的方式:Web/屏幕或者打印，若要進一步減小文件大小，選中“刪除圖片的裁剪區(qū)域”復(fù)選框，單擊“確定”。
注意:如果你對圖片進行了壓縮或者刪除了圖片的裁剪區(qū)域，就不能再把它們恢復(fù)到原來的分辨率或大小。這個技巧同樣適用于Word 2002。
9 讓剪貼畫靈活改變顏色
在演示文稿中插入剪貼畫后，若覺得顏色搭配不合理，肯定會選“圖片”工具欄中的“圖片重新著色”命令進行改變。乍一看挺好，但一改動問題就來了。比如你想把該畫中的一部分黑色改成紅色，它卻把全部黑色都改成了紅色，太呆板了。怎么辦?你可以這樣做:
9.1.選中剪貼畫;
9.2.單擊繪圖工具欄中的“繪圖”;
9.3.單擊“取消組合”，這時會出現(xiàn)一個對話框“這是一個輸入的對象”;
9.4.單擊“確定”，會看到一個選定變成多個選定;
9.5.在選定外空白處單擊一下;
9.6.選中你要改變的那一部分對象(有些可以再分解);
9.7.單擊繪圖工具欄中的“填充”，選擇所需顏色，這樣一來改變顏色就靈活多了。
10 自動演示文稿
單擊“幻燈片放映”菜單下的“設(shè)置放映方式”命令，在出現(xiàn)的對話框中選中“循環(huán)放映，按Esc鍵終止”復(fù)選框即可。
10.1多張PowerPoint幻燈片應(yīng)用鏡頭切換效果
以下技巧可一次將同一鏡頭切換效果應(yīng)用到多張幻燈片:
單擊“視圖”菜單中的“幻燈片瀏覽”，單擊選擇一張幻燈片，并在單擊下一張幻燈片時按住Ctrl鍵，直至選擇了所有將應(yīng)用該過渡效果的幻燈片。單擊“幻燈片放映”菜單中的“幻燈片切換”，在效果框中選擇所需的切換效果(圖4)，單擊“應(yīng)用于所有幻燈片”按鈕，現(xiàn)在這些幻燈片將使用完全相同的效果。
10.2 讓剪貼畫旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)
在演示文稿中插入剪貼畫后，若覺得角度不對想旋轉(zhuǎn)，或方向不對想翻轉(zhuǎn)時，PowerPoint的相關(guān)指令卻不能激活，這時你可以進行以下操作:選中該剪貼畫，單擊繪圖工具欄中的“繪圖”，單擊“取消組合”，這時會出現(xiàn)一個對話框“這是一個輸入的對象”，單擊“確定”，會看到一個選定變成多個選定。再單擊繪圖工具欄中的“繪圖→組合”。經(jīng)過這5個步驟的處理，你就可以隨心所欲使用相關(guān)指令了。
10.3使用PowerPoint制作相冊(微軟Office技巧大賽獲獎作品)
啟動PowerPoint新建一個幻燈文件，單擊“插入→圖片→新建相冊”命令，打開相冊對話框(圖5)，在該對話框中選擇要放入本相冊的圖片，你可以選擇從磁盤或是像掃描儀、數(shù)碼相機這樣的外設(shè)添加圖片。若要從文件或磁盤添加圖片，請執(zhí)行下列操作之一:
在“插入圖片來自下面”，單擊“文件/磁盤”，定位包含要添加到相冊中的圖片的文件夾或磁盤，再單擊圖片文件 ，然后“插入”，重復(fù)第二步以向相冊中添加所需的圖片?；蛘咭淮伟阉鼈兌继砑舆M去，按住Ctrl鍵，選擇要添加到相冊中的所有圖片，然后單擊“插入”。接下來，在相冊版式下指定相冊的外觀，單擊“創(chuàng)建”按鈕關(guān)閉對話框，回到幻燈編輯模式，編輯相冊封面，繼續(xù)完成幻燈動畫、切換、背景、聲音等設(shè)置，最后保存文檔，你就可以和你的朋友一起慢慢欣賞自己創(chuàng)作的精美相冊了。
注意:相冊是PowerPoint 2002的新增功能，盡管不通過此功能也可以制作相冊。但該功能可以更快捷、更自動化地完成工作。
10.3 讓字的出現(xiàn)與旁白同步
為使字與旁白一起出現(xiàn)，可以采用“自定義動作”中按字母形式的向右擦除。但若是一大段文字，字的出現(xiàn)速度還是太快。這時可將這一段文字分成一行一行的文字塊，甚至是幾個字一個文字塊，再分別按順序設(shè)置每個字塊中字的動畫形式為按字母向右擦除，并在時間項中設(shè)置與前一動作間隔1～3秒，就可使文字的出現(xiàn)速度和旁白一致了。
10.4 清除幻燈片上的文字
在播放幻燈片的過程中，右擊鼠標(biāo)，在出現(xiàn)的右鍵菜單中選中“屏幕”中的“擦除筆跡”命令即可。
10.5在PowerPoint中插入Flash動畫(微軟Office技巧大賽獲獎作品)
打開PowerPoint，單擊“視圖→工具欄→控件工具箱”命令，這將打開ActiveX控件工具箱面板(圖6)，在工具箱的底部有一個“其他控件”的按鈕，單擊該按鈕，打開系統(tǒng)上已安裝的ActiveX控制的清單，選中“Shokewave Flash Object”選項后光標(biāo)將變成十字形。用十字標(biāo)在幻燈片上拖出一塊Flash電影播放的屏幕空間。Flash電影能隨意占用屏幕上的任意大小或位置。拖好Flash窗口后，右擊該窗口。在彈出的菜單里的選擇“屬性”項(圖7)，在Flash的頁面屬性對話框中的Movie框中鍵入SWF格式電影文件的URL或路徑。如果SWF電影文件在PowerPoint文件的同一目錄下，則鍵入SWF文件名即可。
10.6利用PowerPoint召開網(wǎng)上會議
PowerPoint提供了強大的網(wǎng)絡(luò)功能，能夠幫助我們輕輕松松地召集網(wǎng)絡(luò)會議，展現(xiàn)自己的風(fēng)采。
Microsoft NetMeeting程序和Microsoft Office的緊密結(jié)合給我們開聯(lián)機會議提供了相當(dāng)大的便利。只要在PowerPoint中打開“工具→聯(lián)機協(xié)作→現(xiàn)在開會”命令，在出現(xiàn)的窗口中輸入你的姓、名、電子郵件、位置和服務(wù)器名稱(圖8)，NetMeeting就會在后臺自動啟動，如果你要找的人都在線上，并且對你的提議感興趣，同意參加，那么聯(lián)機會議就可以立即開始了!
聯(lián)機會議開始時，盡管所有參加者都可以在屏幕上看到演示文稿，但只有會議主持人才是演示文稿的唯一控制人。打開協(xié)作功能可允許參加者修改演示文稿，但也可以在任意時刻關(guān)閉協(xié)作功能。關(guān)閉協(xié)作功能后，其他參加者就不能繼續(xù)進行修改，但他們可以觀察到會議主持人的工作。協(xié)作功能打開時，聯(lián)機會議的參加者就可輪流地編輯和控制演示文稿。當(dāng)其他人控制演示文稿時，會議主持人將不能使用光標(biāo)(不僅是在演示文稿中，其他情況也不行)。控制演示文稿的參加者姓名的首字母會出現(xiàn)在鼠標(biāo)指針旁。如果在會議過程中，主持人忽然想到遺漏了一個VIP，進程還沒有進入緊要階段，那么這個時候可以邀請其他人加入正在進行的聯(lián)機會議。不過被邀請參加即席聯(lián)機會議的人必須在其計算機上已運行了NetMeeting，否則將不能收到聯(lián)機會議邀請。
如果想把會議開得很成功，我們可以提前做一個會議通知。單擊“工具→聯(lián)機協(xié)作→安排會議”，Outlook就會自動啟動，彈出一個非常詳盡的界面，我們只要按照實際情況改幾個數(shù)據(jù)，就可以很輕松地完成會議通知。
PowerPoint中的很多功能幫助我們在網(wǎng)絡(luò)會議中仍然能夠自由地交流。例如“Web討論”功能使得用戶可以向演示文稿中插入評語。討論是線程化的，也就是說，對討論評語的答復(fù)將直接嵌套于討論之下，就像BBS上的文字?？梢酝黝}閱讀，不用一篇篇翻看。另外，允許同時存在多個主題討論。通過使用“討論”工具欄，任何正在審閱演示文稿的用戶都可以查看并答復(fù)任何討論。用戶可以在PowerPoint中審閱討論，并根據(jù)收到的反饋信息合并對演示文稿所做的更改。
當(dāng)用戶開始討論時，將出現(xiàn)討論窗格，該窗格中包括了評語、問題以及討論的主題。用戶可以在討論窗格中拖動滾動條來查閱整個主題、還可以查閱向討論中插入評語的各個用戶的名稱和討論的內(nèi)容。
我們在審閱演示文稿時，也可以像平時審閱文字稿件一樣，直接在幻燈片上插入批注。打開要添加批注的幻燈片，單擊“插入→批注”命令。其他用戶所添加的任何隱藏批注都會出現(xiàn)在黃色的批注方框內(nèi)。這時你也可以在框內(nèi)鍵入自己的批注，然后在黃色批注方框外面單擊。我們可以按照自己的需要隨意對文本和批注方框進行移動、調(diào)整大小以及重置格式等操作，與處理其他對象一樣。此外，還可以傳送演示文稿，讓其他用戶也能查看和添加批注。如果你不希望幻燈片放映時顯示批注，可以將批注隱藏。批注不會出現(xiàn)在大綱窗格或者母版視圖中。
PowerPoint通過網(wǎng)絡(luò)進行演示的一個很強大的功能就是“廣播”。使用廣播可以在Web上廣播演示文稿(包括視頻和音頻)。如果觀眾人數(shù)較多或觀眾位于遠程位置，則此時廣播將特別有用。通過使用Outlook或其他電子郵件程序，用戶可以像安排其他會議一樣安排廣播。演示文稿的保存格式為Html，因此觀眾要查看演示文稿的唯一需要就是瀏覽器。如果有些觀眾錯過了廣播或需要將廣播存檔，則可以錄制廣播并將其保存到Web服務(wù)器上，以便可以在任何時候重新播放。進行廣播操作的方法如下:
打開要廣播的演示文稿。單擊“幻燈片放映→聯(lián)機廣播→安排實況廣播”，選擇“建立與安排一次新廣播”，然后在選項卡上填寫相關(guān)的信息。只需設(shè)置一次選項，以后所有的廣播都將使用這些設(shè)置。
10.7 復(fù)制配色方案
如果要將一張幻燈的配色方案傳給另一張或多張，重新進行配色則比較麻煩。其實有很簡單的方法:在幻燈片瀏覽視圖中，選擇一張具有所需配色方案的幻燈片。然后單擊“格式刷”，可以對一張幻燈片進行重新著色;如果要同時重新著色多張幻燈片，請雙擊，然后依次單擊要應(yīng)用配色方案的一張或多張幻燈片。注意，如果重新著色多張幻燈片，請在完成之后，按Esc鍵中止“格式刷”。如果重新著色一張幻燈片，“格式刷”會自動中止。利用這種方法，我們也可以將一份演示文稿的配色方案應(yīng)用于另一份。方法是:同時打開兩份演示文稿，單擊“窗口”菜單上的“全部重排”，然后按上述步驟操作即可。
10.8旋轉(zhuǎn)圖片
在使用PowerPoint提供的藝術(shù)圖片時，往往需要對圖片進行旋轉(zhuǎn)、顏色漸變和陰影變換等操作。因為PowerPoint的操作過程是針對對象的，而這些藝術(shù)圖片固有的格式又與PowerPoint中的對象不同，因此，在完成一些比較復(fù)雜的操作之前，需先將這些圖片轉(zhuǎn)變?yōu)镻owerPoint中的對象，然后再進行操作。下面介紹實現(xiàn)圖片旋轉(zhuǎn)的方法:
1.在PowerPoint的文件中，單擊“插入→圖片→來自文件”命令，調(diào)用需要進一步編輯的圖片;
2.選中該圖片之后，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“組合→取消組合”命令項，從而使這個圖片分解成若干個小單元;
3.在分解后的圖片的左上角處按下左鍵，然后向該圖片的右下角處進行拖動，使分解后的整個圖片被全部套在矩形虛框中，此時松開鼠標(biāo)左鍵，即可出現(xiàn)分解后的圖片被全部選中的標(biāo)記;
4.再次右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中選擇“組合→組合”命令，使分解后的圖片重新組合成為PowerPoint的對象;
5.選中該圖片對象之后，再使用鼠標(biāo)左鍵單擊工具條中“旋轉(zhuǎn)”按鈕，即可實現(xiàn)藝術(shù)圖片的旋轉(zhuǎn)操作。
10.9快速切換窗口播放模式
在實際使用Powerpoint的演示文稿的過程中，我們往往需要與其他程序窗口的數(shù)據(jù)配合使用以增強演示的效果，默認的鼠標(biāo)操作是這樣的:單擊Powerpoint的“幻燈片放映”菜單中的“觀看放映”將啟動默認的全屏放映模式，而在這種模式下，則必須使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”組合鍵與其他窗口切換。
其實，我們還可以這樣操作:
在需要播放幻燈片時:按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵激活播放操作，這時啟動的幻燈片放映模式是一個帶標(biāo)題欄和菜單欄的形式(圖9)，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通窗口一樣操作，例如最小化和自定義大小，非常方便。