采購師職稱論文
采購師職稱論文
采購管理是對采購業(yè)務(wù)過程進(jìn)行組織、實(shí)施、規(guī)劃和控制的管理過程,下面是學(xué)習(xí)啦小編整理的采購師職稱論文，希望你能從中得到感悟!
采購師職稱論文篇一
淺談企業(yè)詢價采購
[摘 要] 詢價采購也叫比質(zhì)比價采購，是企業(yè)常用的采購方式之一。本文針對在詢價采購中容易出現(xiàn)的問題，提出企業(yè)在進(jìn)行詢價采購時應(yīng)注意的一些問題。
[關(guān)鍵詞] 企業(yè) 詢價采購
詢價采購，是指只考慮價格因素，要求采購人向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對一次性報出的價格進(jìn)行比較，最后按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等、報價最低的原則確定成交供應(yīng)商的方式。這種方式操作簡單、隨意性強(qiáng)、能快速實(shí)現(xiàn)采購、有效降低采購成本，是企業(yè)采購常常采用的采購方法。
然而，由于對詢價采購在認(rèn)識及操作上存在誤區(qū)，許多企業(yè)在實(shí)際采用過程中容易出現(xiàn)一些不規(guī)范的做法：
第一,詢價缺乏嚴(yán)密的內(nèi)部控制。許多企業(yè)在采用詢價采購時，把詢價對象的選擇權(quán)、詢價權(quán)直接賦予采購員，由采購員進(jìn)行詢價，然后根據(jù)詢價結(jié)果選出報價最低的供應(yīng)商報采購負(fù)責(zé)人審查后施行。這樣的做法，因缺乏監(jiān)督和內(nèi)部牽制，極易出現(xiàn)舞弊情況，采購員有機(jī)會隨意更改任何一家供應(yīng)商的報價，或者給有關(guān)供應(yīng)商“通風(fēng)報信”。
第二,對詢價對象的選擇沒有標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)閷υ儍r對象的選擇沒有標(biāo)準(zhǔn)，采購員可以向和自己關(guān)系好的供應(yīng)商詢價;可以向和企業(yè)有過采供關(guān)系的供應(yīng)商詢價;可以向企業(yè)周邊的中間商詢價;可以向遠(yuǎn)程的生產(chǎn)廠家詢價。不同的供應(yīng)商，報價差距是相當(dāng)大的，尤其是中間商的報價和生產(chǎn)廠商的報價會有很大出入。
第三,對詢價對象的選擇方法隨意性大。采購員或因?yàn)楹喕ぷ?、圖省事,或以為詢價采購就是貨比三家,只要邀請三家以上的合格供應(yīng)商即可,甚至認(rèn)為自己想邀請哪三家就邀請哪三家,對供應(yīng)商不是隨機(jī)選擇而是隨意選擇,詢價方法的不規(guī)范導(dǎo)致被詢對象的報價不能接近市場上的最低價格水平。
第四,確定成交供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)單一，僅以價格考量?，F(xiàn)在不少企業(yè)是這樣理解詢價采購的：既然是詢價采購，那誰價格低誰就采購誰的。其實(shí)，價格只是確定成交標(biāo)準(zhǔn)中的一個因素，不是唯一因素，確定成交的供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是多樣的，如符合采購需求、服務(wù)質(zhì)量相等、最后才是價格最低。
第五,詢價手段單一。詢價采購?fù)葑兂刹捎秒娫挷少?、傳真采購等方式，盡管這些方式很便捷，但手段的單一使供應(yīng)商的選擇面很窄，讓一些有實(shí)力、報價低的供應(yīng)商因不知道企業(yè)的采購需求而沒有參與報價，使企業(yè)喪失了低價采購的機(jī)會，也使企業(yè)喪失了獲得質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品的機(jī)會。
以上這不規(guī)范的做法，往往導(dǎo)致企業(yè)詢價采購效果不理想，甚至達(dá)不到詢價采購的目的，因此，要正確的使用詢價采購、發(fā)揮詢價采購簡單易行、便于操作、節(jié)約采購費(fèi)用等優(yōu)勢，企業(yè)除了要建立和嚴(yán)格執(zhí)行詢價采購程序以外，還應(yīng)該注意以下問題：
一、建立嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度
內(nèi)部控制要貫徹以下原則:(1)分權(quán)原則。擬定詢價函、實(shí)施詢價、簽訂合同等工作要由不同的人員擔(dān)任;確定詢價對象和確定成交供應(yīng)商要由詢價小組集體確定。(2)制原則。同一采購標(biāo)的要有不同的詢價人同時詢價,平行進(jìn)行;(3)獨(dú)立詢價原則。詢價人在詢價采購時要獨(dú)立進(jìn)行，任何人、任何單位不得干預(yù)詢價工作。(4)明確詢價人的工作程序、工作方式和工作紀(jì)律。
二、制定好詢價函
詢價函是采購人對采購標(biāo)的的具體描述，是供應(yīng)商切實(shí)報價的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下幾個方面:物資采購清單;技術(shù)要求說明;付款條件;交貨時間和交貨地點(diǎn);報價截至?xí)r間;報價要求;售后服務(wù)、質(zhì)保期;供應(yīng)商的資質(zhì)證明等。但在編制詢價函時,不得設(shè)置有排斥潛在供應(yīng)商的條件。
詢價函載明了這些信息，供應(yīng)商接到函后對采購的標(biāo)的有一個全面的了解，使之報價符合企業(yè)要求。
三、規(guī)范參詢價對象的資格標(biāo)準(zhǔn)及選擇方法
對于詢價對象的資格標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以參照《政府采購法》中關(guān)于供應(yīng)商的規(guī)定，從履約能力、供應(yīng)實(shí)力、誠信和售后服務(wù)等幾方面加以規(guī)范。
對于詢價對象的選擇方法,應(yīng)該先選出符合條件的供應(yīng)商，然后從這些供應(yīng)商中隨機(jī)選擇,防止詢價人憑關(guān)系、憑感覺進(jìn)行詢價。
四、做好詢價工作
詢價是整個詢價采購的核心工作，是詢價采購成敗的關(guān)鍵。在這個階段，詢價人要做到:選擇符合資格條件的供應(yīng)商并向其發(fā)送詢價函;只接受供應(yīng)商的一次報價，這個報價是不能再行更改的;只接受在詢價函中規(guī)定的截止時間內(nèi)的報價;公開所有符合條件的報價，集體決定供應(yīng)商的選擇，在決定成交的供應(yīng)商時，可采取少數(shù)服從多數(shù)的辦法，以多數(shù)成員的意見做出決定;在審閱、評價時要按照事先規(guī)定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、辦法進(jìn)行，確保評價辦法一致。
五、不單純以價格取舍供應(yīng)商
確定成交供應(yīng)商應(yīng)采用符合要求、質(zhì)量和服務(wù)相等、報價最低的綜合標(biāo)準(zhǔn)，不能單純地只看價格。價格只是詢價中的關(guān)鍵因素，絕非惟一因素，要走出“低價位”誤區(qū)，因?yàn)榈蛢r格可以通過犧牲產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)來達(dá)到，要理性地對待價格問題。
六、搞好詢價監(jiān)督
企業(yè)的紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)詢價的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，應(yīng)監(jiān)督詢價采購的各個環(huán)節(jié)是否按規(guī)定的程序運(yùn)作;在供應(yīng)商選擇和供應(yīng)商評定等敏感環(huán)節(jié)是否有舞弊行為發(fā)生，最后確定的成交價是否合理等;對于舞弊行為，要做好事前預(yù)防、事中監(jiān)督、事后的查處工作。
總之，詢價采購雖然能降低采購成本、實(shí)現(xiàn)快速采購、簡便易行，但是，由于其沒有嚴(yán)格的操作程序，詢價隨意性很大，在采用時容易出現(xiàn)一些影響詢價效果的情況，因此，企業(yè)在使用過程中要高度關(guān)注一些關(guān)鍵問題，才能使詢價采購達(dá)到預(yù)期的效果。
參考文獻(xiàn):
[1]張棟天:《詢價采購的五個“注意事項(xiàng)”》，實(shí)踐探索欄目，2006年2月13日
[2]《中華人民共和國政府采購法》，2002年6月29日第九屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第28次會議通過
采購師職稱論文篇二
采購系統(tǒng)需求分析
【摘 要】隨著公司的飛速發(fā)展，采購物資的品類越來越多及采購金額越來越大，公司管理高層對采購成本控制能力、采購過程監(jiān)管體系建設(shè)、采購信息化建設(shè)等均提出了更高的期望與要求，希望采購工作能更加陽光、實(shí)效、專業(yè)、可控。
【關(guān)鍵詞】采購系統(tǒng);目標(biāo)分析;功能需求;控制
1.項(xiàng)目需求與分析
1.1項(xiàng)目需求背景
隨著集團(tuán)公司的飛速發(fā)展，采購物資的品類越來越多及采購金額越來越大，公司管理高層對采購成本控制能力、采購過程監(jiān)管體系建設(shè)、采購信息化建設(shè)等均提出了更高的期望與要求，希望采購工作能更加陽光、實(shí)效、專業(yè)、可控。采購部各業(yè)務(wù)科室也需要行之有效的采購談判輔助工具。
1.2項(xiàng)目目標(biāo)分析
為實(shí)現(xiàn)各種采購模式的電子信息化管理和運(yùn)作，使采購中的各個環(huán)節(jié)和流程與信息技術(shù)完美結(jié)合，從而使一般業(yè)務(wù)人員可以輕松操作，大幅減輕業(yè)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。公司通過統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺，建立內(nèi)部部門(采購部、物資公司、財務(wù)部)之間的溝通環(huán)境，協(xié)同工作，提高工作效率。具體目標(biāo)表現(xiàn)在以下幾個方面：
(1)建立面向集團(tuán)公司內(nèi)部的采購業(yè)務(wù)管理平臺，提供統(tǒng)一規(guī)范的采購業(yè)務(wù)流程服務(wù)于公司采購管理，建立集中采購平臺，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上采購招標(biāo)管理、詢比價采購管理、實(shí)現(xiàn)競爭性采購。
(2)建立供應(yīng)商信息庫管理，實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的評估等，通過系統(tǒng)自動實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的選擇。把廠商生產(chǎn)提前管理起來。
(3)建立采購價格管理庫，收集近兩到三年的采購最高單價、采購最低單價、采購平均價，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)加上對市場的分析可以為再次采購作數(shù)據(jù)支持。
(4)建立合同管理庫，可跟蹤合同執(zhí)行情況，到貨情況，結(jié)算情況，通過系統(tǒng)可以方便的進(jìn)行各年份，各類型的合同管理及合同查詢。
(5)建立訂單管理庫，可對采購業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析，為采購管理決策提供及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)依據(jù)， 可展示記錄整個采購業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，使采購業(yè)務(wù)過程陽光透明。
(6)建立動態(tài)的采購業(yè)務(wù)監(jiān)管體系，將采購管理制度與采購管理平臺相結(jié)合，使制度得到真正的落實(shí)，監(jiān)督管理部門可以在事前、事中、事后對采購工作進(jìn)行有效的監(jiān)管。
(7)建立面向供應(yīng)商的采購交易平臺，提供一個供應(yīng)商與我公司統(tǒng)一的、高效的采購協(xié)同平臺，實(shí)現(xiàn)公開、公正、公平的采購管理形象。
2.采購業(yè)務(wù)流程及分析說明
2.1采購業(yè)務(wù)流程
圖2-1 采購業(yè)務(wù)流程圖
2.2流程說明
以上流程圖(見圖2-1)是我公司采購業(yè)務(wù)主體流程圖，每流程都有審計(jì)、法律事務(wù)處等檢察部門監(jiān)督。雖然現(xiàn)有的OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)各級次的簽字審核，但是采購計(jì)劃、招標(biāo)文件、談判書、合同、訂貨傳真都是分離的，沒有實(shí)現(xiàn)流程的環(huán)環(huán)相扣。
3.系統(tǒng)需求
3.1系統(tǒng)整體框架圖
圖3-1 系統(tǒng)整體框架圖
3.2系統(tǒng)功能需求
3.2.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫
物資編碼是供應(yīng)信息化的基礎(chǔ)，是物資批料和物資驗(yàn)收入賬的依據(jù)，為保證物資編碼工作的連續(xù)性，確保物資編碼的唯一性和統(tǒng)一性，加快推進(jìn)供應(yīng)信息化進(jìn)程，提升供應(yīng)管理水平。物資編碼是每種物資在電子數(shù)據(jù)環(huán)境下的唯一標(biāo)識，所以為整個供應(yīng)鏈的連續(xù)性，采購系統(tǒng)中的物資編碼應(yīng)該和供應(yīng)系統(tǒng)中的物資編碼一致，在物資編碼產(chǎn)生的時候就必須要保證物資名稱、規(guī)格、計(jì)量單位、計(jì)劃單價的正確性。物資編碼貫穿整個信息化系統(tǒng)。
供應(yīng)商信息庫是供應(yīng)商管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括供應(yīng)商的編號、名稱、聯(lián)系人、電話、傳真、地址、主要經(jīng)營產(chǎn)品、付款條件、常用付款方式、開戶銀行、銀行帳號和稅務(wù)登記號等人才庫是為評標(biāo)專家做基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括公司在職職工的姓名、年齡、學(xué)歷、職稱、在職單位、在職工種等信息。
單價庫是為招標(biāo)、競爭性談判、詢比價作單價的輔助支持，也是各審計(jì)監(jiān)督部門對價格監(jiān)控的重要依據(jù)。單價庫可以根據(jù)管理的需要收集前兩、三年同一物資采購的最高單價、最低單價、平均單價結(jié)合目前市場行情的分析，可以實(shí)現(xiàn)客觀、公正的采購理想單價。
3.2.2數(shù)據(jù)模板
信息化系統(tǒng)中，要實(shí)現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣，采購模式的電子信息化管理和運(yùn)作，使采購中的招標(biāo)、競價、詢價理念和信息技術(shù)完美結(jié)合，就必須有一些常用的文件格式模板。把需要經(jīng)常、反復(fù)使用的文件提前做好固定的模式，有助于公司對文件的統(tǒng)一要求，也可以大大的減少業(yè)務(wù)員在整個采購過程的文件錄入時間，提高工作效率。例如，每次招標(biāo)都需要招標(biāo)文件，每次采購都需要訂貨傳真。
3.2.3計(jì)劃
需求計(jì)劃信息導(dǎo)入系統(tǒng)中，需求計(jì)劃在采購系統(tǒng)中根據(jù)分類或者是固定的編碼規(guī)則自動劃分至各業(yè)務(wù)員，形成計(jì)劃的分類。經(jīng)過流程審批后形成采購計(jì)劃，采購人員就可以從自己的采購計(jì)劃中選擇計(jì)劃完成談判定價操作。這樣可避免盲目采購、避免部分項(xiàng)目重復(fù)采購、避免遺漏、實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃有效跟蹤等，對采購成本控制非常重要。
大致功能如下：(1)計(jì)劃數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng);(2)可實(shí)現(xiàn)對采購計(jì)劃數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)定的逐級審批，不能越級審批。當(dāng)此計(jì)劃需要修改時，必須根據(jù)預(yù)定的級次反方向退回，才可以改，審核以后的計(jì)劃不可以有任何權(quán)限的修改。審核登陸應(yīng)該有固定登陸密碼加動態(tài)口令卡。當(dāng)此級此審核完成后，可根據(jù)人才庫中的電話號碼，自動給下一級審核發(fā)送預(yù)編的短信，及時提醒下一級審核。到最后一級審核完成后，向計(jì)劃審批發(fā)起人返回預(yù)編的短信，及時的執(zhí)行此計(jì)劃;(3)可實(shí)現(xiàn)對采購計(jì)劃數(shù)據(jù)分派、受理等;(4)可實(shí)現(xiàn)對采購計(jì)劃定價完成狀態(tài)跟蹤。
3.2.4采購立項(xiàng)
當(dāng)采購人員選擇采購計(jì)劃(從采購計(jì)劃中選擇)后，需要對采購策略進(jìn)行立項(xiàng)管理，包括采購方式選擇、供應(yīng)商選擇等，采購策略微偏離必然影響采購執(zhí)行層面更大的偏離，避免應(yīng)用不適當(dāng)?shù)亩▋r方式與不合適的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)定價操作，給公司帶來不必要的損失。 大致功能如下：(1)可實(shí)現(xiàn)針對采購物資的采購方式選擇;(2)支持從采購申請選擇標(biāo)的和手工添加標(biāo)的兩種方式;(3)支持推薦供應(yīng)商，并可將供應(yīng)商帶入到采購項(xiàng)目中;(4)根據(jù)采購方式的選擇，自動調(diào)用相應(yīng)該采購方式的審批模板，自動生成審批表;(5)可實(shí)現(xiàn)對審批表數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)定的逐級審批，不能越級審批。當(dāng)審批表需要修改時，必須根據(jù)預(yù)定的級次反方向退回，才可以改，審核以后的審批表不可以有任何權(quán)限的修改。審核登陸應(yīng)該有固定登陸密碼加動態(tài)口令卡。當(dāng)此級此審核完成后，可根據(jù)人才庫中的電話號碼，自動給下一級審核發(fā)送預(yù)編的短信，及時提醒下一級審核。到最后一級審核完成后，向計(jì)劃審批發(fā)起人返回預(yù)編的短信。
3.2.5招議標(biāo)
滿足對于密封招標(biāo)的采購業(yè)務(wù)需求，招標(biāo)過程的供應(yīng)商選擇可以支持多種方式，邀請、公開，圍繞招標(biāo)采購的各個環(huán)節(jié)，均設(shè)置了相應(yīng)的控制點(diǎn)，便于進(jìn)行過程管控，供應(yīng)商可以在線投標(biāo)，并且可以隨時了解到供應(yīng)商投標(biāo)的狀況，建立招標(biāo)檔案信息庫，方便事前、事中、事后查詢及審計(jì)。
大致功能如下： (1)招標(biāo)公告發(fā)布：可以發(fā)布招標(biāo)公告，征集供應(yīng)商;(2)調(diào)用標(biāo)書模板，自動生成招標(biāo)文件。包括：招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、貨物需求一覽表、技術(shù)說明、其他說明、文件格式、合同條款、修改與澄清公告等。貨物需求一覽表必須是與計(jì)劃相關(guān)聯(lián)，通過在招標(biāo)文件中輸入物資編碼自動生成名稱、規(guī)格等，節(jié)省錄入時間，避免錄入錯誤，形成招標(biāo)物資明細(xì)。原則上貨物需求一覽表數(shù)量不能大于物資采購計(jì)劃數(shù)量;(3)招標(biāo)文件維護(hù)：招標(biāo)人在截標(biāo)時間之前可以對發(fā)布的招標(biāo)文件進(jìn)行修改、澄清和補(bǔ)充等管理;(4)在線售標(biāo)：會員供應(yīng)商查閱了招標(biāo)公告書后，可以在線購買標(biāo)書;(5)公開招標(biāo)：招標(biāo)文件和公告向所有供應(yīng)商開放，所有供應(yīng)商都有參與競爭的平等機(jī)會;(6)邀請招標(biāo)：只邀請部分經(jīng)過資格預(yù)審的供應(yīng)商參加投標(biāo);(7)在線投標(biāo)：投標(biāo)人可以在線提交投標(biāo)文件，在截標(biāo)時間以內(nèi)，投標(biāo)人可以修改/補(bǔ)充/撤回投標(biāo)文件;(8)開標(biāo)準(zhǔn)備：發(fā)起人可以后臺檢查各招標(biāo)文件是否形成，參加招標(biāo)供應(yīng)是否已經(jīng)登陸，各評委是否已經(jīng)登陸到位。(9)在線開標(biāo)：投標(biāo)書設(shè)有投標(biāo)口令，開標(biāo)時現(xiàn)場輸人口令方能開標(biāo);(10)專家評標(biāo)：經(jīng)過授權(quán)的評標(biāo)專家經(jīng)過身份認(rèn)證后，可以在線閱讀標(biāo)書、提交評標(biāo)意見。評標(biāo)意見自動匯總，并經(jīng)過系統(tǒng)自動判斷，按照預(yù)的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)形成評標(biāo)結(jié)果和授標(biāo)意見;(11)提交評標(biāo)結(jié)果：專家對每份標(biāo)書的評標(biāo)結(jié)果由發(fā)起人或者評標(biāo)小組組長匯總提交系統(tǒng)，系統(tǒng)整體判斷所有的投標(biāo)，自動形成授標(biāo)意見二;(12)中標(biāo)審核：對形成的授標(biāo)意見進(jìn)行審核存檔，監(jiān)督管理部門可以在事前、事中、事后對采購工作進(jìn)行有效的監(jiān)管;(13)財務(wù)管理：標(biāo)書收費(fèi)管理、投標(biāo)保證金管理、履約保證金管理;(14)招標(biāo)結(jié)果查詢：結(jié)束的招標(biāo)項(xiàng)目其結(jié)果會在歷史招標(biāo)項(xiàng)目中公布。有權(quán)限的客戶可以查詢所有已經(jīng)結(jié)束的招標(biāo)項(xiàng)目的情況。
3.2.6詢價
為了滿足小規(guī)模、低價值物資采購時間上的要求，同步需要網(wǎng)上詢價系統(tǒng)。該系統(tǒng)可在客戶允許的情況下，對多個供貨商(通常至少3家)的網(wǎng)上提交報價進(jìn)行比較，以確保在最短的時間內(nèi)，為客戶采購到質(zhì)優(yōu)價廉的物資。
大致功能如下：(1)自動生成詢價文件;包括貨物需求一覽表、報價人需知、技術(shù)說明、其他說明等。貨物需求一覽表必須是與計(jì)劃相關(guān)聯(lián)，通過在招標(biāo)文件中輸入物資編碼自動生成名稱、規(guī)格等，節(jié)省錄入時間，避免錄入錯誤，形成招標(biāo)物資明細(xì)。理論上貨物需求一覽表數(shù)量不能大于物資采購計(jì)劃數(shù)量;(2)通過供應(yīng)商管理庫向供應(yīng)商以短信或者郵件方式發(fā)送報價邀請;(3)通過專家?guī)旖M成詢價小組，通過短信方式通知專家;(4)供應(yīng)商在接到邀請之后，在規(guī)定時間內(nèi)上傳各種商業(yè)、技術(shù)要求承諾書，同時系統(tǒng)自動返回本次報價口令;(5)供應(yīng)商在獲得口令后，在規(guī)定時間報價，超過規(guī)定時間，本次報價口令作廢，供應(yīng)商中只能一次性報價，報價后不能修改;(6)系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的評定標(biāo)準(zhǔn)，自動生動初次詢價評定表;(7)審批完成后，系統(tǒng)自動生成物資采購定價表。
3.2.7競爭性談判
競爭性談判是物資采購的重要組成形式，也是經(jīng)常使用的物資采購方式。在物資采購系統(tǒng)中增加競爭性談判模塊有助于減少公司采購成本，提高采購效率。
大致功能如下：(1)自動生成談判文件;包括貨物需求一覽表、供應(yīng)商需知、技術(shù)說明、其他說明等。貨物需求一覽表必須是與計(jì)劃相關(guān)聯(lián)，通過在招標(biāo)文件中輸入物資編碼自動生成名稱、規(guī)格等，節(jié)省錄入時間，避免錄入錯誤，形成招標(biāo)物資明細(xì)。理論上貨物需求一覽表數(shù)量不能大于物資采購計(jì)劃數(shù)量;(2)通過供應(yīng)商管理庫向供應(yīng)商以短信或者郵件方式發(fā)送談判邀請(不少于三家);(3)通過專家?guī)旖M成談判小組，通過短信方式通知專家;(4)供應(yīng)商在接到邀請之后，在規(guī)定時間內(nèi)上傳各種商業(yè)、技術(shù)要求承諾書，同時系統(tǒng)自動返回本次談判口令;(5)供應(yīng)商在接收談判口令后，在規(guī)定時間向談判小組發(fā)出會話請求，在談判小組同意請求后開始談判;(6)各供應(yīng)商與談判小組之間的會話可以在談判小組同意后進(jìn)行會話合并;(7)各供應(yīng)商與談判小組的會話記錄保存預(yù)時間;(8)談判小組可以收回本次談判文件，上傳修改后的談判文件，組織下一次談判，供應(yīng)商在收到修改后的談判文件可以決定是否再次進(jìn)行談判;(9)談判小組在談判結(jié)束后，談判小組要按照談判預(yù)設(shè)的評定標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商提交的報價進(jìn)行評審，確定成交候選人名單;(10)審批完成后，系統(tǒng)自動生成物資采購定價表。
3.2.8采購合同
對于網(wǎng)上采購的項(xiàng)目，授標(biāo)審核流程完成后，可根據(jù)合同模板生成采購合同，然后進(jìn)行合同審批。對于未在系統(tǒng)中定價的采購項(xiàng)目合同，也可以手工錄入合同。同時合同中重要的事件提醒也可以通過系統(tǒng)輔助完成，對于合同執(zhí)行過程中重要信息的錄入，可考慮由供應(yīng)商或采購方人員錄入。
大致功能如下： (1)在采購系統(tǒng)中定價的采購項(xiàng)目，在系統(tǒng)中通過合同模板自動生成采購合同。合同數(shù)量原則上不能大于系統(tǒng)自動生成的定價表中的數(shù)量。(2)可實(shí)現(xiàn)對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)定的逐級審批，不能越級審批。當(dāng)合同需要修改時，必須根據(jù)預(yù)定的級次反方向退回，才可以改，審核以后的合同不可以有任何權(quán)限的修改。審核登陸應(yīng)該有固定登陸密碼加動態(tài)口令卡。當(dāng)此級此審核完成后，可根據(jù)專家?guī)熘械碾娫捥柎a，自動給下一級審核發(fā)送預(yù)編的短信，及時提醒下一級審核。到最后一級審核完成后，向合同審批發(fā)起人返回預(yù)編的短信。(3)合同錄入管理：沒在采購系統(tǒng)中定價的采購項(xiàng)目，手工錄入合同相關(guān)主要數(shù)據(jù)。(4)合同事件提醒：合同執(zhí)行過程中對采購人員的合同事件提醒(包括到期提醒等)。 3.2.9訂單
(1)自動生成訂貨傳真，調(diào)用訂單模板生成訂貨傳真，也可以使用合同審核后自動生成訂貨傳真。兩種方式應(yīng)該并行存在，大綜物資可以使用合同審核后自動生成訂貨傳真，合同的物資需求一覽表真接合并到訂貨傳真中;(2)常用物資，年度合同、代儲代銷合同，可以調(diào)用訂單模板，直接從物資采購計(jì)劃中合并所需采購的物資，原則上訂單數(shù)量不能大于計(jì)劃數(shù)量，訂單自動查找最近一次簽訂的此物資合同，自動從合同中取采購單價;(3)訂單審批;可實(shí)現(xiàn)對訂貨傳真數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)定的逐級審批，不能越級審批。當(dāng)此訂貨傳真需要修改時，必須根據(jù)預(yù)定的級次反方向退回，才可以改，審核以后的訂貨傳真不能有任何權(quán)限的修改。審核登陸應(yīng)該有固定登陸密碼加動態(tài)口令卡。當(dāng)此級此審核完成后，可根據(jù)專家?guī)熘械碾娫捥柎a，自動給下一級審核發(fā)送預(yù)編的短信，及時提醒下一級審核。到最后一級審核完成后，向訂貨傳真審批發(fā)起人返回預(yù)編的短信，及時的執(zhí)行此訂貨傳真;(4)訂貨傳真統(tǒng)計(jì)分析。
3.2.10供應(yīng)商管理
供應(yīng)商管理模塊可實(shí)現(xiàn)在線的供應(yīng)商注冊、準(zhǔn)入審批，供應(yīng)商資質(zhì)文件管理，供應(yīng)商查詢，供應(yīng)商等級，供應(yīng)商的淘汰、供應(yīng)商黑名單等功能。
圖3-2 供應(yīng)商管理流程圖
3.2.11專家管理
(1)專家類別及檔案，對專家類別進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置管理?？蓪υu標(biāo)專家進(jìn)行維護(hù)管理，包括新增、修改、刪除。(2)并可對專家的專業(yè)類別進(jìn)行維護(hù)，可根據(jù)相應(yīng)該的物資類別，系統(tǒng)自動篩選。(3)專家簽到、打分：專家在線簽到，評標(biāo)專家可通過菜單進(jìn)行評標(biāo)打分。
3.2.12數(shù)據(jù)查詢分析
統(tǒng)計(jì)分析模塊提供系統(tǒng)的各種統(tǒng)計(jì)報表：平臺應(yīng)用情況統(tǒng)計(jì)、采購項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)、節(jié)支統(tǒng)計(jì)、采購明細(xì)統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商中標(biāo)情況統(tǒng)計(jì)、全年計(jì)劃金額統(tǒng)計(jì)、計(jì)劃完成率、到貨率統(tǒng)計(jì)、同比采購增減情、環(huán)比采購增減情況等統(tǒng)計(jì)分析。報表結(jié)合圖形分析模式。
3.2.13系統(tǒng)維護(hù)
系統(tǒng)維護(hù)是系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)設(shè)定、基礎(chǔ)配置的維護(hù)中心。具體表現(xiàn)為：(1)各種數(shù)據(jù)庫維護(hù)，特殊權(quán)限操作，實(shí)現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)增加、刪除、修改。例如增加物資編碼、修改專家職稱等。(2)各種數(shù)據(jù)模板維護(hù)，特殊權(quán)限操作，針對各種模板進(jìn)行修改，例如合同增加條款、訂貨傳真增加物資欄目等。(3)組織人員管理，人員調(diào)動后，系統(tǒng)必須根據(jù)調(diào)動情況對該人員作相應(yīng)的調(diào)整。特殊權(quán)限操作。(4)權(quán)限維護(hù)，在系統(tǒng)中不同的工作有相應(yīng)的權(quán)限，例如：業(yè)務(wù)員對計(jì)劃有編制權(quán)限，但是不能有審核權(quán)限。人員調(diào)整后，權(quán)限也要作相應(yīng)的調(diào)整。(5)審批流程維護(hù)，可能在公司的發(fā)展中，會增加審批流程，例如，以前分管領(lǐng)導(dǎo)審核可以實(shí)施，但現(xiàn)在要主管領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)一起審批才能實(shí)施，這時就需要增加一級審批。(6)數(shù)據(jù)接口，采購系統(tǒng)與OA數(shù)據(jù)接口、與短信數(shù)據(jù)接口、與郵件數(shù)據(jù)接口、與網(wǎng)站數(shù)據(jù)接口。(7)操作日志，日志在軟件運(yùn)行階段都起著非常重要的作用。開發(fā)人員通過日志輸出的調(diào)試信息來快速定位程序中的BUG;在軟件運(yùn)行階段;日志信息除了可以幫助定位軟件BUG之外，更主要是被系統(tǒng)管理員用來診斷系統(tǒng)運(yùn)行故障。
4.總結(jié)
采購系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)從物資需求計(jì)劃上報開始，經(jīng)過招標(biāo)、詢價、競價到采購、財務(wù)、專家?guī)?、供?yīng)商庫管理等環(huán)節(jié)的整個物資管理流程，使其環(huán)環(huán)相扣，完成自動化的數(shù)據(jù)生成，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)對點(diǎn)、點(diǎn)對多的數(shù)據(jù)交換。使招標(biāo)采購流程中的標(biāo)書制作、合同制作、評標(biāo)打分和價格統(tǒng)計(jì)計(jì)算，以及中標(biāo)通知書的制作等日常業(yè)務(wù)工作全部電子化、流程化、自動化大大減輕了工作人員的手工勞動，提高了工作準(zhǔn)確性和規(guī)范性。
【參考文獻(xiàn)】
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