wps論文目錄如何自動(dòng)生成
WPS (Word Processing System)，中文意為文字編輯系統(tǒng)，是金山軟件公司W(wǎng)PS Office 軟件包中的一種文字辦公軟件。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的wps論文目錄如何自動(dòng)生成的方法，希望你們喜歡。
wps論文目錄自動(dòng)生成的方法
1.首先打開(kāi)要生成目錄的文件，然后在第一頁(yè)新建一個(gè)空白頁(yè)用來(lái)放生成的目錄，空白頁(yè)建完后選中第一章的標(biāo)題，點(diǎn)擊“標(biāo)題一”。
2.再選中第一節(jié)的標(biāo)題，點(diǎn)擊“標(biāo)題二”。其他章節(jié)設(shè)置方法一樣，章設(shè)置成標(biāo)題一，節(jié)設(shè)置成標(biāo)題二
3.然后點(diǎn)擊“引用”，選擇“插入目錄”，點(diǎn)擊“確定”
最后就自動(dòng)生成了漂漂亮亮的目錄了。
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運(yùn)用WPS分節(jié)符、目錄自動(dòng)生成等技術(shù)編寫(xiě)科研報(bào)告
摘要：以實(shí)際工作為例，較為詳細(xì)地?cái)⑹隽瞬捎肳PS分節(jié)符插入、目錄自動(dòng)生成等技術(shù)編寫(xiě)一部完整科研報(bào)告的主要過(guò)程，為雜志發(fā)布、畢業(yè)論文撰寫(xiě)等類(lèi)似工作提供了借鑒。同時(shí)，撰寫(xiě)了應(yīng)用體會(huì)，從國(guó)家安全戰(zhàn)略的角度出發(fā)，提出了開(kāi)發(fā)和使用國(guó)產(chǎn)應(yīng)用軟件的重要性。
關(guān)鍵詞：分節(jié)符;正文;標(biāo)題;目錄;體會(huì)
中圖分類(lèi)號(hào)：E866 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2014)05-0995-02
WPS (Word Processing System)，中文意為文字編輯系統(tǒng)，是金山軟件公司W(wǎng)PS Office 軟件包中的一種文字辦公軟件。最初出現(xiàn)于1989年，在微軟Windows系統(tǒng)出現(xiàn)以前，DOS系統(tǒng)盛行的年代，WPS曾是中國(guó)最流行的文字處理軟件。
早在20世紀(jì)90年代初，某些單位還能看見(jiàn)中國(guó)金山公司的WPS文字處理軟件在使用，后來(lái)微軟Word軟件成為了大家常用的文字處理軟件，甚至就連有些單位的計(jì)算機(jī)技能考試也把Word軟件的應(yīng)用水平作為主要測(cè)試手段。
近些年來(lái)，由于WPS軟件的功能不斷強(qiáng)大，以及處于國(guó)家、企業(yè)安全的需要，國(guó)產(chǎn)軟件逐漸回歸到大眾的視野。
由于工作性質(zhì)的原因，本單位的科研人員每年都要撰寫(xiě)相關(guān)的研究報(bào)告。在沒(méi)有電腦的時(shí)候，都是由科研人員手工撰寫(xiě)，然后將文稿交到對(duì)口的制圖印刷廠由印刷廠技術(shù)人員，編排出版。在前些年電腦較少的時(shí)候，相應(yīng)的辦公軟件配備較少，雖說(shuō)文字錄入由研究人員自己完成，但最后的編排出版還是交由制圖印刷廠處理。后來(lái)，由于電腦應(yīng)用比較普及，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展較快，單位的信息安全也日益受到重視。為此，公司要求所有的研究報(bào)告都要由科研人員自己編寫(xiě)完成，并在自己?jiǎn)挝淮蛴〕蓛?cè)，只是最后的封面印刷和裝訂拿到印刷廠辦理。
對(duì)于文字錄入來(lái)說(shuō)，科研人員輕車(chē)熟路，但要編寫(xiě)一本完整的科研報(bào)告頗費(fèi)一番功夫。由于不懂得自動(dòng)生成目錄以及頁(yè)面分隔符的運(yùn)用，起初只好將封面、內(nèi)封、摘要、目錄、正文、附件等分別形成文檔。如果正文部分做了修改，還得到摘要、目錄等部分的文檔中進(jìn)行修改，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。雖說(shuō)有些資料可以借鑒，但沒(méi)有一個(gè)完整的制作過(guò)程可以參考。所以，該文就以自身實(shí)際工作為例，介紹利用WPS軟件的相關(guān)技術(shù)編寫(xiě)一部科研報(bào)告的全過(guò)程。此過(guò)程，可以沿用到雜志、書(shū)籍的出版以及大學(xué)生畢業(yè)論文撰寫(xiě)當(dāng)中。
1 科研報(bào)告編寫(xiě)過(guò)程
一本完整的科研報(bào)告主要包括：封面、內(nèi)封、摘要、目錄、正文、附件、封底等幾部分。由于目前WPS應(yīng)用比較廣泛，以下就以WPS 2012為例，敘述運(yùn)用該軟件相關(guān)技術(shù)編寫(xiě)科研報(bào)告的主要過(guò)程。
1.1 文檔錄入及格式編排
首先，按照本公司《科研成果管理規(guī)范》中對(duì)封面、內(nèi)封、摘要、正文以及表格、圖件所要求的規(guī)范，在一個(gè)文檔中完成所有上述部分的錄入和編排。每部分的具體格式以及文字大小、行間距、頁(yè)面設(shè)置等問(wèn)題，這里不做具體詳述。
但是要注意的是：科研報(bào)告將來(lái)都要實(shí)現(xiàn)雙面打印，為了裝訂美觀，封面、內(nèi)封、摘要、正文等各部分都要單獨(dú)從一頁(yè)開(kāi)始，因此封面、內(nèi)封、摘要、正文之間編排時(shí)要留出空白頁(yè)。而且，正文部分如果有若干章的話，每一章都要獨(dú)立開(kāi)始，也就是說(shuō)后一章不續(xù)著前一章的后部錄入，而是另起一頁(yè)開(kāi)始本章的內(nèi)容。
1.2 分節(jié)符及正文頁(yè)碼插入
作為一部完整的報(bào)告，一般來(lái)說(shuō)報(bào)告的正文部分是必須標(biāo)注頁(yè)碼的，而封面、內(nèi)封、摘要、目錄等部分則不必標(biāo)注頁(yè)碼。但是如果不采取技術(shù)手段，插入頁(yè)碼時(shí)，卻會(huì)將封面等部分都標(biāo)注上頁(yè)碼。這就要求正文部分在插入頁(yè)碼時(shí)獨(dú)立進(jìn)行，封面、摘要等部分與正文不應(yīng)是一個(gè)連續(xù)的整體。實(shí)現(xiàn)此項(xiàng)上述要求，需要應(yīng)用WPS的分節(jié)符功能才可以將正文與前面的封面等部分分節(jié)。
1.2.1分節(jié)符插入
在WPS主菜單上點(diǎn)擊“章節(jié)”，可以看到主菜單下面有“章節(jié)管理”項(xiàng)，點(diǎn)擊其中的“拆分章節(jié)”，在出現(xiàn)的下拉菜單中，選定“下一頁(yè)分節(jié)符”。這樣就會(huì)將前后兩頁(yè)分為相對(duì)獨(dú)立的兩節(jié)，當(dāng)鼠標(biāo)點(diǎn)擊到分節(jié)符前后不同頁(yè)時(shí)，文檔最下面的狀態(tài)欄就會(huì)顯示頁(yè)碼、節(jié)數(shù)、文檔總頁(yè)數(shù)以及當(dāng)前具體頁(yè)數(shù)等信息。
比如，已將正文和封面等部分為前后兩節(jié)，當(dāng)鼠標(biāo)點(diǎn)擊到正文開(kāi)始的部分時(shí)，狀態(tài)欄上如果顯示“頁(yè)面：9/71 節(jié)：2/2節(jié)”等信息，則表明所編寫(xiě)的報(bào)告共有71頁(yè)，正文部分位于第二節(jié)，目前正處于總報(bào)告第9頁(yè)的位置。
1.2.2正文頁(yè)碼插入
對(duì)正文與前面的封面等部分分節(jié)后，就可以單獨(dú)為正文部分插入頁(yè)碼。
將鼠標(biāo)定位在正文部分，在WPS主菜單上點(diǎn)擊“章節(jié)”，可以看到主菜單下面有“章節(jié)管理”項(xiàng)，再點(diǎn)擊“頁(yè)眉/頁(yè)腳”項(xiàng)中的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”，此時(shí)主菜單下面顯示的都是“頁(yè)眉和頁(yè)腳”的功能項(xiàng)，并且光標(biāo)是停留在頁(yè)眉的位置。在出現(xiàn)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”的菜單界面上點(diǎn)擊“頁(yè)眉頁(yè)腳切換”，則光標(biāo)會(huì)轉(zhuǎn)換定位在頁(yè)腳的位置。
由于正文與封面等部分已經(jīng)分為前后兩節(jié)，要想只為正文插入頁(yè)碼則必須在“頁(yè)眉和頁(yè)腳”菜單界面上，點(diǎn)擊已經(jīng)處于亮著狀態(tài)的“同前節(jié)”按鈕，將其變灰，這樣在為正文插入頁(yè)碼時(shí)，前面的封面等部分才不會(huì)跟著插入頁(yè)碼。
接下來(lái)，點(diǎn)擊文檔下面出現(xiàn)的“插入頁(yè)碼”按鈕。在隨后出現(xiàn)的“插入頁(yè)碼”圖形界面上，根據(jù)自己的需要，選定 “樣式”、“位置”、“應(yīng)用范圍”項(xiàng)，確定“重新開(kāi)始編號(hào)”的“起始值”，然后，點(diǎn)擊“插入頁(yè)碼”圖形界面上的“確定”項(xiàng)，正文頁(yè)腳上即刻會(huì)標(biāo)注上頁(yè)碼，而且此時(shí)封面等部分卻不會(huì)附帶頁(yè)碼。
1.3 目錄自動(dòng)生成
通常，長(zhǎng)文檔的正文內(nèi)容完成之后，還需要制作目錄。
所謂“目錄”，就是文檔中各級(jí)標(biāo)題的列表，目錄的作用在于方便閱讀者可以快速地檢閱或定位到感興趣的內(nèi)容，同時(shí)比較容易了解文章的綱目結(jié)構(gòu)。
如果手動(dòng)為長(zhǎng)文檔制作目錄或索引，工作量都是相當(dāng)大的。而且弊端很多，比如當(dāng)對(duì)文檔的標(biāo)題內(nèi)容更改后，又得再次更改目錄。所以利用WPS自動(dòng)生成目錄功能，是提高長(zhǎng)文檔制作效率的有效途徑之一。 使用WPS 2012為文檔創(chuàng)建目錄，最好的方法是依據(jù)標(biāo)題的樣式生成。具體地說(shuō)，就是先為文檔的各級(jí)標(biāo)題指定恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式，然后WPS就會(huì)識(shí)別相應(yīng)的標(biāo)題樣式，從而完成目錄的制作。
1.3.1 目錄各級(jí)標(biāo)題確定
在目錄自動(dòng)生成文檔之前，必須搞清楚編寫(xiě)的報(bào)告需要顯示幾級(jí)目錄，然后確定報(bào)告正文中的標(biāo)題級(jí)別。一般來(lái)，報(bào)告目錄中顯示3級(jí)目錄就可以，所以在正文中首先要?jiǎng)澐?級(jí)標(biāo)題，然后是2級(jí)標(biāo)題，再確定3級(jí)標(biāo)題。自動(dòng)生成目錄時(shí)，一級(jí)目錄對(duì)應(yīng)的是1級(jí)標(biāo)題，其他類(lèi)推。
比如，某一個(gè)報(bào)告共有如下幾部分，如圖1所示。在劃分標(biāo)題時(shí)就應(yīng)將“概況”、“ ***技術(shù)研究”、“ 應(yīng)用效果”、“結(jié)論及建議”確定為1級(jí)標(biāo)題，將“數(shù)據(jù)安全策略研究與實(shí)施”等確定為2級(jí)標(biāo)題，將“數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔技術(shù)開(kāi)發(fā)”等確定為3級(jí)標(biāo)題。只有這樣，才會(huì)最終形成三級(jí)目錄。
圖1 科研報(bào)告結(jié)構(gòu)示意圖
具體做法如下：
首先，點(diǎn)擊WPS主菜單的“開(kāi)始”項(xiàng)，主菜單下面的樣式項(xiàng)中會(huì)出現(xiàn)“正文”、“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”等信息。
接著，將正文中的“概況”等標(biāo)題用鼠標(biāo)選定變黑。點(diǎn)擊 “樣式”菜單中“標(biāo)題1”，按要求將“概況”設(shè)置為一級(jí)標(biāo)題，此時(shí)“概況”會(huì)變得與以前不同，字體大小、粗細(xì)都會(huì)發(fā)生變化。然后，按照《科研成果管理規(guī)范》中對(duì)1級(jí)標(biāo)題的要求，調(diào)整已經(jīng)成為1級(jí)標(biāo)題“概況”的字體大小、粗細(xì)以及行間距等。報(bào)告中的“ ***技術(shù)研究”、“ 應(yīng)用效果”、“結(jié)論及建議”等標(biāo)題，依上述方法處理，確定為1級(jí)標(biāo)題。
剩下正文中2級(jí)和3級(jí)標(biāo)題確定方法，以及字體的要求也與上述1級(jí)標(biāo)題處理方法類(lèi)似。
1.3.2 目錄自動(dòng)生成
為文檔的各級(jí)標(biāo)題指定了恰當(dāng)?shù)臉?biāo)題樣式后，就可以直接制作文檔目錄了。
將鼠標(biāo)點(diǎn)擊到正文的前面的空白頁(yè)，在此頁(yè)的上部居中輸入“目錄”，二字，然后鼠標(biāo)點(diǎn)擊到“目錄”下方恰當(dāng)?shù)奈恢?，選擇主菜單“引用→插入目錄”命令，打開(kāi)“目錄”對(duì)話框。
在這里主要需確定的是“制表符前導(dǎo)符”、 “顯示級(jí)別”項(xiàng)，選定“顯示頁(yè)碼”、“頁(yè)碼右對(duì)齊”、“使用超鏈接”。“制表符前導(dǎo)符”主要是根據(jù)大家可以接受的樣式來(lái)確定。而“顯示級(jí)別”則根據(jù)科研報(bào)告需要顯示幾級(jí)目錄來(lái)規(guī)定。該文前面的例子要顯示三級(jí)目錄，而且也已經(jīng)確定好了3級(jí)標(biāo)題，所以此時(shí)的“顯示級(jí)別”設(shè)置為3即可，打印預(yù)覽方框內(nèi)則顯示的是3級(jí)標(biāo)題的式樣。
完成與目錄格式相關(guān)的選項(xiàng)設(shè)置之后，單擊“確定”按鈕，WPS即可自動(dòng)生成目錄。
目錄生成后，也許外觀并不符合要求，在這種情況下，可以方便地根據(jù)自己的要求進(jìn)行更改。 (下轉(zhuǎn)第1002頁(yè))
(上接第996頁(yè))
最后，值得注意的是，如果當(dāng)目錄制作完成后又對(duì)文檔進(jìn)行了修改，不管是修改了標(biāo)題或正文內(nèi)容，為了保證目錄的絕對(duì)正確，請(qǐng)對(duì)目錄進(jìn)行更新。操作方法為：將鼠標(biāo)移至目錄區(qū)域單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇“更新域”命令，打開(kāi)“更新目錄”對(duì)話框，選擇“更新整個(gè)目錄”單選框，然后單擊“確定”即可更新目錄。
2 WPS軟件應(yīng)用體會(huì)
利用WPS自動(dòng)生成目錄等技術(shù)，確實(shí)為編寫(xiě)科研報(bào)告提供了便捷的途徑。而且，在日常的辦公過(guò)程中WPS軟件為文字錄入、版面編排等方面也提供很多了便利之處。但應(yīng)用之余，產(chǎn)生了一點(diǎn)體會(huì)。
由于中國(guó)很多用戶長(zhǎng)期使用微軟Office軟件包開(kāi)展工作，已經(jīng)對(duì)該套軟件非常熟悉，所以自然而然會(huì)產(chǎn)生一定的依賴性。而且，隨著軟件的不斷升級(jí)，國(guó)內(nèi)用戶也會(huì)逐漸更新電腦中的Office辦公軟件。這樣產(chǎn)生的結(jié)果是，本國(guó)用戶會(huì)慢慢被外國(guó)公司套牢，最終受制于人。
并且，這些新版本軟件在安裝配置方面存在限制。比如，一套微軟Office 2010軟件只能限定安裝5臺(tái)電腦。最新版本的微軟Office 2013還有一個(gè)比較令人頭疼的問(wèn)題，一旦零售版微軟Office 2013在一臺(tái)PC機(jī)上安裝并激活，用戶就無(wú)法卸載并在其他機(jī)器上重新安裝。也就是說(shuō)，零售版的Office 2013在安裝后將和該電腦永久綁定，用戶無(wú)法將授權(quán)遷移至其他設(shè)備當(dāng)中。這些情況對(duì)于電腦用戶較多的企業(yè)以及因工作需要更換電腦的用戶來(lái)說(shuō)，使用國(guó)外軟件無(wú)疑會(huì)增加應(yīng)用成本以及應(yīng)用上的麻煩。況且，微軟新發(fā)行的軟件必須通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)才可以擁有使用權(quán)，由此還會(huì)涉及到信息安全方面的諸多問(wèn)題。
國(guó)產(chǎn)軟件不但價(jià)格低廉，而且通過(guò)多年不斷地完善，在功能上絲毫不遜于國(guó)外軟件。因此，從國(guó)家安全戰(zhàn)略以及獨(dú)立自主的角度出發(fā)，應(yīng)該大力提倡發(fā)展和使用國(guó)產(chǎn)應(yīng)用軟件。中國(guó)的市場(chǎng)大，用戶多，發(fā)展國(guó)產(chǎn)應(yīng)用軟件大有希望。
3 結(jié)束語(yǔ)
WPS Office是一款辦公軟件套裝，可以實(shí)現(xiàn)辦公軟件最常用的文字、表格、演示等多種功能。內(nèi)存占用低，運(yùn)行速度快，體積小巧。具有強(qiáng)大插件平臺(tái)支持，免費(fèi)提供海量在線存儲(chǔ)空間及文檔模板，支持閱讀和輸出PDF文件，可以直接保存和打開(kāi)微軟Word、Excel 和 PowerPoint 文件，也可以用微軟 Office輕松編輯WPS系列文檔，已成為眾多企事業(yè)單位的標(biāo)準(zhǔn)辦公平臺(tái)。
本文以實(shí)際工作為例，較為詳細(xì)敘述了采用WPS 文字模塊相關(guān)技術(shù)編寫(xiě)一部完整科研報(bào)告的主要過(guò)程。某些雜志、書(shū)籍的出版以及大學(xué)生、研究生畢業(yè)論文的撰寫(xiě)都可以以此為借鑒。企業(yè)為了節(jié)約成本，應(yīng)該盡可能地可以使用價(jià)格低廉，實(shí)用性強(qiáng)的國(guó)產(chǎn)應(yīng)用軟件。最重要的是從國(guó)家安全戰(zhàn)略的角度出發(fā)，為了防止受制于人，應(yīng)大力提倡發(fā)展國(guó)產(chǎn)相關(guān)應(yīng)用軟件。
參考文獻(xiàn)：
[1] 黃漢軍.WPS Office 2012應(yīng)用基礎(chǔ)教程[M].廣州：暨南大學(xué)出版社，2012：39-52.
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