文秘專業(yè)相關(guān)論文(2)
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文秘專業(yè)相關(guān)論文篇2
淺談現(xiàn)代企業(yè)秘書的人力資源開發(fā)策略
秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務(wù)人員，也是管理人員。可以說，秘書自身的素質(zhì)及工作效率直接影響到整個部門或企業(yè)的形象及競爭力。秘書工作的前提和基礎(chǔ)是全面、準確、完整地領(lǐng)會上司意圖。秘書在企業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，秘書的有效人力資源開發(fā)是我們一直探索的問題。
一、現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)可行性分析
(一)進行現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)的必要性
現(xiàn)代秘書的開發(fā)與管理對于整個企業(yè)的發(fā)展來說也是非常必要的。從秘書工作的作用中我們可以看出：
第一，秘書工作的核心作用：樞紐。領(lǐng)導(dǎo)的決策要依靠秘書機構(gòu)下達，大量的信息要通過秘書機構(gòu)審閱處理轉(zhuǎn)達給上級裁決。
第二，秘書工作的輔助作用：參謀。秘書參與決策前信息資料收集，決策中方案的擬定;決策后方案的落實和反饋等。工作的輔助性本質(zhì)決定其在管理過程中只能起參謀助手的作用。要對秘書工作投入足夠的重視，會對企業(yè)的下一步工作有著很大的指導(dǎo)性。
第三，秘書工作的指導(dǎo)作用：信息傳遞。秘書必須全面、準確、及時收集信息并對獲取的信息進行科學的分析加工和綜合整理，提供給領(lǐng)導(dǎo)以作為指導(dǎo)工作的參考。
第四，秘書工作的溝通作用：協(xié)調(diào)。秘書要協(xié)調(diào)處理各方面的關(guān)系，使上下左右形成一個有機體，朝著決策目標形成合力，這樣才能提高工作效率。第五，秘書工作的代言作用：形象。秘書平時在聯(lián)系工作、洽談業(yè)務(wù)、商辦事情過程中所體現(xiàn)出來的工作作風和形象，對一個企業(yè)的形象有很大影響，進行秘書工作的開發(fā)事關(guān)公司形象大方向發(fā)展。
(二)進行現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)的重要性
秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手，不僅要具有熟練地駕馭、處理公文的能力，而且要熟悉與領(lǐng)導(dǎo)工作相關(guān)的方方面面?，F(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的知識能力水平不斷提高，本身就是對秘書已有能力的一種的挑戰(zhàn)。所以秘書必須努力學習，樹立超前意識、競爭觀念，才能適應(yīng)工作需要，打開局面，勝任角色地位。
現(xiàn)代秘書人力資源開發(fā)不能僅僅停留在淺層次的行為調(diào)整和判斷上，應(yīng)該更注重調(diào)節(jié)秘書的思想情感，開發(fā)秘書的潛能，充分發(fā)揮秘書人員的主觀能動性和創(chuàng)造性，使秘書人力資源因素得以充分發(fā)揮。
二、現(xiàn)代秘書工作的職業(yè)現(xiàn)狀
《A管理模式》書中將秘書應(yīng)具備的修養(yǎng)定位為：沒有權(quán)力欲。做事干練，能嚴守機密。再次，熟練操作各種辦公自動化設(shè)備，具有較強的文字處理能力。要主動熱情、遵守紀律、性格隨和。在進行現(xiàn)代秘書的人力資源開發(fā)之前，一定要了解什么樣的秘書是企業(yè)需要的，隨著時代發(fā)展，秘書在素質(zhì)方面應(yīng)該有什么樣的提高。
為適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，現(xiàn)代秘書工作呈現(xiàn)以下現(xiàn)狀，不斷變化，不斷轉(zhuǎn)變：
一是從技能性工作向智能性工作轉(zhuǎn)化?，F(xiàn)代秘書處在一個嶄新的信息時代，領(lǐng)導(dǎo)活動的日趨復(fù)雜化與科學化、領(lǐng)導(dǎo)者智能水平的不斷提高、秘書職能的不斷強化和擴大?？陀^上都要求秘書的素質(zhì)有一個新的突破。
二是從常規(guī)內(nèi)向思維向外向思維轉(zhuǎn)化。在市場經(jīng)濟體制下，秘書不僅要掌握企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營過程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié)，更要將自身思維不斷變化和拓展，把握市場動向、收集有效信息，為領(lǐng)導(dǎo)及時把握市場形勢提供最佳決策方案，從而發(fā)揮最好的參謀助手作用。
三是從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化?，F(xiàn)代秘書對信息的運用能力，集中表現(xiàn)在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的及時性、準確性、完整性、針對性和有效性上。秘書必須學會對信息進行篩選和分類，全面把握所獲信息對領(lǐng)導(dǎo)決策產(chǎn)生的影響。
四是從被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化。從管理系統(tǒng)看，領(lǐng)導(dǎo)始終處于主導(dǎo)地位，屬于決策管理的中心，而秘書工作就是輔助角色。從根本上說，秘書工作的效率決定了秘書工作的重要性。秘書是被動輔佐還是主動配合，是判斷一個秘書是否合格的標準也是衡量、檢驗和評價秘書人員綜合素質(zhì)高低的重要方面。
三、現(xiàn)代秘書的人力資源有效開發(fā)途徑
(一)協(xié)調(diào)秘書處理人際關(guān)系的培訓開發(fā)
首先，要實現(xiàn)從被動輔佐職能向主動配合職能轉(zhuǎn)化，要在培訓中讓秘書人員學會處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。其次，秘書能參加領(lǐng)導(dǎo)層的各種會議并參與研究有關(guān)問題，可以提出解決問題的意見和建議。第三，秘書處理任何問題，只能按領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越自己的職權(quán)范圍。
其次，從事務(wù)性服務(wù)向信息化服務(wù)轉(zhuǎn)化重點培訓讓秘書人員注意處理與同事的關(guān)系。由于秘書的特殊地位，要處理好與同事的關(guān)系，有許多難處。要傳達領(lǐng)導(dǎo)的指示給同事，又要反映同事的意見給領(lǐng)導(dǎo)。
最后，從常規(guī)內(nèi)向思維向外向開放思維轉(zhuǎn)化，也是培訓開發(fā)的一個重點。所有來訪者都必須受到熱情的接待，秘書必須有禮貌地對待他們，因為他們每個人對秘書所在單位的成功，都起著直接或間接的作用。秘書的態(tài)度直接影響單位的聲譽。善于應(yīng)付難以對付的來訪者，對他們禮貌待客需要高度的自制力和意志力。
(二)調(diào)動秘書積極性的激勵措施
根據(jù)馬斯洛的需要層次理論，每個人在不同時期和不同階段都是處在不同的需要狀況。一個秘書如果工作積極性很高，可能會發(fā)揮出80%～90%的才能，反之，如果沒有積極性和主動性，就只可能發(fā)揮出其才能的30%左右。
首先，采取外在激勵。這是能滿足人外在需要的激勵。按性質(zhì)來區(qū)分，又可分為物質(zhì)性激勵和社會性激勵兩種。在中國現(xiàn)階段的組織里，物質(zhì)性激勵因素是指由組織掌握分配的物質(zhì)性資源，如工資、獎金、住房以及其他各種福利待遇等; 企業(yè)可以組織建立科學、規(guī)范的管理制度，其出發(fā)點和目標就是要充分“激活人”，極大地調(diào)動全體員工的積極性和創(chuàng)造性。同時可以采取內(nèi)部晉升，向企業(yè)成員提供激勵。社會性激勵因素則是指能滿足秘書社會感情性需要的資源，包括友誼、信任、表揚、尊重、榮譽等。
其次，進行內(nèi)在激勵。這是指能滿足秘書內(nèi)在性需要的激勵。內(nèi)在激勵因素都是與秘書所從事的工作本身有關(guān)的。工作本身蘊涵的激勵因素很多。想使員工真正對公司產(chǎn)生歸屬感，必須讓他們在情感上對之產(chǎn)生依賴。榮譽激勵是對工作業(yè)績優(yōu)良、職業(yè)道德高尚的員工的表揚，授予各種光榮稱號，頒發(fā)獎狀、榮譽證書等以此來激發(fā)廣大職員工作熱情的一種激勵方式。由于此法是對員工貢獻的公開承認，可以帶給他們自信、歸屬感、對自己生活的把握以及事業(yè)有成的感覺，因而會產(chǎn)生無窮的力量。
另外，內(nèi)在激勵具體的措施可分為兩大類：一是感知性情感激勵，感知性情感是指，當員工受到外部和機體內(nèi)部等條件的影響下所引起的情感。這種情感直接且收效明顯，幫助員工排憂解難就屬此類;二是理智性情感激勵，就是在感知性情感的基礎(chǔ)上用一定的價值觀把職工與企業(yè)聯(lián)系起來，形成對企業(yè)的一致愿景，使職工擁有持久的激勵，自主管理就屬此類?，F(xiàn)代人力資源管理的實踐經(jīng)驗和研究表明，員工都有參與管理的要求和愿望，創(chuàng)造和提供一切機會讓員工參與管理是調(diào)動他們積極性的有效方法。內(nèi)在激勵是它的趣味性，即工作內(nèi)容的豐富多彩變化多端新穎獨特饒有趣味，工作者感到樂在其中。內(nèi)在激勵是它的挑戰(zhàn)性，如工作任務(wù)較高的要求，促使秘書動腦筋想辦法，同時使他們感覺受到信任，并擔負著責任，覺得英雄有用武之地，從而產(chǎn)生一種滿足感成就感。增加精神激勵，是對員工的自我價值的一種肯定，可以讓更多的員工從心里接收企業(yè)，它能把權(quán)、責、利有機地結(jié)合起來，極大地調(diào)動員工的積極性，提高工作效率。