畢業(yè)論文檔案方面參考范文大全

　　企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)知識(shí)共享的主要媒介。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于畢業(yè)論文檔案方面參考范文大全的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!

　　畢業(yè)論文檔案方面參考范文大全篇1

　　淺析企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題和對(duì)策

　　企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。

　　1、檔案管理人員管理意識(shí)不強(qiáng)，專業(yè)素質(zhì)有待提升

　　一些企業(yè)員工檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱，甚至有一些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案工作的存在偏見(jiàn)，認(rèn)為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理沒(méi)有實(shí)質(zhì)性作用，在管理檔案上舍不得投入財(cái)力與物力。個(gè)別項(xiàng)目部和下屬單位的檔案工作沒(méi)有實(shí)行崗位責(zé)任制，在管理方式上仍然停留在傳統(tǒng)的手工收集與檢索階段，一定程度上影響了檔案管理質(zhì)量的水平。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，大部分企業(yè)雖然有了一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但管理人員的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不能適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，熟悉檔案內(nèi)容，進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

　　2、檔案管理不夠規(guī)范

　　目前，在一些企業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：檔號(hào)不規(guī)范;案卷標(biāo)題不規(guī)范;大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄;組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

　　3、管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象

　　一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書(shū)、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個(gè)別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象;部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務(wù)，以此來(lái)提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

　　4、深化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　首先要提高認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。其次增強(qiáng)責(zé)任感。檔案主管部門要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;

　　要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹(shù)立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺(jué)性。同時(shí)要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí)，并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障，提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時(shí)舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。

　　5、實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化與信息化管理

　　網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略，已在我國(guó)企業(yè)界推展;在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，以企業(yè)的檔案工作為依托，成立市場(chǎng)信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供咨詢服務(wù)，克服企業(yè)管理的盲目性，而且能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，回接觸到一些新的管理軟件，如信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA辦公軟件等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過(guò)程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

　　6、企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃時(shí)將檔案工作納入其中，檔案部門要參與到企業(yè)信息化進(jìn)程中去

　　首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱問(wèn)題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問(wèn)題，電子文件看不見(jiàn)，就一張光盤，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來(lái)，所以檔案部門人員要熟悉專用設(shè)備、負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成更大的失誤。

　　檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來(lái)可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、營(yíng)銷等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒(méi)留下。

　　檔案部門搞信息化要解決的一個(gè)觀念問(wèn)題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

　　總之，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)知識(shí)共享的主要媒介，搞好檔案工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用，在今后的工作中，要不斷提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。促進(jìn)企業(yè)檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展，從而為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展提供更多更好的信息資源。

　　參考文獻(xiàn)

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　　畢業(yè)論文檔案方面參考范文大全篇2

　　淺談保證企業(yè)技改檔案的完整規(guī)范

　　摘 要：企業(yè)技改工程檔案是企業(yè)技改工程建設(shè)過(guò)程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，它對(duì)于加強(qiáng)技改工程質(zhì)量控制，以及工程日后維修、改建、擴(kuò)建等具有重要作用。本文主要闡述了技改中檔案不夠完整規(guī)范的原因，以及確保技改檔案歸檔完整規(guī)范所采取的具體措施。

　　關(guān)鍵詞：檔案 管理 企業(yè)檔案管理 技改檔案

　　隨著我國(guó) 社會(huì)主義市場(chǎng)體制的逐步建立，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化，面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的嚴(yán)峻形勢(shì)，很多企業(yè)的老廠區(qū)及老生產(chǎn)線已完全適應(yīng)不了企業(yè) 發(fā)展的需要。鑒于企業(yè)的客觀狀況和城市規(guī)劃的要求，很多企業(yè)實(shí)施了易地技術(shù)改造工程。

　　龍巖煙草工業(yè)有限責(zé)任公司(前稱龍巖卷煙廠)的易地技術(shù)改造于2000年7月7日正式開(kāi)工，2002年10月4日全面投入試生產(chǎn)，2003年6月30日全面竣工。工程總投資達(dá)8.5億元，占地209畝，總 建筑面積124567平方米;主要設(shè)備集自動(dòng)化、信息化、智能化和環(huán)保型為一體，匯集了美、英、德、法、意、芬、日等國(guó)卷煙工業(yè)的最新科技。

　　2007年，為了適應(yīng)行業(yè)推進(jìn)以市場(chǎng)為取向改革的新形勢(shì)，加強(qiáng)創(chuàng)新研究，突出“七匹狼”品牌風(fēng)格特征，企業(yè)又著手進(jìn)行了精品“七匹狼”車間技術(shù)改造項(xiàng)目，進(jìn)一步提升“七匹狼”品位，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。易地技術(shù)改造工程是我廠建廠史上的跨世紀(jì)工程，它投資大、科技含量高、建設(shè)工期長(zhǎng)、工種多，形成的檔案資料多種多樣。如何保證技改中檔案的完整規(guī)范，是一個(gè)值得我們探討的問(wèn)題。

　　一、技改中檔案不夠完整規(guī)范的原因

　　1、前期檔案的缺失

　　前期檔案主要包括項(xiàng)目建議書(shū)及其報(bào)批文件，可行性研究 報(bào)告及其評(píng)估、報(bào)批文件，項(xiàng)目評(píng)估、論證文件，項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)及其報(bào)批文件，設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、 計(jì)劃任務(wù)書(shū)及其報(bào)批文件等，它涉及的單位、部門多，各單位、部門之間相互交叉，管理層次多，按有關(guān)程序辦理的文件材料也多，一份文件從編寫(xiě)到傳簽再到行文簽發(fā)需要的時(shí)間較長(zhǎng)，工程管理人員若沒(méi)有做到隨時(shí)隨地搜集、積累已形成的文件材料，沒(méi)有做到及時(shí)催還被借閱的文件，就必然使得前期依據(jù)性文件產(chǎn)生丟失、遺漏或損壞。

　　2、施工檔案的缺失

　　建設(shè)工程施工檔案主要包括了開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)交流、工程圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更材料、施工 組織設(shè)計(jì)、施工操作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，原材料及構(gòu)件的出產(chǎn)證明及檢測(cè)報(bào)告、各種施工測(cè)量、試驗(yàn)、驗(yàn)收、檢查、評(píng)定報(bào)告、記錄、施工技術(shù) 總結(jié)、交工驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。這一階段所涉及的施工單位多且資質(zhì)參差不齊，總承包單位又把各子單位項(xiàng)目層層分包。有的施工單位對(duì)檔案 工作不夠重視，往往只重視工程進(jìn)度和效益，忽視平時(shí)檔案的形成積累，如在施工過(guò)程中一些小規(guī)模的變更，沒(méi)有及時(shí)修改到施工圖中，導(dǎo)致設(shè)計(jì)變更單的缺失，所有這些都是引起施工檔案缺失的原因。

　　3、設(shè)備技術(shù)檔案的缺失

　　工程技改中設(shè)備技術(shù)檔案是技改檔案中不可缺少的一個(gè)大項(xiàng)，技改項(xiàng)目中引進(jìn)大量國(guó)內(nèi)外新技術(shù)、新設(shè)備。設(shè)備檔案包括有關(guān)工程設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目中所有的購(gòu)置文件材料、產(chǎn)品合格證、說(shuō)明書(shū)、維修書(shū)、隨機(jī)圖紙以及在安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、改造過(guò)程中形成的設(shè)備檔案。許多大型設(shè)備和它的技術(shù)資料不是同步到貨，使得設(shè)備資料驗(yàn)收滯后造成丟失。另外，設(shè)備技術(shù)資料在用于安裝調(diào)試過(guò)程中也容易丟失、損壞，而在安裝調(diào)試時(shí)形成的資料因沒(méi)有及時(shí)搜集也易丟失。

　　4、竣工檔案的不完整規(guī)范

　　工程竣工檔案主要包括項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理總結(jié)、項(xiàng)目環(huán)保、消防、檔案等單項(xiàng)驗(yàn)收、審批材料，工程 審計(jì)報(bào)告、結(jié)算書(shū)及各種竣工圖等。技改工程規(guī)模大、項(xiàng)目多、施工單位雜，總承包單位沒(méi)有及時(shí)催交，各專業(yè)之間的相互銜接不夠而導(dǎo)致一些項(xiàng)目的檔案無(wú)人編制，如設(shè)計(jì)變更執(zhí)行程序不規(guī)范，造成圖物不符，竣工圖失實(shí)，項(xiàng)目環(huán)保、消防、檔案等單項(xiàng)驗(yàn)收、審批材料在報(bào)批、審批、借閱中丟失等。

　　5、聲像及電子文件檔案的殘缺

　　工程技改中的聲像及電子文件檔案主要指反映工程建設(shè)全過(guò)程的照片、錄音帶、錄像帶、電子光盤等。它與紙質(zhì)檔案一樣，是整個(gè)技改工程中直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，具有較強(qiáng)的憑證作用和法律效力。所以在整個(gè)技改過(guò)程中，需要收集、積累從開(kāi)工前的原貌、開(kāi)工時(shí)的開(kāi)工典、基礎(chǔ)施工、主體施工、裝修到竣工各個(gè)階段的照片資料和底片，特別是要害部位如隱蔽工程、工程質(zhì)量事故等方面，更應(yīng)該隨時(shí)拍攝、隨時(shí)收集?？梢恍┦┕挝煌恢匾曔@方面檔案的要求，以至于造成這這方面檔案的缺失。

　　二、保證技改檔案完整規(guī)范的措施

　　1、制定完善的管理制度

　　制定完善的管理制度是指導(dǎo)監(jiān)督的執(zhí)法依據(jù)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)《國(guó)家重大工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整理規(guī)范》及相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，結(jié)合工程項(xiàng)目施工進(jìn)程所涉及的內(nèi)容和單位，制定相關(guān)單位人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)及考核措施，嚴(yán)格實(shí)行“三個(gè)納入”，從加強(qiáng)工程管理入手，實(shí)施嚴(yán)密科學(xué)的管理制度。其中,“三個(gè)納入”的具體內(nèi)容為：

　　(1)將檔案管理納入 合同管理。把檔案歸檔納入施工合同中，嚴(yán)把合同關(guān)，運(yùn)用法律手段超前控制。例如我廠在同承包單位簽訂施工合同時(shí)明確規(guī)定了承包單位必須保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確，工程尾款必須要有檔案部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)其檔案完整簽字后才能支付。

　　(2)將檔案管理納入工程計(jì)劃管理。在下達(dá)工程計(jì)劃的同時(shí)，下達(dá)文件材料收集、積累計(jì)劃，將全過(guò)程中的每個(gè)階段應(yīng)該形成和積累的文件材料規(guī)定下來(lái)。分部、分項(xiàng)工程完成之后，應(yīng)當(dāng)收集、積累完整、齊全、準(zhǔn)確的文件材料，否則，完成計(jì)劃不達(dá)標(biāo)。

　　(3)將檔案管理納入工程技術(shù)人員的崗位責(zé)任制。使其責(zé)任制度化，以加強(qiáng)有關(guān)人員的責(zé)任感，也便于監(jiān)督、檢查和管理。

　　2、組織相關(guān)人員參加檔案培訓(xùn)

　　企業(yè)大型技改工程投資大、工期長(zhǎng)、工程量多，所涉及的部門和人員多，許多技術(shù)人員的檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，自覺(jué)性、主動(dòng)性較差，對(duì)國(guó)家及行業(yè)關(guān)于工程檔案的相關(guān)要求了解不深。召集相關(guān)人員參加適當(dāng)?shù)臋n案培訓(xùn)，提高全員的檔案意識(shí)，學(xué)習(xí)工程檔案的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為項(xiàng)目檔案工作的全面展開(kāi)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

　　(1)首先要提高全員的檔案意識(shí)，克服對(duì)檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要，干起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的錯(cuò)誤思想。提高全員的檔案意識(shí)，重點(diǎn)在于提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)高了，才能把檔案工作真正落到實(shí)處，才能為檔案人員打氣、鼓勁，才能讓檔案人員有更強(qiáng)的自覺(jué)性和主動(dòng)性。

　　(2)其次要專門匯編檔案管理培訓(xùn)手冊(cè)。檔案管理培訓(xùn)手冊(cè)內(nèi)容包括易地技改工程檔案管理規(guī)定、編制規(guī)范、部分國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范性文件等。

　　(3)組織相關(guān)人員參加培訓(xùn)或聘請(qǐng)專家講授，使參訓(xùn)部門和人員進(jìn)一步理順技改項(xiàng)目檔案管理的工作思路和方式方法。龍巖煙草工業(yè)責(zé)任有限公司曾多次委派檔案專職人員參加國(guó)家檔案局、中國(guó)檔案學(xué)會(huì)、福建省檔案干部培訓(xùn)中心舉辦的各種檔案培訓(xùn)，提升專職檔案員的業(yè)務(wù)水平。2008年12月，企業(yè)檔案部門還專門組織本公司技改基建辦、設(shè)備科的兼職檔案員以及施工單位、監(jiān)理單位的相關(guān)人員參加了福建省檔案干部培訓(xùn)中心舉辦的關(guān)于全省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)，使相關(guān)人員對(duì)于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有了進(jìn)一步的理解和滲透。

　　3、注意文件材料搜集、積累的方法

　　技改工程項(xiàng)目檔案包含了項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)批、可行性研究及設(shè)計(jì)、施工、竣工各個(gè)環(huán)節(jié)的所有檔案，為了保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性，這就要求檔案人員要加強(qiáng)各部門的溝通和協(xié)調(diào)，注意文件材料搜集、積累的方法。

　　(1)隨時(shí)隨地搜集、積累

　　為把文件材料搜集、積累齊全、完整、準(zhǔn)確，這就要求工程管理人員做到隨時(shí)隨地搜集、積累已形成的文件材料，按形成的先后順序或相關(guān)聯(lián)系隨時(shí)做好登記，以便施工管理人員隨時(shí)查看、調(diào)用，并做好借閱登記，及時(shí)催還，以免丟失、遺漏或損壞。

　　(2)及時(shí)催要

　　由于工程管理牽扯的單位、部門較多，因此，按有關(guān)程序辦理的文件材料也多，這就要求管理人員要及時(shí)催要，督促搜集。

　　(3)抓住文件材料搜集、積累的重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)

　　a、工程建設(shè)設(shè)計(jì)變更頻繁，是文件材料積累最不容易做好的環(huán)節(jié)，也是搜集的重點(diǎn)和難點(diǎn)。特別注意設(shè)計(jì)代表在施工現(xiàn)場(chǎng)所做的變更，由于這些變更規(guī)模小，又多為口頭答復(fù)，容易被忽視，因此，要求技術(shù)人員及時(shí)催要書(shū)面變更，并準(zhǔn)確地將變更的內(nèi)容修改到施工圖中，這也是檔案人員深入工地檢查的重點(diǎn)。

　　b、地下管網(wǎng)工程的文件材料，也是積累的難點(diǎn)之一。工程的水、電、曖等地下管網(wǎng)工程，猶如工程的神經(jīng)和血管，縱橫交錯(cuò)，上下交叉，與整個(gè)項(xiàng)目發(fā)揮整體功能密切相連、休戚相關(guān)，文件材料的準(zhǔn)確、系統(tǒng)，對(duì)以后的維修、改擴(kuò)建有著深遠(yuǎn)意義，因此，文件材料必須做到圖物相符、坐標(biāo)準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)清楚，各專業(yè)之間要相互銜接，認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　　c、工程竣工驗(yàn)收文件材料的搜集和積累是單項(xiàng)工程以及整個(gè)工程檔案搜集的重中之重。單項(xiàng)工程竣工之后，文件材料基本已全部形成，須按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的歸檔范圍逐一對(duì)照，缺一不可，缺失文件要注明原因，特別是總承包單位下有分包單位的文件材料，要及時(shí)進(jìn)行匯總。

　　(4)抓住文件材料搜集、積累中的薄弱環(huán)節(jié)

　　所謂薄弱環(huán)節(jié)往往是沒(méi)有引起足夠重視的或因工作中間環(huán)節(jié)多、相互銜接不及時(shí)，或因變化了的情況沒(méi)有采取相應(yīng)措施而出現(xiàn)的脫節(jié)或斷檔。

　　a、前期工作階段和工程的開(kāi)工階段，因人員配備不到位、工作忙亂、生疏，甚至出現(xiàn)前期工作人員的調(diào)走或交接不及時(shí)而出現(xiàn)空檔、斷檔，因此，這個(gè)階段更應(yīng)著重控制文件材料的搜集、積累。

　　b、設(shè)備等技術(shù)材料的搜集。有關(guān)工程設(shè)備采購(gòu)等項(xiàng)目中所有的產(chǎn)品合格證、說(shuō)明書(shū)、化驗(yàn)單等，在采購(gòu)或運(yùn)輸中容易忽略、流失或破損，因此，更應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)到貨驗(yàn)收時(shí)搜集齊全相關(guān)的文件材料。

　　c、聲像材料的搜集、積累。聲像材料往往容易被忽視，在這方面要求施工單位落實(shí)到人、責(zé)任到位、隨時(shí)搜集，及時(shí)配有文字說(shuō)明，統(tǒng)一妥善保管。

　　(5)電子文件的收集、積累。因電子文件的特殊性，如電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性、電子文件的可更改、可復(fù)制性、共享性、易失性等，以及電子文件收集歸檔中存在的管理意識(shí)缺失、管理權(quán)限不足、管理方法不明、管理制度不嚴(yán)、管理措施不力、管理責(zé)任不強(qiáng)等原因，造成技改工程電子文件歸檔不夠完整。這就要建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位等參建方共同遵守既定規(guī)則，嚴(yán)格規(guī)定電子文件的歸檔時(shí)間，按規(guī)定的時(shí)間歸檔。電子文件的歸檔時(shí)間要求如下：

　　a)按工程階段或項(xiàng)目結(jié)束移交電子文件;

　　b)建設(shè)單位在開(kāi)工前，事先設(shè)定電子文件來(lái)，項(xiàng)目結(jié)束后移交建設(shè)單位，再由建設(shè)單位導(dǎo)入項(xiàng)目管理系統(tǒng);

　　c)周期不長(zhǎng)的工程電子文件，可在項(xiàng)目結(jié)束后歸檔;

　　d)周期長(zhǎng)的工程電子文件，可在各個(gè)工作階段結(jié)束后歸檔，或按單項(xiàng)、子項(xiàng)結(jié)束后歸檔;

　　e)外購(gòu)設(shè)備的電子文件應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí)歸檔。

　　總之，只有高度重視技改工程中檔案管理工作，制定切實(shí)可行的措施，對(duì)技改檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，做到檔案管理與工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行，才能確保技改檔案歸檔的完整和規(guī)范，為今后技改工程的使用、管理和改(擴(kuò))建提供重要依據(jù)。