檔案館與圖書館利用對比分析及對策

檔案館和圖書館一樣，都是國家科學(xué)文化事業(yè)機(jī)關(guān)，擔(dān)負(fù)著收藏保管文化資源，提供信息為社會服務(wù)的重任。近年來，隨著檔案館向社會敞開大門，社會的檔案意識不斷提高，檔案越來越被廣大群眾所了解。然而，一段時間以來，檔案館的利用人數(shù)卻沒有隨著檔案開放力度的加大而明顯增加，與圖書館讀者的人數(shù)相比更是相去甚遠(yuǎn)。以北京市檔案館和國家圖書館?原北京圖書館　為例，前者年利用人次約四、五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人。同為文化機(jī)構(gòu)，同樣對社會開放，為什么在利用人數(shù)上會有如此巨大的差距呢?面對這個問題應(yīng)采取什么對策呢?

這里，我僅想從檔案館、圖書館館藏主體特性的差異上來分析一下這個問題。

檔案館是接收機(jī)構(gòu)，它是為了保存其服務(wù)主體的文件而設(shè)立的，它的藏品主要是其服務(wù)主體形成的檔案材料。圖書館是搜集機(jī)構(gòu)，它可以從任何地方搜集各種材料，其收藏品有檔案，更多的是圖書資料。眾所周知，檔案和圖書有著不同特性。

首先，檔案與圖書的內(nèi)容有所不同。由于圖書有商品性，所以其內(nèi)容必須對社會大眾具有吸引力，內(nèi)容可以是真實(shí)的，也可以是虛構(gòu)的，有科技的，也有文學(xué)藝術(shù)的，社會上任何層次的讀者都可以在圖書中找到自己的興趣點(diǎn)。檔案則不同，它是社會活動的原始記錄，它從形成者形成的文件中直接轉(zhuǎn)化而來，不是事后另行編寫和隨意收集的間接材料，其內(nèi)容不允許有半點(diǎn)虛構(gòu)成分，因此檔案不具備任何藝術(shù)性，可讀性不強(qiáng)，它存在的動因不是為了吸引讀者，而是記錄歷史，以備今后查考。兩者相比，檔案更具研究性，圖書更具趣味性和可讀性。再者，圖書是經(jīng)過對檔案等原始記錄進(jìn)行收集、歸納、提煉后形成的二手資料，對于那些只想宏觀了解，不想追根溯源的人來說，看圖書當(dāng)然要比看檔案來得實(shí)惠。館藏主體在內(nèi)容上的差異，是當(dāng)前圖書館讀者的人數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于檔案館利用者人數(shù)的主要原因。

圖書和檔案內(nèi)容的不同，決定了利用者的差異。圖書館的讀者中，多數(shù)人是為了滿足興趣，豐富知識，而進(jìn)行深層次研究的讀者比例不大。任何一個走進(jìn)圖書館的人，都可以找到他感興趣的圖書而成為圖書館的忠實(shí)讀者。而檔案館的利用者或?yàn)檎{(diào)查取證、工作查考，或?yàn)閷W(xué)術(shù)研究、編史修志，絕大多數(shù)都有十分明確的查檔目的，有急待解決的實(shí)際問題。以這部分利用者的人數(shù)去對比興趣點(diǎn)廣泛的圖書館的讀者豈不是小巫見大巫嗎？

其次，檔案與圖書的存在形式不同。圖書是一種商品，一冊圖書只要市場需要，可以上百萬冊的印刷，在社會上廣為流通。圖書館所保管的絕大多數(shù)圖書都不是孤本，而是可再生的，可謂取之不盡，用之不竭。而檔案作為歷史的真實(shí)記錄，產(chǎn)生于人類社會的實(shí)踐過程中，是國家珍貴的歷史文化遺產(chǎn)，不是作為商品存在。檔案具有唯一性，多為孤本，損毀后不可再生。因此，在利用過程中，檔案館會比圖書館更多地考慮到維護(hù)保管主體的完整與安全，即便對于開放檔案，在利用、復(fù)制等環(huán)節(jié)上也必須進(jìn)行一定程度的限制。而圖書的特點(diǎn)決定了圖書館在圖書被讀者直接、反復(fù)使用過程中不必像檔案館一樣為了怕保管主體在使用時被損毀而制定很多的“條條框框”，對讀者進(jìn)行太多的限制。就此而言，讀者當(dāng)然愿意去圖書館，因?yàn)樵谀抢?，他們可以獲得更多的“自由”。

由于檔案和圖書在內(nèi)容、存在形式上的差異，造成了檔案館利用者與圖書館讀者人數(shù)上的差距。雖然這不是唯一的原因，檔案界社會服務(wù)意識不強(qiáng)，工作方式和設(shè)備落后也是造成人數(shù)差距的因素，但是如果只把眼光盯著后者，忽視了館藏主體上的差異，甚至以接待人數(shù)多少作為衡量檔案部門服務(wù)觀念正確與否、工作得力與否的標(biāo)準(zhǔn)，那就太片面了。難道檔案館也像有些圖書館一樣３６５天天天開放，就可以真正的、長時期的門庭若市而不是門可羅雀了嗎?北京市人大會副主任陶西平同志在視察檔案工作時曾說過“我們講檔案開發(fā)利用，到檔案館查閱利用檔案，不能奢望像開飯店那樣有成百上千的人，擠得水泄不通，那也是不切合實(shí)際的。”

因此，現(xiàn)階段檔案利用工作要想發(fā)揮更大的作用，與其在增加利用人數(shù)上絞盡腦汁，不如將更多的精力放在提高利用質(zhì)量上。這需要做好以下工作：

一、在提供利用中提高查全率、查準(zhǔn)率。

對于來館查檔的利用者，除熱情的接待外，更重要的是準(zhǔn)確快速地提供他所需要的檔案。

二、了解社會需求，主動上門服務(wù)

檔案工作不是孤立的，它必須走出自我封閉的小圈子，與經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)同步，與人民生活緊密聯(lián)系起來。檔案工作者不但要熟悉館內(nèi)業(yè)務(wù)，還要隨時關(guān)注社會發(fā)展的動態(tài)，捕捉社會熱點(diǎn)，根據(jù)需要主動上門服務(wù)。將“你上門，我來查”和“你需要，我提供”結(jié)合起來。以北京市檔案館利用處為例，１９９６年初，他們了解到很多單位正在進(jìn)行房產(chǎn)核實(shí)登記，有的單位因拿不出檔案憑證而失去了產(chǎn)權(quán)。根據(jù)這一情況，他們及時整理有關(guān)檔案，主動走訪了１６個單位，上門提供檔案信息。雖然利用人數(shù)沒有因此增加多少，但卻發(fā)揮了檔案的作用，為一些單位挽回了幾千萬元的經(jīng)濟(jì)損失，從而真正提高了檔案的利用質(zhì)量。

三、利用多種方式，提供檔案信息

檔案利用工作就是向社會提供檔案信息。提供信息的方式很多：可以在館內(nèi)，也可以在館外；既有外部利用，也有內(nèi)部利用，可以因人因事舉辦不同主題的展覽，也可與學(xué)校合作開展教育活動，開辟第二課堂；可以編輯出版圖書雜志?包括史料匯編等專業(yè)書籍以及圖文并茂的通俗讀物　，也可以利用信息網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享；還可以通過新聞媒體發(fā)布檔案信息……。通過這些工作，使檔案館成為檔案信息的“發(fā)射臺”，公眾不到檔案館也可以獲得豐富的檔案信息。

提高利用工作質(zhì)量的方法還很多，這里就不一一介紹了?？傊瑱n案利用工作要想發(fā)揮更大的作用，絕不能片面地追求來館查檔利用者的人數(shù)，應(yīng)該根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況?如檔案的特點(diǎn)、檔案收集面狹小、資金緊張等　和公眾現(xiàn)在的需求方向，多管齊下，只有這樣才能真正發(fā)揮檔案的作用，為社會服務(wù)。