檔案管理論文參考
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檔案管理現代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。實現檔案管理現代化,是檔案事業(yè)生存和發(fā)展的內在要求,也是擺在全體檔案人面前的一個緊迫的課題。下面是學習啦小編為大家整理的檔案管理論文，供大家參考。
檔案管理論文范文一：數據挖掘DM技術在教學檔案管理中的應用
一、教學檔案的重要作用
教學檔案客觀真實地記錄和反映高校教學活動，是高校教學管理的歷史資料。它包括文字、圖像和影像等一切與教學活動相關的資料。完善有序的教學檔案對于改善教學管理和提高教學質量具有重要的意義和價值。
(一)提高教學質量和教學管理水平的重要依據
教學檔案是高校落實教學工作的客觀真實的反映，所以，教學活動中的優(yōu)點和不足都會在教學檔案中一一體現，教學工作者和教學管理者都可以通過教學檔案進行總結反思，為之后的教學工作提供直接或間接的可供參考的經驗借鑒，不斷地推動教學管理和教學質量提升。從某種意義上說，教學檔案就是教學工作改革發(fā)展的墊腳石，是不可缺失的歷史積淀。
(二)進行教學改革和教學研究的重要參考
教學檔案是教學改革和教學研究最基礎的素材資料，它包括建檔以來教學活動、教學管理和教學科研的物化成果。通過對這些成果的分析，一方面要總結積極有效的經驗，繼續(xù)發(fā)揚;另一方面對于之前已暴露出的問題進行商討，制定相應的對策，避免重蹈覆轍。這些經驗教訓都是高校進行教學研究和教學改革的重要參考。
(三)支撐教學評估工作的重要佐證
檢查教學檔案是進行教學評估最直接、最基本的考察環(huán)節(jié)，教學檔案是高校教學水平直觀的物化體現。教學評估過程中，相關專家通過查閱教學檔案，以此對高校的教學能力做基礎評估。如果沒有完整有序的教學檔案，那么高校的教學能力和水平就沒有有力的佐證，任何空洞的說教都很難讓人有信服力。所以，教學檔案對于教學評估具有重要作用。教學檔案對于高校的教學管理和教學質量水平提高有不可替代的作用，但是隨著時代的發(fā)展和進步，高校的教學管理方式方法也在不斷更新?lián)Q代，傳統(tǒng)的紙質檔案已經不能滿足目前的教學管理，甚至制約了教學管理的發(fā)展。教學檔案信息化未來的發(fā)展方向應該著力建設一種電子教學檔案服務平臺，為教學研究和教學評估等提供最方便快捷的查詢和檢索，實現教學檔案的效用最大化。傳統(tǒng)的數據庫技術不能實現上述功能，DM技術就是基于滿足現實檔案管理需要而發(fā)明使用的一種高層次的電子檔案管理技術。
二、DM技術分析
DM是指在數據庫的應用過程中能夠進行數據分析，挖掘數據潛藏的規(guī)律和其他較為隱蔽信息的技術。DM技術是一個特殊的信息處理過程，它融合了數據庫、統(tǒng)計學和可視化等諸多領域的理論和技術，實現對數據信息全方位地綜合使用。DM技術對于電子文件管理具有特別有效的作用，可以提高電子文件的處理效率，使其得到更好的利用。DM技術是數據知識發(fā)現和獲取的關鍵步驟，它在檔案處理過程中的信息分類、收集和整合方面都有強大的功能。
(一)檔案信息收集
DM技術應用在檔案管理工作中，它的首要任務是信息收集，這是檔案信息分類、整合和使用的前提和基礎。DM技術信息收集不只是將相關數據放進系統(tǒng)，在其信息收集過程中它會進行重新描述。通過對現有的數據進行整理分析并建立對應模型，然后對比已有的概念模型和樣本對象的差距。如果模型經歷檢測以高分通過，則可以作為相關標準。檔案信息收集是一系列檔案服務的首要工作。譬如，檔案管理工作人員已經錄入了個人的相關信息并進行儲存之后，新的用戶信息錄入的過程中會自動與前面的信息進行聯(lián)結，并將這種聯(lián)結關系以一種新的信息儲存代替過去的信息。DM技術相關程序將新用戶的信息進行收集處理這種功能極大地方便了檔案信息管理，同時也方便用戶及時使用。DM技術強大的信息收集能力是其整合處理檔案信息的前提。
(二)檔案信息分類
DM技術的信息分類方法是根據數據的獨特屬性將其分門別類，在這個過程中，DM技術首先應該分析數據對象的屬性類型然后才能正確分類。DM技術進行檔案管理，可以實現用戶的橫向、縱向信息分類總結，將初始的用戶信息分析提取，以形成方便使用的用戶檔案。譬如，DM技術可以在檔案中完整地保存用戶的姓名、性別、年齡、職稱等相關信息，而且根據這些原始信息可以選取任意一個身份數據進行縱向分類，使得使用檔案的人一目了然。DM技術還有一種強大的自動識別功能，它可以根據用戶信息的搜索使用頻率進行合理分類預測，使得檔案使用變得更加高效率和人性化。
(三)檔案信息整合
檔案管理的終極目的是為了對檔案信息的使用，檔案管理手段的優(yōu)化也是為了更方便快速地獲取檔案信息。而DM技術在檔案信息整合方面具有強大的功能，可以有效整合檔案已經儲存的數據信息，以方便用戶使用。原始檔案信息的整合可以讓原本的信息以一種全新的方式呈現，做到可視化、概括化、全面化，挖掘原有檔案數據的各種潛在信息，并且將這些信息分類整合，為用戶提供個性化的優(yōu)質服務。在信息整合過程中，不僅需要DM技術提供技術支持，也需要檔案管理人員積極參與，發(fā)揮主觀能動性，根據檔案使用需要開發(fā)檔案資源。例如，在檔案信息整合過程中，檔案管理工作人員應該注重近幾年的信息關聯(lián)，以及擁有相同元素的檔案信息關聯(lián)等，使得用戶可以以最快速度尋找到相關信息，并且可以獲得提示，發(fā)現可能會用到的檔案信息，提供給用戶盡可能完整的檔案信息服務。
三、DM技術在教學檔案管理中的應用價值
教學檔案管理作為檔案信息管理的一種，是高校的一項重要工作。DM技術應用在教學檔案管理的過程中，彌補了傳統(tǒng)的紙質檔案管理的一些問題和缺陷，使得教學檔案管理得到不斷地優(yōu)化升級，方便教學科研和提高教學質量。
(一)DM技術應用擴大信息收集范圍，優(yōu)化管理結構
教學相關的信息服務是教學檔案工作的重要內容，而教學服務的前提和基礎是完整全面的教學信息資源，而教學檔案管理技術又是收集這些信息資源的平臺支撐和保障。教學檔案管理者可以利用DM技術，掌握檔案使用者的興趣習慣，同時也可以根據他們提出的問題和要求，不斷地完善教學檔案資源，收集以前疏漏掉的信息。DM技術可以根據用戶的檢索查詢記錄自動分析相關的資源需求，教學檔案管理者就可以根據DM技術的總結分析進一步優(yōu)化教學檔案庫結構，滿足教學檔案的使用需求。
(二)DM技術應用提高教學檔案的管理效率
DM技術打破傳統(tǒng)的檔案信息管理方式，使得教學檔案管理更加趨于完善，大大減少了教學檔案工作人員的工作強度，將檔案管理人員的瑣碎時間進行有效整合，從各個層面提高檔案管理工作效率。同時，使用DM技術能夠有效地避免檔案信息丟失的現象，也為檔案信息管理工作提出了定量化的方法，最終推動其順利進行。DM技術應用在教學檔案管理工作中，不僅可以挖掘文件間聯(lián)系，提高檔案整理效率，而且可以減少查詢工作量，提高查詢效率。DM技術在檔案查詢的過程中也發(fā)揮著不可小覷的作用，傳統(tǒng)的紙質檔案管理，文件查詢需要依次一件件翻閱，而DM技術可以有效地解決這個麻煩，快速找到所需文件，提高檢索速度。DM技術具有自動索引分類等功能，可以把相關文件全部關聯(lián)在一起。DM技術在整理檔案的過程中可以幫助工作人員自動分類編號，提高教學檔案整理的效率。當教學檔案管理工作人員整理檔案資料時，如果DM系統(tǒng)發(fā)現錯誤和重復的信息等，會提示工作人員，有些完全重復的文件，DM技術可以自動合并刪除。
(三)DM技術應用增強了教學檔案的信息安全性
教學檔案是特別重要的教學資料，所以檔案的留存是檔案使用的前提。檔案信息能夠保存的越完整越全面，保存的時間越長，才能越好地提供檔案信息服務，檔案的利用價值就越高。在延長檔案信息保存時間方面，DM技術相較傳統(tǒng)的檔案管理有不可比擬的優(yōu)勢。DM技術的檔案管理可以不限次數地使用檔案，而不至于造成損耗，致使檔案的利用程度提高，其價值也相應增加。DM技術的職能服務系統(tǒng)可以有效地防止信息丟失和泄露，保證檔案信息安全。DM技術作為檔案管理的一種新型管理手段，可以有效地應用到教學檔案管理過程中，較傳統(tǒng)的檔案管理方法具有很多先進之處，是檔案管理的一次革新。DM技術在教學檔案管理中發(fā)揮了巨大優(yōu)勢，可以有效助力教學管理水平和教學質量的提高和改善。
檔案管理論文范文二：知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式探析
目前企業(yè)檔案應用多以電子信息檔案信息化資源為主，屬于企業(yè)信息資源與企業(yè)文化資產的重要組成部分。傳統(tǒng)的檔案管理重視基本的工作管理流程，對檔案建立、存儲、傳遞、調用等工作流程監(jiān)管特別重視。而知識管理背景應用下的檔案管理更為重視檔案價值的提升，強調通過對信息技術知識的運用形成檔案管理工作質量的轉化，實現檔案價值的升值，以為企業(yè)在激烈市場競爭中的投資研發(fā)、生產經營、管理運作等階段提供保障服務。
一、企業(yè)檔案知識管理模式具備的重要現實意義體現
基于知識管理在于體現知識內涵與價值，那么在該模式下的檔案管理工作也同樣需要注重引進知識管理觀點及應用創(chuàng)新方法，強調在利用現代信息技術手段的基礎之上，凸顯以信息資源為重心，逐漸體現信息檔案用戶的個性化需求服務，使檔案管理工作具備價值價值內涵與個性服務特性，更適用于企業(yè)在各個經營運作階段發(fā)揮出個性化服務的競爭優(yōu)勢。
(一)內涵價值的體現
知識管理檔案工作模式需要充分運用到信息化知識技術，即通過信息技術作為媒介實現檔案信息資源的積累、組織評價、應用傳遞、創(chuàng)新管理等過程，以確保檔案信息具備知識管理模式下的內涵價值，為企業(yè)競爭及發(fā)展提供重要參考價值。此外，在服務效能工作方面，它也強調依托于信息化與智能化服務，以用戶體驗為重心，主動提供專業(yè)化、需求性服務，從而有效結合用戶個性化需求完成必要的知識跟蹤，有效提高檔案知識管理水平。
(二)檔案管理與知識管理間的密切關系體現
首先，檔案管理直接作用對象為信息、文件等的文本應用資源，而知識管理集中體現在知識技術含量的價值體現。在當前知識經濟為背景的檔案知識管理模式下，檔案本身就很大程度上具備一定顯性知識技術含量，二者在檔案管理工作融合、嵌套的過程中本身也具有管理對象重疊的特性。其次，檔案管理的服務意義也體現在便于需求用戶能夠及時應用，體現其應用價值。而知識管理本身在于體現知識技術含量，目的是通過知識管理這種模式提高價值作用的轉化，用以提升企業(yè)在投資市場中的核心競爭力。由此可見，不論是檔案管理工作單獨區(qū)分開來，亦或是知識管理模式作用下的檔案管理的工作重心都以知識服務為目的，強調檔案信息能夠滿足用戶的諸多應用體驗需求，只不過兩者的定向服務范疇及工作模式有一定差別，這是傳統(tǒng)檔案管理工作并不具備的優(yōu)勢特性。再者，知識管理下的檔案管理需要完成知識的積累、組織評價、創(chuàng)新應用等工作程序的體現，所以對于諸多管理檔案對象要完成必要的信息資源收集、甄選加工、組織評價、智能化管理等?；诖耍@就需要通過信息化技術的PC端網絡化平臺來實現檔案知識管理的智能化與網絡化特性體現，使之更利于企業(yè)對檔案資源的科學運用。
二、企業(yè)檔案知識管理模式的迫切需求
知識管理背景之下的企業(yè)檔案管理工作如果區(qū)分開來，前者強調檔案對象的傳統(tǒng)直觀管理，后者強調利用技術手段實現知識管理。而檔案管理工作的主要技術手段體現在信息化技術的科學運用，所以知識管理模式下的檔案管理實現融合、嵌套之際，就必須一方面體現其知識內涵與價值，另一方面能夠體現檔案管理的個性化服務需求特性。比如，以下幾方面問題就印證了檔案管理應用知識管理模式的迫切需求。
(一)傳統(tǒng)檔案管理面對諸多困境挑戰(zhàn)
企業(yè)檔案管理工作在時代技術不斷迅猛發(fā)展的今天，已經面臨各種困境問題。其中，一方面源于檔案工作不受企業(yè)組織機構重視，其工作管理日益承受企業(yè)本身的緣化威脅，特別是信息化建設規(guī)模較大的一些企業(yè)機構，更為注重工作效率與資源重組，面臨檔案工作人員剪裁的危機;另一方面，智能化、信息化的技術進程建設工作加快，許多電子文件海量涌現，傳統(tǒng)檔案管理承受應接不暇的管理壓力。由此可見，新時期下企業(yè)檔案管理作業(yè)需要滿足企業(yè)在各職能信息資源整合、開發(fā)運用、決策分析等方面的訴求，以為企業(yè)在生產研發(fā)、經營管理、售后服務等階段提供增值保證，更為重在體現檔案信息的知識價值與內涵。但當前檔案管理工作歷史表現先是經歷了手工、紙質管理階段，后是實現了其與計算機信息化融合的過渡階段，使檔案管理作業(yè)更具便利與先進特性，但隨信息化、網絡化技術手段的不斷發(fā)展，面對海量涌現的電子文件也確實顯得疲憊乏力，難以體現檔案管理與用戶之間的個性化需求。正是基于此，信息化檔案管理工作遭遇新的瓶頸或是平臺期，極為需要注入新的管理方案與應用理念為檔案管理工作尋求新的突破契機。而知識管理模式的應用理念及內涵、價值體現恰好能夠滿足企業(yè)檔案管理工作的個性化服務需求，通過知識技能的轉化加工，為檔案文件處理提供了便利，也為企業(yè)爭得了競爭優(yōu)勢。
(二)知識管理與檔案管理二者具備共性合作基礎
基于有關文獻的著文表明，事實上目前國內企業(yè)知識管理也面臨著較多困境難題。一方面主要問題源于實踐方面較少，國內企業(yè)在該領域工作開展多停留在“四不像”的淺表層面上，實踐經驗基礎較為淺薄，且執(zhí)行管理手段不夠徹底。而檔案管理與知識管理理念的融合、嵌套，使二者的共性合作基礎大幅提升，具備前景廣泛的合作空間。這是因為檔案管理工作理念早已根植各行各業(yè)企業(yè)組織機構，雖然有些企業(yè)不予重視，但不得不承認其在業(yè)界有著廣泛的認可度，而這也恰好為知識管理工作提供了切入的契機，企業(yè)知識管理建設工作完全可以憑借檔案管理的完成理論與實踐經驗予以深入融合，使得企業(yè)檔案管理工作中的大量文件能夠得到持續(xù)的資源開發(fā)與有效整合，順應知識經濟時代發(fā)展要求而同步與知識管理做出更新，保證了信息資源的整合與集成，便于企業(yè)應用在各個發(fā)展階段及項目運營的決策之中。
(三)知識管理與檔案管理工作二者之間相輔相成
企業(yè)檔案管理事實上不少企業(yè)及有關組織管理者都認為是對文件信息形態(tài)的記錄與保管。雖然，直觀意義上這種觀念沒有問題，但是這種“重保管”、“輕利用”的理念卻根深蒂固，難以體現出檔案信息資源的創(chuàng)造價值。而為了體現這一創(chuàng)造價值，知識管理與其融合卻能極大的激發(fā)其被限制的諸多優(yōu)勢，比如文件檔案的后續(xù)開發(fā)，都脫離不開知識管理的信息知識更新，對文件的精細化加工，以及信息化資源的采集、開發(fā)、整合等等。另外，檔案管理本身也客觀強調對企業(yè)各項組織管理活動的過程、成果記錄，不論是行政檔案，還是科學技術檔案、經濟檔案等，都需要細化分類及專業(yè)內容。為此，這就需要某些檔案分類專業(yè)的知識沉淀、積累與更新。此外，究其文件本身屬性也屬于便于知識傳播、交流共享的一個重要文化資源媒介，所以知識管理模式與檔案工作之間二者相輔相成，能夠有效保障檔案原始性及信息價值的同時，還能利于檔案信息資源的知識產權價值實現，便于指導企業(yè)同步完成知識管理建設工作。
三、基于知識管理背景的檔案管理模式建設途徑探討
知識管理檔案管理作業(yè)模式需要二者在工作模式上實現有效融合、嵌套，那么將知識管理理念應用于檔案管理工作中來，就必須注重知識管理建設工作的實踐要求，并要強調企業(yè)各級人員對于檔案管理工作的傳統(tǒng)觀念轉變，善于利用知識管理觀念武裝自己，強調科學應用信息技術手段等途徑在其相關管理制度體系下實現傳統(tǒng)檔案管理到知識管理模式的作業(yè)模式轉變。
(一)轉變傳統(tǒng)檔案認識
基于傳統(tǒng)檔案在實踐管理工作中要求能夠和圖書、情報、材料資源等劃清必要界限，以充分體現檔案本身的獨立憑證及有關參考價值。不過，當前社會時代發(fā)展伴隨各產業(yè)技術的不斷涌現，社會環(huán)境已然較之過去發(fā)生了天翻地覆的革新變化，即所謂的信息與知識經濟下的諸多科技及其專業(yè)知識大量涌現。因此，如果檔案管理工作仍然強調邊緣化、桎梏性的工作模式，則很可能難以樹立檔案管理工作在當前知識經濟時代的重心地位。然而，知識管理模式下的檔案管理卻將重心對準檔案信息資源加工的同時，更注重用戶對于檔案信息的個性化需求，以及知識內涵、價值的深層次體現，以著重強調其實體管理模式向信息管理模式的精細化過渡。因此，只有改變過去傳統(tǒng)檔案管理的工作觀念認知，才能進一步確保二者之間的有效融合及創(chuàng)新應用。
(二)同步保證檔案管理質量與服務需求
知識管理應用理念可以說是知識經濟發(fā)展的信息技術應用產物，它脫離不開高新的計算機信息技術，以及通信、網絡技術專業(yè)等。因此，處在該模式下的檔案管理應進一步對海量、分散的文件信息進行精細化加工，為此這就需要利用知識管理信息化技術下的一些元數據、大數據、數據庫、搜索引擎、信息代理、資源推送、信息安全技術、文本挖掘等技術予以充分支撐。此外，為促進知識管理模式下的檔案管理工作得利開展，確保增值服務的個性化需求體現，也應當提供與之配套的硬件、軟件設施等，以保證檔案管理質量及用戶服務需求同步體現。
(三)明確必要責任主體
知識管理模式下檔案管理各項工作流程的組織進行必須依托于大量的信息化產業(yè)技術予以充分支撐。不過，隨著信息技術的快速發(fā)展與不斷更新，企業(yè)在積極引進這些信息技術時，也難免不能保證有關工作人員對其專業(yè)知識的高度理解與掌握。如此一來，在信息化建設職能相關單位部門與檔案管理工作部門就會存在知識管理建設的責任主體落實上的分歧。為此，對于企業(yè)兩個部門單位應能進一步明確與認知到一個事實，就是首先要明白現代信息技術只是二者工作模式的一個輔助、服務手段，并不能將其作為確認責任主體的關鍵依據。其次，企業(yè)要將檔案管理單位看作成為信息資源或網絡部等職能單位的一個專業(yè)化部門，即檔案管理部門本身具備成熟的管理工作理念與應用方法，需要征得企業(yè)的高度重視。那么，在文件、信息資源管理方面，應能強調檔案管理為主，其他部門予以協(xié)調與輔助，以進一步發(fā)揮其整合信息資源的優(yōu)勢。
四、結語
知識管理應用理念下的檔案管理工作模式是信息化技術發(fā)展的時代產物，也是企業(yè)適應當前市場競爭要求而客觀應運而生的一種檔案管理工作模式。為此，二者的實踐工作進行融合、嵌套，則有利于企業(yè)在文件、文檔等信息資源的開放、整合方面體現出更多的知識管理優(yōu)勢，更利于體現檔案管理工作的重心地位，為其工作開展注入新鮮活力，所以企業(yè)要對其工作開展予以充分支持與高度重視，以此才能促進企業(yè)掌握信息資源整合的競爭優(yōu)勢。
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