如何在信息化環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)的會(huì)計(jì)管理(2)

　　二、信息化環(huán)境下加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)管理的建議
　　傳統(tǒng)會(huì)計(jì)理論體系雖然完備,但在信息化發(fā)展日益重要的企業(yè)管理領(lǐng)域,有些理論明顯跟不上發(fā)展的腳步,甚至被淘汰,繼續(xù)沿用可能對(duì)信息化會(huì)計(jì)管理工作的效果不能起到應(yīng)有的作用。為此,必須在繼承優(yōu)秀傳統(tǒng)理論的基礎(chǔ)上根據(jù)時(shí)代性的特征,總結(jié)過(guò)去的缺陷,探討信息化環(huán)境下用于指導(dǎo)和支撐會(huì)計(jì)管理體系發(fā)展的新思路。
　　(一)制定適合企業(yè)實(shí)際的內(nèi)部控制制度以加強(qiáng)會(huì)計(jì)管理
　　企業(yè)應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和2006年頒布實(shí)施的《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》,以及2008年6月28日,財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》,結(jié)合企業(yè)自身情況,制定適合本企業(yè)的內(nèi)部控制制度,以抵御在會(huì)計(jì)管理過(guò)程中所產(chǎn)生的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。具體說(shuō)來(lái),涉及一下幾方面:
　　1、企業(yè)應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的職責(zé)劃分和授權(quán)控制,使各部門(mén)、各崗位、員工明確自己的職責(zé)。同時(shí),企業(yè)還應(yīng)明確規(guī)定實(shí)物接觸和保護(hù)制度、內(nèi)部稽核制度。
　　2、制定各種作業(yè)程序、管理辦法和工作目標(biāo),并訂立明確的控制標(biāo)準(zhǔn),定期進(jìn)行考核,以便員工按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)正確處理各項(xiàng)業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)。
　　3、做好會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,完善企業(yè)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),企業(yè)的財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)制度,明確賬務(wù)處理的權(quán)限,特別是在實(shí)行電算化條件下,應(yīng)加強(qiáng)職責(zé)劃分,并加強(qiáng)對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)文件的保護(hù)。
　　(二)充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用
　　內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的評(píng)價(jià)監(jiān)督部門(mén),同時(shí)也是內(nèi)部控制系統(tǒng)中一個(gè)特殊的構(gòu)成要素,是對(duì)內(nèi)部控制的再控制。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì),評(píng)價(jià)內(nèi)部控制制度是否完善和企業(yè)內(nèi)各組織機(jī)構(gòu)執(zhí)行內(nèi)部控制的有效性,并向企業(yè)最高管理部門(mén)提出報(bào)告,協(xié)助企業(yè)最高管理者監(jiān)督內(nèi)部控制政策和程序的有效性,來(lái)促成好的控制環(huán)境的建立,并為改進(jìn)內(nèi)部控制提供建設(shè)性意見(jiàn),從而有效防止內(nèi)部控制失控,促進(jìn)企業(yè)控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
　　同時(shí),信息化環(huán)境下要加強(qiáng)主要負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)。由于經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)具有特殊性,其審計(jì)評(píng)價(jià)恰當(dāng)準(zhǔn)確、客觀與否,直接關(guān)系到審計(jì)結(jié)果報(bào)告的質(zhì)量,也關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè),企業(yè)會(huì)計(jì)管理有效性的實(shí)施。審計(jì)人員必須從審計(jì)角度,借助于信息化技術(shù),以數(shù)字和事實(shí)為依據(jù),客觀公正、實(shí)事求是地評(píng)價(jià)主要負(fù)責(zé)人經(jīng)濟(jì)責(zé)任,把握好經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)評(píng)價(jià)的尺度。正確處理好界定經(jīng)濟(jì)責(zé)任,統(tǒng)一評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),核實(shí)單位家底,劃分遺留的潛虧掛帳等問(wèn)題的基礎(chǔ)上,深化被審計(jì)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì),加強(qiáng)內(nèi)部控制。
　　(三)加強(qiáng)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的管理
　　會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)交易的載體,信息化環(huán)境下,給會(huì)計(jì)檔案的管理帶來(lái)了巨大沖擊。因此,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,直接關(guān)系到會(huì)計(jì)管理的整體成效。應(yīng)從以下幾方面入手:
　　1、建立信息化環(huán)境下電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管;會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
　2、建立信息化會(huì)計(jì)檔案的保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立信息化會(huì)計(jì)檔案保管制度。選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類(lèi)和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。
　　3、建立信息化檔案定期備份制度。數(shù)據(jù)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量保管方式等備份細(xì)節(jié)信息;同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。
　　4、建立信息化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶(hù)、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)信息化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。
　　(四)完善信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)委派制建設(shè)
　　會(huì)計(jì)委派制不僅是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)管理下的一種手段,在信息化環(huán)境下,會(huì)計(jì)委派制更應(yīng)發(fā)揮特有的作用。當(dāng)前,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)企業(yè)的延伸監(jiān)管不全面。現(xiàn)行財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人制度對(duì)國(guó)有資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)公司和授權(quán)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)的監(jiān)管范圍,主要定位在“一級(jí)”企業(yè)層面上,對(duì)有產(chǎn)權(quán)關(guān)系的“二級(jí)”、“三級(jí)”企業(yè),即控股、參股企業(yè)的延伸監(jiān)管尚無(wú)具體規(guī)定。一些由產(chǎn)權(quán)代表或董事會(huì)確定的委派財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人,在確定其權(quán)責(zé)范圍時(shí)中常常出現(xiàn)偏差。信息化環(huán)境下,有利于委派下的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人將觸角延伸到企業(yè)的各個(gè)層面。當(dāng)然,這對(duì)會(huì)計(jì)委派人提出了更高的要求,有賴(lài)于會(huì)計(jì)委派人員素質(zhì)的提高。
　　財(cái)務(wù)委派負(fù)責(zé)人應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的要求努力提高自身素質(zhì)。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在企業(yè)中的角色越來(lái)越重要,當(dāng)好一名財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人,要具備一些特定的素質(zhì),以滿(mǎn)足這一職位的要求。包括要具備相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),同時(shí)現(xiàn)代企業(yè)越來(lái)越注重財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的創(chuàng)造力、想象力和總體思維能力。歷史賦予了財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人新的使命,也對(duì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人提出了更高的要求。首先,財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)具有堅(jiān)定正確的理想和信念,有維護(hù)資產(chǎn)安全、確保資產(chǎn)保值增值的事業(yè)心和責(zé)任心,善于學(xué)習(xí),敢于負(fù)責(zé),忠于職守,遵紀(jì)守法,保持敏銳的觸角,捍衛(wèi)所有者權(quán)益。其次,擔(dān)任財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的人員應(yīng)具有扎實(shí)的企業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代企業(yè)管理基礎(chǔ)知識(shí),熟悉經(jīng)濟(jì)、財(cái)務(wù)等方面的法律法規(guī),具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和豐富的實(shí)務(wù)操作能力,熟悉審計(jì)規(guī)范和技巧。同時(shí),會(huì)計(jì)委派人員還需要系統(tǒng)掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、會(huì)計(jì)電算化等信息化技術(shù),以更好開(kāi)展會(huì)計(jì)管理工作。最后,擔(dān)任財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的人員應(yīng)具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力,善于應(yīng)變,特別是在當(dāng)前信息化環(huán)境下,如何獲取信息,如何進(jìn)行溝通等。這樣才能使財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的監(jiān)管作用真正實(shí)現(xiàn)。
　　(五)加強(qiáng)對(duì)信息化環(huán)境下信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與維護(hù)的控制
　　應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的控制,建立健全會(huì)計(jì)信息化操作管理制度,并監(jiān)督會(huì)計(jì)部門(mén)實(shí)行,以保證會(huì)計(jì)軟件的正常、安全運(yùn)行,免遭外界干擾破壞。應(yīng)建立嚴(yán)格的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、設(shè)定數(shù)據(jù)輸入與輸出權(quán)限、批準(zhǔn)、復(fù)核、文件備份、儲(chǔ)存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。同時(shí),設(shè)置專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)與管理。定期、不定期對(duì)硬件和軟件的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查,并對(duì)系統(tǒng)軟件及殺毒軟件及時(shí)進(jìn)行升級(jí),使會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)處于最佳狀態(tài)。
　　
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