淺談會計電算化對行政事業(yè)單位的影響

　　摘　要：近些年來，隨著電子商務(wù)行業(yè)的迅猛發(fā)展，對行政事業(yè)單位的財務(wù)治理產(chǎn)生了重大影響，使得會計管理環(huán)境、會計信息、會計理論發(fā)生了變化。傳統(tǒng)會計體系已不能適應(yīng)新經(jīng)濟形勢下的會計體系，會計電算化能有效地提高行政事業(yè)單位的財務(wù)管理水平，有必要加強和改進(jìn)會計管理系統(tǒng)，以適應(yīng)時代的要求。因此本文擬從會計電算化對會計管理程序、會計管理環(huán)境及對行政事業(yè)單位會計發(fā)展趨勢的影響三個方面作簡略淺談。

　　關(guān)鍵詞：會計電算化　會計發(fā)展　影響

　　隨著市場競爭日趨激烈，新技術(shù)、新工藝不斷涌現(xiàn)，會計法也不斷創(chuàng)新，大大促進(jìn)了會計學(xué)科的發(fā)展并豐富了其內(nèi)容。利用以計算機技術(shù)為中心的信息管理手段已成為行政事業(yè)單位會計的一種必然發(fā)展趨勢。實踐證明，行政事業(yè)單位會計工作以電子計算機為手段，大大加快了信息反饋速度，增強了業(yè)務(wù)處理能力，對于及時、準(zhǔn)確地進(jìn)行決策和核算，有效地實施預(yù)算控制，全面地考核、分析資金的運用，都有重要意義。

　　一、會計電算化對會計管理程序的影響

　　1、授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。

　　計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和授權(quán)，這關(guān)系到系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展、更新等項目的成敗。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額都比較大，對企事業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，是牽一發(fā)而動全身的重大舉措，因此必須得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計算機會計系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計算機會計系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn)，同樣對會對各單位管理體制造成較大的影響，同時對現(xiàn)有計算機會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠，因此也必須得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，而且領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和認(rèn)可也有利于保證系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展的物資和資金的需要。

　　2、人員培訓(xùn)。

　　計算機會計系統(tǒng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機會和時間。在系統(tǒng)運行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運行后新的內(nèi)部控制制度、計算機會計系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計算機會計系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會計信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。

　　二、會計電算化對行政事業(yè)單位會計管理環(huán)境的影響

　　1、電算化會計系統(tǒng)較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛。

　　各單位使用計算機處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，行政事業(yè)單位會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅能利用計算機完成基本的會計業(yè)務(wù)，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會計信息的網(wǎng)上實時處理成為可能，業(yè)務(wù)事項可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成;原先應(yīng)由幾個部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企事業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企事業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確和可靠、達(dá)到企事業(yè)管理的目標(biāo)，單位內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛、更加復(fù)雜。

　　2、電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式。

　　在電算化會計系統(tǒng)中，會計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會計和財務(wù)處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。原來書面形式的各類會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上，因此，電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同，控制的重點由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機控制為主，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計算機處理程序相一致。

　　3、電算化系統(tǒng)自動化處理的充分體現(xiàn)。

　　根據(jù)用戶定義，由系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證的方法稱為"自動轉(zhuǎn)帳”，它已經(jīng)成為電算化會計系統(tǒng)非常成熟的方法之一。自動轉(zhuǎn)賬有兩種情形，一種是直接從賬項數(shù)據(jù)中取數(shù)生成記賬憑證，如結(jié)轉(zhuǎn)期間損益;另一種是要通過函數(shù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運算才能得到憑證上所需的數(shù)值，如計算并分配應(yīng)付福利費。自動轉(zhuǎn)賬又分為兩個層次：一個層次是在總賬系統(tǒng)(或稱賬務(wù)處理系統(tǒng))中定義并使用的自動轉(zhuǎn)賬;另一個層次是在各個子系統(tǒng)中定義和使用自動轉(zhuǎn)賬，如工資系統(tǒng)中的工資費用分配、固定資產(chǎn)系統(tǒng)的折舊費用分配等。“自動轉(zhuǎn)賬”一旦完成定義，即可在不同會計期間重復(fù)使用，大大提高了系統(tǒng)的效率。

　　三、會計電算化對行政事業(yè)單位會計發(fā)展趨勢的影響

　　1、會計服務(wù)范圍更加廣泛。

　　傳統(tǒng)會計方法與電算會計方法的綜合運用并不斷提高，才是會計電算化發(fā)展的必要保證。把會計電算化說成是在計算機環(huán)境下傳統(tǒng)會計方法的模擬是只看到了事物的表面或結(jié)果，而沒有看到事物的本質(zhì);電算會計方法只有建立在傳統(tǒng)會計方法的基礎(chǔ)之上，才能得到發(fā)展和提高;同時，也要以電算化環(huán)境下特有的方法去解決新形勢下的新問題。過去各單位財務(wù)人員至少二至三人，通過計算機技術(shù)的應(yīng)用，中紀(jì)委推行會計委派制實施會計集中核算后，各單位財務(wù)收支都集中在核算中心辦理，這樣核算中心一個人就可以核算二十幾個行政事業(yè)單位的會計業(yè)務(wù)，并且款項進(jìn)出在結(jié)算中心賬戶進(jìn)行，使整個過程在公開監(jiān)督下進(jìn)行。因此計算機技術(shù)的應(yīng)用為財務(wù)管理、控制目標(biāo)的實現(xiàn)及科學(xué)決策提供了條件。