淺談會(huì)計(jì)電算化對行政事業(yè)單位的影響

　　摘　要：近些年來，隨著電子商務(wù)行業(yè)的迅猛發(fā)展，對行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)治理產(chǎn)生了重大影響，使得會(huì)計(jì)管理環(huán)境、會(huì)計(jì)信息、會(huì)計(jì)理論發(fā)生了變化。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)體系已不能適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)形勢下的會(huì)計(jì)體系，會(huì)計(jì)電算化能有效地提高行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平，有必要加強(qiáng)和改進(jìn)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)，以適應(yīng)時(shí)代的要求。因此本文擬從會(huì)計(jì)電算化對會(huì)計(jì)管理程序、會(huì)計(jì)管理環(huán)境及對行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)發(fā)展趨勢的影響三個(gè)方面作簡略淺談。

　　關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化　會(huì)計(jì)發(fā)展　影響

　　隨著市場競爭日趨激烈，新技術(shù)、新工藝不斷涌現(xiàn)，會(huì)計(jì)法也不斷創(chuàng)新，大大促進(jìn)了會(huì)計(jì)學(xué)科的發(fā)展并豐富了其內(nèi)容。利用以計(jì)算機(jī)技術(shù)為中心的信息管理手段已成為行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)的一種必然發(fā)展趨勢。實(shí)踐證明，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作以電子計(jì)算機(jī)為手段，大大加快了信息反饋速度，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)處理能力，對于及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行決策和核算，有效地實(shí)施預(yù)算控制，全面地考核、分析資金的運(yùn)用，都有重要意義。

　　一、會(huì)計(jì)電算化對會(huì)計(jì)管理程序的影響

　　1、授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。

　　計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可和授權(quán)，這關(guān)系到系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展、更新等項(xiàng)目的成敗。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)項(xiàng)目一般投資金額都比較大，對企事業(yè)整體管理目標(biāo)的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進(jìn)行較大的改革，是牽一發(fā)而動(dòng)全身的重大舉措，因此必須得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn)，同樣對會(huì)對各單位管理體制造成較大的影響，同時(shí)對現(xiàn)有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的任何改動(dòng)都可能危及整個(gè)系統(tǒng)的安全可靠，因此也必須得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，而且領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)和認(rèn)可也有利于保證系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展的物資和資金的需要。

　　2、人員培訓(xùn)。

　　計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供足夠的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和時(shí)間。在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。

　　二、會(huì)計(jì)電算化對行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)管理環(huán)境的影響

　　1、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛。

　　各單位使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會(huì)計(jì)部門的組成人員從原來由財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶?cái)務(wù)、會(huì)計(jì)專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計(jì)算機(jī)專家組成。會(huì)計(jì)部門不僅能利用計(jì)算機(jī)完成基本的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，還能利用計(jì)算機(jī)完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠(yuǎn)程通訊技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應(yīng)由會(huì)計(jì)人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機(jī)上一次完成;原先應(yīng)由幾個(gè)部門按預(yù)定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，現(xiàn)在可能集中在一個(gè)部門甚至一個(gè)人完成。因此，要保證企事業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì)計(jì)系統(tǒng)對企事業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠、達(dá)到企事業(yè)管理的目標(biāo)，單位內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛、更加復(fù)雜。

　　2、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式。

　　在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表的生成方式、會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存方式和儲(chǔ)存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)處理過程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會(huì)計(jì)資料的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無紙化交易等的推行，每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī)，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。原來書面形式的各類會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式?chǔ)存在磁性介質(zhì)上，因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度有著很大的不同，控制的重點(diǎn)由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機(jī)控制為主，控制的程序也應(yīng)當(dāng)與計(jì)算機(jī)處理程序相一致。

　　3、電算化系統(tǒng)自動(dòng)化處理的充分體現(xiàn)。

　　根據(jù)用戶定義，由系統(tǒng)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證的方法稱為"自動(dòng)轉(zhuǎn)帳”，它已經(jīng)成為電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)非常成熟的方法之一。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬有兩種情形，一種是直接從賬項(xiàng)數(shù)據(jù)中取數(shù)生成記賬憑證，如結(jié)轉(zhuǎn)期間損益;另一種是要通過函數(shù)進(jìn)行較為復(fù)雜的運(yùn)算才能得到憑證上所需的數(shù)值，如計(jì)算并分配應(yīng)付福利費(fèi)。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬又分為兩個(gè)層次：一個(gè)層次是在總賬系統(tǒng)(或稱賬務(wù)處理系統(tǒng))中定義并使用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬;另一個(gè)層次是在各個(gè)子系統(tǒng)中定義和使用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬，如工資系統(tǒng)中的工資費(fèi)用分配、固定資產(chǎn)系統(tǒng)的折舊費(fèi)用分配等。“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”一旦完成定義，即可在不同會(huì)計(jì)期間重復(fù)使用，大大提高了系統(tǒng)的效率。

　　三、會(huì)計(jì)電算化對行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)發(fā)展趨勢的影響

　　1、會(huì)計(jì)服務(wù)范圍更加廣泛。

　　傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法與電算會(huì)計(jì)方法的綜合運(yùn)用并不斷提高，才是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的必要保證。把會(huì)計(jì)電算化說成是在計(jì)算機(jī)環(huán)境下傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法的模擬是只看到了事物的表面或結(jié)果，而沒有看到事物的本質(zhì);電算會(huì)計(jì)方法只有建立在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法的基礎(chǔ)之上，才能得到發(fā)展和提高;同時(shí)，也要以電算化環(huán)境下特有的方法去解決新形勢下的新問題。過去各單位財(cái)務(wù)人員至少二至三人，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，中紀(jì)委推行會(huì)計(jì)委派制實(shí)施會(huì)計(jì)集中核算后，各單位財(cái)務(wù)收支都集中在核算中心辦理，這樣核算中心一個(gè)人就可以核算二十幾個(gè)行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，并且款項(xiàng)進(jìn)出在結(jié)算中心賬戶進(jìn)行，使整個(gè)過程在公開監(jiān)督下進(jìn)行。因此計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為財(cái)務(wù)管理、控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及科學(xué)決策提供了條件。