如何加強會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部會計控制
近幾年來，隨著我國經(jīng)濟發(fā)展對會計工作要求的提高及我國會計工作與國際接軌，許多企事業(yè)單位如醫(yī)院等都實現(xiàn)了會計電算化，從而大大提高了醫(yī)院會計核算的準(zhǔn)確性和及時性，也提高了財務(wù)人員的工作效率，醫(yī)院財務(wù)管理水平得到了提升。但與此同時，由于醫(yī)院管理層和財務(wù)人員對于電算化管理條件下的內(nèi)部會計控制認識不足，存在著體系不全、控制不力的現(xiàn)象，由此引發(fā)了輕則會計信息不準(zhǔn)確、重則醫(yī)院資產(chǎn)不安全等問題，甚至出現(xiàn)了一些大案要案。因此，建立健全醫(yī)院會計電算化系統(tǒng)內(nèi)控制度已刻不容緩。
內(nèi)部會計控制是指單位為了保證會計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全與完整，確保有關(guān)法律規(guī)章制度有效實施而制定的一系列方法、措施和程序。隨著醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入和國家對事業(yè)單位預(yù)算管理體制的改變，傳統(tǒng)的內(nèi)控制度已不能適應(yīng)醫(yī)院財務(wù)管理的要求。建立一個適應(yīng)醫(yī)院會計電算化管理的內(nèi)控制度，是醫(yī)院經(jīng)濟健康運行的保證。
一、建立會計電算化崗位責(zé)任制度
建立合理嚴密的電算化系統(tǒng)的組織機構(gòu)，完善組織控制體制，根據(jù)不相容職務(wù)相分離的原則，合理地進行崗位分工，明確崗位職責(zé)，確保權(quán)責(zé)分明。并根據(jù)《會計法》的要求，有計劃地進行崗位輪換，相互制約，相互監(jiān)督，最大限度地防范和化解會計工作風(fēng)險。
二、建立會計電算化操作控制制度
為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程和注意事項；明確上機人員操作會計軟件的內(nèi)容和權(quán)限，嚴格管理操作密碼，不與他人共享，并定期修改口令和密碼；操作人員離開前應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件，非授權(quán)人員不得隨意操作計算機會計軟件；完善上機操作日志并指派專人保管。
三、建立計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)安全管理制度
1.硬件。配備運行效果理想、性價比最佳、售后服務(wù)好的品牌機；配備UPS不間斷電源，保證數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和工作站有足夠的延時保護；定期對有關(guān)的設(shè)備進行保養(yǎng)維護。其他工作人員不得隨意使用電算化系統(tǒng)的設(shè)備上機操作，專職工作人員不得在計算機上進行有損系統(tǒng)安全的操作（如玩游戲等）；在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下設(shè)備和軟件不得外借，不得私自拆卸機器；采用安全網(wǎng)關(guān)（防火墻）技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份認證技術(shù)等，建立綜合的多層次安全防范體系；工作站不能私自和其他網(wǎng)絡(luò)互連，以防止系統(tǒng)遭受外界侵擾。
2.軟件。單位購買財務(wù)軟件必須采用持有財政部頒發(fā)的《商品化會計核算軟件評審合格證》的正版軟件，軟件的技術(shù)指標(biāo)應(yīng)符合單位特殊核算的要求和行業(yè)特性以及單位發(fā)展的需要，并能保證會計數(shù)據(jù)安全可靠。財務(wù)軟件也應(yīng)符合操作方便、通俗易懂、售后服務(wù)好、能及時提供日常維護、版本升級和軟件再開發(fā)等要求。在計算機工作期間要定期檢查應(yīng)用程序和系統(tǒng)軟件的可靠性，確保并存于同一系統(tǒng)的各種應(yīng)用軟件之間的兼容性，確保后臺數(shù)據(jù)庫不被繞開財務(wù)軟件直接進行訪問。這樣，可以有效地避免來自會計軟件的風(fēng)險，避免錯誤的會計信息的產(chǎn)生。安裝正版的殺毒軟件，不用盜版軟件，不用來路不明的磁盤，不隨意下載，不打開和閱讀來歷不明的電子郵件，經(jīng)常對計算機進行軟盤和硬盤的病毒檢測并對相關(guān)的軟件進行及時升級。設(shè)置防火墻，使用入侵檢測軟件，及時查殺病毒，保證計算機正常運行。
3.數(shù)據(jù)。對業(yè)務(wù)的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴格的審批和必要的授權(quán)，并具有完整、真實的原始證明；要有防止或及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯等情況的控制措施；不得使用數(shù)據(jù)庫工具對數(shù)據(jù)庫進行直接更改，確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。
四、建立會計電算化檔案管理制度
妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)，存放地點應(yīng)防高溫、防漏、防塵、遠離強磁場，并定期進行檢查和復(fù)制，堅持雙重備份制度，防止會計檔案丟失。為了確保數(shù)據(jù)和信息安全、完整，便于調(diào)用、更新和檢查，應(yīng)當(dāng)對存儲數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好標(biāo)識，妥善存檔，有關(guān)文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有書面授權(quán)證明，并登記整個操作過程，同時系統(tǒng)應(yīng)具有自動記錄能力，以便查詢或跟蹤檢查。
五、建立計算機內(nèi)部審計制度
會計電算化系統(tǒng)的建立和實施，使得會計本身發(fā)生了很大的變化，對電算化會計系統(tǒng)的審計與對手工賬簿的審計相比，在審計內(nèi)容、方法上也相應(yīng)發(fā)生了變化。需要對其系統(tǒng)內(nèi)部控制、電算化過程和結(jié)果進行全程的內(nèi)部審計，并且應(yīng)根據(jù)電算化的特點和發(fā)展趨勢，不斷完善和創(chuàng)新。
1.對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵循《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合內(nèi)部控制制度的要求，憑證附件是否規(guī)范完整。
2.審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料、實物資產(chǎn)的一致性，是否賬表相符、賬實相符、賬賬相符；對不符合要求、錯誤的賬表要及時糾正和調(diào)整。賬實核對是保證醫(yī)院會計資料真實、完整的根本途徑。
3.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止非法刪除、修改歷史數(shù)據(jù)等現(xiàn)象發(fā)生。
4.對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，如：輸入、輸出、存檔等，防止重復(fù)、遺漏和錯誤操作；針對薄弱環(huán)節(jié)進行有效控制，提高系統(tǒng)的安全性、可靠性。
5.提高內(nèi)審人員素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型電算化人才。進行會計電算化方面的人力資源投資，培訓(xùn)具有較高計算機應(yīng)用與維護能力、熟知財務(wù)軟件知識、對計算機與會計相關(guān)知識有一定了解的會計人員，以適應(yīng)知識經(jīng)濟時代計算機及網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展對會計人員的要求。