小企業(yè)會計電算化系統(tǒng)實施探討
[關(guān)鍵詞]小企業(yè)；會計電算化；會計電算化模式
本文所指小企業(yè)，是指按照國家經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會、原國家發(fā)展計劃委員會、財政部、國家統(tǒng)計局2003年制定的《中小企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)暫行規(guī)定》（國經(jīng)貿(mào)中小企[2003]143號）中界定的小企業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)，此處不再贅述。
小企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一支重要力量，在促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)健康快速發(fā)展、保持社會安定團(tuán)結(jié)、豐富人民群眾
一、領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視與否是小企業(yè)能否實施會計電算化的關(guān)鍵。在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制下，國家宏觀調(diào)控與管理的重點(diǎn)是大中型企業(yè)，小企業(yè)處于從屬地位，其生產(chǎn)經(jīng)營活動基本上是由市場調(diào)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)具有很大的經(jīng)營自主權(quán)；大量的小企業(yè)屬于私營企業(yè)，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的方方面面，基本上是領(lǐng)導(dǎo)一言堂，領(lǐng)導(dǎo)具有說一不二的權(quán)力；小企業(yè)的經(jīng)營資金一般都比較緊張；小企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較少，手工會計環(huán)境沒有對企業(yè)經(jīng)營管理產(chǎn)生太大沖擊。在這種情況下，領(lǐng)導(dǎo)對會計電算化工作的認(rèn)可與否，直接影響企業(yè)能否實施會計電算化。筆者認(rèn)為，要促進(jìn)小企業(yè)實施會計電算化，首先要讓領(lǐng)導(dǎo)從思想上重視起來，認(rèn)識到實施會計電算化給企業(yè)帶來的方方面面的好處，徹底轉(zhuǎn)變其思想，使其成為實施會計電算化系統(tǒng)的動力而非阻力。提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度可以采取組織講習(xí)班的形式實現(xiàn)。企業(yè)主管部門可以會同財政部門、軟件公司組織面向企業(yè)管理層的講習(xí)班，介紹實施會計電算化對企業(yè)的重要影響，結(jié)合成功企業(yè)的案例分析，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)明白會計電算化并不僅僅是會計工作的現(xiàn)代化，更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作的現(xiàn)代化，是信息手段的現(xiàn)代化，通過會計電算化，能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，最大限度提升企業(yè)的管理水平和市場競爭力。在全球經(jīng)濟(jì)一體化、市場競爭非常激烈的今天，落后和封閉就意味著惡性循環(huán)，意味著被淘汰。
二、選擇合適的會計電算化模式
小企業(yè)規(guī)?？缍却?，生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)千差萬別，經(jīng)濟(jì)實力大相徑庭。小企業(yè)在實施電算化的時候，要根據(jù)本企業(yè)自身的實際情況，選擇合適的電算化模式。目前有3種模式可供小企業(yè)選擇：一是企業(yè)自己構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)模式，二是在線租用財務(wù)軟件模式，三是代理記賬模式。
（一）構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)模式
構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)，是指企業(yè)購買實施會計電算化所需的各種軟、硬件系統(tǒng)，建立健全會計電算化各項管理制度，組織實施人員培訓(xùn)，自己負(fù)責(zé)會計電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行、系統(tǒng)維護(hù)等工作。該種模式要求企業(yè)有較充足的資金，對實施會計電算化有正確認(rèn)識，能夠正確構(gòu)建計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，有健全的會計電算化內(nèi)部管理制度，更重要的是要求企業(yè)具備較高水平的會計電算化管理人才，能夠解決會計電算化系統(tǒng)日常運(yùn)行中出現(xiàn)的各種問題，能夠進(jìn)行電算化系統(tǒng)分析，充分利用會計電算化系統(tǒng)幫助企業(yè)預(yù)測、決策。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠充分滿足企業(yè)需要、數(shù)據(jù)安全可靠。缺點(diǎn)是資金投入較高，要求具有較高水平的財會人員以及健全的企業(yè)管理制度。構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)模式對小企業(yè)的綜合要求是比較高的，因此該模式一般適用于規(guī)模較大、業(yè)務(wù)類型比較復(fù)雜、管理制度健全，會計電算化知識儲備較多的小企業(yè)，而對于規(guī)模較小、業(yè)務(wù)種類較少，財會人員電算化知識較匱乏的小企業(yè)，則不適用于該種模式。
（二）在線租用財務(wù)軟件模式
在線租用財務(wù)軟件模式，是指用戶通過網(wǎng)絡(luò)租用財務(wù)軟件，直接在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件來完成會計核算以及其他財務(wù)管理工作，這種應(yīng)用軟件服務(wù)模式被稱為在線租用財務(wù)軟件方式，也叫ASP（Application Service Provider，應(yīng)用服務(wù)供應(yīng)商）模式。在這種模式下用戶不購買安裝復(fù)雜的計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，只需一臺能夠上網(wǎng)的計算機(jī)，調(diào)用租用的該站點(diǎn)上的財務(wù)軟件，就能進(jìn)行填制憑證、記賬等各項財務(wù)工作。我國ASP模式開展較晚，據(jù)2000年12月19日《上海證券報》的不完全統(tǒng)計，采用在線租用財務(wù)軟件模式注冊的中小企業(yè)有3000多家，處于剛剛起步階段。2005年初，深圳電信推出基于ASP模式的“藍(lán)色魅力”商務(wù)平臺，在深圳企業(yè)界掀起了一股信息化熱潮。短短3個多月時間便有l(wèi)萬多家企業(yè)申請使用，各類業(yè)務(wù)達(dá)3萬多個。估計2005年內(nèi)可能覆蓋4萬家企業(yè)，2006使用該平臺的企業(yè)將達(dá)12萬家。
在線租用財務(wù)軟件模式的優(yōu)點(diǎn)：一是節(jié)約資金投入。如租用財務(wù)管理模塊，月租金一般在100元左右，進(jìn)銷存模塊的租金一般在每月300元左右。二是降低了企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)。在ASP模式下，軟、硬件系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)升級等工作都由ASP服務(wù)商負(fù)責(zé)，這樣用戶就避免了大量的會計電算化系統(tǒng)的管理工作。三是通過網(wǎng)絡(luò)接入服務(wù)，突破地域限制，真正實現(xiàn)客戶的移動辦公夢想。
該模式的缺點(diǎn)：一是財務(wù)信息的安全性可能較差。企業(yè)財務(wù)信息是以電子數(shù)據(jù)的形式保存在ASP服務(wù)平臺上，由ASP服務(wù)商統(tǒng)一負(fù)責(zé)安全保管，可能會產(chǎn)生信息泄密的情況。二是網(wǎng)絡(luò)響應(yīng)速度可能較慢。在ASP模式下，很多用戶通過撥號方式訪問ASP服務(wù)平臺，過多的用戶同時登錄系統(tǒng)可能會使服務(wù)器響應(yīng)速度較慢而造成網(wǎng)絡(luò)阻塞，導(dǎo)致信息處理速度較慢，影響企業(yè)的業(yè)務(wù)處理進(jìn)度。不過隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和寬帶接入成本的降低，這個缺點(diǎn)可能會很快克服。從適用范圍來講，任何類型、規(guī)模的企業(yè)都可以采用ASP模式，但通過幾種模式的比較，筆者更傾向于規(guī)模較小，資金實力較差，業(yè)務(wù)類型比較單一，會計電算化知識儲備較少的小企業(yè)采用。
?。ㄈ┐碛涃~模式
代理記賬模式，是指小企業(yè)自己不進(jìn)行會計電算化業(yè)務(wù)處理，而將相關(guān)工作交給有代理記賬權(quán)限的代理機(jī)構(gòu)完成，小企業(yè)按期支付代理費(fèi)用。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，企業(yè)將原始憑證交給代理機(jī)構(gòu)，由代理機(jī)構(gòu)在會計電算化系統(tǒng)上進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)。代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全運(yùn)行和維護(hù)升級等工作，由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)財務(wù)信息的備份、檔案管理等工作。小企業(yè)可以根據(jù)自己的需要在代理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)上查詢財務(wù)信息，甚至由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)進(jìn)行財務(wù)分析等。
該模式優(yōu)點(diǎn)：一是節(jié)約資金投入。在代理記賬模式下，小企業(yè)和代理機(jī)構(gòu)簽訂代理合同，小企業(yè)只需根據(jù)合同規(guī)定支付代理費(fèi)用，一般一個月300～1000元。二是降低企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)。在代理記賬模式下，會計電算化系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)等工作由代理商負(fù)責(zé)，企業(yè)在此方面不需制定任何管理制度。企業(yè)的納稅申報等工作均由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，如發(fā)生延遲納稅而罰款等事項，可由代理機(jī)構(gòu)承擔(dān)，小企業(yè)可以將精力完全放在業(yè)務(wù)經(jīng)營管理上。三是業(yè)務(wù)處理規(guī)范。代理機(jī)構(gòu)經(jīng)過財政部門審批，業(yè)務(wù)處理能夠按照會計制度規(guī)定規(guī)范進(jìn)行，能夠最大限度地避免小企業(yè)由于財會人員素質(zhì)較低而產(chǎn)生的會計信息失真現(xiàn)象，有利于企業(yè)利用財務(wù)信息加強(qiáng)企業(yè)管理，進(jìn)行預(yù)測決策。
該模式的缺點(diǎn)：一是財務(wù)信息的安全性可能較差。和采用ASP模式相似，企業(yè)的財務(wù)信息存放在代理機(jī)構(gòu)的會計電算化系統(tǒng)上，信息的安全性可能較差。另外，小企業(yè)對電算化業(yè)務(wù)的處理知識知之甚少，也不便于監(jiān)督代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)處理。二是信息使用不太靈活。小企業(yè)的會計業(yè)務(wù)處理交由代理機(jī)構(gòu)完成，代理機(jī)構(gòu)在規(guī)定的時間內(nèi)完成記賬工作，相對于企業(yè)自己記賬而言，記賬周期是比較長的；另外代理機(jī)構(gòu)有規(guī)定的工作時間，工作時間之內(nèi)查詢業(yè)務(wù)比較方便，但工作時間之外則有些不太方便。代理記賬模式適用于規(guī)模很小的商業(yè)、服務(wù)業(yè)企業(yè)，抑或規(guī)模較小的各種類型初創(chuàng)公司，這類企業(yè)業(yè)務(wù)比較簡單，經(jīng)濟(jì)技術(shù)實力較弱，人員素質(zhì)不能滿足會計電算化需要，短時間內(nèi)不能改變會計電算化工作現(xiàn)狀。
三、配備合適的電算化人才
如果說企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)是決定企業(yè)能否實施會計電算化系統(tǒng)的決定要素的話，那么配備的會計電算化人才素質(zhì)高低則是決定會計電算化系統(tǒng)實施成敗的關(guān)鍵。在構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)模式下，會計電算化人員負(fù)責(zé)會計業(yè)務(wù)的日常處理，如憑證錄入、審核、記賬結(jié)賬、報表編制，以及財務(wù)分析等工作，工作強(qiáng)度雖較手工方式有了降低，但工作內(nèi)容卻有了很大擴(kuò)展，除了傳統(tǒng)的核算工作外，大量的管理工作也納入到丁會計工作范疇，這對財會人員來講是一個很大的挑戰(zhàn)。筆者認(rèn)為，要做到配備合適的電算化人才，可以有兩條途徑來解決：一是引入高素質(zhì)電算化人才。目前我國高等教育正向大眾化教育過渡，每年有大量的高校畢業(yè)生走向人才市場，人才供應(yīng)較前幾年有了很大改善，企業(yè)完全可以從市場招聘大學(xué)畢業(yè)生從事會計電算化工作；二是做好老會計的電算化培訓(xùn)。受多種因素的影響，小企業(yè)會計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)一般偏低。要使其勝任會計電算化工作，一定要做好充分的培訓(xùn)工作。目前我國雖然正實施財會人員的電算化培訓(xùn)，做到持證上崗，但實際培訓(xùn)效果不理想，存在培訓(xùn)內(nèi)容單一和培訓(xùn)時間較短的現(xiàn)象。對小企業(yè)會計的培訓(xùn)，財政部門應(yīng)和企業(yè)做好溝通，單獨(dú)制訂培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)時間。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)滿足開展會計電算化工作的需要，既要進(jìn)行基本的賬務(wù)、報表操作的培訓(xùn)，又應(yīng)適當(dāng)擴(kuò)大培訓(xùn)范圍，涉及工資、固定資產(chǎn)、采購、銷售、成本等系統(tǒng)，同時還應(yīng)涉及相關(guān)崗位設(shè)置、人員安排等內(nèi)容。從培訓(xùn)時間來講，因小企業(yè)會計人員的基本素質(zhì)較差，因此培訓(xùn)時應(yīng)單獨(dú)組織，培訓(xùn)時間應(yīng)盡量較長，給會計人員一個接受知識、消化知識、鞏固知識的時間，切忌“速成型”。培訓(xùn)可采用半脫產(chǎn)形式，半天在崗工作，半天離崗培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在一個較長的時間內(nèi)（例如2～3個月的時間）培訓(xùn)會計人員掌握電算化知識。
四、正確配置軟硬件系統(tǒng)
在構(gòu)建會計電算化系統(tǒng)模式下，正確配置計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，是保證電算化系統(tǒng)發(fā)揮最大效用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果配備方案不合理，則極易導(dǎo)致電算化系統(tǒng)進(jìn)入所謂“信息孤島”，不但發(fā)揮不了電算化系統(tǒng)應(yīng)有的功能，還會給企業(yè)的相關(guān)工作帶來極大麻煩。
?。ㄒ唬┡鋫溆嬎銠C(jī)硬件
計算機(jī)硬件配備有多種方式，如單機(jī)結(jié)構(gòu)、對等網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、國際互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)等多種方案。單機(jī)結(jié)構(gòu)由單獨(dú)一臺計算機(jī)和相應(yīng)的外部設(shè)備組成，具有實施方案簡單，投資少，操作簡便的優(yōu)點(diǎn)，但公司內(nèi)部數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)自動傳遞是其最大弱點(diǎn)。對等網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)是一種簡單的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，是通過網(wǎng)線將不同的計算機(jī)簡單地聯(lián)結(jié)在一起，公司內(nèi)部之間能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動傳遞；國際互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)能夠借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將本地計算機(jī)和異地計算機(jī)連接起來，能夠?qū)崿F(xiàn)異地數(shù)據(jù)共享與交換，能夠在全球范圍內(nèi)實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞?？梢哉f不同方案各有優(yōu)缺點(diǎn)，小企業(yè)在選擇硬件方案的時候，一定要慎重。就筆者觀點(diǎn)而言，更傾向于選擇國際互聯(lián)網(wǎng)結(jié)構(gòu)，因為這種方案相對于前兩種方案而言，投資幾乎沒有差別，但信息傳遞范圍更廣泛，容易實現(xiàn)數(shù)據(jù)的外聯(lián)，這對于企業(yè)宣傳介紹、產(chǎn)品銷售以及未來發(fā)展而言都是非常重要的。
（二）配備計算機(jī)軟件
軟件系統(tǒng)包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件建議配備Windows 系統(tǒng)，理由是操作簡便，和大家日常工作使用貼近，便于小企業(yè)會計人員掌握；這里應(yīng)用軟件主要指財務(wù)軟件，目前市場上財務(wù)軟件的品牌比較多，國內(nèi)外品牌都有。筆者建議購買國內(nèi)品牌，理由是價格低，維護(hù)升級方便。選擇國內(nèi)品牌要注意選擇有一定實力的公司，這樣售后服務(wù)有保證，而且能在最大程度上保證產(chǎn)品的升級換代。值得注意的是配備的軟件一定要和硬件結(jié)構(gòu)相適合，例如配置國際互聯(lián)網(wǎng)硬件結(jié)構(gòu)，一定要選擇網(wǎng)絡(luò)版財務(wù)軟件，這樣才能最大限度發(fā)揮會計電算化的作用。至于軟硬件的技術(shù)環(huán)節(jié)設(shè)置，筆者在這里不再贅述。
實施會計電算化除了要注意上述幾點(diǎn)外，還有崗位設(shè)置、建立健全規(guī)章制度、病毒防護(hù)等內(nèi)容，這些內(nèi)容在相關(guān)著作及文獻(xiàn)中介紹較多，這里不再多說。相對于大中型企業(yè)而言，小企業(yè)實施會計電算化遇到的困難更多。筆者相信，隨著業(yè)內(nèi)外人士的共同努力，我國小企業(yè)的會計電算化工作肯定會取得成功。