高校圖書館圖書外包加工服務(wù)模式研究論文
一般情況下，圖書館在采編工作開始之前，要通過招標(biāo)的方式，在參與競標(biāo)的書商之中選擇多家公司簽訂文獻(xiàn)采購合同。
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高校圖書館圖書外包加工服務(wù)模式研究
圖書館業(yè)務(wù)外包，是指圖書館通過招標(biāo)的方式確定一個(gè)或多個(gè)圖書加工服務(wù)商，將部分業(yè)務(wù)以協(xié)議的方式向外部采購或委托外部承包商提供圖書館所需業(yè)務(wù)的服務(wù)。通常外包內(nèi)容為非核心的事務(wù)性、技術(shù)性工作或成本較高的業(yè)務(wù)，以便節(jié)約自身資源，保證館內(nèi)人員專注于核心信息增值和研究等服務(wù)。近幾年來，外包成為國內(nèi)外圖書館界比較認(rèn)同的方式。1993年美國懷特州立大學(xué)圖書館把全部編目業(yè)務(wù)外包，并取得了良好的效果，從而使編目外包成為圖書館界的一個(gè)熱點(diǎn)話題。最近幾年，我國圖書館借鑒國外圖書館的成功經(jīng)驗(yàn)，普遍采用這種新穎的現(xiàn)代化管理方式。
一、圖書外包的背景及流程
(一)圖書外包的外因和內(nèi)因
近年來，隨著教育體制改革和招生規(guī)模的擴(kuò)大，為達(dá)到教育部規(guī)定(普通本科院校人均圖書達(dá)到80冊/生，年進(jìn)書量3冊/生)，為了滿足師生對新書借閱的需要，圖書館每年都要購進(jìn)大量圖書。而圖書館采編人員編制相對固定，采編人員的工作量日益加重，依然無法應(yīng)對大批量的新書入庫加工工作。高校圖書館普遍存在新書上架緩慢、積壓嚴(yán)重等問題。
隨著高校圖書館近幾年購書經(jīng)費(fèi)的不斷增加，圖書采購規(guī)模也在持續(xù)擴(kuò)大，為加快圖書加工速度，減輕采編人員工作強(qiáng)度，在人力資源有限的情況下，既要保證圖書建設(shè)的質(zhì)量和數(shù)量，也要加快圖書加工的速度，許多高校圖書館相繼引進(jìn)了圖書外包加工這一模式。
西南林業(yè)大學(xué)圖書館在2008年之前，圖書館藏書較少，無法滿足教師和學(xué)生教學(xué)和科研需求。2009年起為增加館藏量，我館開始大量采購圖書，為了及時(shí)將新書加工上架供讀者借閱，我館將圖書編目加工工作外包給書商，由外包人員負(fù)責(zé)圖書的數(shù)據(jù)和物理加工，采編部人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收監(jiān)督和審校，以及各流程的管理工作。在2009年至2014年這6年多時(shí)間里，我館圖書外包加工業(yè)務(wù)取得了良好的效果，將采編人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來，更高效地從事加工服務(wù)的監(jiān)督管理工作。下表是我館近6年來加工圖書的總冊數(shù)，從表中可以看出，2009年至2010年是圖書采購的最高峰，年購書量達(dá)到10萬―20萬冊，采編部有限的人員是無法完成如此龐大任務(wù)的，引入外包加工服務(wù)模式勢在必行。
同時(shí)我館人員從整個(gè)加工環(huán)節(jié)中負(fù)責(zé)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對圖書質(zhì)量的控制取得了很好的成效。2011至2014年新書量基本維持在4萬―5萬冊，隨著外包業(yè)務(wù)的不斷成熟，外包加工管理工作進(jìn)行得井然有序，采編部人員除了做好日常管理，有了更多的精力做一些思考和研究，結(jié)合實(shí)際工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，不斷改進(jìn)管理方式，從而實(shí)現(xiàn)采編部工作的提高和優(yōu)化。
(二)圖書外包工作的流程
圖書館采購人員通過新書目錄向書商發(fā)訂單、到指定地點(diǎn)現(xiàn)場采購，或者參加書商舉辦的館配會來選擇圖書。書商按訂單或所采圖書發(fā)貨，并附上清單和圖書加工數(shù)據(jù)，圖書到館后由我館驗(yàn)收人員和外包圖書加工工作人員一起開包核對圖書清單與圖書，然后由外包加工人員給圖書貼條碼，再進(jìn)入圖書的驗(yàn)收系統(tǒng)，將訂購的圖書驗(yàn)收。
驗(yàn)收完畢對符合館藏的圖書，按我館要求進(jìn)行MARC數(shù)據(jù)編目加工、經(jīng)過我館審校人員審核通過，進(jìn)行典藏分配之后，完成為圖書埋磁條、加蓋館藏章、貼書標(biāo)等程序，最后由書商將圖書上到書架，圖書便可進(jìn)入流通部門供師生借閱使用。對圖書進(jìn)行埋磁條、蓋館藏章、貼條碼、貼書標(biāo)等物理加工都是由外包書商來完成的，因此采編部人員主要負(fù)責(zé)的是圖書數(shù)據(jù)的審校，重點(diǎn)檢查的項(xiàng)目有編目格式的規(guī)范、分類號和著者號的控制、叢書和多卷書取號規(guī)則的確定，以及對圖書物理加工的監(jiān)督。編目人員可以投入更多的精力在核心業(yè)務(wù)的研究和管理方面，使圖書數(shù)據(jù)在質(zhì)和量上都有大幅提高。以下是我館圖書外包加工的流程圖：
二、外包商的確定及合同簽訂
一般情況下，圖書館在采編工作開始之前，要通過招標(biāo)的方式，在參與競標(biāo)的書商之中選擇多家公司簽訂文獻(xiàn)采購合同。隨著市場競爭的激烈化，書商也推出了各具特色的服務(wù)模式，一些具有實(shí)力的圖書發(fā)行商建立了自己的圖書加工基地和相應(yīng)的配套服務(wù)，利用自身的優(yōu)勢為圖書館提供圖書加工業(yè)務(wù)服務(wù)。圖書公司在提供文獻(xiàn)的同時(shí)，還可以提供文獻(xiàn)加工服務(wù)，包括套錄、加工編目數(shù)據(jù)，執(zhí)行采訪、分類編目，圖書后期物理加工等程序。
由于每一家公司所提供的編目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量不一、加工人員技術(shù)熟練程度參差不齊，極大地影響了文獻(xiàn)加工數(shù)據(jù)的質(zhì)量。另一方面，因?yàn)楦黟^文獻(xiàn)加工的標(biāo)準(zhǔn)、圖書分類的方法各有不同，加工人員需要一段時(shí)間才能適應(yīng)，而下一批新書到館又要重新?lián)Q人，頻繁更換加工人員，不僅圖書質(zhì)量無法保證，也增加了采編人員管理的難度，加工速度也受到嚴(yán)重影響，質(zhì)量也無法控制在一個(gè)較高的水平上。因此，為方便統(tǒng)一管理，培訓(xùn)固定優(yōu)秀的加工人員，通過考察對比協(xié)商，我館只確定唯一的外包書商。
外包商的選擇決定著圖書加工的質(zhì)量，一方面要考慮到外包商的人力、物力、財(cái)力等因素和圖書加工人員的業(yè)務(wù)能力，另一方面要考慮加工人員對編目工作的熟悉程度、服務(wù)質(zhì)量、工作效率等。我館是從多個(gè)合作書商之中選擇，并確定一個(gè)有較強(qiáng)能力的書商實(shí)行駐館加工，這樣可以避免多家書商一起加工造成數(shù)據(jù)零亂，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。指定唯一的外包書商進(jìn)行加工，可以使采編人員便于進(jìn)行統(tǒng)一的管理，使數(shù)據(jù)加工更為規(guī)范。我館首先要對外包業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求他們按照本館標(biāo)準(zhǔn)加工數(shù)據(jù)和圖書，培訓(xùn)合格之后再與加工商簽訂外包合同。
采訪、驗(yàn)收、編目、后期圖書貼書標(biāo)、埋磁條、蓋館藏章等物理加工業(yè)務(wù)、操作細(xì)則、責(zé)任歸屬等均需制定詳細(xì)的規(guī)則寫入外包合同，作為雙方共同遵守和管理的依據(jù)，這是順利完成外包任務(wù)的前提和保障。競標(biāo)選擇外包商時(shí)，要綜合考慮外包加工的圖書質(zhì)量、技術(shù)水平、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、信譽(yù)保證和規(guī)模程度、價(jià)格等因素，加工質(zhì)量是選擇外包加工商的重要條件，它直接關(guān)系到圖書入庫后的品質(zhì)，因此要作為重點(diǎn)考察依據(jù)。
三、驗(yàn)收工作中的管理
驗(yàn)收工作是采訪工作的檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，在文獻(xiàn)信息資源建設(shè)的方向和質(zhì)量方面，起著協(xié)助采訪工作及微調(diào)館藏體系的作用。業(yè)務(wù)外包后圖書驗(yàn)收工作被賦予了新的內(nèi)涵和方式，以往采訪中容易出現(xiàn)的問題，如訂重、未訂購、不適合館藏圖書到館等現(xiàn)象，通過驗(yàn)收人員的細(xì)致檢查，可以幫助采訪人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并做好相應(yīng)的處理。
(一)嚴(yán)格進(jìn)行驗(yàn)收程序的控制
我館在圖書外包加工過程中，最初是先蓋館藏章、埋磁條，再到系統(tǒng)中進(jìn)行驗(yàn)收，后期發(fā)現(xiàn)有些書比如高職高專、圖書破損等不符合館藏要求的書，給退書帶來一定麻煩。因此需要調(diào)整驗(yàn)收流程，先對圖書拆包核對清單，確定圖書的書名、出版社、價(jià)格、ISBN等信息是否正確，再上機(jī)到訂單驗(yàn)收系統(tǒng)中核對，將不適合館藏的圖書剔除，最后進(jìn)行圖書的物理加工更為穩(wěn)妥，這樣可以保證入館圖書的品質(zhì)，針對讀者更具有實(shí)用性。在我館的匯文系統(tǒng)中，只有下過訂單的圖書才可以正常驗(yàn)收，非征訂圖書是不能夠驗(yàn)收入系統(tǒng)的，這樣也可以防止未訂購的圖書流入書庫。由于網(wǎng)上根據(jù)書目信息征訂的圖書，無法見到實(shí)體圖書，因此書商所發(fā)圖書有些并不適合館藏要求，驗(yàn)收環(huán)節(jié)有效控制了入館圖書的品質(zhì)，把不達(dá)標(biāo)的圖書事先排除，保證圖書館把資金用在更適合讀者需求和學(xué)校重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)中。
(二)加工質(zhì)量的監(jiān)督和管理
目前，合作書商都提供相應(yīng)圖書的MARC數(shù)據(jù)，但是書商所給的編目數(shù)據(jù)也會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不全，或者不符合規(guī)范等問題。圖書加工外包之后，采編部人員就可以有更多的時(shí)間來對圖書數(shù)據(jù)加工進(jìn)行嚴(yán)格控制。隨時(shí)對圖書加工質(zhì)量進(jìn)行檢查，審核編目數(shù)據(jù)，檢查磁條、館藏章、書標(biāo)粘貼是否符合規(guī)范，查看圖書是否有問題、是否適合館藏。驗(yàn)收人員與加工人員之間針對出現(xiàn)的問題可以隨時(shí)進(jìn)行交流，更好地管理加工人員駐館加工的時(shí)間、工作進(jìn)度。我館現(xiàn)在把埋磁條和蓋館藏章放到最后一個(gè)環(huán)節(jié)來進(jìn)行，這樣在編目和審校過程中，發(fā)現(xiàn)有不符合館藏要求的書，比如高職高專、圖書破損、異型開本等情況，需要退書可以直接剔除，就避免了去磁條和圖書章時(shí)損壞圖書的情況。
采編業(yè)務(wù)外包后，減輕了采編人員的工作強(qiáng)度，把原有工作中簡單、瑣碎、重復(fù)性的勞動(dòng)交給外包商來完成，圖書館有限的人力資源可以轉(zhuǎn)移到管理和其他服務(wù)項(xiàng)目中。圖書館在嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)督管理的同時(shí)，還要建立業(yè)務(wù)外包評估制度，采用全程監(jiān)控管理的模式，對外包商完成任務(wù)的進(jìn)度、質(zhì)量開展評估，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，避免新書滯留，提高新書利用的時(shí)效性，也保證了采編外包業(yè)務(wù)的順利完成。
四、編目加工過程中的質(zhì)量管理
編目外包可以減輕編目人員的工作量，加快文獻(xiàn)處理的速度，實(shí)行外包后編目工作的核心任務(wù)是數(shù)據(jù)審校以及索取號的選取、典藏等。編目工作是采編的核心，關(guān)系到圖書館的藏書質(zhì)量，準(zhǔn)確、完備的圖書信息可以對讀者進(jìn)行正確的引導(dǎo)，為讀者提供很多的便利條件，利于讀者對圖書的檢索和使用。
(一)培訓(xùn)外包人員
外包前應(yīng)先讓加工人員到圖書采編部培訓(xùn)一段時(shí)間，熟悉本館分類規(guī)則、分編中的特殊要求，直到能夠勝任本館編目要求為止，以保證外包后編目質(zhì)量。我館要求固定的圖書加工人員駐館加工，這樣便于加工人員熟悉和適應(yīng)我館的要求。首先是圖書拆包時(shí)，要求我館工作人員和外包加工人員同時(shí)在場，一起核對清單，然后由加工人員給圖書貼條碼，在電腦系統(tǒng)中驗(yàn)收圖書，發(fā)現(xiàn)有不適合館藏的圖書則交由采編老師來處理。
驗(yàn)收完畢之后要對圖書進(jìn)行數(shù)據(jù)編目，對不完整的、錯(cuò)誤的MARC數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改、補(bǔ)充完善，規(guī)范編目數(shù)據(jù)，之后就由我館采編老師進(jìn)行審校，發(fā)現(xiàn)不合格的交給加工人員重新返工，確保圖書質(zhì)量過關(guān)，審核通過才可以進(jìn)行典藏。圖書的物理加工也是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到圖書的美觀和安全。條碼和書標(biāo)要求貼在固定的位置，館藏章要求蓋在書名頁居中的位置，顏色清晰醒目，才顯得莊重，磁條是用來防盜的，因此埋的位置應(yīng)盡量隱秘，不易被察覺。圖書后期加工是圖書的一道門面，整齊劃一的圖書形象，可以給讀者帶來美感和愉悅的心情。因此，我館對駐館加工人員要進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，熟練操作各個(gè)流程，才可以開始正常的編目加工。
(二)編目外包細(xì)則的制定
外包加工方的工作人員經(jīng)過培訓(xùn)就可以從事編目工作了，但最初在掌握編目數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則時(shí)會比較機(jī)械，對本館館藏文獻(xiàn)建設(shè)缺乏基本認(rèn)識，對本館分編中特殊規(guī)則了解不夠，所以對圖書的分類難以做到準(zhǔn)確無誤。因此在簽訂外包合同之前，采編部一定要制定詳細(xì)的外包分編規(guī)則，對其中的細(xì)節(jié)，以及有可能出現(xiàn)的各種狀況要明確說明，編目人員通過審?？刂茍D書質(zhì)量，出現(xiàn)問題則采取相應(yīng)的措施及時(shí)糾正。
圖書館在嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)督管理制度的同時(shí)，還應(yīng)采用定期與不定期抽查相結(jié)合的方式，對外包加工人員的進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行檢查，出現(xiàn)問題及時(shí)與外包商溝通，保證采編外包業(yè)務(wù)的順利開展。采編業(yè)務(wù)外包之后，把基礎(chǔ)性的事務(wù)交給外包加工人員來完成，這樣就節(jié)省了圖書館的人力資源，讓采編部的老師有了更多的時(shí)間來完善和提高編目外包細(xì)則的制定，健全管理監(jiān)督體系，對加快新書上架流通速度，優(yōu)化館藏?cái)?shù)據(jù)資源，起到很大的促進(jìn)作用。
采編業(yè)務(wù)外包能否順利進(jìn)行，關(guān)鍵取決于書商的選擇、制訂詳細(xì)周密的計(jì)劃、外包協(xié)議的簽訂以及一系列的監(jiān)控措施。我館在開展外包業(yè)務(wù)的同時(shí)，還去考察了一些在圖書外包方面取得較好成效的圖書館，借鑒國內(nèi)外的成功經(jīng)驗(yàn)，對采編部門的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了重新調(diào)整，采編人員的工作內(nèi)容也隨之變化。通過與外界的學(xué)習(xí)、交流和自身的不斷總結(jié)，避免了外包業(yè)務(wù)中容易出現(xiàn)的弊端，制定出健全的圖書業(yè)務(wù)外包合同，有效地推動(dòng)了我館圖書資源建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。
五、結(jié)語
高校圖書館是大學(xué)生學(xué)習(xí)的窗口，在藏書建設(shè)中藏書量是評價(jià)圖書館的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，但是藏書質(zhì)量也是決定圖書館優(yōu)劣的必備因素，業(yè)務(wù)外包直接決定著加工圖書的品質(zhì)。因此應(yīng)該讓采編部人員積極參與到外包業(yè)務(wù)中，通過不斷的實(shí)踐和學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)能力和管理水平。隨著網(wǎng)絡(luò)化程度的提高，越來越多的圖書館已經(jīng)使用這一先進(jìn)的服務(wù)模式，外包商也會更專注于圖書館的配套服務(wù)模式的經(jīng)營，為圖書館提供更好、更完善的售后服務(wù)。
而作為圖書館則可以更有效地集中有限的人力資源，使圖書館員有更多的精力開展具有館藏特色、更深層次的核心業(yè)務(wù)，研究本校專業(yè)文獻(xiàn)的開發(fā)利用和特色館藏的文化建設(shè)。但是，我們也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，業(yè)務(wù)外包給我們帶來了各種便利的同時(shí)，也存在一些不利因素，任何環(huán)節(jié)控制不好，都有可能產(chǎn)生不良的后果。因此，圖書館在業(yè)務(wù)外包過程中要盡可能避免風(fēng)險(xiǎn)，使采編業(yè)務(wù)外包得以有效實(shí)施，從而更有利于促進(jìn)高校圖書館信息資源建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。