知識(shí)文檔管理系統(tǒng)
有效的管理知識(shí)可以提高組織的效率和創(chuàng)新能力。在今天的課程中，我們將探討一些實(shí)用的管理技巧和方法，以便你能夠更好地管理你的團(tuán)隊(duì)和組織。下面是小編為大家整理關(guān)于知識(shí)文檔管理系統(tǒng)，希望對(duì)你有幫助!
知識(shí)文檔管理系統(tǒng)
知識(shí)文檔管理解決方案，幫助企業(yè)對(duì)相關(guān)的知識(shí)資源進(jìn)行高效、有序的管理，讓所有人都能快速而方便地把自己掌握的經(jīng)驗(yàn)技能以恰當(dāng)?shù)姆绞焦蚕?，同時(shí)訪問(wèn)到或?qū)W習(xí)到自己所需要的信息和知識(shí)，從而全面增強(qiáng)人員的技能素質(zhì)和協(xié)同工作能力以獲得企業(yè)整體的競(jìng)爭(zhēng)能力。
知識(shí)文檔管理解決方案提供了全面的知識(shí)文檔管理框架，對(duì)知識(shí)文檔進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，并允許用戶在任何地點(diǎn)和時(shí)間編輯、存儲(chǔ)和創(chuàng)建任何類型的文檔。所有的知識(shí)信息都可以經(jīng)由Web瀏覽器找到并獲得。同時(shí)，通過(guò)與信息門戶相結(jié)合，針對(duì)不同的目標(biāo)用戶制訂不同的知識(shí)內(nèi)容，使用戶通過(guò)Internet/Intranet快速獲得完全個(gè)性化的界面和內(nèi)容服務(wù)，實(shí)現(xiàn)用戶友好性和靈活性的結(jié)合。
功能概述
知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)知識(shí)瀏覽、知識(shí)檢索、知識(shí)評(píng)價(jià)、知識(shí)管理、知識(shí)分類、知識(shí)審批、知識(shí)發(fā)布、知識(shí)導(dǎo)入、知識(shí)模版定制、知識(shí)整理、知識(shí)訪問(wèn)限制等功能。
1. 知識(shí)瀏覽
通過(guò)知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件，用戶能夠按照不同的分類瀏覽查看知識(shí)。知識(shí)瀏覽提供多種排序方式：標(biāo)題排序、時(shí)間排序、熱點(diǎn)排序，方便用戶檢索瀏覽。系統(tǒng)提供個(gè)人知識(shí)收藏夾功能，用戶可將常用知識(shí)加入收藏方便查看。
2. 知識(shí)檢索
知識(shí)檢索是知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)的核心功能之一，知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)能夠提供多種知識(shí)檢索方式，包括編號(hào)檢索、標(biāo)題檢索、全文檢索。知識(shí)檢索支持模糊查詢，檢索結(jié)果中關(guān)鍵字高亮顯示。
3. 知識(shí)評(píng)價(jià)
知識(shí)評(píng)價(jià)知識(shí)庫(kù)中所管理的知識(shí)的準(zhǔn)確性以及可信度的重要保證。知識(shí)評(píng)價(jià)體系分為客戶評(píng)價(jià)以及專家評(píng)價(jià)兩個(gè)部分組成?？蛻裟軌?qū)χR(shí)發(fā)表評(píng)論。客戶的評(píng)論可以作為知識(shí)的補(bǔ)充信息，也可以作為知識(shí)審批和維護(hù)的一個(gè)溝通渠道;專家組成員能夠定期地對(duì)知識(shí)庫(kù)中的知識(shí)進(jìn)行整理、歸納，并對(duì)原有的解決方案進(jìn)行審核與評(píng)議，給出知識(shí)評(píng)價(jià)分?jǐn)?shù)。
4. 知識(shí)管理
知識(shí)管理包括添加知識(shí)、修改知識(shí)和刪除知識(shí)功能，知識(shí)支持添加附件、關(guān)聯(lián)知識(shí)。知識(shí)庫(kù)維護(hù)人員、業(yè)務(wù)代表和知識(shí)庫(kù)管理人員能夠?yàn)橹R(shí)添加附件、關(guān)聯(lián)知識(shí)，以增加知識(shí)的可用性。
5. 知識(shí)分類
知識(shí)的分類會(huì)隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展、新技術(shù)的采用等因素而變化，對(duì)知識(shí)進(jìn)行合理分類是提高知識(shí)檢索效率的前提。知識(shí)類別維護(hù)提供了對(duì)知識(shí)庫(kù)中的知識(shí)分類的管理。知識(shí)庫(kù)管理員可以對(duì)知識(shí)類別進(jìn)行瀏覽、添加、編輯和刪除等功能的操作。
6. 知識(shí)審批
在創(chuàng)建和修改知識(shí)時(shí)可以使用審核功能。使提交到知識(shí)庫(kù)中的每一條解決方案都通過(guò)一個(gè)有效的核查管理環(huán)節(jié)，這樣既可以保障知識(shí)庫(kù)中解決方案的正確性，也可以規(guī)范知識(shí)庫(kù)的管理和維護(hù)。
7. 知識(shí)發(fā)布
知識(shí)經(jīng)過(guò)審批后可以進(jìn)行發(fā)布。知識(shí)在正式發(fā)布后才能對(duì)用戶開放，提供瀏覽和檢索服務(wù)。管理員在發(fā)布知識(shí)之前設(shè)計(jì)軟件
可以進(jìn)行知識(shí)預(yù)覽，檢查發(fā)布知識(shí)的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤。知識(shí)庫(kù)中的知識(shí)或者解決方案可能由于一些原因而不再適用，如：內(nèi)容本身變化、新政策法規(guī)的制定等。此時(shí)可以對(duì)知識(shí)進(jìn)行撤銷發(fā)布操作，然后針對(duì)不同情況對(duì)知識(shí)進(jìn)行修改或者廢棄。
8. 知識(shí)導(dǎo)入
在處理用戶請(qǐng)求過(guò)程中，具有代表性的問(wèn)題或常見問(wèn)題在成功解決后，可以作為典型問(wèn)題導(dǎo)入到知識(shí)庫(kù)中供更多用戶查看。
9.知識(shí)模版定制
不同類別的知識(shí)根據(jù)要求不同，可以選擇不同的知識(shí)模版指定創(chuàng)建時(shí)的規(guī)范。知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)能夠創(chuàng)建解決方案的模板，提供各種形式，從簡(jiǎn)單的提問(wèn)/解答，到產(chǎn)品公告，F(xiàn)AQ，問(wèn)題解決向?qū)Ш彤a(chǎn)品文檔。
知識(shí)服務(wù)檔案管理
知識(shí)服務(wù)檔案管理模式主要是指對(duì)企業(yè)內(nèi)部用戶的檔案進(jìn)行合理有效的管理，這項(xiàng)服務(wù)管理模式最早是根據(jù)企業(yè)要求而產(chǎn)生的。檔案管理模式對(duì)于服務(wù)行業(yè)尤為重要，特別是像中國(guó)電信、中國(guó)聯(lián)通、中國(guó)移動(dòng)等信息服務(wù)行業(yè)，此類公司的用戶量較大，而且信息保密性要求較高，日常檔案管理工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學(xué)的檔案管理工作模式來(lái)滿足客戶需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優(yōu)劣對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生重大影響。
1 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的提出背景
1.1 時(shí)代發(fā)展潮流提出的要求
知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的潮流，是時(shí)代發(fā)展的重要標(biāo)志。知識(shí)經(jīng)濟(jì)不同于傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)，它是知識(shí)、信息技術(shù)的結(jié)合體，直接依賴于知識(shí)和信息的生產(chǎn)、使用、分配。知識(shí)管理充分發(fā)揮了知識(shí)在經(jīng)濟(jì)中的自身作用，通過(guò)知識(shí)創(chuàng)新、知識(shí)應(yīng)用不斷順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)“空前關(guān)注知識(shí)的價(jià)值”的要求，進(jìn)而成為重要的管理范式，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展潮流。
想要實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理戰(zhàn)略，就需要各個(gè)部門，尤其是檔案管理信息部門通過(guò)檔案管理知識(shí)為企業(yè)提供各類信息服務(wù)，滿足客戶檔案管理要求，發(fā)揮知識(shí)信息的價(jià)值。
在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)條件下，想要獲得市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得可持續(xù)發(fā)展，就需要充分利用戰(zhàn)略性、非模仿性、獨(dú)特性的資源。這種獨(dú)特性的資源主要是指企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)。這類知識(shí)是企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的，通常和企業(yè)的戰(zhàn)略、管理、文化密不可分，既有通過(guò)文檔管理存在的顯性知識(shí)，也有隱性知識(shí)。因此，需要通過(guò)檔案管理的不斷創(chuàng)新優(yōu)化來(lái)挖掘企業(yè)檔案資源，利用檔案知識(shí)促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，推動(dòng)企業(yè)健康合理發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略服務(wù)。
1.3 用戶不斷增長(zhǎng)的知識(shí)需求
傳統(tǒng)檔案管理自身存在許多弊端，由于技術(shù)、管理等方面的落后，難以滿足客戶對(duì)檔案信息管理的需求。因此，要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿足客戶對(duì)檔案管理的需求。要以用戶為中心，需求為導(dǎo)向，提高企業(yè)檔案信息的重視度，要將檔案信息、知識(shí)作為企業(yè)重要的無(wú)形資產(chǎn)，提高檔案信息、知識(shí)的管理要求，不斷積累企業(yè)檔案信息、知識(shí)，通過(guò)檔案知識(shí)積累、檔案知識(shí)評(píng)價(jià)、服務(wù)、組織服務(wù)以及企業(yè)人力資源管理、制度完善、技術(shù)運(yùn)用來(lái)滿足用戶對(duì)檔案信息、知識(shí)的需求。
2 基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
由于知識(shí)服務(wù)性的檔案管理模式以知識(shí)管理模塊為編碼進(jìn)行的檔案管理，能夠通過(guò)知識(shí)編碼進(jìn)行科學(xué)合理的工作，進(jìn)而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統(tǒng)檔案管理不同，知識(shí)服務(wù)檔案管理模式在管理過(guò)程中主要以知識(shí)性檔案為主，以個(gè)人資料、信息文件、內(nèi)部資料、外部信息為主要管理對(duì)象，而傳統(tǒng)檔案管理則是在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文檔、文案;另外，在資源管理方面，知識(shí)服務(wù)檔案管理能夠?qū)⒏鞣N資源進(jìn)行科學(xué)合理的整合，而傳統(tǒng)檔案管理則將檔案和資源進(jìn)行分類整理，不能實(shí)現(xiàn)資源的有效整合;再次，在服務(wù)理念方面，兩者也有很大的區(qū)別，知識(shí)服務(wù)型檔案管理以用戶為中心進(jìn)行資源管理，而傳統(tǒng)檔案管理則主要以檔案機(jī)構(gòu)為主，簡(jiǎn)單的從事檔案管理，知識(shí)服務(wù)型檔案管理的目的是在提供知識(shí)信息的基礎(chǔ)上滿足客戶需求，幫助客戶解決問(wèn)題，提供較為系統(tǒng)完善的檔案管理知識(shí)，而傳統(tǒng)檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作;知識(shí)服務(wù)型檔案管理的核心主體是專業(yè)團(tuán)隊(duì)，而傳統(tǒng)檔案管理的主體是單個(gè)員工。
檔案管理的有效措施
一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提
(一)愛崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。
(二)加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。
首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā);其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性。
二、現(xiàn)代化管理是做好檔案工作的途徑
隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。
(一)掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。
文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
(二)利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的.，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。
三、提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案工作的保障
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。