商務(wù)禮儀中打電話禮儀
商務(wù)禮儀中打電話禮儀
電話不僅僅是一個(gè)傳遞信息的工具，還在很大程度上體現(xiàn)通話者個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)。商務(wù)禮儀中打電話禮儀有哪些?下面是學(xué)習(xí)啦小編搜集整理的一些內(nèi)容，希望對(duì)你有幫助。
商務(wù)禮儀中打電話禮儀
1 .時(shí)間適宜
打電話應(yīng)盡量避開上午7點(diǎn)前、晚上22點(diǎn)以后及午休、吃飯等時(shí)間。通話的時(shí)間不宜過長，一般以3至5分鐘為好。
因?yàn)橐紤]到其他電話的進(jìn)出，不可過久地占線。尤其不可將公用電話作為聊天工具煲“電話粥”。
假如通話時(shí)間較長，也事先征求一下對(duì)方意見，并在結(jié)束通話時(shí)略表歉意。如果在萬不得已的情況下，在他人節(jié)假日、用餐、睡覺時(shí)打電話影響了他人，應(yīng)該說明原因，并說一聲：“對(duì)不起。”給國外通話事先要了解一下時(shí)差，不要不明對(duì)方晝夜，造成騷擾。
2. 事先準(zhǔn)備
每次通話前，最好做好充分的準(zhǔn)備工作，如事先核對(duì)對(duì)方的電話號(hào)碼、單位名稱、人名;寫出通話的要點(diǎn)或詢問的事項(xiàng)，斟酌一下用詞;準(zhǔn)備好在應(yīng)答中需要記錄用的備忘紙和筆,以及必要的資料和文件，這樣通話時(shí)就不會(huì)臨時(shí)抓瞎，丟三落四。
有時(shí)需要估計(jì)一下對(duì)方的情況，決定通話的時(shí)間。通話中說話應(yīng)該務(wù)實(shí)，簡明扼要，多為他人著想， 長話短說。
3. 注意禮節(jié)
具體要求做到以下三點(diǎn)：
(1) 主動(dòng)問候
接通電話，應(yīng)主動(dòng)友好、恭敬地以“您好!”為開頭問候，然后再言及其他，切忌一上來就“喂”對(duì)方，或者開口便道自己的事情。
(2) 自報(bào)家門
問候完畢后，接下來必須自報(bào)家門和證實(shí)一下對(duì)方的身份?？梢韵日f自己是誰，或者報(bào)出自己的單位、部門名稱。態(tài)度要溫文爾雅。如果你找的人不在，可以請(qǐng)求接電話者幫助轉(zhuǎn)告。如說：“對(duì)不起，麻煩您轉(zhuǎn)告……”如果對(duì)方允諾，轉(zhuǎn)告后勿忘向?qū)Ψ降乐x，并問清對(duì)方的姓名。
(3) 道別語
終止通話前，預(yù)備放下話筒前，應(yīng)說“再見”或道謝的話語，因?yàn)檫@些一般是通話結(jié)束的信號(hào)，也是對(duì)對(duì)方的尊重。要注意聲音給人愉快的感覺。
除了以上三點(diǎn)外，打電話還需注意下面這些禮節(jié)：
(1) 通話完畢聽筒置放要輕。
一般講，應(yīng)該是打電話者先擱下，接電話者后擱話筒。但假如是與上級(jí)、長輩、客戶等通話，無論你是發(fā)話人還是受話人，最好是讓對(duì)方先掛斷。
(2)如果撥錯(cuò)電話號(hào)碼，應(yīng)向接聽者表示歉意，不要一言不發(fā)，掛斷了事。
(3)打電話時(shí)還需注意舉止文明，不要將電話筒夾在脖子下，或抱著電話隨意走動(dòng)、或趴或仰、邊吃邊打。
商務(wù)禮儀中接電話禮儀
>>>>鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時(shí)接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。當(dāng)然，訓(xùn)練有素的秘書人員應(yīng)該在電話鈴聲響兩三聲后再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會(huì)掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應(yīng)該首先向?qū)Ψ街虑福?ldquo;抱歉!讓您久等了。”
>>>>要安排合理而有序的表達(dá)。作為秘書人員，要盡量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對(duì)于秘書人員，更多的是要代領(lǐng)導(dǎo)接聽電話。如果領(lǐng)導(dǎo)不在的話，秘書人員應(yīng)該首先告訴對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)不在，然后才能問對(duì)方的身份，來電為何事，是否需要轉(zhuǎn)達(dá)等。千萬不可先盤問對(duì)方，再說領(lǐng)導(dǎo)不在，以免對(duì)方誤以為領(lǐng)導(dǎo)有意回避。接聽電話也要首先“自報(bào)家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對(duì)方撥錯(cuò)了，不至于一錯(cuò)再錯(cuò)。
>>>>正確處理打錯(cuò)的電話。當(dāng)我們接聽到對(duì)方撥錯(cuò)的電話，首先仍然要向?qū)Ψ絾柡?，說明電話撥錯(cuò)了。然后要將本單位的電話號(hào)碼重復(fù)一下，讓對(duì)方驗(yàn)證。
在日常工作中，電話中斷是經(jīng)常遇到的情況，尤其是手機(jī)，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，秘書人員有責(zé)任告訴對(duì)方，自己所在的位置可能網(wǎng)絡(luò)沒有覆蓋，并請(qǐng)對(duì)方指定一個(gè)時(shí)間，我們撥打過去。萬一沒有一點(diǎn)先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時(shí)候第一句話就要道歉，并告知對(duì)方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對(duì)他人的尊重。如欲同對(duì)方另約其他時(shí)間通話，應(yīng)該說好自己將按時(shí)主動(dòng)撥打?qū)Ψ降碾娫挕?/p>
商務(wù)禮儀中手機(jī)禮儀
>>>>要安全使用。 一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的秘書人員是不應(yīng)該用移動(dòng)電話來傳送重要信息的。尤其在國際交往中，有些非法組織和個(gè)人使用竊密的工具，竊取移動(dòng)電話中的信息資料。所以，從保密的要求來講，移動(dòng)電話是不適合傳遞重要信息的。秘書人員還要注意遵守安全規(guī)范，比如開車的時(shí)候不打手機(jī)，乘坐飛機(jī)時(shí)手機(jī)要關(guān)機(jī)，在加油站附近和病房之內(nèi)不使用手機(jī)等。
>>>>要文明使用。 這一要求是指秘書人員在使用手機(jī)時(shí)要有尊重人、愛護(hù)人、關(guān)心人、體諒人的意識(shí)。在公眾場合，秘書人員要養(yǎng)成手機(jī)改成振動(dòng)或者靜音、甚至關(guān)機(jī)的習(xí)慣。不要讓手機(jī)在大庭廣眾之中頻頻響起，更不要在人多之處接聽電話。另外，手機(jī)有一些特殊的附帶功能，比如發(fā)短信、拍照等。在使用這些功能時(shí)就要注意，給別人拍照要先征得對(duì)方同意。發(fā)手機(jī)短信應(yīng)該發(fā)有效、有益的信息。
>>>> 要規(guī)范使用。首先，使用手機(jī)通話，跟使用座機(jī)是一樣的，禮貌用語要有，電話該誰掛就是誰掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機(jī)的使用規(guī)則去遵守。其次，手機(jī)也同樣不宜相互借用，手機(jī)里儲(chǔ)存的電話號(hào)碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個(gè)人隱私。