大型會務工作接待活動的安排
大型會務工作接待活動的安排
了解和踐行接待禮儀，對于做好接待工作具有極其重要的意義。你了解大型會務工作接待活動的安排是怎樣的嗎?下面是學習啦小編給大家搜集整理的大型會務工作接待活動的安排文章內容。
大型會務工作接待活動的安排：會前工作
(1)安排議題。各級黨政機關的例會、辦公會都有議題。議題的安排工作有三種情況：一是領導確定題目，由會務工作人員向有關部門收集議題材料;二是領導已簽批了很多議題，由會務工作人員根據(jù)輕重緩急提出安排建議供領導審定;三是由會務工作人員根據(jù)一個時期的中心工作，主動向有關方面詢問、收集議題，然后報領導審定。
為了保證會議的質量和效率，凡是提交會議討論的議題，事先要做好充分的準備工作，否則不能列為議題。如各級政府常務會、辦公會的議題，會務工作人員應審查是否具備以下幾個條件：
凡涉及到幾個部門的，提交前主辦單位應與有關部門會商，盡量取得一致意見，不一致的，要書面說明情況，并提出傾向性的意見。
屬于工程建設、引進項目和技術措施等問題，必須請有關部門組織專家進行認真論證，擬定可行性方案。
屬于工作匯報，要有簡要的匯報提綱。匯報內容要開門見山，突出重點，言簡意賅，最多不超過2000字。
屬于政府規(guī)范性文件，事前必須提交市政府法制辦審核。
議題確定后，要根據(jù)每個議題參會人數(shù)將相關材料打印一定份數(shù)，在會前分送與會人員閱讀，以便準備意見。
(2)制定會議方案。一般日常辦公會不需要制定方案。組織內容和形式比較復雜或規(guī)模比較大的會議必須制定文字方案。
基本內容概括起來有：組織會議的指導思想。會議名稱(會標)、會議時間和期限、會議地點、參會人員范圍、會議日程、會議議程、會議入場證件的印制和分發(fā)、會場布置要求、主席臺的設置及人員名單、會議的組織領導及其分工、安全保衛(wèi)、后勤服務工作的安排、新聞報道。各種代表大會的方案中還應包括選舉投票方案;各種表彰大會的方案中應增加組織發(fā)獎和領獎的內容;各種典禮的方案中要有一定的典禮儀式內容;有的會議需要舉行集體攝影活動的，方案中亦應加以安排。
(3)制發(fā)會議通知。會議通知內容必須具備以下幾個要素， 即會名、會議時間和期限、地點、會議主要內容、參加會議人員范圍、入場憑證和籌辦會議的聯(lián)系單位、電話。會議的食宿、交通工具、需攜帶的文件和其它特殊要求，應視需要寫入通知。會議通知發(fā)出后，還應跟蹤落實，用電話與參加會議單位或人員聯(lián)系，了解對方是否接到通知，能否如期出席，以作出相應的安排。
(4)布置會場。會場布置要根據(jù)會議內容需要而定?？偟脑瓌t是講究氣氛、方便開會。
會場氣氛。慶祝、歡迎會，會場布置要反映出熱烈的氣氛;履行法定程序的會場要布置得莊嚴;座談會會場要顯得氣氛和諧;工作會、報告會會場布置要簡單樸實。
主席臺的設置。一般來講，各種代表大會和其它大型會議會場設主席臺，與代表席成面對面的形式。一般工作會議不設主席臺。設主席臺和組織大會發(fā)言的會議需設講臺，講臺面向代表席。
座位的擺放形式。要根據(jù)會議內容和人數(shù)以及會場容量而定。常見的擺法，以作報告、大會發(fā)言為主的會議，一般擺為長方形，代表席面對主席臺或講臺;以討論問題為主的會場應擺為方形、園形、蹄形，使與會人員面面相對，不明顯區(qū)分主次，以方便視聽，形成民主氣氛。
會場布置還包括會場四周裝飾性布置，如會標、標語口號的內容、字體和橫幅顏色的選擇，畫像、旗幟的懸掛，花卉的擺法等。此外，會場的音響、照明、溫度和通風、衛(wèi)生、茶水杯盤等設施的配備，以及錄音錄相設備的裝置，都要根據(jù)條件一一安排。主席臺名次的排列和桌簽的放置、話筒的擺設等，也是會場布置中的重要工作。主席臺座次，以上主席臺人員的職務(或社會地位、聲望)高低排列，最高的排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為點，面向會場，依左為上、右為下的原則排列。若有幾排座次，其它各排的排位可靈活掌握。座位上要擺放桌簽，座次須報領導審定(排法見后)。
(5)做好會議接待的各項準備工作，包括聯(lián)系住宿館所，分配房間，安排就餐，車輛編號，指定停車地點，設置醫(yī)療點，根據(jù)與會人員到達的時間和地點安排車輛迎接等。
(6)搞好會前檢查。 會前檢查分召開籌備碰頭會和現(xiàn)場檢查兩種形式，主要是根據(jù)會議預案逐項檢查落實，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施予以解決。重要或大型會議活動，必要時還應就某個環(huán)節(jié)或局部進行演習。
大型會務工作接待活動的安排：會間工作
(1)組織簽到。組織好會議簽到，可以及時了解到會人員情況，準確統(tǒng)計到會人數(shù)。一般是由會務工作人員事先準備好簽到簿或簽到表，參加會議人員進入會場時在上面簽署自己的姓名，有的還要填寫單位和職務，同時還要領取相關會議材料。
(2)做好聯(lián)絡、協(xié)調工作。一是要及時掌握會議動態(tài)，收集會議反映，供會議主持人或會議工作負責人分析、研究用;二是要安排會議值班，保證會議各項聯(lián)絡不中斷;三是對會間發(fā)生臨時變動，如調整日程、議程、議題，增加會議人員，其它特殊情況和臨時動議，會務工作人員要根據(jù)情況，積極采取應急措施，做好臨時調度工作。
(3)作好會議記錄。會議記錄真實地記載了會議情況，客觀地反映了會議內容和進程，是日后分析、整理有關材料，檢查會議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證，也是重要的文書檔案。
(4)寫好會議簡報。會議簡報是在會議進程中，為了反映和交流情況，推動會議的發(fā)展，提高會議的質量而印發(fā)的一種文件。會議簡報的寫法有兩種，一是報道式寫法，即由編寫者將情況綜合后，選取有價值的部分，用新聞報道的形式，反映會議全局或局部的進展情況。二是轉發(fā)式寫法，這種會議簡報往往用于節(jié)錄某代表的發(fā)言、照登某代表意見或倡議。簡報編寫者“轉發(fā)”這些發(fā)言時，往往加上簡短的“按語”。
大型會務工作接待活動的安排：會后工作
會議結束后會務工作人員主要做好以下幾項工作：
(1)清退文件。會議確定收回的文件資料， 要及時組織清退，絕密、機密文件應按有關規(guī)定辦理清退手續(xù)。
(2)整理會議記錄。會后記錄人員要對會議的原始記錄稿進行整理，重要的會議還要核對錄音。對會上沒有聽清記全的地方，要及時找有關人員核對查實。使用
錄音機錄音的，會后要及時翻整。整理的記錄要求內容完整、準確，字跡工整。會議記錄應使用專用記錄紙或記錄本，整理記錄稿必須使用鋼筆或毛筆，不能使用鉛筆、圓珠筆和其它不合要求的筆。
(3)編寫會議紀要。會議紀要是在會后整理中形成的文件， 目的是把會議的精神、議定事項、作出的決定傳達給群眾或有關方面，使之貫徹執(zhí)行。
大型會務工作接待活動的安排：會議席位擺法
1、主席臺席位安排
大會主席臺席位的安排趨向簡單、明了、便于操作。主席臺要面對觀眾，居會場正中。會議主席臺的排法是采用我國的習慣“以左為大”，如果是單數(shù)，第一位領導的席位均應置於主席臺中間位置，他的左邊是第二位領導的席位，右邊是第三位領導的席位，然后分左右依次排列第四位、第五位領導和第六位、第七位領導的席位(如圖一)。如果主席臺的領導是雙數(shù)，則采用中間劃線的方法，虛擬出一位領導在正中間，而將第一位領導置于中間虛擬線的左邊，第二位領導排在虛擬線的右邊，然后分左右依次排三、四、五、六位領導的席位。關鍵是把領導的排列順序搞正確。
2、會談席位安排
會談常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人占背門一側，客人面向正門，主談人居中。若是外事活動譯員安排在主談人右側，坐在排序為第三的席位上，其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在后面，如參加會談人數(shù)少，也可安排在會談桌就座。若雙方人數(shù)較多，廳室面積大，要安排擴音器。
多邊會談，座位可擺成方形、圓形.
安排各種活動的席位時，要準確掌握時間、地點、參加人員以及各種要求和情況，必要時要提前將名單等有關情況，分門別類打印送交領導閱知。
3、會見席位安排
會見通常安排在會客室。設沙發(fā)座椅，客人坐在主人右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面，其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側就座，座位不夠可在后排加座。
大型會務工作接待活動的安排：合影時的排位
在正式場合拍攝的合影，一般應當進行排位。在非正式場合拍攝的合影，則既可以排列位次，也可以不排列位次。
如果有必要排列合影參加者的具體位次時，應首先考慮到是否方便拍攝。與此同時，還應注意以下幾點：場地的大小，人數(shù)的多少，背景的陳設，光線的強弱，合影參加者具體的身份、高矮和胖瘦，方便與否。
在一般情況下，正式合影的總人數(shù)宜少不宜多。在合影時，所有的參與者一般均應站立。在必要之時，可以安排前排人員就座，后排人員則可在其身后呈梯級狀站立。但是，通常不宜要求合影的參加者以蹲姿參與拍攝。另外，如有必要，可以先期在合影現(xiàn)場擺設便于辨認的名簽，以便參加者準確無誤地各就各位。
在安排合影的具體排位問題時，關鍵是要知道內外有別。國內合影時的排位，一般講究“居前為上”、“居中為上”和“以左為上”。具體來看，它又有“人數(shù)為單”與“人數(shù)為雙”的分別。在合影時，國內的習慣做法通常是主方人員居右，客方人員居左，即“以左為尊”。
在涉外場合合影時，應遵守國際慣例，講究“以右為尊”，即宜令主人居中，主賓居右，其他雙方人員分主左賓右依次排開。簡而言之，就是講究“以右為上”。
大型會務工作接待活動的安排：注意事項
1、布置主席臺時，除追悼會外不能擺放松柏。
2、為領導戴胸花，一是夏天時最好是選擇塑料花，避免用鮮花，因為夏天衣服的顏色較淺，鮮花分泌的汁液容易弄臟衣服;二是戴胸花時盡量選用夾子，避免用別針，因為別針容易弄壞衣服。
3、籌備大型會議涉及多個部門時，一定要確定牽頭責任單位，并指定總負責人，否則會使整個籌辦工作群龍無首，雜亂無章。
4、會議進行過程中，一定要有工作人員在場，負責會場服務與協(xié)調，避免出現(xiàn)問題時無人補救。
5、主席臺、照相、會談等凡以國內為主，“以左為尊”，宴會、乘車、會見是參照西方禮儀，“以右為尊”。
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