商務傳真的禮儀
商務傳真的禮儀
以下是學習啦小編為大家整理的關于商務傳真的禮儀，供大家參考!
【傳真使用禮儀】
第一，必須合法使用。
國家規(guī)定：任何單位或個人在使用自備的傳真設備時，均須嚴格按照電信部門的有關要求，認真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設備前，須經(jīng)電信部門許可，并辦理相關的一切手續(xù)，不準私自安裝、使用傳真設備。
安裝、使用的傳真設備，必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備，必須首先前往國家所指定的部門進行登記和檢測，然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。使用自備的傳真設備期間，按照規(guī)定，每個月都必須到電信部門交納使用費用。
第二，必須依禮使用。
商界人員在使用傳真時，必須牢記維護個人和所在單位的形象問題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時，一般不可缺少必要的問候語與致謝語。發(fā)送文件、書信、資料時，更是要謹記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設備，即付費使用電信部門所設立在營業(yè)所內(nèi)的傳真機時，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對于工作人員亦須依禮相待。
人們在使用傳真設備時，最為看重的是它的時效性。因此在收到他人的傳真后，應當在第一時間內(nèi)即刻采用適當?shù)姆绞礁嬷獙Ψ?，以免對方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來的傳真時，千萬不可拖延時間，耽誤對方的要事。
第三，必須清楚使用。
使用傳真設備通訊，必須在具體的操作上力求標準而規(guī)范。不然，也會令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼，應被正確無誤地告之自己重要的交往對象。一般而言，在商用名片上，傳真號碼是必不可少的一項重要內(nèi)容。對于主要交往對象的傳真號碼，必須認真地記好，為了保證萬無一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方，又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時，也要注意使其內(nèi)容簡明扼要，以節(jié)省費用。單位所使用的傳真設備，應當安排專人負責。無人在場而又有必要時，應使之自動處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
【傳真注意事項】
傳真的完整性：在發(fā)送傳真時，應檢查是否注明了本公司的名稱、發(fā)送人姓名、發(fā)送時間以及自己的聯(lián)絡電話。同樣地，應為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應寫在傳真內(nèi)容的上方，可以參考以下規(guī)范格式。
在發(fā)送傳真時即便已經(jīng)給予了口頭說明，也應該在傳真上注明以上內(nèi)容，這是良好的工作習慣，對雙方的文件管理都非常有利。
傳真的清晰度：發(fā)送傳真時應盡量使用清晰的原件，避免發(fā)送后出現(xiàn)內(nèi)容看不清楚的情況。
傳真內(nèi)容的限制：傳真一般不適用于頁數(shù)較多的文件，成本較高，且占用傳真機時間過長也會影響其他工作人員的使用。
傳真的使用時間：如果沒有得到對方的允許，不要將發(fā)送時間設定在下班后，這是非常不禮貌的行為。
傳真回復問題：如果傳真機設定在自動接受的狀態(tài)，發(fā)送方應盡快通過其他方式與收件人取得聯(lián)系，確認其是否收到傳真。收到傳真的一方也應給予及時回復，避免因任何的疏漏造成傳真丟失。在重要的商務溝通中，任何信息丟失都可能造成時間的延誤甚至影響到合作業(yè)務的成敗，這樣的細節(jié)不可輕視。
(一)格式規(guī)范
正式的傳真必須有首頁，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時，可以請對方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會浪費掃描時間。
(二)內(nèi)容齊全
正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，又必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴肅性以及對對方的尊重。
(三)及時通報。
發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓笠幌拢悦獍l(fā)錯。收到傳真后要盡快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。