怎樣做好辦公室接待工作
怎樣做好辦公室接待工作
接待工作水平的高低能夠集中反映一個(gè)地方一個(gè)部門(mén)的整體形象，能夠顯示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時(shí)對(duì)推動(dòng)工作的開(kāi)展也具有十分重要的作用。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的怎樣做好辦公室接待工作文章內(nèi)容。希望可以幫助到大家!
怎樣做好辦公室接待工作
一、心要細(xì)
無(wú)論是事前制度接待方案，事中安排吃、住、行，還是事后與賓館結(jié)算賬目，都要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍。
1.掌握情況要細(xì)。
接到上級(jí)機(jī)關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶?bào)或電話(huà)后，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。同時(shí)，要主動(dòng)與對(duì)方取得聯(lián)系，了解清楚上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或來(lái)訪(fǎng)客人的人數(shù)、身份、性別、民族、來(lái)訪(fǎng)目的、要求、活動(dòng)方式、具體時(shí)間、聯(lián)系人和聯(lián)系方式等，要把這些情況詳細(xì)記錄下來(lái)，以備安排好接待工作。
2.制定方案要細(xì)。
根據(jù)接待要求，要制定出詳細(xì)的《接待方案》，主要包括活動(dòng)日程、住宿房間、就餐安排、參觀路線(xiàn)、情況簡(jiǎn)介、陪同人員、參與接待人員等。如果是重要來(lái)賓和大型活動(dòng)，還要制定《工作手冊(cè)》，包括文字材料準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報(bào)、食宿宴請(qǐng)、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報(bào)道、紀(jì)念品贈(zèng)送、結(jié)束送行、注意事項(xiàng)等方面的事情都要一一精心考慮。方案和工作手冊(cè)中的每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人，以便于操作。
3.協(xié)調(diào)落實(shí)要細(xì)。
方案送請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員，做好詳細(xì)安排。重要接待工作，還要召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，明確責(zé)任，落實(shí)任務(wù)，讓每一個(gè)參與接待的人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。在接待過(guò)程中，更是要細(xì)心。細(xì)心到什么程度?每個(gè)接待點(diǎn)的安排情況，都要提前打電話(huà)落實(shí)，必要時(shí)，還要派人打前站落實(shí)。如：來(lái)賓到來(lái)后，領(lǐng)導(dǎo)在哪接，車(chē)輛在哪停;到參觀地點(diǎn)后，怎樣擺放車(chē)輛，如何確定行走路線(xiàn)和活動(dòng)范圍等都要一一踩點(diǎn)落實(shí)。
二、腦要靈
活動(dòng)方案雖是預(yù)先設(shè)計(jì)好的，但在接待過(guò)程中，常常會(huì)有一些意想不到的情況發(fā)生，比如來(lái)賓臨時(shí)改變參觀地點(diǎn)等。這就要求接待人員頭腦一定要靈活，要多準(zhǔn)備、多商量、多請(qǐng)示，根據(jù)需要及時(shí)調(diào)整接待方案，并及時(shí)通知參與接待的工作人員。
比如，遇到道路交通阻塞、參觀地點(diǎn)調(diào)整、群眾集體上訪(fǎng)等特殊情況，接待人員要準(zhǔn)確掌握情況，沉著冷靜應(yīng)對(duì)，及時(shí)果斷處理，切勿急躁。同時(shí)，在接待過(guò)程中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交待的每件事都要記牢，認(rèn)真細(xì)致地落實(shí)好。
三、腿要勤
在接待中要做好環(huán)環(huán)相扣，就得多走幾步。重要接待活動(dòng)前，要提前勘察好路線(xiàn)，準(zhǔn)確記錄所需時(shí)間，并落實(shí)好相關(guān)接待事項(xiàng)。在接待中，參與接待工作人員要多走幾步，提前到房間和餐廳，查看座簽擺放等情況。宴請(qǐng)開(kāi)始后，接待人員再去吃飯，速度要快，飯畢馬上到餐廳外待命。
參觀考察活動(dòng)出發(fā)前，接待人員要多跑幾趟，看看事情都落實(shí)沒(méi)有。來(lái)賓參觀或參加活動(dòng)時(shí)，接待人員要在現(xiàn)場(chǎng)待命，如有臨時(shí)交辦事項(xiàng)，要快速反應(yīng)，迅速行動(dòng)。
四、形象要佳
一個(gè)地方或部門(mén)能不能給客人留下良好的印象，除了這個(gè)地方的典型工作、城市建設(shè)和景點(diǎn)之外，接待人員的素質(zhì)也是一個(gè)重要因素。
從事接待工作的同志要有良好的外在形象。要衣著整潔，莊重大方，舉止文明，做到樸實(shí)、真誠(chéng)、熱情。從事接待工作的同志還要有良好的內(nèi)在素質(zhì)。了解掌握各方面的知識(shí)，比如禮儀知識(shí)、各地的風(fēng)俗習(xí)慣等，特別是對(duì)本地的自然資源、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展情況以及奇聞?shì)W事等情況要十分熟悉。因此，我們平時(shí)要注意學(xué)習(xí)和積累。
五、態(tài)度要好
1.對(duì)待來(lái)賓態(tài)度要好。對(duì)待來(lái)賓及其隨行人員，要做到任何時(shí)候都彬彬有禮、謙和、友善、和藹可親。
2.協(xié)調(diào)關(guān)系是態(tài)度要好。接待工作有大量的工作需要協(xié)調(diào)，尤其是處理好與賓館酒店、各參觀點(diǎn)、有關(guān)單位和部門(mén)的關(guān)系。在協(xié)調(diào)有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，態(tài)度一定要好，不要給人以命令式、強(qiáng)迫式的感覺(jué)。凡事要以商量的口氣，既要讓這些與接待工作有關(guān)的同志覺(jué)得和藹可親，又要讓他們感覺(jué)到所協(xié)調(diào)的事情的重要性。只有這樣，才能做好接待工作。
六、肯吃苦
接待工作人員頭腦中要始終樹(shù)立“服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好來(lái)賓。多吃苦，少享福”的意識(shí)，有吃苦耐勞的精神。
搞接待服務(wù)，經(jīng)常要出入高檔酒店或賓館，有這樣那樣的美味和美景的誘惑。接待人員要抵御這種誘惑的能力，不要貪圖享受。在工作中，要厲行節(jié)儉，吃些過(guò)得去的飯菜就行，或者說(shuō)能吃飽就行，不要奢侈浪費(fèi)。特別注意的是不要飲酒，迫不得已必須喝酒時(shí)，要時(shí)刻提醒自己千萬(wàn)不要喝過(guò)量，以免影響形象和工作。
七、善總結(jié)
每次接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員都要進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看那些方面領(lǐng)導(dǎo)、客人滿(mǎn)意，那些方面還存在問(wèn)題和不足。好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處要注意改進(jìn)。要通過(guò)總結(jié)，探索接待工作的規(guī)律，優(yōu)化接待工作操作規(guī)程，不斷提高接待質(zhì)量和效率。
做好辦公室接待工作的體會(huì)
俗話(huà)說(shuō)：兵馬未動(dòng)，糧草先行。在古代戰(zhàn)爭(zhēng)中糧草準(zhǔn)備的充實(shí)不充實(shí)，到位不到位，是關(guān)系到戰(zhàn)役勝敗的重要因素。同樣，細(xì)致周密的準(zhǔn)備工作，是保證接待任務(wù)順利完成的基礎(chǔ)。
到清華大學(xué)核研院的國(guó)內(nèi)來(lái)賓基本上分為三部分。
第一部分是黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人以及國(guó)家各部委、北京市和外省市的領(lǐng)導(dǎo)同志。這些領(lǐng)導(dǎo)同志前來(lái)視察、指導(dǎo)工作或參觀訪(fǎng)問(wèn)，為我們提供了十分難得的匯報(bào)工作的機(jī)會(huì)。所以，每逢重大接待任務(wù)，核研院主要領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)盡可能參加，詳細(xì)介紹本院的發(fā)展歷程、取得的重要科研成果以及長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等情況，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)核研院有更深入更全面的了解。我們的準(zhǔn)備工作必須精益求精，從制定接待日程、設(shè)計(jì)參觀路線(xiàn)、布置接待場(chǎng)所到檢查環(huán)境衛(wèi)生、落實(shí)安全保衛(wèi)等，都要做到十分細(xì)致，并要準(zhǔn)備應(yīng)急預(yù)案。
第二部分是兄弟單位及合作單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員。核研院的發(fā)展離不開(kāi)社會(huì)各界的支持和幫助，我們通過(guò)展示本院科技成果和實(shí)力，通過(guò)賓至如歸的熱情接待，給對(duì)方留下良好的印象，給雙方帶來(lái)合作的機(jī)遇。這方面的接待工作要抱著廣種薄收、廣交朋友的心態(tài)，既要準(zhǔn)確把握分寸，又要熱情周到全面。例如，一次清華大學(xué)保衛(wèi)部部長(zhǎng)帶著公安系統(tǒng)一個(gè)會(huì)議的與會(huì)代表來(lái)核研院參觀，我們認(rèn)真地接待了他們，向他們仔細(xì)進(jìn)行了院史介紹，參觀者中有天津市公安局的兩位代表。一年多后，核研院環(huán)境技術(shù)研究室從俄羅斯進(jìn)口鈷源要從天津新港運(yùn)來(lái)，需要到天津市公安局辦理護(hù)送運(yùn)輸手續(xù)，環(huán)節(jié)非常繁瑣，巧的是具體經(jīng)辦人就是曾經(jīng)來(lái)核研院參觀的同志，他說(shuō)：“我去過(guò)你們?cè)?，了解你們?duì)國(guó)家貢獻(xiàn)很大，請(qǐng)放心，我們會(huì)全力配合。”結(jié)果用最快的速度辦妥了護(hù)送手續(xù)。
第三部分是各類(lèi)培訓(xùn)人員和學(xué)生，包括研究生、大學(xué)生、中小學(xué)生。做好在青少年學(xué)生中的科普工作，幫助他們了解核能的發(fā)展和未來(lái)，對(duì)于落實(shí)科教興國(guó)戰(zhàn)略，促進(jìn)青少年成長(zhǎng)有著深遠(yuǎn)的意義。我們主動(dòng)把接待工作上升到為人才培養(yǎng)服務(wù)的高度，協(xié)助各級(jí)各類(lèi)學(xué)校培養(yǎng)社會(huì)主義事業(yè)的建設(shè)者和接班人。我們積極創(chuàng)造條件，落實(shí)參觀項(xiàng)目，請(qǐng)資深教授深入淺出地進(jìn)行核能科普教育，現(xiàn)場(chǎng)答疑解惑;請(qǐng)老專(zhuān)家講祖國(guó)原子能事業(yè)的創(chuàng)業(yè)史，進(jìn)行艱苦奮斗的教育，使參觀者受到震撼，獲益良多。例如，在接待天津市南開(kāi)區(qū)教育局第五期青年干部培訓(xùn)班30余名學(xué)員來(lái)院參觀后，他們從天津?qū)憗?lái)了一封熱情洋溢的感謝信。信中說(shuō)：“盡管我們不懂核能技術(shù)，但我們看到：在核研院匯聚著一個(gè)特殊的知識(shí)分子群體，你們?cè)谙蛏鐣?huì)奉獻(xiàn)科技成果的同時(shí)，還創(chuàng)造著一種特殊的精神，這就是清華人的‘敬業(yè)’精神。這種精神在當(dāng)今時(shí)代彌足珍貴，對(duì)我們的震撼十分強(qiáng)烈!”
總之，接待準(zhǔn)備工作要針對(duì)不同的對(duì)象，有的放矢、量身訂制，同時(shí)要方式多樣、方法得當(dāng)，以期取得良好的宣傳效果，獲得豐厚的社會(huì)效益。
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