秘書接待客人的禮儀

秘書接待客人的禮儀

　　秘書部門的接待工作指的是對(duì)不同來(lái)賓的招待和接洽，那么你們知道秘書接待客人的禮儀嗎?下面是學(xué)習(xí)啦為大家準(zhǔn)備的秘書接待客人的禮儀，希望可以幫助大家!

　　秘書接待客人的禮儀

　　1、誠(chéng)懇的心。對(duì)于預(yù)約還是未預(yù)約的、易于溝通的還是難溝通的，秘書人員要以誠(chéng)心、耐心、熱心去對(duì)待每位來(lái)賓。秘書的行為要讓來(lái)賓感到自己是受歡迎的、是得到重視的。當(dāng)碰到難以對(duì)付的客人時(shí)，我們要心平氣和，不要急躁，要善于控制自己的情緒。同時(shí)，我們要穩(wěn)定對(duì)方的情緒，不要和其發(fā)生正面沖突，并盡盡自己所能及尋求相關(guān)人員幫助解決其問(wèn)題。與別人交談貴在真誠(chéng)，只有帶著真誠(chéng)的情感去談話，才能獲得事半功倍的效果。

　　2、合作精神。接待工作是整個(gè)單位的事情，秘書人員不能抱著“事不關(guān)己”的態(tài)度，應(yīng)該要有主動(dòng)協(xié)助的精神。當(dāng)我們比較空閑時(shí)，看見同事正在忙碌地接待來(lái)賓或同事不在時(shí)，秘書人員應(yīng)該主動(dòng)向前接待，不能坐視不管。團(tuán)結(jié)合作精神是一個(gè)企業(yè)良好工作氛圍營(yíng)造的重要因素，更有利于樹立良好的企業(yè)形象。

　　二、業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)能力的準(zhǔn)備

　　秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要能熟練的使用辦公軟件及相關(guān)設(shè)備，要有會(huì)議記錄等專業(yè)知識(shí)。與此同時(shí)，秘書要全面了解企業(yè)各方面的情況，比如企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品規(guī)格、市場(chǎng)營(yíng)銷、各部門設(shè)置及職員情況。平時(shí)，秘書要養(yǎng)成及時(shí)收集信息、掌握重要資料的習(xí)慣。這些專業(yè)技能的具備會(huì)大大提高接待的效果。

　　三、物質(zhì)準(zhǔn)備

　　對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，這方面的準(zhǔn)備包括接待環(huán)境和接待物品的準(zhǔn)備。

　　1、環(huán)境準(zhǔn)備首先從自然環(huán)境入手。接待室應(yīng)該舒適、美觀、整潔，秘書人員可以的會(huì)客室拜訪一些花卉和一些綠色植物，特別需要注意的是不宜擺放香味刺鼻及易讓人過(guò)敏的植物。其次是人文環(huán)境的準(zhǔn)備。根據(jù)接待目的的不同，需要從不同的方面彰顯組織的文化，可以張貼介紹組織的紙框，懸掛體現(xiàn)組織文化的口號(hào)等，這都會(huì)給來(lái)賓留下深刻的印象。

　　2、接待物品的準(zhǔn)備。接待室設(shè)置要協(xié)調(diào)，座椅、茶具、煙灰缸等等要齊全。當(dāng)著客人的面手忙腳亂的收拾凌亂的會(huì)客室是非常失禮的，會(huì)讓客人覺(jué)得受到輕慢、不受尊重。因此。秘書人員要勤換洗相關(guān)設(shè)施，定時(shí)清掃接待室，以整潔的環(huán)境迎接每位來(lái)訪者的到來(lái)。

　　四、了解來(lái)賓的情況

　　秘書人員必須要有較完備的資料，了解客人的基本情況。來(lái)訪者的人數(shù)、姓名與職務(wù);來(lái)訪人員的背景;來(lái)訪者的國(guó)民族和宗教情況;來(lái)訪者的興趣、愛好、性格特點(diǎn);來(lái)訪者的私人禁忌情況等等。 五、制定接待計(jì)劃

　　不論做什么事，事先要有準(zhǔn)備，“凡事預(yù)則立”。來(lái)訪者到之前，秘書人員要做好接待計(jì)劃。合理安排各項(xiàng)接待工作;提前安排有關(guān)人員到崗;安排客人的飲食、住宿等等。

　　秘書要做好接待工作必須掌握一定的原則。

　　1、熱情周到，平等待人。在接待中，秘書人員要有熱情的態(tài)度，要有細(xì)致的工作作風(fēng)，細(xì)心體貼照顧來(lái)訪者。秘書人員舉止要大方得體，接待客人時(shí)，不要做與接待無(wú)關(guān)的事情。對(duì)待不同的來(lái)訪者，秘書要一視同仁，不要有親疏、遠(yuǎn)近之別。要時(shí)刻考慮客人感受，堅(jiān)持原則，靈活變動(dòng)。

　　2、講究禮貌。當(dāng)來(lái)訪者到達(dá)時(shí)，秘書要主動(dòng)向前打招呼，讓來(lái)賓感到受歡迎，用一些禮貌用語(yǔ)，如“辛苦了”“歡迎來(lái)我們公司”等等。秘書看見有客人來(lái)時(shí)，應(yīng)該放下手上的工作招呼客人。

　　3、精簡(jiǎn)務(wù)實(shí)。接待工作不僅要重視程序和禮儀，還要?jiǎng)?wù)實(shí)，把解決實(shí)際問(wèn)題、促進(jìn)相互之間的友好合作為接待知道思想。

　　4、講究信譽(yù)，遵時(shí)守約。守信是待人處事的基本原則，在接待活動(dòng)中，秘書人員許下的諾言不可輕易違背。若特殊情況不能守時(shí)約，應(yīng)提前通知或事后解釋，以真誠(chéng)的態(tài)度道歉。

　　5、注重儀表。著裝是一種無(wú)聲的語(yǔ)言，在接待中，秘書人員的著裝直接影響到客人對(duì)你的第一印象，關(guān)系到個(gè)人形象和公司的形象。秘書要注意自己的面部表情，接待客人時(shí)面帶微笑。平常要注重自己的儀容，學(xué)會(huì)化妝，使自己的妝容得體。

　　6、熱情送客。送客時(shí)，要等客人伸出手時(shí)，秘書方可相握，不能先伸手。秘書先伸手會(huì)讓客人感覺(jué)有厭客之嫌。秘書在送客時(shí)一定要誠(chéng)懇、有禮貌、熱情，讓來(lái)訪者感到溫暖，也會(huì)給客人留下美好的印象。

　　接待工作對(duì)于秘書來(lái)講是一項(xiàng)有挑戰(zhàn)性的工作。做好接待工作，不僅會(huì)給對(duì)方留下好印象，也能為公司樹立好的形象。在信息爆炸年代，商務(wù)交往頻繁，接待顯得更為重要。如果秘書人員在接待工作中。能夠使來(lái)訪者感到滿意，則接待工作順利完成。那么，秘書人員掌握一定的接待技巧對(duì)于工作的完成是非常必要的。

　　秘書在接待客人時(shí)需要熟知的技巧。 在接待工作中有很多技巧，接待工作圓滿成功與否直接影響來(lái)訪者對(duì)公司的評(píng)價(jià)，秘書在日常接待中應(yīng)該盡量做到最好，讓來(lái)訪者無(wú)可挑剔。

　　一、要處處為客人著想

　　1、秘書要有強(qiáng)烈的時(shí)間觀念，千萬(wàn)不要讓客人等待。

　　(1)在約定好的時(shí)間，秘書要做好相關(guān)接待工作，要是客人到來(lái)之后沒(méi)見接待人員，不僅是秘書人員的失職，也會(huì)使接待活動(dòng)失敗。

　　(2)不能讓來(lái)賓等待過(guò)久，要放下手頭上的事情熱情迎接。如果來(lái)賓拜訪時(shí)，因?yàn)槊貢藛T的疏忽，而讓其吃閉門羹，被拋到一邊，無(wú)疑是來(lái)賓感到受傷，這樣會(huì)造成惡劣的影響，嚴(yán)重降低了公司的社會(huì)形象。

　　2、當(dāng)客人要找其他同事不在時(shí)，本著團(tuán)結(jié)合作精神，禮貌地告訴其接待人員去哪了，何時(shí)回公司，讓客人留下聯(lián)系方式以便同事回來(lái)及時(shí)聯(lián)系。

　　3、客人到來(lái)時(shí)由于特殊情況不能馬上接待，秘書人員要向客人說(shuō)明原因并詢問(wèn)是否愿意等，若客人愿意等待，應(yīng)該為客人提供飲料、雜志。

　　二、秘書人員在與來(lái)賓交談時(shí)應(yīng)大方有禮。在任何一次的接待工作中，不論是陌生人還有老客，秘書都要做到落落大方，彬彬有禮。在與客人交談間，秘書要從容淡定，不要扭捏不安、舉止拘束。對(duì)于客人提出的問(wèn)題，秘書要清晰回答，不可慌慌張張，吐詞清楚，不能含糊其詞，讓客人產(chǎn)生理解上的誤解。

　　三、在接待工作中的應(yīng)答禮節(jié)

　　1、秘書人員在與客人交談過(guò)程中，沒(méi)有聽清對(duì)方的話語(yǔ)時(shí)，要禮貌地說(shuō)：”對(duì)不去，我剛才沒(méi)有聽清您的話，麻煩您再說(shuō)一遍”，這樣才會(huì)使得交流順暢，不易產(chǎn)生誤解。

　　2、來(lái)賓表示感謝時(shí)，秘書人員應(yīng)說(shuō)：“不用謝，這是應(yīng)該的。”等客氣回語(yǔ)。 3、對(duì)于來(lái)賓的提問(wèn)一時(shí)間沒(méi)法回答的，秘書應(yīng)先致歉后查詢，“對(duì)不起，這事我不清楚。待我問(wèn)明白了在告訴您。”。如果在沒(méi)有弄清楚就胡亂回答，會(huì)給來(lái)賓帶來(lái)疑惑和不解。

　　4、對(duì)于來(lái)賓的稱贊，秘書人員要發(fā)自內(nèi)心地表示感謝。