接人待物的禮儀

接人待物的禮儀

　　接人待物是我們?nèi)穗H交往中必不可少的，但是是非常注重自己的禮儀的。下面是學(xué)習(xí)啦為大家準備的，希望可以幫助大家!

　　接人待物的禮儀

　　1.應(yīng)有的態(tài)度——

　　如何在公司贏得好印象?除了在公司內(nèi)打電話、接電話之類的技巧外，還包括將訪客帶到會客室、遞出名片與接收名片的方法，以及替別人作介紹……等，各種在商業(yè)社會生存所不可缺少的禮儀。

　　如果你剛進入公司，影印資料、整理文件，以及端茶倒水之類的事，會顯得特別的多?；蛟S你會覺得自己所從事的工作缺乏意義。但事實上，你所從事的工作絕不是瑣碎之事。當你接聽電話的那一瞬間，你就代表了公司。假使你在電話里顯出失禮的態(tài)度，對方會認為這是你所任職公司的失禮，有時還可能導(dǎo)致談判破裂，最終失去顧客。

　　2.客人來訪，應(yīng)起身迎接——

　　如君整理資料正在忙得不可開交，此時有位客人走進來。如君騰不出空，只好繼續(xù)做事，同時坐著向客人打招呼。

　　可是，這位來客見到她的上司便對如君坐著向他打招呼一事，表現(xiàn)出不滿的情緒。

　　當然，如君也有她的苦衷，但在這種情況下，不論手上的工作多么繁重，對于訪客，都應(yīng)當站起身來行禮，這是最基本的禮節(jié)?；蛟S如君的心里懷著熱情歡迎的想法，可是，在訪客心里卻不如此認為。如果被客人看到你仍在做事，只是把頭例行公事般地點一下，那么對方便很自然的有一種被忽略的感受。

　　記得當遇有客人來訪之際，無論自己有多么忙，都應(yīng)站起身來打招呼。

　　3.要跟訪客問好——

　　遇到訪客，無論在何種情形下，都應(yīng)搶先向?qū)Ψ絾柡?，這才是正確的待客之道。寒暄時的禮節(jié)為身份低的人先問候身份高的人。而對于所有的公司來講，訪客都是居于上位者，因此必須由己方先致問候。所以當見到不認識的訪客時，要先行問好。

　　如果當時正與同事站著談話而沒打招呼，或者來訪者是進進出出的業(yè)者，就不在此列。

　　4.鞠躬時眼睛要注視對方——

　　鞠躬大致可以分為二類，即微微的點頭致意和常見的敬禮。無論采用哪一種鞠躬方式，都必須遵守基本原則。在鞠躬的開始與結(jié)束時，都需看對方的眼睛。無論行多少次敬禮，如果眼睛看著別的地方，這種行為也無異于是忽視對方。

　　此外，太快把頭低下或抬起，都不能算是正確的鞠躬方式。我們經(jīng)常見到點頭哈腰地頻繁低下、抬起的公司職員，那絕不是正確的禮儀。

　　鞠躬時應(yīng)盡可能慢慢地進行。把頭低下時，以能在中途作1～3次呼吸的速度進行就可以了。

　　5.對訪客附上一句——“讓你久等了”——

　　當有約好的訪客時，大部分的人會說“歡迎光臨”!可是，接下來會附上一句“讓您久等了”的人，卻不多。

　　假設(shè)你的身份是來訪的客人，如果對方對你說聲“讓您久等了”你會在心里暗想，“原來這家公司很看重我!”。

　　會不會說這句“讓您久等了”，別人對你的評價就會不同?答案是肯定的。當你的上司看到你如此向訪客問好后，必定會對你刮目相看。

　　這并不說只能使用“讓您久等了”這句話，可以根據(jù)不同的時間和場合，加上額外的話。

　　如果是經(jīng)常出入自己公司的來者，說上一句“天氣這么炎熱，您辛苦了!”之類慰勞對方的話，效果也會很不錯。

　　沒有人會對別人發(fā)自內(nèi)心的關(guān)懷話語感覺不快，因此應(yīng)積極地向別人問好。

　　6.記住訪客的基本資料——

　　雖然自己所任職的公司名稱已在詢問臺被問過一次，但是過沒多久，又被重復(fù)問“請問您是哪一位?”任何人都會有不被重視的感覺。為了避免使對方產(chǎn)生不快，當聽到訪客的公司名稱、姓名之后，應(yīng)記錄下來，以免遺忘。

　　若將對方的公司名稱或人名弄錯，是非常不禮貌的。如果是難以聽清楚的名字，就應(yīng)復(fù)述一遍，或向?qū)Ψ絾柷宄员銓⒄_的公司名稱、姓名記住。

　　當有多位來訪客時，應(yīng)以不讓訪客看到的方式作記錄，然后交給公司內(nèi)的人。如果訪客的人數(shù)太多，也可以只記下公司名稱及其代表者的姓名。

　　7.引導(dǎo)訪客到會客室——

　　對于訪客，不能用手一指會客室，說一句“請到那里等候”就算完事了。將訪客帶到會客室，才是應(yīng)有的禮儀。

　　有人會認為將客人帶到會客室，是件簡單的事。但我們?？吹綍腥俗灶欁缘刈咴谇胺?，而忽略了后方的客人，認為客人會自己跟上來：甚至不管訪客有沒有跟來，便徑自地往前走去。這些都不是接待客人所應(yīng)有的態(tài)度。一旦讓客人產(chǎn)生自己被拖著在公司內(nèi)到處走的印象，相信他會感到不愉快。

　　正確的方法是：帶路時，應(yīng)配合訪客的步調(diào)，走在距離對方大約1公尺的斜前方，而這是為了讓訪客走在走道中的中央。此外，不時回頭看看訪客是否跟上自己，也是非常重要的一點。

　　8.不可以貌取人——

　　所謂“人不可貌相”，不能因為對方的身材魁梧，就斷定他的職務(wù)高，也可能存在相反的狀況。如果憑外貌來判斷對方的職務(wù)，有可能鬧出很大的誤會。

　　當有一位或者兩位客人來訪時，根據(jù)對方的態(tài)度，大致能判斷出誰的地位較高：可是當有許多人來訪時，就很難分出誰是上司，誰是下屬。

　　遇到這種情況，只要確認誰是上司或負責(zé)人就行了。當對方突然來訪，沒有時間加以確認時，不要按照自己的看法隨意作出判斷。應(yīng)將他們帶到會客室，交給主管去安排。

　　9.進會客室前先敲門——

　　以下是常發(fā)生的情形：職員將訪客帶到會客室，心想里面空無一人，于是將房門打開，卻發(fā)現(xiàn)里面有人。因此，在進入會客室前別忘了要先敲門。如果有人，里面負責(zé)接洽的職員會作出反應(yīng)，從而避免使訪客意外撞見的失禮之舉。

　　為了避免失禮，不只限于會客室，包括其它所有的房間，在進去之前都應(yīng)養(yǎng)成先敲門的好習(xí)慣。

　　10.哪里是上座，哪里是下座——

　　將訪客帶到會客室后，因此必須清楚哪里是上座，哪里是下座。

　　根據(jù)會客室的不同，上、下座也會不一樣，但基本是，靠近入口的座位是下座，靠近里面的座位是上座。當拜訪其他的公司時，千萬別大模大樣地坐在上座之上，以免造成對方不好的印象。

　　此外，當訪客中的主管隨其他人一起進入會客室，或他已先到并在此等候時，應(yīng)讓他決定把訪客安排在哪兒。要是有對方的主管在場，你卻在一旁指手劃腳地分派座次，就會顯得越俎代庖。

　　11.送茶有一套——

　　甫入職場的李君，將總經(jīng)理的客人帶進了會客室，并隨后送去了茶水。李君先從總經(jīng)理那里旁開始上茶。

　　可是，過后他卻被總經(jīng)理叫去訓(xùn)了一頓?？偨?jīng)理生氣的原因是——“為什么不先送茶給客人?”

　　然而從李君的立場來看，他認為先給遠比訪客年長、并且地位也遠比他高的總經(jīng)理上茶，是當然之舉。

　　然而，正如總經(jīng)理所說的，這是極大的錯誤。當有訪客時，即使總經(jīng)理正在接待他，也要將訪客當作上位者，請牢記這點。因為與訪客相比，就算總經(jīng)理是公司職位最上者，也處于訪客之下。

　　請記?。簯?yīng)先給訪客敬茶，然后才輪到本公司的職員。

　　12.倒茶只倒七分滿——

　　古人云“鞭長不及馬腹”，倒茶也是如此，倒在茶杯里的茶水并不是加得越滿越好。為訪客準備的茶水，大都是在茶水間倒好再端到會客室里去的。到會客室的距離越長，茶水溢出來的可能性就越大。

　　如果將茶水加得滿滿的，在端到會客室途中，托盤可能會濺濕。所以，應(yīng)注意使茶水保持大約七分滿。

　　此外，在泡茶以前，應(yīng)將陶質(zhì)小茶壺和茶杯燙一下。當有多個茶杯時，為了使茶水的濃度均等，應(yīng)提著茶壺繞著圈，將茶水分別注入茶杯里。

　　如果主人端出溫涼的、泡乏了的茶，任何客人都會感到不滿意。尤其是在年長的男性之中有很多喜歡喝茶的人。因此細心周到，盡可能將茶泡得好喝，就顯得格外重要了。

　　13.電梯也有上下座之分——

　　正如會客室與會議室存在席次差別一樣，在電梯內(nèi)也有上座與下座之分。

　　在電梯內(nèi)，操作按鍵的位置是最次的下座，因為站在這個位置上的人，必須按控制電梯開閉和樓層的按鍵，扮演電梯女郎的角色。

　　相反，被看作最尊貴的上座位置，是位于操作按鍵位置的里面，其次是它旁邊的位置，再其次是在有按鍵位置的旁邊。在有四人以上乘電梯時，大致也以此為準。

　　當你的上司站在電梯里面的位置時，如果正巧你站在按鍵的前面，雖然把上司的前面堵住了，乍看顯得失禮，但實際上這才是正確的座次。

　　14.應(yīng)確認客人離開后再離去——

　　根據(jù)與對方的不同關(guān)系，送別客人的方式也會有所差異。既有可以在會客室門口告別的客人，也有需要送到大門口的客人。需要送到公司大門口的客人，已經(jīng)算得上是具有相當分量的VIP了，因此采用這種送別方式絕不能馬虎。

　　在大門口送別，自己應(yīng)拿著客人的行李，在即將分別時再交給對方。千萬別在客人剛一轉(zhuǎn)身就連忙往回走，急著返回公司去，因為你不知道客人是否會回過頭來，因此應(yīng)目送客人遠去，直到看不見對方的身影為止。

　　在將客人送到停車場時，也應(yīng)將對方的行李送到車上。首先，必須先為對方打開車門，當客人坐好后再將車門關(guān)上。此時，也應(yīng)目送對方的車子開走，直到看不到為止。

　　15.等客人離去再離開——

　　有一天勝文送客時，在電梯間的前面說了聲“您慢走”，當電梯間的門正徐徐關(guān)上時，他便迅速走回辦公室。

　　可是，這位客人忽然想到自己有東西忘了帶，于是將正在合攏的電梯門打開，而剛才還在深鞠躬的勝文卻已經(jīng)不在了。他急忙跑到走廊里，卻看見勝文正匆匆離開。

　　事后我們才知道，當時這位客人產(chǎn)生了一種受到拋棄的感覺，并且感到有些孤立無援。

　　因此在電梯口送別時應(yīng)停留在那里，直到電梯間的門合攏并開始下降為止。

　　或許有人認為大可不必如此，但電梯間與在走廊里是一樣的，你不知道有誰注視著你。假如有別的客人看到了如此送別的場景，或許他會對你所任職的公司另作評價。

　　16.記得打掃會客室——

　　當你從會客室將客人送走后，在做什么呢?是不是覺得暫時還沒有約好的客人，就可以撇下會客室而去做別的事?

　　此時，要是有不速之客到來怎么辦?因為會客室尚未整理，所以只能暫請他到大廳里長時間地等待。

　　為了避免這種情況發(fā)生，記得當客人離去之后，應(yīng)立即打掃會客室。

　　將茶杯和點心類的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉;此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時候，香煙等不良氣味會彌漫在整個會客室。如果就這么讓下一位客人進去，容易造成不良的印象。

　　所以會客室應(yīng)勤加打掃，使之處于良好的狀態(tài)，無論何時有誰來，都能立刻讓他進去。

　　17.左手持聽筒，方便記錄——

　　當我們講電話手持聽筒時要用哪一只手?可能有人認為用哪只手拿還不是都一樣。

　　話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀錄、查資料。反之，每次都向?qū)Ψ奖傅卣f“請稍等片刻”，并換另一只手拿聽筒，就容易耽誤時間。此外，還會讓對方留下不得要領(lǐng)的印象，從而對談話產(chǎn)生負面的影響。

　　為了避免這種不高明的做法，聽筒應(yīng)用左手來拿，并隨時將記錄本和資料放在手邊，以便能迅速地作出反應(yīng)。

　　18.做好事前準備，講電話不怯場——

　　一般人認為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實際上卻很困難。

　　尤其是當對方的地位高，或所談之事非常重要時，自己就常會處于一種“怯場”的狀態(tài)，大腦一片空白。即使沒有這么嚴重，能將事情正確地說清楚的人，也少得可憐。

　　所以，將資訊正確而簡潔地傳送給對方前，必須先在頭腦中構(gòu)想清楚。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什么、方式、如何?這5W1H，就不能簡潔地將一件事告訴對方。

　　在打電話之前，將要談的內(nèi)容記錄下來，就是簡便易行的好方法。如果再將有關(guān)此事的資料也準備好并放在手邊備查，就完美無缺了。這么一來，即使被對方反問，也能很快有條有理地回答。

　　19.接電話時，要說聲“您好”——

　　一般人在接聽來電時，習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。但是，在公司內(nèi)接電話，應(yīng)拿起聽筒后，口齒清晰地說“您好”，再說出自己的公司名稱和部門名稱“這里是○○公司”、“這里是△△部”。

　　在對方報出自己的姓名后，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。一般人對這種話通常會很難說出口，因為“自己并沒有受到這個人的關(guān)照”。

　　可是在商業(yè)上，有所謂的社交辭令。即使是與對方初次打交道，如果說一句“承蒙關(guān)照”，會給對方有更好的印象，結(jié)果就會完全不同。

　　20.打電話時，必須主動自報姓名——

　　當你打電話時應(yīng)先主動自報姓名，要是連名字也不說，突然說出“請○○先生接電話”，就略顯失禮。因此，應(yīng)在被對方尚未問起“請問你是哪位?”之前，先主動自報姓名。

　　自報姓名時，應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時告訴對方。我們時常會遇到只說出公司名稱，而不報自己姓名的人。確實，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會對接電話的人造成麻煩。因為無法正確轉(zhuǎn)達來電者為何人。

　　此外，如果不知道名字，會對以后的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會造成聯(lián)系困難。

　　21.私人電話，應(yīng)長話短說——

　　因自己的私事而常使用公司的電話是一件不好的事，因此要盡量少使用公司的電話打給自己的朋友們。

　　但是，對于打來的電話，一般人會認為電話費是由對方支付的，因此不會增加公司負擔。

　　當然，上司不會對接聽一兩分鐘的私人電話有微詞?？墒牵斪兂闪碎L達幾十分鐘的超長電話時，那就是另一回事了。在公司里，無論哪部電話，都是因工作需要而特地準備的。

　　由于私人電話時間過長，而使公司不能進行重要的工作聯(lián)系，會使公司帶來重大的損失。

　　因此，也應(yīng)該長話短說，盡快回到工作崗位上。

　　22.電話中途斷線，應(yīng)主動打過去——

　　我們時常會遇到這樣的情形：當通過電話與對方交談時，電話在中途突然因操作失誤而斷線。

　　要是事情沒有談完，應(yīng)由先前打電話的一方重新?lián)艽?，以使談話繼續(xù)下去。但不能因事情大致已談完，就對此聽之任之。

　　重新?lián)芡ㄖ?，再向?qū)Ψ街虑福?ldquo;非常抱歉，剛才電話中途斷線了”。

　　應(yīng)具備始終由自己主動重打的意識，除非對方使用公用電話，那就另當別論了。

　　23.電話聲音不清楚，怎么辦?——

　　我們時常會因話聲音小而聽不清楚，此時，你是否會因此而提高嗓音，大聲地說：“對不起，我聽不太清楚，請說大聲一點?”

　　即使對方的聲音的確很小，也要采用如電話的狀況不好，因此聽不清楚之類的說法。如“很抱歉，電話的聲音聽起來有點遠”，或“很抱歉，能不能請你再說一遍”，明白無誤地反問對方，并加以確認復(fù)述一遍。

　　24.“請稍等片刻”，不宜超過一分鐘——

　　筱雯在打電話的中途，需要用到資料，因此向?qū)Ψ秸f了一句“請稍等片刻”，就開始查閱資料。可是，她想要找的資料臨時卻找不到。過了五分鐘后她好不容易將資料搬到了辦公桌上，并且終于拿起了聽筒，電話卻斷掉了。

　　由于筱雯拚命地尋找資料，無意間便忘記了時間，而對請對方“稍等片刻”，五分鐘似乎是太長了。在商業(yè)上，“片刻”以一分鐘為限。如果過了一分鐘，就已經(jīng)超出了“片刻”的范圍，這一點要多加注意。

　　在這種情形下，如果判斷出尋找資料需要花費一分鐘以上的時間，就須告訴對方“對不起，待會兒我打給您”，再掛斷電話，這才是正確的禮儀。

　　此外，即使在一分鐘以內(nèi)重新拿起聽筒，也必須說上一句“讓您久等了”。

　　25.電話留言記錄，應(yīng)該注明清楚——

　　當在電話上受人之托，轉(zhuǎn)達留言時，必須作記錄?？雌饋硭坪趵硭斎?，然而卻很少人能將留言記錄做的完善。雖然有些公司有內(nèi)部專用的記錄格式紙，但在多數(shù)公司，受托人只能自己加以整理。

　　在留言條中除了要寫明對方的公司名稱、部門名稱、人名、事由;此外，還應(yīng)寫出接電話者，即你的名字。否則見到留言條的職員，在稍后即使想詢問細節(jié)，也會因不知道接電話的人是誰而無可奈何。

　　由于業(yè)務(wù)員等大多出門在外，見到留言條通常已是黃昏時的事了。比如當事人剛從A公司回來，看見來自于A公司的希望與其聯(lián)系的留言條，慌忙打電話過去，卻發(fā)現(xiàn)那是早上去A公司之前，對方留下的口信。為了防止出現(xiàn)這類的差錯，也必須在留言條上填寫接到電話的時刻。

　　26.電話鈴聲不應(yīng)超過三聲——

　　當電話鈴響了好幾聲，卻不見對方來接聽時，一般打電話者會覺得煩躁，相信你也有過這種經(jīng)驗。終于，有人接聽了，但傳來的卻是一聲很沒精神的“喂……”。

　　接電話應(yīng)在電話鈴響第三聲之前。如果此時沒空，過了許久才接電話，也應(yīng)該說聲“讓你久等了”表示一下歉意，這是最起碼的禮節(jié)。

　　無論是什么原因千萬別讓電話響太久，才不會遲遲沒人接電話，而使對方焦躁不安。

　　27.應(yīng)確認對方的留言——

　　當你從對方那里聽到留言后，說聲“請讓我復(fù)述一遍”，并把聽到的內(nèi)容重復(fù)一次。此時，對于容易弄錯的數(shù)字與人名，應(yīng)采用特別一點的記錄方式。

　　例如，將江先生讀作“帶三點水的江先生”之類，并且有必要確認一下約會的時間是上午還是下午。復(fù)述之后，還應(yīng)附加一句“我叫○○，我將會把您交代的事情轉(zhuǎn)告給當事人”，以使對方放心。

　　此外，如果是自己留言，當對方?jīng)]有復(fù)述時，應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍，并補充一句“可以了嗎?”，以此叮嚀。

　　27.應(yīng)確認對方的留言——

　　當你從對方那里聽到留言后，說聲“請讓我復(fù)述一遍”，并把聽到的內(nèi)容重復(fù)一次。此時，對于容易弄錯的數(shù)字與人名，應(yīng)采用特別一點的記錄方式。

　　例如，將江先生讀作“帶三點水的江先生”之類，并且有必要確認一下約會的時間是上午還是下午。復(fù)述之后，還應(yīng)附加一句“我叫○○，我將會把您交代的事情轉(zhuǎn)告給當事人”，以使對方放心。

　　此外，如果是自己留言，當對方?jīng)]有復(fù)述時，應(yīng)將事情很快地重復(fù)一遍，并補充一句“可以了嗎?”，以此叮嚀。

　　28.無法決定之事，應(yīng)請上司前來處理——

　　剛剛進入公司的佩君，無論做什么都似乎干勁十足。有一天接到電話時，佩君遇到了她不知道的一件事。她心里想：就這樣請別人來聽，很沒面子。因此，她只是含含糊糊地回答?？墒?，后來卻發(fā)生嚴重的問題，佩君受到了上司嚴厲的斥責(zé)。

　　雖然我們可以理解她求好心切，什么事都要自己做的心情，可是，此時她應(yīng)當及早地說一句：“我請負責(zé)人來接”或“對于這個問題，我不太清楚……”，然后換成上司或資深同事來接聽。

　　在弄不清能不能讓其他人來接聽的時刻，只要以能讓上司或資深同事聽見的宏亮嗓音，將到目前為止事情的原委復(fù)述一下。這樣，就能讓上司或同事知道對方和自己在說些什么。

　　因此，不要太逞能，只想憑自己的力量來應(yīng)付，而要尋求周圍人的幫助。

　　29.當不人不在，應(yīng)盡早告知——

　　當電話打給不在的人時，不能證據(jù)隨便地問“您有什么事?”因為打電話的對方并非找你，而只想請你盡快地轉(zhuǎn)給當事人接聽。

　　如果讓對方詳細地說明事由之后，再對他說“真不湊巧，當事人已外出”，你就可以想像對方的心情變得多么糟糕。

　　所以，最好在一開始就告訴對方當事人不在，才是恰當?shù)男袨椤７駝t，盡管你想依此顯示出自己的精明能干，卻相反地增加了對方的麻煩。

　　30.當事人外出，應(yīng)告知回來時間——

　　當對方打電話來找的人不在時，應(yīng)該告訴對方“此人現(xiàn)在外出，預(yù)計○點回來”，如此一來他就能變更時間，訂出到那個時刻為止的日程表。因此，當事人不在時接到電話，就一定要告訴對方前者返回公司的時間。

　　有時對方或許會說“我待會兒再打電話來”，如果只簡單地說聲“知道了”，然后將電話掛斷，是不太恰當?shù)?。雖然是對方打來的電話，還是應(yīng)當說“他回來后我會請他回您電話，好嗎?”這樣才合乎禮儀。